تحليل الوظيفة: ماهيته ، وما الغرض منه ، ومراحل العملية

لكي تعمل الشركة بالطريقة الأنسب ، من الضروري معرفة ما تفعله وإلى أي مدى يجب أن تكون قادرة على الذهاب عمالهم ، إذا كان هناك أي نوع من نقص التدريب أو إذا طلبت الشركات المنافسة من عمالها المزيد من المتطلبات. عمال.

يسمح التحليل الصحيح للوظيفة لقسم الموارد البشرية بتوظيف واختيار الأفضل المرشحين للشركة ، بالإضافة إلى معرفة الكفاءات والمهام والقدرات والاحتياجات التي يحتاجها كل منهم موضع.

التالي دعونا نفهم ما هو تحليل الوظيفة، ما هي أهميتها ، وما هي الأنواع الموجودة وكيفية صنعها.

• مقالات لها صلة: "العلوم الإدارية: ما هي ، خصائصها ووظائفها"

ما هو تحليل الوظيفة؟

يتكون تحليل الوظيفة من تحقيق في الوظيفة التي سيتم عرضها أو منصب معين في الشركة تريد معرفته بعمق وتحسين. مع هذا النوع من التحليل ، يهدف إلى معرفة المهارات اللازمة حتى يتمكن من يقوم بذلك ، يمكن أن يكون لها أداء أفضل من خلال وضع جميع المعايير اللازمة لاختيار المرشح الأنسب. ملائم.

عادة ، هذا النوع من التحليل إنها مسؤولية إدارة الموارد البشرية.، الذي لديه ، من بين وظائف أخرى ، مهمة توظيف واختيار أنسب العمال التي تشكل الشركة ، بالإضافة إلى التأكد ، إذا لزم الأمر ، من تحديث تدريبهم. لا تعمل الشركات بشكل صحيح دون وجود أشخاص مناسبين لكل وظيفة فيها ، لذلك يجب أن يعرف هذا القسم المتطلبات اللازمة لكل وظيفة.

بمجرد تحليل الوظيفة المحددة ، من المعتاد تقديم وصف دقيق لما تتكون منه. هذا يجعل من السهل تحديد المتطلبات التي تعتبر ضرورية لتنفيذها ، بالإضافة إلى تحديد عرض العمل والملف الشخصي للمرشح المطلوب. بالإضافة إلى ذلك ، من خلال تحديد كل وظيفة من الوظائف وتحديدها ، ستكون الشركة قادرة على رسم مخطط تنظيمي كامل ، ومعرفة ما يساهم به كل منصب في المنظمة ككل.

مزايا هذا النوع من التحليل

يساعد تجميع جميع البيانات التي يتم الحصول عليها أثناء تحليل الوظيفة في اتخاذ القرار ، بالإضافة إلى السماح بالتحقق من صحة الأساليب والتقنيات الأكثر فائدة وفعالية لأداء الوظائف الفردية والشركة ككل تعيين. وهكذا ، مع هذا النوع من التحليل يمكنك اتخاذ قرارات أفضل في اختيار الموظفين، بالإضافة إلى القدرة على تقييم أداء العمال وتحديد من يجب ترقيته أو الاحتفاظ به أو خفض رتبته أو فصله.

من بين أوضح المزايا التي يوفرها لنا تحليل الوظيفة:

1. هيكل المنظمة

من خلال هذا النوع من التحليل ممكن تعرف على كيفية تقسيم مهام المنظمة إلى وحداتها الأساسية: الأقسام والأقسام والإدارات ووحدات العمل مثل العمال أو مجموعات العمل ...

2. هيكل الوظائف

كما يوحي اسمها ، يتيح لنا هذا النوع من التحليل معرفة طبيعة الوظيفة نفسها ، وتحديداً هيكلها. يتيح لنا أن نعرف كيف ينبغي تجميع الوظائف في مجالات الوظائف والوظائف، بالإضافة إلى معرفة المناصب المتشابهة في فائدتها ووظيفتها للشركة.

