טכניקת חמשת למה: מה זה ואיך להשתמש בה

ישנן טכניקות רבות לפתרון בעיות, כולן שימושיות מאוד בהתאם לסוג הבעיה שיש לפתור.

בין אלה שהגיעו לפופולריות הרבה ביותר הודות לפשטות היישום שלו יש לנו טכניקת חמשת למה, כלי המאפשר לנו למצוא את שורש הבעיה על ידי שאילת שאלות.

למרות שקל ליישם את הטכניקה הזו, היא דורשת כמה שלבים לבצע, תוך התחשבות בכמה טיפים וגם הערכת חסרונותיה, דבר שנראה בשורות הבאות. הישאר בסביבה כדי ללמוד עוד על הטכניקה הזו!

• מאמר קשור: "התשישות הפסיכולוגית במהלך סכסוך עבודה"

מהי טכניקת חמשת למה?

טכניקת חמשת למה, המכונה גם סולם למה-למה או למה, היא אסטרטגיה בשימוש נרחב בפתרון בעיות המאפשרת למצוא את שורש הבעיה או שהיא תוצר של רצף של סיבות. היישום שלו פשוט מאוד, ולכן הוא כל כך פופולרי ומשמש בעולם פתרון בעיות.

האידיאולוג של טכניקה זו, ככל הנראה, היה סאקיצ'י טויודה, תעשיין וממציא יפני שהקים את חברת טויוטה. טויודה יישמה את הכלי הזה לפתרון בעיות בייצור רכב. אז יהיה זה המהנדס Taiichi Ohno, גם הוא מטויוטה, שיעניק המשכיות ותהילה לטכניקה הזו, ויהפוך את היישום שלה לפופולרי.

הנחת היסוד של הטכניקה פשוטה, עד כדי כך שנוכל לסכם אותה בהצהרה הבאה שנאמרה לעמיתיהם של יצרנים יפניים אלה:

"הסתכל על חנות הייצור ללא דעות קדומות ובראש ריק; חזור על 'למה' חמש פעמים עבור כל נושא ".

בעצם, זהו כלי לניתוח סיבה-תוצאה, שפועל באמצעות שאלות. באסטרטגיה זו ניתן לנתח בעיה על ידי שאילת השאלה "למה". ברגע שמתקבלת התשובה לאותו "למה" הראשון, אנו שואלים את עצמנו את אותה שאלה שוב וכן הלאה, עד שנמצא מה גרם לבעיה שבאנו לפתור.

בְּדֶרֶך כְּלַל, נדרשים מינימום של חמש סיבות כדי למצוא את מקור הבעיה, וזו הסיבה שהטכניקה מקבלת את השם הזה. עם זאת, למרות מה ששמו אומר, אי ביצוע חמשת הסיבות לא אומר שהכלי אינו בשימוש. בנוחות, מכיוון שיש לשאול את השאלה עד שנחשב כי הושג שורש התופעה המנותחת, די בשלוש סיבות. או שבעה מספיקים.

• אולי יעניין אותך: "בית ספר כמותי למינהל: מה זה ומאפיינים"

כיצד ליישם את הטכניקה לפתרון בעיות?

למרות שמדובר בטכניקה חופשית למדי, ביצוע ניתוח באמצעות טכניקת חמשת היסודות כרוך כראוי לקחת בחשבון כמה שיקולים.

יש צורך לערב את ההנהלה בתהליך של חמשת היסודות בחברה. לניתוח עצמו, יש לשקול מי הם האנשים הנכונים איתם להקים קבוצת עבודה. כמו כן, מומלץ להיעזר באדם שיכול לשמש כמנחה את התהליך, במובן זה שהוא נוטה לשאול שאלות בנושא מסוים.

חיוני שתהליך מציאת חמשת הסיבות יתבצע על דף נייר או, אפילו טוב יותר, על לוח. על ידי פרוקסי אפשר לעשות את זה עם מחשב, אבל עדיף לעשות את כל תהליך הניתוח עם משהו שכולם יכולים להשתתף בו בו זמנית פיזית. כתוב את הבעיה על הלוח וודא שכולם מבינים אותה.

