تقنية الأسباب الخمسة: ما هي وكيفية استخدامها

هناك العديد من تقنيات استكشاف الأخطاء وإصلاحها ، وكلها مفيدة جدًا اعتمادًا على نوع المشكلة التي يجب حلها.

من بين أولئك الذين وصلوا إلى الأكثر شعبية بفضل بساطة تطبيقه لدينا تقنية الخمس أسباب، أداة تسمح لنا بالعثور على السبب الجذري لمشكلة معينة من خلال طرح الأسئلة.

على الرغم من سهولة تطبيق هذه التقنية ، إلا أنها تتطلب بضع خطوات لاتباعها ، مع مراعاة بعض النصائح وتقييم عيوبها أيضًا ، وهو أمر سنراه في السطور التالية. استمر في معرفة المزيد عن هذه التقنية!

• مقالات لها صلة: "الإرهاق النفسي أثناء الصراع العمالي"

ما هي تقنية الخمس أسباب؟

تقنية الخمس أسباب ، وتسمى أيضًا سلم لماذا أو لماذا ، هي استراتيجية مستخدمة على نطاق واسع في حل المشكلات تسمح بإيجاد السبب الجذري لمشكلة معقدة أو نتاج سلسلة متوالية من الأسباب. تطبيقه بسيط للغاية ، وهذا هو سبب شعبيته واستخدامه في عالم حل المشكلات.

يُعتقد أن منظم هذه التقنية هو ساكيتشي تويودا ، وهو صناعي ومخترع ياباني أسس شركة تويوتا. طبقت Toyoda هذه الأداة لحل المشكلات في صناعة السيارات. بعد ذلك سيكون المهندس Taiichi Ohno ، أيضًا من Toyota ، الذي سيعطي الاستمرارية والشهرة لهذه التقنية ، مما يؤدي إلى تعميم تطبيقها.

إن فرضية هذه التقنية بسيطة ، لدرجة أنه يمكننا تلخيصها في البيان التالي المقدم لزملاء هؤلاء المصنّعين اليابانيين: "انظر إلى ورشة الإنتاج بدون أفكار مسبقة وبعقل فارغ ؛ كرر "لماذا" خمس مرات لكل قضية ".

في الأساس ، إنها أداة تحليل السبب والنتيجة ، والتي تعمل من خلال الأسئلة. باستخدام هذه الاستراتيجية ، من الممكن تحليل مشكلة عن طريق طرح السؤال "لماذا". بمجرد الحصول على الإجابة على "السبب" الأول ، نسأل أنفسنا نفس السؤال مرة أخرى وهكذا ، حتى نجد سبب المشكلة التي توصلنا إلى حلها.

عادة، مطلوب ما لا يقل عن خمسة أسباب لإيجاد أصل المشكلة ، ولهذا السبب تتلقى التقنية هذا الاسم. ومع ذلك ، على الرغم مما يقوله اسمه ، فإن عدم القيام بالأسئلة الخمسة لا يعني عدم استخدام الأداة. ملائم ، نظرًا لأنه يجب طرح السؤال حتى يتم اعتبار أن السبب الجذري للظاهرة التي تم تحليلها قد تم الوصول إليه ، فهناك ثلاثة أسباب كافية أو سبعة تكفي.

• قد تكون مهتمًا بـ: "المدرسة الكمية للإدارة: ما هي ، وخصائصها"

كيف تطبق التقنية لحل المشاكل؟

على الرغم من أنها تقنية مجانية إلى حد ما ، إلا أن إجراء تحليل باستخدام تقنية الأسباب الخمسة بشكل مناسب ينطوي على مراعاة بعض الاعتبارات.

من الضروري إشراك الإدارة في عملية الأسباب الخمسة في الشركة. للتحليل نفسه ، من الضروري النظر في الأشخاص المناسبين لتشكيل مجموعة عمل معهم. يُنصح أيضًا باستخدام شخص يمكنه العمل كميسر للعملية ، بمعنى أنه عرضة لطرح أسئلة حول موضوع معين.

من الضروري أن تتم عملية العثور على الأسباب الخمسة على ورقة أو حتى أفضل على السبورة. بالوكالة يمكن أن يتم ذلك باستخدام جهاز كمبيوتر ، ولكن من الأفضل القيام بعملية التحليل بأكملها بشيء يمكن للجميع المشاركة فيه جسديًا في نفس الوقت. اكتب المشكلة على السبورة وتأكد من أن الجميع يفهمها.

