كيفية إدارة وقتك في العمل بشكل أفضل: 12 نصيحة (وما يجب تجنبه)

لقد حدث لنا جميعًا أن لدينا الكثير من العمل الذي يتعين علينا القيام به ويبدو أنه لا توجد ساعات كافية لإنهائه. "بوف ، ليس لدي وقت ..." نقول لأنفسنا ، ولكن دعونا نواجه الأمر ، لدينا جميعًا نفس الأيام السبعة مع 24 ساعة لكل منهما. لا تكمن المشكلة في عدم وجود وقت ، بل في أننا نخطط لها بشكل سيء.

كيفية إدارة الوقت في العمل بشكل أفضل هو سؤال طرحه على أنفسنا جميع العاملين الدؤوبين وبعد ذلك سنرى استراتيجيات لتحقيق ذلك ، وكذلك كيفية منع ساعاتنا من التلاشي بسلاسة كما تفعل الحبوب في الساعة الرملية.

• مقالات لها صلة: "سيكولوجية العمل والمنظمات: مهنة لها مستقبل"

كيفية إدارة وقتك في العمل بشكل أفضل وتحقيق أداء أفضل

تحتوي أسابيعنا على 7 أيام ولكل منها 24 ساعة ، وليس واحدًا أكثر ، ولا أقل. الوقت هو نفسه بالنسبة للجميع من حيث الكمية ، ولكن ليس في استخدامه. يتمكن البعض من القيام بجميع المهام التي يجب عليهم القيام بها دون إضاعة الوقت لتكريسه لوقت فراغهم وعائلاتهم ، بينما ينهي البعض الآخر التزاماتهم في وقت متأخر جدًا.. لماذا ا؟ ما الذي يميز أحدهما عن الآخر؟ مفتاح كل هذا هو كيف ندير وقت عملنا بشكل مختلف.

في المجتمع الذي نعيش فيه ، من الضروري إدارة الوقت ، لأننا على أقل تقدير نقص نبدأ في التحميل الزائد ، نشعر بالتوتر ونلاحظ كيف أن كل ما أردنا القيام به يجب أن يفعل إلغاء.

إن التزامات العمل تسبق هواياتنا وعائلتنا وأصدقائنا وأنشطتنا الأخرى ممتع ، مما يعني أنه كلما استغرقنا وقتًا أطول في أداء عملنا ، قل استمتاعنا بـ راحة. يحبطنا سوء إدارة الوقت ويجعلنا نشعر وكأننا نفقد حياتنا.

إن كيفية إدارة الوقت في العمل بشكل أفضل أمر يريده الكثيرون ولكن القليل منهم يحصلون عليه. لا يوجد لغز غير مفهوم ، إنها ببساطة مسألة تعلم التنظيم. بالطبع ، يمكن أن تكون هناك دائمًا أحداث غير متوقعة ، ولكن معظم الساعات التي نراها تمر هي وقت ، إذا تم استخدامه جيدًا ، سيسمح لنا بإنهاء مهام عملنا في أقرب وقت ممكن.

طرق لإدارة الوقت بشكل أفضل

بعد ذلك سنرى أننا سنرى العديد من النصائح والاستراتيجيات لتحقيق أقصى استفادة من وقت العمل وبالتالي ، لدينا المزيد لتلك الأنشطة الممتعة التي نريد القيام بها بمجرد أن ننتهي من التزامات العمل الخاصة بنا.

1. استخدم الأجندة

تسمح لنا جداول الأعمال بإدارة الوقت على المدى المتوسط ​​والطويل من خلال وضع تواريخ مهمة ووضعها في الاعتبار جيدًا. سواء في شكل رقمي أو مادي ، الشيء المهم هو أن لدينا واحدًا لتنظيم المهام والتخطيط جيدًا عندما يتعين علينا تسليم التقارير أو الوفاء بالمواعيد النهائية. يجب أن تكون دائمًا في متناول اليد ، لتدوين جميع التزاماتنا والتشاور معها بشكل متكرر. دعونا لا نثق في ذاكرتنا لأنها ، بقدر ما نعتقد أنها معصومة من الخطأ ، فهي ليست كذلك.