במהלך התהליך, חשוב מאוד לחשוב מה הגורמים האמיתיים לבעיה ומהם התסמינים או ההשפעות שהם גורמים, מבלי לבלבל ביניהם. אסור לשכוח שסימפטום הוא עדיין תוצאה של משהו, ושהוא אותו משהו שצריך למצוא לו פתרון. לכן, חיוני לשים לב ולפעול לפי ההיגיון של יחסי סיבה ותוצאה.

עלינו לוודא כי אנו מבודדים את הגורמים שגרמו לכשלים, לבעיות או אי הנוחות של המצב בו אנו נמצאים. לשם כך, זו אסטרטגיה טובה מאוד לעשות את המשפטים שהעלינו אך הפוך, תוך שימוש בביטוי "ולכן" או "ולכן". עלינו לנסות לדייק את השאלות ככל האפשר.

לעולם אל תנקוט להאשים אך ורק גורמים אנושיים. ייתכן שהייתה טעות אנוש, חוסר תשומת לב מצד עובד או כל בעיה שהייתה ביד אחד או כמה אנשים, אבל יש גם להעריך את כל התהליך וכל בעיה, אנושית או מקרית בלבד, שעלולה יש. טכניקה זו אינה מיושמת כדי לחפש אחריות, אלא כדי ללמוד מטעויות ולמנוע מהן להתבצע שוב. יש צורך לטפח אווירה של אמון וכנות, והאשמות לא עוזרות להשיג זאת.

יש לשאול את השאלה "למה?" עד לבירור שורש הבעיה. זאת אומרת, אם נמצא משהו שברגע שנפתר או הוסר, מונע מהטעות להיעשות שוב, אז הטכניקה יושמה במלואה. מומלץ מאוד לשאול את עצמך את אלו "למה?" מנקודת מבט של לקוח ולא מנקודת מבט של עובד.

• מאמר קשור: "התנגדות לשינוי ארגוני: מאפיינים, סיבות ומה לעשות"

דוגמאות ליישום של טכניקה זו

למרות שהנחת היסוד של טכניקה זו היא פשוטה, כדי להבין אותה טוב יותר אנו הולכים להציג שלוש דוגמאות לכך הם בוודאי גורמים לנו להבין יותר לעומק כיצד האסטרטגיה של חמשת היסודות עובדת ועד כמה מועילה מה זה.

1. מארז טויוטה

הדוגמה הראשונה שאנו מציגים היא אחת שהציעה טויוטה עצמה. למכונה יש תקלה.

• למה התקלקל המכונה? הפתיל נשבר מעומס יתר.
• למה זה היה עמוס מדי? המסבים לא היו משומנים מספיק.
• למה לא היה להם מספיק סיכה? משאבת הסיכה לא הסירה מספיק שמן.
• מדוע המשאבה לא סיחררה מספיק שמן? המשאבה הייתה סתומה עם שבבי מתכת.
• למה זה היה סתום עם שבבי מתכת? כי למשאבה אין פילטר.

לפיכך, לאחר ניתוח זה נוכל להבין כי הלכלוך במשאבה עקב היעדר מסנן גרם לעומס יתר בפתיל, שגרם להתקלקלות של המכונה. בדוגמה הקונקרטית הזו אנו יכולים להבין זאת לכל סיבה יש השפעה משלה, אז פועלים על החמישי מדוע הבעיה צריכה להיפתר.

• מאמר קשור: "ששת עמודי התווך של משאבי אנוש"

2. החלפת כוח אדם

מערכת נתוני לקוחות נראה לא מעודכן:

• מדוע המערכת נותנת לנו נתונים מיושנים? כי האנליסט לא העלה את הנתונים המעודכנים מהחודש הקודם.
• מדוע האנליסט לא העלה את הנתונים של החודש הקודם? כי אף אחד לא לימד אותו איך לעשות את זה.
• למה אף אחד לא לימד אותו איך לעשות את זה? כי אף אחד לא מכיר את הפרוצדורה.
• למה אף אחד לא מכיר את הפרוצדורה? כי מי שכן הכיר אותו עזב, ולא הסביר זאת לעובד הנכנס.
• מדוע לא הוסבר הנוהל לעובד הנכנס? כי זה לא תועד, וגם לא האפשרות שהיחיד שלא ידע יעזוב בלי להראות את זה לחדש.