أثناء عملية، من المهم جدًا التفكير في الأسباب الحقيقية للمشكلة والأعراض أو الآثار التي تسببها ، دون إرباكها. يجب ألا ننسى أن العَرَض لا يزال نتيجة لشيء ما ، وأن هذا هو الشيء الذي يجب إيجاد حل له. لذلك ، من الضروري الانتباه واتباع منطق علاقات السبب والنتيجة.

يجب أن نتأكد من عزل الأسباب التي تسببت في إخفاقات أو مشاكل أو مضايقات الموقف الذي نجد أنفسنا فيه. لهذا ، من الجيد جدًا إنشاء الجمل التي رفعناها ولكن بالعكس ، باستخدام التعبير "وبالتالي" أو "وبالتالي". يجب أن نحاول أن نجعل الأسئلة دقيقة قدر الإمكان.

يجب ألا تلجأ أبدًا إلى إلقاء اللوم على العوامل البشرية فقط وحصريًا. قد يكون هناك خطأ بشري ، أو إهمال من جانب العامل أو أي مشكلة كانت في يد واحد أو عدة أشخاص ، ولكن يجب أيضًا تقييم العملية برمتها وأي مشكلة ، بشرية أو عرضية بحتة ، يمكن أن امتلاك. لا يتم تطبيق هذه التقنية للبحث عن المسؤولية ، ولكن للتعلم من الأخطاء ومنع ارتكابها مرة أخرى. من الضروري خلق جو من الثقة والصدق ، والاتهامات لا تساعد على تحقيق ذلك.

يجب طرح السؤال "لماذا؟" حتى يتم تحديد السبب الجذري للمشكلة. ذلك بالقول، إذا تم العثور على شيء ما ، بمجرد حله أو إزالته ، يمنع حدوث الخطأ مرة أخرى ، فقد تم تطبيق التقنية بالكامل. يوصى بشدة أن تسأل نفسك هذه "لماذا؟" من وجهة نظر العميل وليس العامل.

• مقالات لها صلة: "مقاومة التغيير التنظيمي: الخصائص والأسباب وماذا تفعل"

أمثلة على تطبيق هذه التقنية

على الرغم من أن مقدمة هذه التقنية بسيطة ، لفهمها بشكل أفضل ، سنقدم ثلاثة أمثلة على ذلك من المؤكد أنها تجعلنا نفهم بعمق أكبر كيف تعمل استراتيجية الأسباب الخمسة ومدى فائدتها ما هذا.

1. حالة تويوتا

المثال الأول الذي نضعه هو مثال اقترحته شركة Toyota نفسها. يوجد عطل في الآلة.

• لماذا تعطلت الآلة؟ انفجر المصهر من الحمل الزائد.
• لماذا تم تحميلها فوق طاقتها؟ لم تكن المحامل مشحمة بشكل كافٍ.
• لماذا لم يكن لديهم ما يكفي من التشحيم؟ لم تكن مضخة التشحيم تدور بما يكفي من الزيت.
• لماذا لم تكن المضخة تدور بما يكفي من الزيت؟ كانت المضخة مسدودة بقصاصات معدنية.
• لماذا كان مسدودا بقشرة المعادن؟ لأن المضخة لا تحتوي على مرشح.

وبالتالي ، بعد هذا التحليل ، يمكننا أن نفهم أن الأوساخ الموجودة في المضخة بسبب عدم وجود مرشح تسبب في زيادة الحمل في المصهر ، مما تسبب في تعطل الجهاز. في هذا المثال الملموس يمكننا أن نفهم ذلك كل سبب له تأثيره الخاص، لذلك ، بالعمل على الخامس لماذا يجب حل المشكلة.

• مقالات لها صلة: "الركائز الست للموارد البشرية"

2. استبدال الموظفين

نظام بيانات العملاء يبدو أنه قديم:

• لماذا يعطينا النظام بيانات قديمة؟ لأن المحلل لم يقم بتحميل البيانات المحدثة من الشهر السابق.
• لماذا لم يقم المحلل بتحميل بيانات الشهر السابق؟ لأنه لم يعلمه أحد كيف يفعل ذلك.
• لماذا لم يعلمه أحد كيف يفعل ذلك؟ لأن لا أحد يعرف الإجراء.
• لماذا لا يعرف أحد الإجراء؟ لأن من يعرفه غادر ولم يشرح ذلك للعامل القادم.
• لماذا لم يتم شرح الإجراء للعامل القادم؟ لأنه لم يتم توثيقه ، ولم يكن من الممكن أن يغادر الشخص الوحيد الذي لم يعرف ذلك دون إظهاره للشخص الجديد.

