Как да управлявате по-добре времето си на работа: 12 съвета (и какво да избягвате)

На всички ни се е случвало да имаме много работа и изглежда, че няма достатъчно часове, за да я завършим. „Бъф, нямам време ...“, си казваме, но нека си признаем, всички имаме едни и същи 7 дни с по 24 часа. Проблемът не е, че няма време, а в това, че го планираме зле.

Как да управляваме по-добре времето на работа е въпрос, който всички трудолюбиви работници са си задавали и тогава ще видим стратегии за постигане на това, както и как да предотвратим изчезването на часовете ни толкова гладко, колкото зърната в пясъчен часовник.

• Свързана статия: „Психология на труда и организациите: професия с бъдеще“

Как да управлявате по-добре времето си на работа и да се представяте по-добре

Нашите седмици имат 7 дни и всяка от тях има 24 часа, нито един повече, нито един по-малко. Времето е еднакво за всички по отношение на количеството, но не и при използването му. Някои успяват да изпълнят всички задачи, които трябва, без да пропускат време, за да се посветят на свободното си време и семейството си, докато други изпълняват задълженията си много късно

. Защо? Какво различава едното от другото? Ключът към всичко това е колко различно управляваме работното си време.

В обществото, в което живеем, е от съществено значение да управляваме времето, понеже и най-малкото липса започваме да се претоварваме, изпитваме стрес и забелязваме как трябва всичко, което сме искали да направим отмени.

Работните задължения са пред нашите хобита, семейство, приятели и други дейности приятен, което означава, че колкото по-дълго отнемем работата си, толкова по-малко ще се радваме на свободно време. Лошото управление на времето ни разочарова и ни кара да се чувстваме така, сякаш губим живота си.

Как да управляваме по-добре времето на работа е нещо, което мнозина искат, но малцина получават. Няма неразбираема мистерия, просто е въпрос на научаване на организиране. Разбира се, винаги може да има непредвидени събития, но повечето от часовете, които виждаме да минават, са време, което, добре използвано, ще ни позволи да завършим работните си задачи възможно най-скоро.

Начини за по-добро управление на времето

След това ще видим, че ще видим няколко съвета и стратегии, за да извлечем максимума от времето на работа По този начин имаме повече за онези приятни дейности, които искаме да направим, след като приключим с работните си задължения.

1. Използвайте дневен ред

Програмите ни позволяват да управляваме времето в средносрочен и дългосрочен план, като определяме важни дати и ги имаме предвид. Независимо дали е в цифров или физически формат, важното е, че имаме такъв, който да организира задачите и да планираме добре, когато трябва да доставим отчетите или да спазим сроковете си. Винаги трябва да го имаме под ръка, да записваме всичките си ангажименти и да се консултираме често с него. Нека не се доверяваме на паметта си, защото колкото и да мислим, че е безпогрешна, не е така.

2. Задайте конкретно време на задачите

Ако работим неуморно и непрекъснато, рано или късно ще се появи физическа и психическа умора, която ще ни попречи да се представяме адекватно. Поради тази причина е необходимо да се определи определено време за всяка дейност и да се остави малко свободно време между задачите, дори и да е много кратко. Това може да бъде противоречиво, но като се има предвид, че след 50 минути е трудно Нека останем съсредоточени, кратка почивка може да ни зареди и да ни накара да работим задоволително.

Идеалното е да включим в графика си, когато започнат да изпълняват всяка от задачите, които са ни възложени и когато трябва да направим кратка почивка. Можем да разчитаме на метода Pomodoro, като работим 25 минути (1 pomodoro) или 50 (2 pomodoros) и след това правим 5-минутна почивка между периодите. По този начин ще можем да продължим напред, без да се чувстваме изтощени, изпълнявайки правилно функциите, които трябва да развием.

3. Поставяне на цели

Силно се препоръчва да си поставяте дневни, седмични и дори месечни цели. Тази стратегия е много добър вариант за правилно извършване на кратки задачи и също така ни мотивира да видим колко постигаме. Тези цели трябва да бъдат амбициозни, но също така реалистични и постижими, тъй като в противен случайКогато видим, че не се съобразяваме с тях, ще бъдем демотивирани. Целите, които трябва да бъдат поставени, трябва да бъдат краткосрочни, средносрочни и дългосрочни.

