6 طرق لزيادة إنتاجيتك في العمل

هل يتشتت انتباهك بسهولة في العمل؟ هل تشعر أنه ليس لديك الوقت لإدارة جميع مسؤولياتك؟ هل يصعب عليك أن تقول "لا" للمهام المختلفة المقترحة عليك وبعد ذلك لن تتمكن من تنفيذها جميعًا في الوقت المحدد؟

إذا كانت الإجابة على أي من هذه الأسئلة بنعم ، فقد تكون إنتاجيتك في خطر.

من الناحية النظرية ، كلما زاد "إنتاجنا" في أقل قدر ممكن من الوقت ، زادت إنتاجيتنا.. يمكننا القول أن الإنتاجية مفهوم سهل الفهم ولكن يصعب تحقيقه. الوضع الإسباني هو المثال المثالي لتوضيح هذه النقطة: وفقًا لشركة Adecco Outsourcing (2022) ، تلتزم 6 فقط من أصل 10 شركات إسبانية بالسياسات التي تعمل على تحسين الإنتاجية. لسوء الحظ ، لا يمكننا حل مشكلة وطنية أو مشكلة تتعلق بالشركات في غمضة عين. ما يمكننا فعله هو إنشاء عادات جيدة والحفاظ عليها تساعدنا على أن نكون أكثر إنتاجية.

• مقالات لها صلة: "سيكولوجية العمل والمنظمات: مهنة لها مستقبل"

نفذ العادات الجيدة: مفتاح أن تكون أكثر إنتاجية

العادة هي فعل نكرره بشكل متكرر وتلقائي دون الحاجة إلى التفكير فيه.. كل إنسان لديه عادات يقوم بها بشكل يومي. يقرأ الكثير من السكان الأخبار في الصباح ، بينما يشاهد آخرون الأخبار دينياً في فترة ما بعد الظهر ؛ يميل البعض إلى الاستحمام بالماء البارد مبكرًا ، بينما يفضل البعض الآخر الاستحمام بالماء الساخن قبل النوم مباشرة ، وهكذا.

عندما نكون قد استوعبنا بالفعل أنماط السلوك هذه في روتيننا ، فإنها لا تفترض أ الجهد أو التضحية من جانبنا ، لأنها أصبحت أفعالًا تلقائية نقوم بها تلقائيًا طبيعي. المشكلة ليست في الحفاظ على العادة ، ولكن في بنائها في المقام الأول.

لفترة طويلة ، كان هناك اعتقاد بأنه من أجل تبني عادة جديدة ، سنحتاج إلى القيام بعمل معين بوعي وبشكل متكرر لمدة لا تقل عن 21 يومًا. ولدت هذه النظرية كنتيجة لملاحظات الدكتور ماكسويل مالتز ، مؤلف الكتاب الشهير "علم التحكم الآلي في علم النفس السيبراني". (1960) ، حيث أثبت أن مرضاه استغرق 21 يومًا على الأقل لاعتماد تغيير في حدودهم نمط. الحقيقة هي أن خلق العادات ليس بالأمر البسيط أو الدقيق.

من جهتها ، أثبتت عالمة النفس فيليبا لالي (2010 ، 2022) ، في المتوسط ​​، يستغرق الأمر منا أكثر من شهرين لأتمتة عادة جديدة، ويعتمد العدد الدقيق للأيام بشكل كبير على الفعل نفسه ، والشخص ، والظروف التي تتطور فيها العادة. نتيجة أخرى لهذا البحث هي أن تكرار نشاط ما أكبر عدد ممكن من المرات في ظل نفس الظروف سيجعل من السهل أن يصبح هذا الإجراء عادة.

هكذا، لإنشاء عادات بنجاح ، يجب أولاً أن نكون منضبطين ومتسقين ومحددين.. سيكون من الأسهل بكثير استيعاب عادة نمارسها كل يوم ، في نفس الوقت وفي نفس المكان ، أكثر من العادة التي نقوم بها من وقت لآخر ، في أوقات مختلفة وفي أماكن مختلفة.

