11-те части на имейл (обяснено и с примери)

Имейлът се превърна в основен инструмент в наши дни, благодарение на това, че ни позволява да изпращаме съобщения бързо и незабавно.

Платформите за електронни съобщения позволяват не само да изпращаме писмен текст до когото се обръщаме, но и те също така предлагат възможност за прикачване на други документи и мултимедийни елементи като музика, видеоклипове и презентации.

Има няколко частите на имейл, които ще разгледаме по-долу.

• Свързана статия: „28-те вида комуникация и техните характеристики“

Характеристиките на имейла

Електронната поща, наричана още електронна поща (електронна поща), е интернет услуга, която ви позволява да изпращате и получавате текстови съобщения и мултимедийни файлове между потребители от всички части на света. Файловете, които могат да бъдат изпратени, са от всякакъв вид, като музикални записи, изображения, видеоклипове, документи... и благодарение на това, заедно с тяхната скорост и лесно да се консултирате по всяко време, че имейлите са се превърнали в основното средство за комуникация в присъства.

За да можете да изпращате и получавате имейли, е необходимо да имате акаунт на една от страниците, които предлагат този вид услуги, освен достъп до Интернет. По-голямата част от тези страници позволяват безплатно създаване на акаунти а технологията зад тях се основава на протокол, наречен SMTD, който се използва и за други системи. Най-често използваните имейл страници днес са Gmail, Yahoo! поща и Outlook.com.

Докато в реалния живот потребителите имат физически имейл адреси, които могат да бъдат наши адрес или нашия офис, във виртуалния свят трябва да използваме писмен имейл адрес и дигитален. Този адрес не може да се повтори в мрежата и обикновено се състои от набор от думи (потребителско име), придружено от символ @ (at) и след това името, което установява нето.

Лицето, на което се изпраща съобщението, не трябва да е влязло в момента, за да може получаваме го, нито трябва да сме свързани през цялото време, ако искаме да получаваме съобщенията, които ни изпращат други. Докато съобщението е изпратено на правилния имейл адрес, човекът, до когото искаме да достигне, ще се свърже с вас, освен ако вашият собствен акаунт не идентифицира съобщението като СПАМ (нежелана поща) и не го подаде във вашата пощенска папка нежелан.

Подобно на пощата за цял живот, електронната изисква да се попълнят поредица от данни, за да могат да бъдат изпратени. По същия начин, по който в традиционно писмо поставяме обратния адрес, подателя, плика с написан текст или снимки, имейлите Електронните данни изискват да ги предоставим на кого ги изпращаме, какво искаме да кажем и дали прикачваме или не други елементи. Дължината и формалността на тялото на съобщението ще зависят от потребителя и контекста.

Основни части на имейли

Основните части на имейла са както следва:

Хедър

Заглавката е набор от редове, в които се появява основната информация за изпращане на съобщението. В тази част можете да прочетете имейл адресите както на подателя на съобщението (подател), така и на получателя (получателя), както и датата и часа на изпращането му. Заглавката е в горната част на прозореца на имейла, който пишем и се състои от следните части.

1. Подател

Обикновено в заглавната част на подателя Той се предлага под формата на празно място, представено с думата „От:“. Това е областта, в която се намира имейл адресът на лицето, изпращащо съобщението.

2. Адресат

Получателят е празно място в заглавката, което започва много пъти с думата "До:" и в него поставяте имейл адреса, до който е адресирано съобщението. Този елемент е от съществено значение в имейла, тъй като, както във всяко писмо, е необходимо да се знае на кого се изпраща.

В случай че написаният имейл адрес не е валиден, грешно написан или не съществува, повечето от услугите за незабавни съобщения имат функция, която ни предупреждава, че съобщението не може да бъде изпратено поради проблем с получателя. В други случаи съобщението се изпраща, но не отива никъде.

3. CC или Bcc

В същия раздел на „Получател“ в края са инициалите „CC“ и „CCO“. Тези две опции не са задължителни и се използват за записване на другите имейл адреси, на които искате да ги накарате да получат копието на имейла, който ще бъде изпратен.

Опцията CC означава "с копие", показвайки всички адреси на всички получатели, тоест всички хора, които получават съобщението, ще имат достъп до имейлите на останалите хора, които са получили същия текст.

Опцията BCC, което означава „със сляпо копие“, предполага изпращане на същото съобщение до няколко души, както в случая с CC, но с особеността, че имейл адресът на хората, които са получили същия имейл, не се показва.

4. Дата

Повечето услуги за електронни съобщения имат активирана функция, която показва по кое време и в кой ден е изпратено съобщението.

5. Получено потвърждение

Някои услуги имат функционалност, която Ви уведомява дали изпратеното съобщение е получено от лицето, към което е адресирано.

6. Бутони за отговор и препращане

В заглавката може да има бутон, който казва "Отговор", който ни спестява от необходимостта да пишем отново имейл адреса на човека, който ни изпраща съобщение, за да му изпратим отговора, докато бутонът „Повторно изпращане“ изпраща същото съобщение отново до същия адрес или до други, в случай че сме добавили нови адреси на пощата.

7. Афера

В "Тема" е мястото, където редакторът на имейла трябва да постави заглавие или тема, която е свързана с тялото на съобщениетоили обяснете накратко причината за изпращането му. Тази фраза ще позволи на лицето, което я получава, да разбере за какво става дума пощата, преди да я отвори.