• Може да се интересувате от: „Задействащи действия: какви са те и как влияят на поведението“

4. Приоритизирайте задачите

Не всички задачи имат еднакво значение. Трябва да започнем с най-важния, с най-висок приоритет. Няма значение реда, в който даваме приоритет на нещата, Важното е, че го правим, тъй като завършването на най-важните неща по-рано ще означава, че първо ще имаме свободно време.

Всичко, което е малко или не е спешно да се поправи, може да изчака. Във връзка с това е от съществено значение да знаем кои са най-добрите ни часове за изпълнение, тези в които сме най-добри ние се концентрираме, за да изпълняваме задачите, които изискват най-много ресурси, с възможно най-голяма ефективност и без грешки. Най-малкото важно е да го оставим в моменти, когато представянето ни не е много високо, обикновено след хранене или късно през работния ден.

5. Започнете поне хубаво

В много случаи оставяме това, което най-малко искаме да направим, за последно и това е голяма грешка. Най-доброто, което можем да направим, е да направим това, което е лоша напитка, възможно най-скоро, защото по този начин ще се отървем от него преди и повече ще можем да се насладим на останалата част от деня. Ако първо се отървем от това, което ни стресира, останалите неща, които трябва да направим, ще бъдат по-лесни за изпълнение.

6. Разделете времето на блокове

Много добра стратегия за възползване и ефективно управление на времето е разделянето на работния ден на блокове. Ако трябва да изпълняваме сложни задачи, които на пръв поглед ни карат да не желаем да ги стартираме, винаги можем да ги разделим на по-прости задачи, организирани по такъв начин, че всяка малка стъпка да е Предварително. Чрез преобразуване на сложни задачи в няколко по-прости, ние можем да оптимизираме ресурсите, да спестим време и да организираме по-добре времето..

7. Дайте си награди

Въпреки че не бива да злоупотребяваме, можем да се възнаградим за изпълнението на домашните. Можем да си дадем малки награди, като например да имаме шоколадово блокче в края на репортаж, да четем книга, която харесваме, за половин час, да гледаме видео, което ни интересува... Тези малки награди ще ни подтикнат и мотивират да свършим и да завършим задачите, които трябва да свършим.

8. Организирайте добра работна среда

Мястото, където работим, е много важно, повече отколкото си мислим. Доколкото можем, трябва да работим на място с добро бюро, удобен стол, добро осветление и без много разсейване.. Можем да му дадем личен щрих, за да го направим уютен, но винаги да се уверяваме, че е изряден и добре организиран. Маса, пълна с хартии, с изцяло затрупани офис инструменти е среда, която ни пречи да се концентрираме върху задачите си.

9. Задайте граници

Прекарването на няколко часа подред в едно и също нещо, без да ставаме от стола или да опъваме малко краката си, е много вредно за здравето и производителността ни. Няма да правим нещата по-добре, като работим по-дълго време. Ако видим, че дадена задача ни струва твърде много или че лесно се разсейваме, нека отделим малко време, или да сменим задачите за известно време, или директно да си почиваме. Не че изоставяме това, което правехме, а трябваше да го оставим в режим на готовност за известно време.

• Може да се интересувате от: „Законът на Паркинсон: Защо отнемаме повече време, колкото по-дълго имаме“

10. Избягвайте многозадачност

Но по същия начин, по който е добре да оставим задачата наполовина изпълнена за известно време, не бива да мислим, че ще работим добре, ако постоянно прескачаме от задача на задача. Концентрирането е нещо, което изисква време, така че не можем да се посветим на редуване на две задачи в същото време, тъй като единственото, което ще постигнем, е да се уморим много бързо и да отнеме два пъти повече време направете ги. Многозадачността е най-големият враг на ефективното управление метеорологично време. Ефективността е много по-висока, когато се фокусираме върху една задача.

11. Не се страхувайте да кажете „не“

Важно е да се научим да казваме „не“, когато не можем да направим нещо, защото вече имаме много работа. Понякога нашите колеги се опитват да скрият задълженията си към нас, или дори шефът ни злоупотребява със своите ситуацията и ни дава задачи, които е невъзможно да завършим днес, без да жертваме част от времето си Безплатно. Понякога може да се приеме, но винаги се прекалява. Ако видим, че те искат твърде много от нас, не трябва да се страхуваме да кажем „не“.