3. درجة السلطة

من خلال تحليل الوظيفة نستطيع تعرف على الهيكل التنظيمي للشركة ، وبالتالي ، أي المناصب أعلى من غيرها. يسمح بمعرفة درجة سلطة كل منصب ومشاركته في صنع القرار.

4. معايير الأداء

معايير الأداء هي المرجع للمعرفة علاقات إعداد التقارير الهرمية داخل المنظمة ، وعدد وأنواع المناصب. أي أنه يسمح لنا بمعرفة إلى أي مدى يعتمد عمل موقع معين على مدى جودة أداء موقف آخر ، سواء كان أعلى أو أدنى من حيث السلطة.

5. فائض الموظف

من خلال تحليل الوظيفة ، يمكننا اكتشاف تلك الوظائف التي تؤدي عمليا نفس الوظيفة أو متشابهة للغاية للسماح لها بالاستمرار في الوجود. هذه الأداة يسمح لك بتحديد ما إذا كان من الضروري دمج وظيفتين في وظيفة واحدة أو تغيير وظائفهما لتجنب الازدواجية.

• قد تكون مهتمًا بـ: "المدرسة الكمية للإدارة: ما هي ، وخصائصها"

أنواع تحليل الوظيفة

هناك عدة أنواع من تحليل الوظيفة التي يمكن إجراؤها. إنها ليست متعارضة ، بل على العكس من ذلك ، فهي كلها ضرورية لتحديد الوظائف بالضبط ، متطلبات وكفاءات كل منصب في الشركة ، على الرغم من أنه بناءً على الوقت والوسائل يمكنك أن تقرر أن يكون لديك نوع واحد فقط من التحليل. أهمها هي الأربعة التالية:

1. التحليل القائم على المهام

تحليل الوظيفة القائم على المهام إنه الأقدم والأكثر كلاسيكية. إنها تتكون أساسًا من معرفة المهام التي يؤديها العمال ، بغض النظر عن المهارات والتدريب والمهارات التي لديهم أو التي ينبغي أن يمتلكوها. يهدف هذا النموذج إلى تحديد وإنشاء المهام والواجبات والمسؤوليات المرتبطة بكل وظيفة في الشركة.

2. التحليل القائم على الكفاءة

يركز تحليل الكفاءات على هؤلاء المهارات اللازمة لأداء الوظيفة.

3. التحليل القائم على نقاط القوة

يركز التحليل القائم على نقاط القوة على تلك الإجراءات التي يتمتع بها العمال أكثر من غيرها ، أو تلك التي يؤدون فيها أداءً جيدًا بشكل خاص. إنها مسألة البحث عن تلك الدوافع التي دفعت العمال إلى اختيار الوظيفة أو الرغبة التي تثيرهم للقيام بهذا المنصب.

4. التحليل القائم على الشخصية

على الرغم من أنه بالتأكيد أكثر تعقيدًا بعض الشيء ، يمكن إجراء تحليل وظيفي للبحث عن سمات الشخصية الأكثر ملاءمة للقيام بمثل هذا المنصب. يمكن أيضًا تحليل السمات الأكثر خللًا، أي تلك التي تشكل مصدرًا لمشاكل العمل المعني.

أين يتم استخراج المعلومات

تحليل الوظيفة هو أداة تحاول اتباع الطريقة العلمية. يعتمد على أكثر مصادر المعلومات والأساليب الموضوعية والموثوقية الممكنة لجعل التحليل تمثيلًا صادقًا للواقع التنظيمي.

يتم استخراج البيانات من الوظيفة نفسها ، مثل المهام التي يؤديها الموظف ، وكيف يؤديها ، والسلوكيات المرتبطة بعمله. لكن بخلاف هذه الملاحظات ، هناك العديد من التقنيات لتكون قادرة على استخراج جميع المعلومات اللازمة.