2. خصص وقتًا محددًا للمهام

إذا عملنا بلا كلل وباستمرار ، فسوف يظهر التعب الجسدي والعقلي عاجلاً أم آجلاً ، مما سيمنعنا من الأداء بشكل مناسب. لهذا السبب ، من الضروري تخصيص وقت معين لكل نشاط وترك بعض وقت الفراغ بين المهام ، حتى لو كان قصيرًا جدًا. قد يكون هذا متناقضًا ، ولكن بالنظر إلى أنه من الصعب القيام بذلك بعد مرور 50 دقيقة حافظ على تركيزك ، استراحة قصيرة يمكن أن تعيد شحننا وتجعلنا نعمل بشكل مرضي.

الوضع المثالي هو وضع جدولنا الزمني عندما يبدأون في القيام بكل مهمة من المهام التي تم تعيينها لنا ومتى يجب أن نأخذ استراحة قصيرة. يمكننا الاعتماد على طريقة بومودورو ، والعمل لمدة 25 دقيقة (1 بومودورو) أو 50 (2 بومودورو) ثم أخذ استراحة لمدة 5 دقائق بين الفترات. بهذه الطريقة سنتمكن من المضي قدمًا دون الشعور بالإرهاق ، وتنفيذ الوظائف التي يتعين علينا تطويرها بشكل صحيح.

3. حدد الأهداف

يوصى بشدة بتحديد أهداف يومية وأسبوعية وحتى شهرية. تعد هذه الإستراتيجية خيارًا جيدًا جدًا لتنفيذ الوظائف القصيرة بشكل صحيح ، كما أنها تحفزنا على معرفة ما نحققه. يجب أن تكون هذه الأهداف طموحة ، ولكن أيضًا واقعية وقابلة للتحقيق ، وإلاعندما نرى أننا لا نمتثل لها ، سنكون محبطين. يجب أن تكون الأهداف التي يتم تحديدها قصيرة ومتوسطة وطويلة المدى.

• قد تكون مهتمًا بـ: "محفزات العمل: ما هي وكيف تؤثر على السلوك"

4. تحديد أولويات المهام

ليست كل المهام ذات أهمية متساوية. يجب أن نبدأ بالأهم والأولوية القصوى. لا يهم الترتيب الذي نعطي الأولوية للأشياء ، الشيء المهم هو أننا نقوم بذلك لأن الانتهاء من أهم الأشياء في وقت أقرب سيعني أنه سيكون لدينا وقت فراغ أولاً.

أي شيء صغير أو ليس عاجلاً لإصلاحه يمكن أن ينتظر. فيما يتعلق بهذا ، من الضروري معرفة ساعات الأداء الأفضل لدينا ، وتلك التي نحسن فيها نحن نركز ، من أجل القيام بالمهام التي تتطلب أكبر قدر من الموارد بأكبر قدر ممكن من الكفاءة وبدون ذلك اخطاء. الشيء الأقل أهمية هو الأفضل تركه في الأوقات التي لا يكون فيها أداؤنا مرتفعًا جدًا، عادة بعد الأكل أو في وقت متأخر من يوم العمل.

5. ابدأ بلطف على الأقل

في العديد من المناسبات نترك ما لا نريد القيام به حتى النهاية وهذا خطأ كبير. أفضل ما يمكننا فعله هو أن نفعل ما هو مشروب سيء في أسرع وقت ممكن لأننا بهذه الطريقة سنتخلص منه قبل ذلك وأكثر يمكننا الاستمتاع ببقية اليوم. إذا تخلصنا مما يجهدنا أولاً ، فسيكون القيام ببقية الأشياء أسهل.

6. قسّم الوقت إلى كتل

تتمثل الإستراتيجية الجيدة للغاية للاستفادة من الوقت وإدارته بكفاءة في تقسيم يوم العمل إلى كتل. إذا كان علينا القيام بمهام معقدة ، والتي تجعلنا للوهلة الأولى غير راغبين في البدء بها ، يمكننا دائمًا تقسيمها إلى مهام أبسط ، منظمة بطريقة تجعل كل خطوة صغيرة يتقدم. من خلال تحويل المهام المعقدة إلى عدة مهام أبسط ، يمكننا تحسين الموارد وتوفير الوقت وتنظيم الوقت بشكل أفضل..

