Официална комуникация: какво е това и какви са неговите характеристики

Всички познаваме различни стилове на общуване и използваме един или друг в зависимост от контекста, в който се намираме.

Един от най -важните е този на официалната комуникация. В тези абзаци можем да научим всичко за този стил, да открием рамките, в които той е обикновено използват и какви са основните му характеристики и предимства в сравнение с други модели на комуникация.

• Свързана статия: „Социално-емоционални умения: характеристики, функции и примери“

Какво е формална комуникация и какви са нейните характеристики

Официалната комуникация е комуникативен стил, който се използва в професионален и институционален контекст. Това е регулиран метод, при който не се допускат разговорни думи, тъй като използваният тон винаги трябва да бъде култивиран и асептичен. По същия начин можем да наречем официалната комуникация потока от информация, която възниква между различните ешелони в йерархията на дадена организация и това ще бъде поставено в рамките на набора от правила, които споменахме.

Потокът на официалната комуникация може да се осъществява по устен или писмен начин. По принцип кратко разрешените взаимодействия се провеждат в устен разговор. Комуникациите, които изискват по -обширна или сложна информация, обикновено се избират за осъществяване пише и ги изпраща на събеседниците по избраните средства (циркуляри, имейли, пощенски писма, бележка и др.

Друга характеристика на официалната комуникация е, че работи чрез протоколи, известни на изпращачите и получателите, които са част от организацията, в която се осъществява този комуникационен процес. Тези протоколи предполагат например пътищата, които съобщенията трябва да поемат в рамките на йерархията. По този начин служителят ще знае, че трябва да изпрати определена информация на своя мениджър, а това от своя страна трябва да предаде информацията на своя началник, но те не могат да пропуснат междинната стъпка.

Тоест всеки член на организацията, който участва в тази официална комуникация Трябва предварително да знаете какво съобщение трябва да бъде адресирано до кой човек, под каква форма трябва да бъде направено и какъв е пътят, по който тази информация трябва да следва за да стигнете до вашата дестинация по правилен начин.

Видове официална комуникация

В зависимост от адреса, който използваме за предаване на информацията, можем да установим до четири различни вида официална комуникация. Нека да продължим да разглеждаме всички тях по -подробно.

1. Формална комуникация нагоре

Когато сте в организацията, служител се опитва да комуникира с един от своите мениджъри, или този, който е непосредствено по -висш, или този, който е над него, бихме говорили за възходяща формална комуникация. Това е форма на предаване на съобщението от вертикален тип и с посока отдолу нагоре. Пример за съобщенията, които могат да бъдат изпратени в този режим, биха били отчетите, които са били иска, но също така и искания по конкретен въпрос и дори жалби, които искат да напуснат патенти.

2. Официална низходяща комуникация

Обратният случай на предишния би бил случаят на низходящата формална комуникация. В този модел информацията се предава и вертикално, но този път се предава отгоре надолу. Това ще рече, това са мениджърите и мениджърите, които предават информация на служителите на тяхна отговорност. Те могат да изпращат например инструкции относно задачите, които трябва да бъдат изпълнени и как трябва да ги изпълняват. Те могат да го направят устно или писмено, в зависимост от информацията, която искат да изпратят.

3. Хоризонтална формална комуникация

Не цялата официална комуникация в организацията е насочена към хора на друго йерархично ниво. Когато съобщението се изпраща до друг работник, който заема същия ранг, говорим за хоризонтална формална комуникация, тъй като потокът от информация е насочен странично.

Този модел се наблюдава ясно при срещите на различните ръководители на отдели, тъй като те са комуникират няколко индивида от независими секции, но всички те са в същото положение като мениджъри или мениджъри.

4. Диагонална формална комуникация

Съществува по -рядък вид официална комуникация, който все още може да се случи, и е диагонален. Тази модалност би настъпила когато двамата събеседници принадлежат към различни отдели, но и към различни йерархични нива.

Възможно е да се наложи ръководител на конкретна секция на компанията да предаде информация за служители, които не отговарят за тях, но са в по -нисък ешелон в структурата на търговско дружество. Това би било пример за диагонален формален случай на комуникация.

• Може да се интересувате от: „8 -те елемента на комуникация: характеристики и примери“

Силните страни на този комуникативен стил

Официалната комуникация има редица предимства пред неформалната комуникация. Ще видим най -важните.