• المقابلات ومجموعات المناقشة.
• استبيانات
• الملاحظة أو الملاحظة الذاتية.
• التحليل من خلال التوثيق وتقييم الأداء وعروض العمل القديمة.
• منهجية الحوادث الحرجة

تطوير التحليل الوظيفي

بعد ذلك سنرى كيفية تطوير تحليل الوظيفة والخطوات التي يجب اتباعها. من الضروري عند الشروع في تحليل من هذا النوع ، أن يعرف المرء الجوانب التي يجب أن تكون المستند الذي يمكن للأشخاص في المؤسسة توفيره لهم والطريقة التي سيتم بها إدارة المعلومات. معلومة.

1. حدد المهام

يتكون الجزء الأول من العملية من تحليل المهام التي يؤديها العمال. إنه أقدم نوع من تحليل الوظائف ، وفي نفس الوقت أكثرها أساسية. من الضروري معرفة أنواع المهام وكيف يتم تنفيذها داخل المنظمة من أجل إجراء تحليل وظيفي شامل. وبالتالي ، من أجل جمع المعلومات في هذه الخطوة ، من الضروري أن تسأل نفسك الأسئلة التالية:

• ماذا يفعل الموظف؟
• كما تفعل؟
• من أجل ماذا يفعل ذلك؟
• لماذا يفعل ذلك؟

محاولة الإجابة على هذه الأسئلة لكل منصب وظيفي يمكننا كتابة قائمة بالمهام التي يتم أداؤها في المنظمة. على سبيل المثال ، إذا أردنا تحليل وظيفة النادل ، فيمكننا أن نسأل أنفسنا هذه الأسئلة فيما يتعلق بالمهمتين التاليتين: إحضار الطعام والمشروبات وتنظيف الطاولة.

في حالة إحضار الطعام والشراب ، يستخدم النادل صينية ليتمكن من إحضار هذه الأشياء إلى العميل الذي طلب تلك الأطعمة. والسبب في ذلك هو أننا مهتمون برضا العميل عن استهلاك ما طلبوه.

في حالة تنظيف الطاولة ، يقوم النادل بتنظيفها بقطعة قماش ومطهر ومنتجات التنظيف الأخرى بحيث تكون الطاولة في حالة يمكن استخدامها من قبل العملاء الآخرين. والسبب في ذلك هو تجنب عدم الامتثال لمعايير النظافة التي أمرت بها وزارة الصحة ، بالإضافة إلى تجنب الشكاوى من العميل غير الراضي.

2. واجبات ومسؤوليات الوظيفة

بمجرد أن تعرف المهام التي يتم تنفيذها داخل المنظمة يتم تجميعهم في وظائف مختلفة. قد يكون هناك مهام تؤدي وظيفة واحدة فقط ، وأخرى مختلفة تمامًا بعضها البعض ولكنها تخدم نفس المهمة والمهمة التي تؤدي بدورها وظائف مختلفة داخل منظمة.

بأخذ النادل كمثال ، يمكننا اعتبار أن تقديم الطعام للعملاء سيكون ضمن وظيفة "خدمة العملاء" ، في حين أن الوظيفة الرئيسية للتنظيف ستكون "نظافة المنشأة" ، على الرغم من أنها قد تكون مرتبطة أيضًا بخدمة العملاء. عميل.

بمجرد إنشاء وظائف المهام التي يتم تنفيذها في المنظمة ، فإنها يتم تنظيمها وفقًا لدرجة المسؤولية داخلها. يمكن تصنيفها على مقياس في حالة أنه يمكننا التحدث عن مسؤوليات أكثر أهمية من غيرها ، ومع ذلك ، في في العديد من المناسبات ، تنطوي معظم المهام على درجة مماثلة من المسؤولية ، والتي يمكن أن تكون لها نفس الأولوية العالية.

3. المعرفة والخبرات

أحد الجوانب الأساسية أثناء تحليل الوظيفة هو تقييم الخبرة والمعرفة اللازمة لأداء الوظيفة. لهذا السبب يتم تقييم المهارات والقدرات والتدريب الموصى بها أو المطلوبة لتنفيذ مهام الوظيفة.