7. امنح نفسك مكافآت

بينما لا ينبغي لنا الإساءة ، يمكننا مكافأة أنفسنا على القيام بالواجب المنزلي. يمكننا منح أنفسنا جوائز صغيرة مثل ، على سبيل المثال ، الحصول على قطعة شوكولاتة في نهاية التقرير ، أو قراءة كتاب نحبّه لمدة نصف ساعة ، أو مشاهدة مقطع فيديو يثير اهتمامنا... ستدفعنا هذه الجوائز الصغيرة وتحفزنا على القيام بالمهام التي يتعين علينا القيام بها وإنهاءها.

8. نظم بيئة عمل جيدة

المكان الذي نعمل فيه مهم للغاية ، أكثر مما نعتقد. بقدر ما نستطيع ، يجب أن نعمل في مكان به مكتب جيد ، وكرسي مريح ، وإضاءة جيدة ، وبدون الكثير من عوامل التشتيت.. يمكننا إضفاء لمسة شخصية عليها لجعلها مريحة ولكن مع التأكد دائمًا من أنها نظيفة ومنظمة بشكل جيد. إن الجدول المليء بالأوراق ، مع تشوش الأدوات المكتبية بالكامل ، هو بيئة تمنعنا من التركيز على مهامنا.

9. ضع الحدود

إن قضاء عدة ساعات متتالية في القيام بنفس الشيء ، دون النهوض من الكرسي أو مد أرجلنا قليلاً ، هو أمر سيء للغاية لصحتنا وإنتاجيتنا. لن نقوم بعمل الأشياء بشكل أفضل من خلال العمل لساعات أطول. إذا رأينا أن مهمة ما تكلفنا الكثير أو أنه من السهل تشتيت انتباهنا ، فلنأخذ بعض الوقت ، إما تغيير المهام لفترة أو الراحة مباشرة. ليس الأمر أننا نتخلى عما كنا نفعله ، بل أننا بحاجة إلى تركه في وضع الاستعداد لفترة من الوقت.

• قد تكون مهتمًا بـ: "قانون باركنسون: لماذا نأخذ وقتًا أطول كلما كان لدينا وقت أطول"

10. تجنب تعدد المهام

ولكن بنفس الطريقة التي لا بأس بها في ترك مهمة نصف منتهية لفترة من الوقت ، لا ينبغي أن نعتقد أننا سنعمل بشكل جيد إذا قفزنا باستمرار من مهمة إلى مهمة. التركيز شيء يتطلب وقتًا ، لذلك لا يمكننا تكريس أنفسنا للقيام بمهمتين بالتناوب في نفس الوقت ، لأن الشيء الوحيد الذي سنحققه هو أن نتعب بسرعة كبيرة ونستغرق ضعف الوقت افعلهم. تعدد المهام هو أسوأ عدو للإدارة الفعالة الجو. يكون الأداء أعلى بكثير عندما نركز على مهمة واحدة.

11. لا تخف من قول لا

من الضروري أن نتعلم أن نقول لا عندما لا نستطيع فعل شيء ما لأن لدينا بالفعل الكثير من العمل. يحاول زملاؤنا أحيانًا إخفاء التزاماتهم تجاهنا ، أو حتى يسيء رئيسنا إليه ويمنحنا المهام التي يستحيل علينا إنهاءها اليوم دون التضحية بجزء من وقتنا مجانا. في بعض الأحيان يمكن قبوله ، لكنه دائمًا ما يبالغ فيه. إذا رأينا أنهم يطلبون الكثير منا ، فلا يجب أن نخاف من قول لا.

12. تفويض لأطراف ثالثة

في بعض الأحيان نشعر أن الموقف يربكنا ، خاصة إذا تم تكليفنا بالعديد من المهام ، أكثر مما كنا نتوقع. من المهم تجنب التوتر وتفويض بعض مهامنا لزميل أو مرؤوس ، دون إساءة استخدام الثقة أو المبالغة في ذلك أو تكليفه بمهمة لم يتم تعيينه من أجلها. السؤال ليس تكليف شخص آخر بدورنا ، لكن نعم إرسال الأنشطة التي يصعب علينا القيام بها بأنفسنا تمامًا.

ما يستغرق وقتًا بعيدًا عنا: أخطاء وإلهاءات في العمل

الآن وقد رأينا 12 نصيحة لمعرفة كيفية إدارة الوقت في العمل بشكل أفضل ، فقد حان الوقت لمعرفة ما يستغرق وقتًا بعيدًا عنا. هناك العديد من الأخطاء والمشتتات التي تعيق أدائنا الجيد أثناء تواجدنا في مكان العمل ، لصوص الوقت الذين ، إذا تم اكتشافهم ، سيجعلوننا ندير يومنا بأفضل طريقة العمل.