• قد تكون مهتمًا بـ: "أنواع الحافز: المصادر التحفيزية الثمانية"

ما العادات التي يمكن أن تعزز إنتاجيتنا في العمل؟

ستيفن كوفي ، مؤلف أكبر الكتب مبيعًا في تاريخ المساعدة الذاتية ، "The 7 Habits of Highly Effective People" (1989) ، يثبت أن خلق العادات "يتطلب عملية والتزامًا هائلين" ، لأنه ينطوي على تقاطع بين المعرفة (تعريف و إنشاء "ما" العادة التي نريد تنفيذها و "لماذا") ، والقدرة (تحديد "كيف" لتحقيقها) والرغبة (الدافع إلى شغلها). إذا وضعنا هذا النموذج موضع التنفيذ ، فإن دافعنا (رغبتنا) هو أن نكون أكثر إنتاجية في مكان العمل. بعد ذلك ، نقدم ما هي العادات التي يجب تنفيذها في عملك لتحسين إنتاجيتك ولماذا (المعرفة) ، وكيفية تحقيقها (القدرة):

1. حسّن وقتك

إذا لم يضبط المشعوذ توقيته بشكل صحيح ، فسوف يسقط كل الكرات التي كان قادرًا على الاحتفاظ بها في الهواء. وبالمثل ، فإن التخطيط الواقعي والمحدد في العمل ضروري. خطط لمسار رحلتك وحدد أولويات المهام المعلقة سيضمن لك إدارة وقتك بشكل صحيح. للقيام بذلك ، نوصي بعمل قائمة بجميع المهام التي تريد إنهاءها في يوم عملك. قم بعمل هذه القائمة في نفس الوقت كل يوم (إما في الليلة السابقة أو أول شيء في الصباح). نقترح عليك دائمًا إعطاء الأولوية للمهام المهمة نظرًا لإلحاحها وقيمتها.

من المهم أن تدير نشاطًا واحدًا في كل مرة وتحدد مقدارًا واقعيًا من الوقت لإكماله. ركز على هذا الإجراء وامنحه اهتمامك الكامل. تخلص من المشتتات والمقاطعات. هل تتحقق عادة من رسائل البريد الإلكتروني باستمرار؟ خصص ساعة أو أكثر لهذه المهمة ضمن جدولك اليومي. هل يجب عليك إدارة المكالمات أو الاجتماعات مع الفريق؟ جدولة لهم. إذا تأكدت من أن كل شيء له وقته ومكانه ، فسوف تتوقف عن الشعور بالإرهاق والإحباط. لن يكون هناك نقص في الوقت لأي شيء ، حيث ستمنح الوقت لكل شيء.

• مقالات لها صلة: "كيفية إدارة الوقت في العمل بشكل أفضل: 12 نصيحة (وما يجب تجنبه)"

2. ضع الأهداف والمواعيد النهائية

من أجل تنظيم رحلة من الضروري معرفة وجهة الرحلة وتاريخها. معرفة إلى أين نحن ذاهبون ومتى نريد الوصول إلى هناك هي القوة الدافعة التي تحفزنا على الاستمرار. في كثير من الأحيان ندير المشاريع دون إنشاء هذه المعايير. بدون تحديد هذه العوامل ، من المستحيل معرفة كيفية ترتيب أولويات المهمة. سيؤدي هذا إلى تراكم المسؤوليات اللانهائية وسيؤدي إلى تأثير كرة الثلج حيث سينمو عبء العمل دون القدرة على إبطائه أو تقليله.

لهذا ، نقترح تحديد النتيجة النهائية التي نريد تحقيقها لكل مشروع، وعدد الخطوات التي يتعين تنفيذها والمقدار الزمني المقابل لكل خطوة ، من أجل تحديد تاريخ الانتهاء المبدئي. إذا قمنا بإجراء تقسيم صحيح للنشاط ، في الأهداف والأهداف الفرعية ، فإننا ننظمه بشكل صحيح وبعد ذلك نحن متسقون ومنضبطون عند تطوير كل خطوة ، وسنكون قادرين على تحقيق أهدافنا بكفاءة.