הבעיה הזו, שבהתחלה נראתה רק כשל מערכת, היא למעשה בעיה אנושית, בה הגורמים האחראים על עדכון הנתונים לא היו מודעים לכך שזה תפקידם ואף אחד לא הודיע ​​או לימד אותו בצורה מספקת. גם לא היה פרוטוקול שבו יפורט מה לעשות במקרה שהאחראי על עדכון הנתונים יעזוב.

• אולי יעניין אותך: "14 הפעילויות הטובות ביותר לבניית צוות (הסבר ומדורג)"

3. מכירות נמוכות יותר

בחברה החלו לרשום מכירות נמוכות יותר ...

• למה המכירות ירדו? כי המוכרים לא הגיעו ליעדים החודשיים שלהם.
• מדוע אנשי המכירות לא הגיעו ליעדים החודשיים שלהם? כי אין להם מספיק זמן להתמקד במכירות שלהם.
• מדוע אין להם מספיק זמן להתמקד במכירות שלהם? כי הסידורים היומיומיים לא נפתרים במהירות.
• מדוע הסידורים היומיומיים לא נפתרים במהירות? כי החברה לא הטמיעה כלי שפותר אותן במהירות וביעילות.

במקרה הספציפי הזה, ניתן לראות שבגלל שאין לחברה כלים שמאפשרים לפתור בעיות יומיומיות במהירות, העובדים הם שצריכים להבין איך לעשות זאת תקן אותם.

מכיוון שרבות מהבעיות הללו אינן מוכרות או מורכבות יותר ממה שהידע שלך מאפשר, לוקח יותר מדי זמן ומשאבים קוגניטיביים כדי לפתור. כתוצאה מכך אין לנו זמן להתמקד במכירות ולעשות פחות.

• אולי יעניין אותך: "ארבעת סוגי מערכות הארגון העסקי"

היתרונות של טכניקה זו

אנחנו יכולים לציין כמה היתרונות והיתרונות של טכניקת חמשת ה-Whys:

• זה מאפשר לך להתעמק במהירות באופי הבעיה דרך מסלולים שונים.
• זוהי טכניקה קלה מאוד ליישום, פשוט תשאלו את עצמכם את ה"למה" הנכון ותגלו את הסיבה מאחורי כל בעיה.
• השימוש בו מקדם עבודת צוות. באופן אידיאלי, זה צריך להיות מיושם על ידי אנשים שיש להם תפקידים שונים בחברה.
• ניתן לשלב אותו עם כלים אחרים לפתרון בעיות, כמו ניתוח אישיקאווה או ששת כובעי החשיבה.

וכיתרון העיקרי הבולט על פני האחרים ניתן לציין זאת פועל על בסיס שורש הבעיה, ומונע ממנה להופיע שוב ברגע שהיא מזוהה, מובן ונפתר.

מבקרים

אבל למרות שיש לה כמה יתרונות, לטכניקת חמש למה יש גם כמה חסרונות, בעיקר בגלל יש הרואים בזה כלי גרוע מדי כדי לבצע ניתוח של שורש הבעיה.

דעה זו הובעה על ידי Teruyuki Minoura, לשעבר מנכ"ל הרכש העולמי בטויוטה, בהתחשב בכך שכלי זה אינו אפשרו ניתוח מספיק עמוק לפי הצורך כדי לפתור בעיות בעולם מורכב כמו זה של העולם הַנדָסָה.

נוסף על הביקורת הזו, יש לנו עוד מספר סיבות:

• חוקרים נוטים להתעכב על סימפטומים במקום להעמיק ולראות את שורש הבעיה כולה.
• חוסר יכולת לחרוג מהידע הנוכחי של החוקר. החוקר לא יכול למצוא את הסיבות כי אין לו את הידע כדי לאתר אותן מלכתחילה.
• חוסר תמיכה כדי לעזור לחוקר לתת את התשובה הנכונה לשאלות ה"למה".

יתר על כן, התוצאות אינן ניתנות לשכפול. ההוכחה לכך היא בעובדה ש אנשים שונים המשתמשים בטכניקת חמש הסיבות לאותה בעיה עלולים למצוא גורמים שונים.

נטייה לבודד גורם שורש בודד ולראות אותו בצורה ליניארית, במקום לשקול את האפשרות שיש כמה גורמים שמקורם בבעיה וכתוצאה משילוב של מספר בעיות שנותנות תוצאה רב גורמים.