الاتصالات التجارية: الأنواع والخصائص والأخطاء الشائعة

نحن نعيش في مجتمع يتم فيه تكوين جزء كبير من سوق العمل بناءً على بيئة الأعمال. سواء كانت الشركات متعددة الجنسيات الكبيرة أو الشركات الصغيرة والمتوسطة أو الشركات العائلية أو حتى الخدمات الفردية ، يجب أن تأخذ جميعها في الاعتبار هذا العنصر الأساسي لأن بقاءها هو التماسك في المنظمة والتواصل بين أجزائها من أجل توحيد القوى والسير نحو الهدف مشترك.

بهذا المعنى ، يمكننا أن نؤكد ذلك الاتصالات التجارية هي أحد العناصر الأساسية عند المنظمة، خاصة إذا كان لديه بعض التعقيد ، ويعمل بشكل صحيح ويمكنه التكيف والبقاء على قيد الحياة. ويتعلق الأمر بمثل هذا التواصل الذي سنتحدث فيه خلال هذه المقالة.

• مقالات لها صلة: "علم النفس التنظيمي والعمل: مهنة لها مستقبل"

ما هي الاتصالات التجارية؟

يُفهم الاتصال التجاري على أنه مجموعة العمليات التي تقوم بها شركة أو جزء منها من أجل جعل الشركة تسافر المعلومات ، سواء داخليًا بين الأقسام أو المناصب المختلفة في الشركة وإذا تحدثنا عن تواصل الشركة مع الخارج.

من المهم أن تضع في اعتبارك أن مثل هذا الاتصال ، كقاعدة عامة ، لا يعني فقط القدرة على إصدار المعلومات ، بل يشمل أيضًا حقيقة تلقيها: نحن نواجه تبادلًا متبادلًا للبيانات.

يساعد التواصل التجاري الجيد جميع أعضاء الشركة على البقاء متحمسًا وأن يكون لديهم يمكن معرفة الإجراءات ، مما يقلل من عدم اليقين لدى كل من العمال والقادة فيما يتعلق بحالة نفس الشيء. كما أنه يسهل التفاعل ويحسن بيئة العمل، بالإضافة إلى تحسين الإنتاجية والسماح لك بالتفاعل بشكل أفضل مع أي احتمال.

الأهداف العامة

أهداف الاتصالات التجارية مفهومة بسهولة. داخليًا ، من ناحية ، يسمح بإنتاج منظمة متماسكة والمعلومات والنتائج التي يتم الحصول عليها الإدارات أو العاملين المختلفين ، وكذلك يمكن إنشاء ونقل أهداف الشركة ورؤيتها.

جدا يسهل فهم ما هو متوقع من كل عامل، وكذلك فهم الحقائق التي يجب على كل منهم مواجهتها. كما أنه يسهل على الجميع العمل في نفس الاتجاه ، وعلى تعلم طرق جديدة للقيام بمسؤولياتهم الخاصة.

على مستوى التواصل مع العالم الخارجي ، فإن الاتصالات التجارية ضرورية من أجل الاتصال بالبيئة و توليد صورة إيجابية عن الشركة نفسها ، وكذلك من أجل تحليل الجمهور المستهدف وتقييمه يحتاج. كما يتيح لك تعلم كيفية جذب العملاء المحتملين وتقييم التغييرات المتأصلة في مجتمع ديناميكي و السائل الذي نعيش فيه ، وهو أمر أساسي من أجل توقع الصعوبات المحتملة ومواجهتها والقدرة على التكيف مع نصف.

لكي تكون الاتصالات فعالة ، من الضروري أن تنشئ الشركة نفسها قنوات فعالة لها أيضًا. لأنه يعزز نقل المعلومات بأفعاله ، ويولد وسائل للتواصل و بالإضافة الى تعمل بنشاط حتى لا يكون هناك شك فيما يتعلق بما هو مطلوب ومطلوب داخل المنظمة.

من المهم أيضًا العمل على كل من الجوانب الرسمية وغير الرسمية ، وكذلك تقييم احتياجات وأفكار العمال المختلفين. التعاطف ضروري أيضًا ، فضلاً عن التنظيم والتخطيط الجيد لآليات الاتصال.

• قد تكون مهتمًا: "هوية الشركة: ما هي وكيف تحدد المنظمات"

أنواع مختلفة من الاتصالات التجارية

لا تتواصل جميع الشركات والمؤسسات بنفس الطريقة ، وهناك الأنماط والتصنيفات المختلفة للاتصالات التجارية بناءً على معايير مختلفة.