في كثير من الحالات ، من السهل إنشاء هذه المعرفة الضرورية. على سبيل المثال ، لتكون قادرًا على العمل في عيادة كطبيب ، فإن التدريب الذي سيُطلب سيكون شهادة في الطب ، ويفضل أن يكون على درجة الدراسات العليا أو درجة الماجستير. ومع ذلك ، في حالات أخرى ، فإن المؤهلات المطلوبة لأداء الوظيفة ليست واضحة تمامًا. على سبيل المثال ، للعمل في سوبر ماركت ، قد يطلبون شهادة التعامل مع الطعام أو التدريب المهني ، على الرغم من أن هذا ليس هو الحال دائمًا.

أثناء تحليل الوظيفة لتتمكن من معرفة ما هو التدريب المطلوب المثالي هو الذهاب مباشرة إلى الموظفين والمديرين. سيعطون رأيهم أو خبرتهم ، وما هي الدرجة التي حصلوا عليها ، وما الذي طُلب منهم وما رأوه في الشركات السابقة التي عملوا فيها. من المفيد جدًا معرفة ما تطلبه الشركات المنافسة من عمالها ، وبهذه الطريقة ، وبهذه الطريقة سنمنع الشركة من فقدان قوتها في مجالها بسبب قلة تدريبها عمال.

4. مهارات في تحليل الوظيفة

في هذه المرحلة ، من المهم إجراء تحليل الوظيفة بناءً على مهارات العاملين لديك. يمكن استخدام ثلاث تقنيات مفيدة للغاية هناالتي يمكن استكمالها.

4. 1. مقابلة مع المديرين

المدراء هم شخصية رئيسية داخل المنظمة ، لأنهم كذلك الذين يعرفون الوظيفة بشكل مباشر ويعرفون المهارات المطلوبة لأداء المهام بشكل صحيح.

4.2 تقييم الأداء

إنه يستنتج المهارات التي تميز الموظف الجيد عن الشخص الذي لا يؤدي وظيفته بشكل جيد.

4.3 الحوادث الخطيرة

بهذه التقنية يتم إنشاء تلك السلوكيات الرئيسية في منصب الوظيفة ، تلك التي تحدد النجاح أو الفشل المنظمة. يكتشف السلوكيات التي يمكن أن تفيد أو تضر بأداء الشركة ويهدف إلى تكرارها أو القضاء عليها.

5. ضع أهدافًا واضحة

بغض النظر عن التقنية المستخدمة ، فإن الخيار الأمثل هو استخدام الثلاثة ، الشيء الأساسي هو أنه من خلال استخدامه يمكن الإجابة على الأسئلة التالية:

• ما هو الفرق بين الموظف الجيد والسيئ؟
• لماذا يستطيع بعض الموظفين أداء المهام بشكل أفضل من غيرهم؟
• إذا كنت ستوظف موظفًا لأداء مهمة ، فما الذي تبحث عنه؟
• هل هناك شيء آخر ضروري لتحديد الكفاءات بشكل صحيح؟

على أي حال ، تجدر الإشارة إلى أن كل شركة لديها فكرتها الخاصة عن المهارات المثالية لعمالها اعتمادًا على الوظيفة التي يشغلونها ، أي أنها خطوة ذاتية للغاية.

يتأثر هذا التباين في المهارات المطلوبة بشكل كبير بالثقافة التنظيمية للشركة ، والتي تختلف اختلافًا كبيرًا من شخص إلى آخر. بالإضافة إلى ذلك ، لكل شركة عميل مختلف ، وبالتالي فإن المعايير المستخرجة من تحليل الوظائف في شركة ما قد لا تكون ذات فائدة لأخرى.

المراجع الببليوجرافية:

• Martín-Valverde، A.، Rodríguez-Sañudo Gutiérrez، F. جارسيا مورسيا ، ج. (1996). قانون العمل. مدريد: Tecnos.
• م. بييرو ، ج. (1996). علم نفس المنظمة. مدريد: UNED.
• Leal Millán، A.، Román Onsalo، M.، Alfaro de Prado Sagrera، A.، Rodríguez Félix، L. (2002). العامل البشري في علاقات العمل ، دليل التوجيه والإدارة: الهرم.