3. الحزم قبل كل شيء

كونك حازمًا يعني ضمنيًا نعبر عن أنفسنا بوضوح ودقة ، بحزم ولكن بدون عداء. وفقًا لعالم النفس جون م. غوتمان ، التواصل الفعال صعب للغاية في أي علاقة من أي نوع. إحدى الطرق التي نفشل بها في أن نكون حازمين في العمل أو مع الفريق هي عندما نتجنب قول "لا" خوفًا من التداعيات أو خيبة أمل شخص ما. نحن نقبل الطلب بعد الطلب ، وعندما لا نتمكن من الوفاء بوعدنا ، ليس فقط لا تتأثر الإنتاجية الفردية والجماعية فحسب ، بل تتأثر مصداقيتنا ومهنيتنا النقصان. قول لا يدل على النضج والصدق. قول لا هو جملة كاملة لا تحتاج إلى مبررات.

هناك طرق أخرى لتكون حازمًا وهي أن تكون بسيطًا ومباشرًا عند التحدث ، وذكر ما تحتاجه دون اعتذار ، والتحقق من عواطفك. ستتطلب هذه العادة الكثير من الممارسة والصبر ، لكنها ستفعل المعجزات لزيادة إنتاجيتك.

• قد تكون مهتمًا بـ: "الحزم: 5 عادات أساسية لتحسين الاتصال"

4. إعطاء الأولوية لرفاهيتك

إذا لم تقم بشحن الكمبيوتر ، فسيتم إيقاف تشغيله في النهاية ولن يتمكن من أداء وظائفه. بنفس الطريقة ، البشر هم بطاريات قابلة لإعادة الشحن ، و نحتاج إلى الانفصال والراحة لمواصلة تحقيق النتائج. تعتبر الإجراءات الروتينية التي تعزز الراحة والانفصال الرقمي ذات أهمية حيوية حتى نتمكن من أن نكون منتجين في وظائفنا. لهذا ، نوصي بأن تكون صارمًا عندما يتعلق الأمر بالنوم ، وإعطائه الوقت الكافي (قليل 8 ساعات) احترم فترات الراحة وانفصل عن العمل بأسرع ما يمكن يوم عمل.

الأنشطة الأخرى التي تعزز الرفاهية العامة (وبالتالي إنتاجيتنا) هي اتباع نظام غذائي جيد والنشاط البدني والتأمل أو الاسترخاء. نوصيك بدمج هذه الأنشطة في روتينك اليومي وتخصيص وقت ومكان لها ، لتسهيل أتمتة العادة.

5. خلق الانسجام الجسدي

إذا كان هناك فوضى في البيئة ، فهناك فوضى في العقل. هكذا، من المهم للغاية أن تحافظ على مساحة وظيفية ونظيفةلأنه سيساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية وكفاءة. بهذه الطريقة ، ستقلل من احتمالية وضع مستند مهم في غير موضعه أو فقد ملف به معلومات حساسة.

لن تضيع الوقت في حل مشكلة ما ، ولكن يمكنك التعامل معها مباشرة. لهذا ، نوصي بتعيين مكان وظيفي لكل شيء تعتبره ضروريًا عند إدارة عملك. بمجرد التوقف عن استخدامه ، أعده إلى مكانه. يمكنك أيضًا تطبيق هذا على مساحتك عبر الإنترنت: قم بتصنيف رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها وتنظيم المجلدات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. اترك كل شيء في مكانه ، في مكانه الخاص.

6. ممارسة التأمل الذاتي

يعد تحقيق النتائج أمرًا حيويًا ، ولكن الأهم من ذلك هو التفكير في كيفية تحقيقنا لأهدافنا. من خلال التقييم الذاتي يمكننا تحديد العادات التي لا تعمل والجوانب التي يجب أن نستمر في تحسينها.. لتنمية هذه العادة ، يمكنك الإجابة على الأسئلة التالية على أساس أسبوعي: هل كانت النتيجة النهائية كما تخيلتها؟ ما الذي تغير؟ ماذا اريد ان اكرر؟ ¨. من خلال الإشارة إلى الإيجابي والسلبي ، سنعمل على تحسين المنهجية التي ستقودنا إلى النجاح.

باختصار ، لكي نكون أكثر إنتاجية ، يجب أن نخلق عادات تعزز أدائنا. إن خلق العادات هو عملية تتطلب أن نكون منضبطين وثابتين في أفعالنا من أجل أتمتة هذه العادات. هذه العادات التي ناقشناها هي مجرد ضربات فرشاة لكيفية تحسين إنتاجيتك ، لكنها طرق أكيدة لتحقيق النتائج. هل تجرؤ على تنفيذها؟