1. داخلي وخارجي

أولهما هو الذي يحدد التمييز بين الاتصال الداخلي والخارجي ، الأول هو الذي يحدث بينهما مختلف الإدارات والعاملين في الشركة نفسها والثاني يهدف إلى إقامة اتصال مع نصف.

2. ثنائي الاتجاه وأحادي الاتجاه

وبالمثل ، يمكننا أيضًا العثور على أنماط من الاتصالات التجارية بمستوى أكبر أو أقل من التفاعل ، ويمكن العثور عليها من أكثر الأساليب شيوعًا اتصال ثنائي الاتجاه يتفاعل فيه المرسل والمستقبل ويتبادلان المعلومات حتى يتم إرسال رسالة واحدة فقط في اتجاه واحد ، بشكل عام من مواقع السلطة ، إلى المتلقي الذي ليس لديه خيار للرد.

3. تصاعدي وتنازلي وأفقي

ضمن الاتصالات التجارية الداخلية للمؤسسة ، يمكننا العثور على ثلاثة أنواع رئيسية في وظيفة النقطة التي تبدأ فيها المعلومات والموقع بين المرسل والمستقبل الاتصالات. نتحدث عن الاتصال الهابط عندما يتم تنفيذ الفعل التواصلي من مرسل في موقع أعلى من موقع المستقبل.

عندما يكون المرؤوس هو الذي يرسل الرسالة إلى رئيسه ، فإننا نتحدث عن التواصل الصاعد. في كلتا الحالتين ، سنواجه نوعًا من الاتصال الرأسي ، أي اتصال فيه الأشخاص الذين يحافظون على الفعل التواصلي لديهم علاقة غير متكافئة من حيث القوة (هناك تسلسل هرمي بينهما).

النوع الآخر من الاتصال هو الاتصال الأفقي ، والذي يتم إنشاؤه بين الأفراد الذين لديهم نفس الموقف وعلى نفس المستوى من التسلسل الهرمي.

4. رسمي و غير رسمي

أخيرًا ، تجدر الإشارة إلى أنه في الاتصالات التجارية يمكننا العثور على نوعين مختلفين من قنوات الاتصال: الرسمية وغير الرسمية. في الأول ، عادة ما يتم التعامل مع الجوانب الفنية وتلك المتعلقة بالمهام نفسها ، كونه نوعًا من التواصل المحترم يركز على العقل وهدف الشركة.

في الاتصالات غير الرسمية ، ومع ذلك ، عادة ما يتم إنشاء اتصالات أكثر مرونة وطبيعية، تركز بشكل أساسي على العلاقات الشخصية وغالبًا ما تكون تلك التي لها التأثير الأكبر على رفاهية العمل. يختلف هذا الأخير اعتمادًا كبيرًا على من يقوم به ويمكن أن يتجاوز مكان العمل ، حيث يصعب التحكم فيه من قبل المنظمة.

التهديدات المحتملة للتواصل الجيد

يعد الحفاظ على الاتصالات التجارية الفعالة أمرًا ضروريًا ، ولكنه ليس بالأمر السهل. وهو أن وجود مستوى عالٍ من التباين في المواقف التي قد تنشأ ، فضلاً عن وجود سوء الفهم وسوء الاستخدام والصعوبات في اتصالات الشركة.

1. عدم الاتساق

أحد العوامل التي تؤثر بشكل كبير على ما إذا كان الاتصال مفيدًا حقًا هو مصداقية المُصدر والأخذ في الاعتبار مع متلقي الرسالة مثال على ذلك قد يكون وجود تنافر بين ما يقال وما يتم ، وليس الحفاظ على المصدرين طريقة التصرف بما يتفق مع الرسائل الصادرة.

يمكن أن يحدث هذا الأخير في أي من عمال الشركة ، بغض النظر عن موقعهم الهرمي أو إذا كانوا يتحدثون مع رئيس أو مرؤوس أو شخص ما في نفس المستوى من التسلسل الهرمي ، ويؤدي إلى تداعيات خطيرة لكل من الموضوع (والتي قد تكون سيئة حسب الموقف) يعتبر أو حتى مطرود) وكذلك للمؤسسة (تولد مستوى أقل من الثقة في الشخص وفي حالة وجود منصب رفيع حتى في منظمة).