12. Делегирайте на трети страни

Понякога можем да почувстваме, че ситуацията ни завладява, особено ако сме получили много задачи, повече отколкото сме очаквали. Важно е да избягваме стреса и да делегираме някои от нашите задачи на колега или подчинен, без да злоупотребяваме с доверие или да прекаляваме или да му даваме задача, за която не е бил нает. Въпросът не е да накараме някой друг да изпълни нашата част, но да изпращаме дейности, които ни е трудно да извършим напълно сами.

Какво ни отнема времето: грешки и разсейване в работата

След като видяхме 12 съвета за научаване как да управляваме по-добре времето на работа, е време да видим какво ни отнема времето. Има няколко грешки и дистрактори, които пречат на доброто ни представяне, докато сме на работното място, крадци на времето, които, ако бъдат открити, ще ни накарат да управляваме деня си по най-добрия начин труд.

1. Прекъсвания

Ясно е, че прекъсванията са това, което най-много разваля нашата организация на времето. Най-малкото, когато нещо ни прекъсва, концентрацията ни изчезва, което ни кара да се нуждаем от няколко ценни минути, за да се съсредоточим върху това, което правим отново. Колкото повече време ни отнема да си възвърнем концентрацията, толкова по-дълго ще ни отнеме да бъдем отново продуктивни и освен това рискуваме да допуснем повече грешки.

2. Мобилен телефон

Телефонът отнема време и много. Или да клюкарствате за най-новото нещо, което някой е пуснал в Instagram, какво ни пишат приятелите ни в WhatsApp или някакво обаждане от член на семейството, мобилният телефон ни разсейва и ни пречи да бъдем ефективни и разбира се, колкото повече време отнема нещата.

Добра идея е да изключите мобилния телефонКато се има предвид обаче, че живеем в свръхсвързано общество и че много зависим от него, най-доброто нещо, което трябва да направим, е Можем да го преместим от полезрението си, така че да го запомним само когато да видим. Също така е много важно да го оставим в мълчание и да кажем на семейството и приятелите си много ясно, че ако не е да ни предупреди за реална спешност, да не ни се обаждат.

3. Отложете задачите

Отлагането на неприятни или сложни задачи е най-лошото нещо, което можем да направим защото колкото повече време минава, толкова по-малко ще трябва да ги правим и толкова повече ще ни струва да ги правим добре, когато решим да го направим. Най-доброто, което можем да направим, както споменахме по-рано, е да ги направим още в първия момент от деня, защото по този начин се отърваме от лошата напитка възможно най-скоро.

Продължи

Ако искаме да управляваме по-добре времето на работа, от съществено значение е да знаем какво трябва направете, структурирайте задачите в малки дейности, които са лесни и бързи за изпълнение и започнете поне приятен. Много е важно да вземем предвид кои часове от деня сме най-продуктивни и да поставим най-простите дейности и по-малко важно при тези, при които ни е по-трудно да се концентрираме, например след хранене или в края на деня труд.

Разсейките, особено прекъсванията и мобилните телефони, ви нараняват най-много към нашето управление на времето, защото колкото повече пъти губим концентрация, толкова по-малко продуктивен ние ще бъдем. От съществено значение е да работим в удобна стая, където сме изолирани от неспешно разсейване и сме много ясни кога е най-подходящото време за използване на мобилния телефон. Нашите близки трябва да знаят от колко часа до колко работим, като им казват, че не трябва да ни се обаждат, освен ако не е за нещо много важно.

Библиографски справки:

• Алън, Д. (2001). Приключване на нещата: Изкуството на безстресова производителност. Ню Йорк: Викинг. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Фиоре, Н.А. (2006). Сега навикът: Стратегическа програма за преодоляване на отлагането и наслаждаване на играта без вина. Ню Йорк: Penguin Group. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Льо Блан, Р. (2008). Лесно постигане на целите! Практически инструменти за поставяне на цели и доказани техники за управление на времето. Maarheeze: Cranendonck Coaching. ISBN 978-90-79397-03-7.