1. Стандартизация

Използването на този метод гарантира равенство във всички комуникационни процеси на организацията, така че всички членове да знаят как да процедират при предаване на информация, избирайки правилния начин и начин и в същото време всички те знаят как да тълкуват съобщенията, които достигат до тях без никакво съмнение. Това е стандартизиран модел, който позволява ясно разбиране на правилата и процедурите.

2. Без грешки

Фактът, че се използват предварително установени правила и винаги се следват едни и същи процедури, има допълнително предимство, и е, че не позволява генериране на грешки, извън човешките грешки, които биха могли да бъдат допуснати извън споменатото правила. Важното е, че следвайки посочените протоколи, информацията трябва да тече през организацията без никакви затруднения и без да поражда съмнения сред събеседниците.

3. Печат на лапи

Официалната комуникация има друго ясно предимство, а именно, че всички взаимодействия, които се случват в писмена форма се архивират и следователно могат да бъдат прегледани по всяко време за да може да извлича конкретна информация.

Логично, същото не се случва с официалната устна комуникация, но вече споменахме, че този тип взаимодействие се случва за изпращане на много кратки съобщения. Всички, които имат определено ниво на сложност, трябва да бъдат предадени в писмена форма и следователно ще бъдат регистрирани.

Официални комуникационни слабости

Логично не всички качества на официалната комуникация са положителни. Има и няколко недостатъка, които трябва да знаем.

1. Разходи за време

Фактът, че се следват доста строги протоколи, понякога означава, че официалната комуникация включва ненужна загуба на време за предаване на информация, която действително би могла да стане за много по -кратко време. Такъв е случаят с онези безкрайни срещи, при които съобщението се предава сред присъстващите по неефективен начин, когато в В действителност това може да се направи по -директно, но това би означавало да се откаже от стандартизираните комуникационни канали на организацията.

2. Студенина

Официалната комуникация кара съобщенията да се предават по хладен начин, често без човешко докосване което прави взаимодействията по -топли и което прави тази комуникация много по -безлична от неформалния стил. В допълнение, тази строгост на правилата също значително ограничава комуникативния стил на подателя, понякога дехуманизира предаването на съобщението и карайки приемника да го възприема по по -топъл начин.

3. Объркване

Правилата за официална комуникация не трябва да го позволяват, но понякога е неизбежно да възникне известно объркване около полученото съобщение. Това се случва, когато предаването на информация изисква няколко скока между различни събеседници, генериращи възможност за че във всяка от тези точки първоначалното съобщение е изкривено и полученото в крайна сметка не е точно същото като първо.

Начини за подобрение

Официалната комуникация има възможност за подобрение и за това има няколко препоръки, които могат да направят този начин на предаване на информация в рамките на компаниите по -ефективен. Това са някои от тях.

1. Ограничете формализма

Очевидно е, че официалната комуникация изисква декор в излъчването на съобщението, но понякога този излишък от официални изрази може да генерира изключително сериозен тон, който приемникът може да се тълкува като отрицателен, когато съобщението може да бъде неутрално и дори да премине по линията обратното. Например, мениджър на отдел може да изпрати имейл до подчинените си, за да говори за неговия изпълнение, което по принцип е добро, но използва толкова сериозен тон, че го интерпретира в a отрицателен.

2. Ревизия

Тази препоръка трябва да се прилага за всеки тип комуникация, но много повече за официалната. Важно е да прегледате текстовете преди изпращане, защото понякога бързането може да ни накара да направим поредица от грешки в правописа, граматиката или дори съдържание, което може да породи проблеми при тълкуването на съобщението и това може да има сериозни последици в рамките на организация. Представете си например, че ние инструктираме работник да изпрати 5000 единици продукт, вместо 500.

3. Рецепция

Добро правило е да поискате от получателя потвърждение, че сте получили съобщението правилно. Понастоящем В имейлите има инструменти, които ни информират, когато получателят е получил нашия имейл, така че в тези случаи дори не трябва да искаме изрично такова потвърждение.

4. Правилна употреба

Последната препоръка би била използвайте официална комуникация само по организационни въпроси. Всички въпроси извън компанията не трябва да се решават по тези начини и се опитайте да изпратите личното съобщение чрез институционален канал няма да доведе до повече от проблеми, тъй като не е каналът подходящ.

Библиографски справки:

• Андраде, Х. (2005). Вътрешна организационна комуникация: процес, дисциплина и техника. Netbiblo.
• Рохас, Д. (1994). Изпълнителни комуникационни техники. McGraw-Hill Interamericana.
• Саймън, Х.А., Гомес, Дж. (1993). Комуникацията. Административно поведение.