هذه المشكلة ، التي بدت في البداية أنها مجرد فشل في النظام ، هي في الواقع مشكلة بشرية ، حيث لم تكن الجهات المسؤولة عن تحديث البيانات على علم بأن هذا هو دورها ولم يعلمه أحد أو علمه بشكل كافٍ. كما لم يكن هناك بروتوكول يتم فيه تحديد ما يجب القيام به في حالة ترك الشخص المسؤول عن تحديث البيانات.

• قد تكون مهتمًا بـ: "أفضل 14 نشاطًا لبناء الفريق (موضحة ومرتبة)"

3. انخفاض المبيعات

في إحدى الشركات بدأوا في تسجيل مبيعات أقل ...

• لماذا انخفضت المبيعات؟ لأن البائعين لم يصلوا إلى أهدافهم الشهرية.
• لماذا لم يصل مندوبي المبيعات إلى أهدافهم الشهرية؟ لأنهم لا يملكون الوقت الكافي للتركيز على مبيعاتهم.
• لماذا لا يتوفر لديهم الوقت الكافي للتركيز على مبيعاتهم؟ لأن المهمات اليومية لا تحل بسرعة.
• لماذا لا يتم حل المهمات اليومية بسرعة؟ لأن الشركة لم تنفذ أداة تحلها بسرعة وكفاءة.

في هذه الحالة المحددة ، يمكن ملاحظة ذلك لأن الشركة لا تملك الأدوات التي تسمح بذلك حل المشكلات اليومية بسرعة ، فالعمال هم الذين يتعين عليهم معرفة كيفية القيام بذلك أصلحهم.

نظرًا لأن العديد من هذه المشكلات غير مألوفة أو أكثر تعقيدًا مما تسمح به معرفتك ، يستغرق الكثير من الوقت والموارد المعرفية لحلها. نتيجة لذلك ، لا يجب أن يكون لدينا الوقت للتركيز على المبيعات والقيام بأقل من ذلك.

• قد تكون مهتمًا بـ: "الأنواع الأربعة لأنظمة تنظيم الأعمال"

مزايا هذه التقنية

يمكننا أن نذكر القليل فوائد ومزايا تقنية الأسباب الخمسة:

• يتيح لك الخوض بسرعة في طبيعة المشكلة من خلال مسارات مختلفة.
• إنه أسلوب سهل التطبيق للغاية ، ما عليك سوى سؤال نفسك عن "الأسباب" الصحيحة واكتشاف السبب وراء كل مشكلة.
• استخدامه يعزز العمل الجماعي. من الناحية المثالية ، يجب أن يتم تطبيقه من قبل الأشخاص الذين لديهم أدوار مختلفة في الشركة.
• يمكن دمجها مع أدوات حل المشكلات الأخرى ، مثل تحليل إيشيكاوا أو قبعات التفكير الست.

وباعتبارها الميزة الرئيسية التي تبرز على الآخرين ، يمكننا ذكر ذلك يعمل على السبب الجذري للمشكلة ، ويمنعها من التكرار بمجرد اكتشافهاوفهمها وحلها.

النقاد

ولكن على الرغم من وجود العديد من المزايا ، إلا أن تقنية "خمسة أسباب" لها أيضًا بعض العيوب ، ويرجع ذلك أساسًا إلى ذلك يعتبر البعض أنها أداة سيئة للغاية لإجراء تحليل لما هو أصل المشكلة.

تم التعبير عن هذا الرأي من قبل Teruyuki Minoura ، العضو المنتدب السابق للمشتريات العالمية في Toyota ، معتبراً أن هذه الأداة لا تفعل ذلك سمح بإجراء تحليل عميق بما يكفي لحل المشكلات في عالم معقد مثل عالم هندسة.

يضاف إلى هذا النقد ، لدينا عدة أسباب أخرى:

• يميل الباحثون إلى التركيز على الأعراض بدلاً من التعمق في رؤية السبب الجذري للمشكلة برمتها.
• عدم القدرة على تجاوز المعرفة الحالية للمحقق. لا يستطيع المحقق العثور على الأسباب لأنه لا يحتاج إلى المعرفة لاكتشافها للبدء بها.
• عدم وجود دعم لمساعدة الباحث في إعطاء الإجابة الصحيحة لأسئلة "لماذا".

علاوة على ذلك ، النتائج لا يمكن تكرارها. والدليل على ذلك هو حقيقة أن الأشخاص المختلفون الذين يستخدمون أسلوب الخمس أسباب لنفس المشكلة قد ينتهي بهم الأمر بالعثور على أسباب مختلفة.

الميل لعزل سبب جذري واحد ورؤيته بطريقة خطية ، بدلاً من التفكير في احتمال وجود عدة أسباب الأسباب التي أدت إلى ظهور المشكلة وكنتيجة لمزيج من العديد من المشاكل التي تعطي نتيجة متعددة العوامل.