• Може да се интересувате от: „Информативен текст: определение, видове и характеристики“

Прозорец за редактиране на съобщения

След заглавката имаме частта, в която ще напишем тялото на съобщението в допълнение към прикачването на файлове или подписването в случай че искаме.

8. Тяло на съобщението

Тялото е редактираната част на съобщението и може да бъде толкова дълго, колкото искаме. Тук ще напишем всички причини, поради които пишем и какво искаме да кажем на получателя на съобщението.

9. Редактиране на лентата с инструменти

Повечето услуги за електронни съобщения имат активирана лента с инструменти за редактиране, която прави раздела за писане на тялото на съобщението да има функции, подобни на тази на конвенционалния текстов процесор. Благодарение на тази лента можем да променяме размера на буквата, цвета, шрифта, подчертаването, удебеляването, организирането на текста в символи ...

10. Прикачени файлове

По желание, съобщението може да бъде придружено от прикачени файлове, тоест мултимедийни елементи или други документи в различни формати, като PDF или Word. Тези файлове ще трябва да бъдат изтеглени от получателя, за да ги отворят и могат да бъдат от всякакъв вид: снимки, видеоклипове, документи, папки, презентации, музикални записи, електронни таблици ...

Въпреки че можете да изпратите повече от един в един и същ имейл, ще трябва да вземете предвид колко място заемат и в случай на превишаване на капацитета, разрешен от пощата, те ще трябва да бъдат споделени в други съобщения.

Има бутон за прикачване на документите в края на прозореца за редактиране на съобщения, в който ако щракнем, ще се появи малък прозорец, където можем да търсим желания файл на нашия компютър. Друга възможност е да плъзнете това, което искаме да прикачим, и да го поставим в тялото на съобщението, където автоматично ще бъде качено.

11. Твърд

И накрая, в долната част на имейла имаме подписа, незадължителна функция, която може да бъде предварително програмирана. Този подпис може да включва нашето име, имейл адрес, името на организацията, за която работим, в допълнение към поставянето на персонализиран подпис с фрази и емотикони.

Препоръчително е да използвате това пространство, за да поставите същата информация, която би носила визитната картичка, особено поставяне на име, телефон за връзка, длъжност и компания, за която работите, в случай че сте имейл професионален.

Съществени аспекти в тялото на съобщението

Частта от нашия имейл, която предава най-много информация, несъмнено е тялото на съобщението. Необходимо е да се вземат предвид редица аспекти, за които да се обърне внимание при писането на имейл, особено ако съобщението, което ще изпратим, е за някой важен и изисква по-официална регистрация.

1. Поздравления

Поздравът е първата част на съобщението и е от съществено значение той да присъства, ако е официален, тъй като това е първото нещо, което нашият получател ще прочете. Изразът, който използваме за стартиране на текста на съобщението, ще зависи много от това с кого разговаряме.

Някои официални изрази, които можем да използваме, са:

• Уважаеми господа
• Уважаеми президент
• Уважаеми господин / госпожо.
• Уважаеми господине

По-малко формални изрази са:

• Здравейте всички!
• Здравейте, NAME
• Поздравления,
• Добро утро / следобед / вечер

2. Съдържание на съобщението

След като поздравихме започнахме обяснете идеята или подробната причина, поради която се обръщаме към получателя. Тук посочвате всичко, което искате да предадете на човека, на когото изпращате съобщението. Както коментирахме, разширението му е много променливо и зависи от контекста и от това, което искате да комуникирате.

В случай на служебен имейл се препоръчва това съобщение да бъде кратко и кратко, стигащо до точката възможно най-бързо, но поддържане на официален и сърдечен запис, особено ако разговаряме с нашите шефе.

Независимо от регистъра, който използваме, от съществено значение е да се погрижим за граматиката, пунктуационните знаци, правописа и други аспекти на адекватността. Може да се обръщаме към приятел или някой, на когото имаме голямо доверие, но за да сме сигурни, че се разбираме правилно, е много важно да се погрижим за тези аспекти.

3. Уволнен

И накрая, в последната част на тялото на съобщението можем да се сбогуваме, особено ако това е официално съобщение или е насочено към някой важен. Много е важно че съобщението завършва с добро затваряне, подходящо за конкретния запис и контекст. Това сбогуване трябва да се извърши, след като сте говорили за всички точки, които са били желани.

Някои изрази за раздяла са:

• Първо, благодаря.
• С Най-Добри Пожелания
• Сърдечно,
• На Ваше разположение,
• Благодаря за отделеното време.
• Чао.
• Ще се видим скоро.
• Моите най-добри пожелания.

Препоръчително е името на подателя да се дава на сбогом, въпреки че това може да не е необходимо в зависимост от ситуацията. Например, ако това е постоянен обмен на имейли, в който отговаряте на предишното съобщение и разговорът е установен под формата на нишка, няма да е необходимо името да се поставя във всички съобщения.

Библиографски справки:

• Вашият речник (s. е.) Основни части на имейл съобщение и адрес. Вашият речник. Взето от: https://reference.yourdictionary.com/resources/basic-parts-of-an-email-message-and-address.html
• Синтаксис. (s.f.) Анатомия на имейл съобщение. В Syntaxis.com. Взето от https://www.syntaxis.com/anatomy-of-an-email-message