1. الانقطاعات

من الواضح أن الانقطاعات هي أكثر ما يفسد تنظيم وقتنا. في أدنى حد يقاطعنا شيء ما ، يتلاشى تركيزنا، مما جعلنا نحتاج إلى بضع دقائق ثمينة للتركيز على ما كنا نفعله مرة أخرى. كلما طالت مدة استعادة التركيز ، كلما استغرقنا وقتًا أطول لنكون منتجين مرة أخرى ، كما أننا نواجه مخاطر معينة لارتكاب المزيد من الأخطاء.

2. تليفون محمول

الهاتف يستغرق الكثير من الوقت. سواء كنت تتحدث عن آخر شخص تم نشره على Instagram ، أو ما يكتبه لنا أصدقاؤنا على WhatsApp أو بعض المكالمات من أحد أفراد الأسرة ، يشتت انتباهنا الهاتف المحمول ويمنعنا من الكفاءة وبالطبع ، كلما استغرق الأمر وقتًا أطول أشياء.

فكرة جيدة هي إيقاف تشغيل الهاتف المحمولومع ذلك ، نظرًا لأننا نعيش في مجتمع شديد الترابط وأننا نعتمد عليه كثيرًا ، فإن أفضل شيء نفعله هو يمكننا القيام بذلك هو إخراجها من مجال رؤيتنا حتى لا نتذكرها إلا عندما دعونا نرى. من المهم أيضًا ترك الأمر في صمت وإخبار عائلتنا وأصدقائنا بوضوح شديد أنه إذا لم يكن لتحذيرنا من إلحاح حقيقي أنهم لن يتصلوا بنا.

3. تأجيل المهام

تأجيل المهام غير السارة أو المعقدة هو أسوأ شيء يمكننا القيام به لأنه كلما مر الوقت ، قل ما يجب علينا القيام به وكلما كلفنا القيام بها بشكل جيد عندما نقرر القيام بذلك. أفضل ما يمكننا القيام به ، كما ذكرنا من قبل ، هو القيام بها بشكل صحيح في اللحظة الأولى من اليوم لأننا بهذه الطريقة نتخلص من المشروب السيئ في أسرع وقت ممكن.

سيرة ذاتية

إذا أردنا إدارة الوقت في العمل بشكل أفضل ، فمن الضروري أن نعرف ما يتعين علينا القيام به قم به ، قم بترتيب المهام في أنشطة صغيرة يسهل القيام بها بسرعة وتبدأ على الأقل جذاب. من المهم جدًا أن نأخذ في الاعتبار الأوقات التي نكون فيها أكثر إنتاجية من اليوم وأن نضع أبسط الأنشطة و أقل أهمية في الأماكن التي يصعب علينا التركيز فيها ، مثل بعد الأكل أو في نهاية اليوم العمل.

الإلهاءات ، خاصة المقاطعات والهواتف المحمولة ، هي التي تؤذيك أكثر من غيرها لإدارة وقتنا لأنه كلما فقدنا التركيز أكثر ، قلت إنتاجية سنكون. من الضروري العمل في غرفة مريحة ، حيث نكون معزولين عن أي إلهاء غير ملح ، ونحن واضحون جدًا متى يكون الوقت الأنسب لاستخدام الهاتف المحمول. يجب أن يعرف أحباؤنا وقت عملنا ، وإخبارهم أنه لا ينبغي لهم الاتصال بنا ما لم يكن ذلك لشيء مهم للغاية.

المراجع الببليوغرافية:

• ألين ، د. (2001). إنجاز الأشياء: فن الإنتاجية الخالية من الإجهاد. نيويورك: فايكنغ. ردمك 978-0-670-88906-8.
• فيوري ، ن. (2006). العادة الآن: برنامج استراتيجي للتغلب على التسويف والتمتع بالذنب - اللعب الحر. نيويورك: مجموعة البطريق. ردمك 978-1-58542-552-5.
• لو بلانك ، ر. (2008). تحقيق الأهداف أصبح سهلاً! أدوات تحديد الأهداف العملية وتقنيات إدارة الوقت التي أثبتت جدواها. مارهيز: تدريب كرانندونك. ردمك 978-90-79397-03-7.