بنفس الطريقة وعلى سبيل المثال في حالة الشركات الكبيرة التي لديها عدد كبير من الأقسام ، إذا كانت هناك اختلافات بين السلطة أو الشخصيات المرجعية داخل الشركة المحتمل يمكن أن ينشأ موقف لا يعرف فيه العامل حقًا القيادة التي يجب اتباعها، الأمر الذي يمكن أن يولد الإحباط وعدم الثقة.

وبالمثل ، من الضروري توخي الحذر الشديد مع قابلية تفسير الرسائل ، منذ وجود يمكن أن يؤدي التناقض إلى أقسام أو عمال مختلفين لتفسير الأشياء ضد. ما تسعى إليه الاتصالات التجارية هو على وجه التحديد ضمان التنظيم والتماسك الداخلي ، بحيث تكون هذه الرسائل غير واضح وذات تفسيرات مختلفة يمكن أن يسبب ظهور عدم اليقين والشكوك لمتلقي رسالة.

2. عدم وجود اتصال عاطفي

يمكن العثور على مشكلة أخرى في طريقة حدوث الاتصال. على سبيل المثال ، في بعض المنظمات قد يكون هناك صعوبة في توليد شعور بالارتباط على المستوى العاطفي ، والذي يكون في يمكن للعمال أن يولدوا التزامًا وإنتاجية أقل وفي المستخدمين قلة الاهتمام والبحث عن الآخرين البدائل. من الضروري أن نقدر أن كل ما يتم القيام بهوحتى ما هو ليس كذلك ، فهو في الأساس تواصلي.

وبالتالي ، ليست الرسالة نفسها مهمة فحسب ، بل هي أيضًا طريقة نقلها: إنها ليست هي نفسها ولا يقدم البريد الإلكتروني نفس الأحاسيس التي يقدمها لقاء وجهاً لوجه أو البحث عن اتصال حقيقي.

3. عدم فهم السياق

يجب أيضا أن تكون ذات قيمة التكيف مع الوضع الحالي والتقدم الاجتماعي، فضلا عن خصوصيات الموقف نفسه. على سبيل المثال ، في مجتمع معولم بشكل متزايد والذي تسمح فيه التقنيات الجديدة بالاتصال الفوري مع مجموعة واسعة عدد الأشخاص في نفس الوقت ، قد يكون من الضروري التحليل والاستثمار في سياسات الاتصال التي تأخذ في الاعتبار قوة الشبكات الاجتماعية وكيفية نقل المعلومات المطلوبة بشكل صحيح ، بالإضافة إلى تقييم الاتصال مع العملاء المحتملين من مناطق أخرى من العالم.

وبالمثل ، من الضروري أيضًا تقييم وضع الشركة الخاص حتى لا تتعهد بأكثر من ما يمكنهم تغطيته ، من الضروري مراعاة حالة الكل شركة.

قد تكون مشكلة أخرى هي محتوى الرسائل التي يتم إرسالها: من الممكن أنه على الرغم من وجود الاتصال ، إلا أنه لا ينقل أو لا ينقل المحتوى الذي يجب إرساله. من الممكن أن يركز على جوانب تكميلية إلى حد ما ويتجاهل ، على سبيل المثال ، التوجه أو الأهداف التي يجب أن يكون لها موقع معين ، أو الذين يعتبرون وجود معرفة لم يتم توضيحها من قبل أمرا مفروغا منه.

4. العزلة وعدم التواصل

أخيرًا ، ربما تكون المشكلة الأكثر أهمية والتي يمكن استقراءها من جميع المشكلات السابقة هي احتمال عدم وجود اتصال حقيقي.

أوضح مثال على ذلك هو الاستخدام المستقر والمستمر للاتصال أحادي الاتجاه ، وهو ما يمكن تولد حالة من الركود وعدم فهم ما يحدث في منظمة. لحسن الحظ اليوم هو الأقل استخدامًا على وجه التحديد لأنه الأقل كفاءة وفائدة.

من الممكن أيضا أن المواقف المختلفة ليس لديها آليات مناسبة للاتصال حتى لو تم سماع آرائهم ، فهناك فرصة أقل للتعليقات أو حتى أن أجزاء مختلفة من الشركة ليس لديها اتصال مع بعضها البعض. من الضروري تحفيز هذا التفاعل بنشاط.