Бизнес комуникация: видове, характеристики и често срещани грешки

Живеем в общество, в което голяма част от пазара на труда е конфигуриран въз основа на бизнес средата. Независимо дали става дума за големи мултинационални компании, малки и средни предприятия, семеен бизнес или дори индивидуални услуги, всички те трябва да вземат предвид, че съществен елемент тъй като оцеляването му е съгласуваност в организацията и комуникация между нейните части, за да обединят сили и да вървят към цел често срещани.

В този смисъл можем да го потвърдим Бизнес комуникацията е един от ключовите елементи, когато една организация, особено ако има определена сложност, работи правилно и може да се адаптира и оцелее. И именно за такава комуникация ще говорим в тази статия.

• Свързана статия: "Трудова и организационна психология: професия с бъдеще"

Какво е бизнес комуникация?

Бизнес комуникацията се разбира като съвкупност от процеси, извършвани от една компания или част от нея, за да накара компанията да пътува информация, както вътрешно между различни отдели или позиции на компанията, така и ако говорим за комуникация на компанията с Екстериор.

Важно е да се има предвид, че като общо правило такава комуникация предполага не само възможността за издаване на информацията, но би включвала и факта на нейното получаване: сме изправени пред взаимен обмен на данни.

Добрата бизнес комуникация помага на всички членове на компанията да останат мотивирани и да бъдат мотивирани действията могат да бъдат известни, намалявайки несигурността както на работниците, така и на лидерите относно състоянието на същото. Освен това улеснява взаимодействието и подобрява работната среда, в допълнение към подобряването на производителността и ви позволява да реагирате по-оптимално на всяка евентуалност.

Общи цели

Целите на бизнес комуникацията са лесно разбираеми. Вътрешно, от една страна, позволява да се създаде съгласувана организация и да се получи информацията и резултатите различните му отдели или работници, както и че целите и корпоративната визия на компанията могат да бъдат генерирани и предавани.

също улеснява разбирането на това, което се очаква от всеки работник, както и разбирането за реалностите, с които всеки от тях трябва да се сблъска. Освен това улеснява всички да работят в една и съща посока и да научат нови начини за изпълнение на собствените си отговорности.

На ниво комуникация с външния свят бизнес комуникацията е от съществено значение за контакт с околната среда и генериране на положителен имидж на самата компания, както и с цел анализиране на целевата аудитория и оценка на тяхната нужди. Също така ви позволява да се научите да привличате потенциални клиенти и да оценявате промените, присъщи на едно динамично общество и течност, в която живеем, нещо фундаментално, за да предвидим и да се изправим пред възможни трудности и да можем да се адаптираме към наполовина.

За да бъде ефективна комуникацията, е необходимо самата компания да създаде ефективни канали и за нея. тъй като подобрява предаването на информация със своите действия, генерирайки средства за комуникация и в допълнение работи активно, за да няма несигурност относно това, което се иска и търси в рамките на организацията.

Също така е важно да се работи както върху формалните, така и върху неформалните аспекти, както и да се оценят нуждите и мислите на различните работници. Емпатията също е от съществено значение, както и доброто регулиране и планиране на комуникационните механизми.

• Може да се интересувате: "Корпоративна идентичност: какво представлява и как определя организациите"

Различни видове бизнес комуникация

Не всички компании и организации комуникират по един и същи начин и има такива различни типологии и класификации на бизнес комуникацията въз основа на различни критерии.

1. Вътрешен и външен

Първата от тях е тази, която установява разликата между вътрешна и външна комуникация, като първата е тази, която се случва между различните отдели и работници на самата фирма, а втората е насочена към установяване на комуникация с наполовина.

2. Двупосочен и еднопосочен

По същия начин можем да намерим стилове на бизнес комуникация с по-голямо или по-малко ниво на интерактивност, като можем да намерим от най-често срещаните двупосочна комуникация, при която изпращачът и получателят взаимодействат и обменят информация до еднопосочна, при която се изпраща само едно съобщение, обикновено от позиции на власт, до получател, който няма възможност да отговори.

3. Възходящо, низходящо и хоризонтално

Във вътрешната бизнес комуникация на една организация можем да открием три основни типа в функция на точката, от която започва информацията, и позицията между подателя и получателя на същата комуникация. Говорим за низходяща комуникация, когато комуникативният акт се осъществява от подател с по-висока позиция от тази на получателя.

Когато подчинения е този, който предава съобщението на своя началник, ще говорим за комуникация нагоре. И в двата случая ще сме изправени пред тип вертикална комуникация, тоест комуникация, в която субектите, които поддържат комуникативния акт, са в неравностойно отношение по отношение на властта (между тях има йерархия).

Другият голям вид комуникация е хоризонталната комуникация, която се установява между лица, които имат една и съща позиция и са на едно и също ниво в йерархията.

4. Официално и неформално

И накрая, трябва да се отбележи, че в бизнес комуникацията можем да открием съществуването на два различни типа комуникационни канали: официални и неформални. В първия обикновено се разглеждат техническите аспекти и тези, свързани със самите задачи, като вид респектираща комуникация, фокусирана върху разума и целта на компанията.

В неформалната комуникация обаче, обикновено се установяват по-гъвкави и естествени комуникации, основно фокусиран върху междуличностните отношения и често е този, който има най-голям ефект върху благосъстоянието на работата. Последното варира значително в зависимост от това кой го изпълнява и може да надхвърли работното място, като е трудно да се контролира от организацията.

Възможни заплахи за добрата комуникация

Поддържането на ефективна бизнес комуникация е от съществено значение, но не е лесно. И това е, че съществуването на високо ниво на променливост в ситуациите, които могат да възникнат, както и съществуването на недоразумения, злоупотреби и затруднения в комуникациите на една компания.

1. Липса на последователност

Един от факторите, които в най-голяма степен влияят върху това дали комуникацията е наистина полезна, е доверието на емитента и вниманието, показано за с получателя на съобщението. Пример за това може да бъде наличието на дисонанси между казаното и направеното, без поддържане на емитенти начин на действие в съответствие с издадените съобщения.

Последното може да се случи при всеки от служителите на компанията, независимо от йерархичната им позиция или ако разговарят с началник, подчинен или някой на същото ниво в йерархията и генерира сериозни последици и за двата субекта (което в зависимост от ситуацията може да се окаже лошо считан или дори уволнен), както и за организацията (генериране на по-ниско ниво на доверие в лицето и в случай на заемане на висока позиция дори в организация).

По същия начин и например в случай на големи компании с голям брой отдели, ако има различия между авторитетни или референтни фигури в рамките на компанията вероятно Може да възникне ситуация, в която работникът наистина не знае какво ръководство да следва, нещо, което може да породи разочарование и недоверие.

По същия начин е необходимо да се внимава много с интерпретируемостта на съобщенията, тъй като съществуването на Амбивалентността може да доведе до различни отдели или работници да тълкуват нещата противоположно. Това, което бизнес комуникацията търси, е именно да гарантира организация и вътрешна съгласуваност, така че съобщенията неясни и с различни тълкувания могат да предизвикат появата на несигурност и съмнения у получателите на съобщение.

2. Липса на емоционална връзка

Друг проблем може да се намери в начина, по който се осъществява комуникацията. Например, в някои организации може да има трудности при генерирането на чувство за обвързване на емоционално ниво, което в работниците могат да генерират по-ниска ангажираност и производителност, а у потребителите липса на интерес и търсене на други алтернативи. Необходимо е да се цени всичко, което се прави, и дори това, което не е, е основно комуникативно.

По този начин важно е не само съобщението, но и начинът, по който се предава: то не е същото нито имейлът предлага същите усещания като среща лице в лице или търсенето на истински контакт.

3. Неразбиране на контекста

То също трябва да бъде оценено адаптация към настоящата ситуация и социален прогрес, както и особеностите на самата ситуация. Например във все по-глобализирано общество и в което новите технологии позволяват незабавна комуникация с широка броя на хората едновременно, може да се наложи да се анализират и инвестират в комуникационни политики, които отчитат силата на социалните мрежи и как правилно да предавате желаната информация, в допълнение към оценката на контакта с потенциални клиенти от други региони на света.

По същия начин е необходимо да се оцени и собствената ситуация на компанията, за да не се предприема повече от какво могат да покрият, като е необходимо да се вземе предвид ситуацията на цялото търговско дружество.

Друг проблем може да бъде съдържанието на съобщенията, които се излъчват: възможно е въпреки че комуникацията съществува, тя не предава или не предава съдържанието, което би трябвало да бъде предадено. Възможно е той да се фокусира върху по-скоро допълнителни аспекти и да игнорира, например, ориентацията или целите, които трябва да има определена позиция, или които приемат за даденост съществуването на знание, което никога не е било категорично.

4. Изолация и липса на комуникация

И накрая, може би най-важният проблем, който може да бъде екстраполиран от всички предишни, е възможността да няма истинска комуникация.

Най-яркият пример е стабилното и непрекъснато използване на еднопосочна комуникация, която може генерират ситуация на застой и липса на разбиране за това, което се случва в организация. За щастие днес той е най-малко използван, точно защото е най-малко ефективен и полезен.

Възможно е също че различните позиции нямат адекватни механизми за връзка дори и техните мнения да бъдат чути, има по-малък шанс за обратна връзка или дори различните части на компанията да нямат контакт помежду си. Необходимо е активно да се стимулира такова взаимодействие.