8-те характеристики на официално писмо (обяснено)

Обикновено официалното писмо ще бъде адресирано до човек с власт или с определена степен на йерархия, със способността да повлияе на някои съответни аспекти от нашия живот. Поради тази причина е важно да знаете как да пишете правилно.

В тази статия ще видим най-подходящите характеристики на официалното писмо че трябва да представите този тип писане, като посочите различните части, които го съставят, и накрая ще цитираме някои примери за видове официално писмо и кога да ги използвате.

• Свързана статия: "6-те вида организационна комуникация"

Какво е официално писмо?

Официалното писмо е вид писмено съобщение, което пишем с намерението да бъде изпратено до орган известни или неизвестни, но винаги с необходимостта да се поддържа формалност. За да бъде добре написано официалното писмо, то трябва да спазва и спазва минималните стандарти за качество, структура и език.

Обикновено тези видове писма са тези, използвани за комуникация в професионалната и академичната област, представяйки като изискване идеите, изразени в това, да са ясни и разбираеми.

Като цяло целта или целта на официалното писмо ще бъде информативна, тоест да предаде информация, която искаме да представим като обективна. Ето защо е от съществено значение информацията, която представяме, да е ясна и кратка, улесняваща комуникацията. Да видим как да го направим.

• Може да се интересувате от: "Как да направите успешна автобиография в 8 стъпки"

Основни характеристики, на които трябва да отговаря официалното писмо

Характеристиките, които ще цитираме и обясняваме по-долу, не са изключителни за официалните писма, могат да се появят в друг вид писменост, стига да представят като основна цел да дадат ясно послание и сбит.

1. То е за информационни цели

В повечето случаи основната цел, представена от официалните писма, е да информират, т.е. дайте нова текстова информация по някакъв аспект, познат или непознат на лицето, което го получава.

Както посочихме по-рано, тези карти се използват главно в професионалните и образователните области. Следователно целта ще бъде предаването на информация по формален начин, а не с намерението за установяване на личен контакт с другия индивид, нито с цел генериране на конкретни емоции.

• Свързана статия: "Емоционална психология: основни теории за емоциите"

2. Използване на официален и уважителен език

Официалните писма, както споменахме по-рано, обикновено са адресирани до авторитетно лице. Следователно ще бъде от съществено значение да използваме официален и уважителен език, следвайки поредица от културно установени норми.

Независимо от целта на писмото, то трябва да бъде написано по учтив начин, като се използват добри форми любезност и дипломация, тъй като по този начин е по-вероятно да постигнем желаната цел с писането и изпращането това.

По същия начин също се препоръчва използването на третото лице за препращане към получателя и по този начин да се постигне по-формална формулировка. Вместо да използвате „препоръчвам ви“, би било по-добре да използвате израза „препоръчвам ви“. Въпреки това, ако не е направено злоупотреба с първото лице, може да се използва и в някои случаи, използването му в официални писма не е напълно забранено.

Както казахме по-рано, официалното писмо може да бъде адресирано до някой, когото познаваме, например до нашия ръководител на работа или поне противно на някой неизвестен, като човекът, който избира работниците на компанията, където искаме да бъдем нает. Но независимо дали получателят е известен или не или колко сме уверени с него, официалното писмо трябва да бъде написано с официални термини.

• Може да се интересувате от: "Развитието на грамотността: теории и интервенция"

3. Съобщението трябва да бъде обяснено точно

За да стане ясно съобщението от съществено значение е да предадете основна идея, да изберете една единствена цел, която е предназначена да бъде постигната с изпращането на писмото. По този начин и във връзка с предходната точка ще избегнем ненужни фрази или съдържание, пълнител и това отвлича вниманието от основната идея.

Като се има предвид, че е необходимо да се предаде сложна или по-обширна информация, ще бъде по-добре съдържанието да се съкрати и обобщи, така че съобщението да е точно и да изпълнява съответната цел.

• Може да се интересувате от: "10-те основни комуникационни умения"

4. Официалните писма са кратки, кратки

Имайки предвид, че целта на официалните писма е да предадат посланието ясно и кратко, необходимо е както буквата, така и използваните параграфи и изречения да са кратки и възможно най-кратки.

Затова се препоръчват писма с малко и кратки абзаци, за да се избегне това приемникът се отегчава, губи внимание или интерес и по този начин постигаме целта, която сме търсене.

5. Предаваната информация трябва да е ясна

Ако искаме получателят да разбере написаното в писмото съобщение ще бъде важно изразените думи, термини, фрази и идеи да не са объркващи или ненужно двусмислени, като по този начин възпрепятства разбирането и целта на писмото. По този начин нашата цел ще бъде да напишем ясен текст, в който може да се интерпретира само една идея или послание, без да се създават множество интерпретации.

Трябва да се постигнат два вида яснота. От една страна е представена видима яснота което се отнася до чисто представяне на написаното, с добър почерк, ако пишем на ръка и спазвайки подходящата структура на писане.

От друга страна е необходимо да се спазва семантична яснота: използвайте фрази и идеи, които имат смисъл, като избягвате тези, които могат да генерират повече от една възможна интерпретация или тези, които са двусмислени.

6. Адекватна корекция

Друг много важен аспект, който трябва да вземем предвид, когато пишем официални писма, като се има предвид, че те са адресирани авторитетно лице и каква е целта на съобщението, което изпращаме, е коректността както на граматиката, така и на лексикални.

Граматическата корекция е свързана с непредставяне на граматически грешки, разбирани като набор от езикови правила, които регулират използването й, нито с допускане на правописни грешки; ще трябва да бъдем особено внимателни и да проверим преди да изпратим писмото.

От друга страна, ще е необходимо и добро използване на речника, като се използват адекватно съответните думи и речник. без това да е грубо или твърде разговорно.

По същия начин е важно лексиконът да е адаптиран както към типа на съобщението, така и към получателя, и че представят последователност и уместност в рамките на една и съща буква (например, уверете се, че глаголът има времена съвпада).

Препинателните знаци също трябва да се използват по подходящ начин, за да се че от една страна четенето е по-лесно и приятно, а от друга, че посланието се разбира в а ясно.

• Може да се интересувате от: "Психология на труда и организациите: професия с бъдеще"

7. Прост израз

Да не се изразяваме по вулгарен начин не означава да използваме само културни или прекалено технически думи, ако не е необходимо тъй като по този начин може да се загуби целта за представяне на ясно и разбираемо послание.

По този начин можем да използваме думи и термини за ежедневна употреба, но без да изпускаме от поглед към кого е адресирано писмото.

8. Структура и части на официалното писмо

Официалното писмо трябва да се състои от следните части: бланка се намира от лявата страна и се отнася до данните на лицето, изпратило писмото; получателят, се отнася до данните на лицето, до което сме изпратили писмото; мястото и датата на писане ще се появят в горния десен ъгъл, като първо се цитират града, последвано от датата; заглавие, ние ще се обърнем към получателя по уважителен начин, използвайки учтиви и официални термини като „уважаеми г-н. и пълното име „винаги последвано от двоеточие.

След заглавието ще се появи въведението, където ще бъде направено кратко споменаване на целта на писмото; тялото, мястото, където ще се развие основното послание на писмото, е най-обширната част; сбогом или закриване, използвайки приятелски и учтиви термини като „искрено“ или „сърдечно поздрав ”и накрая подписът, където обикновено се появяват името и длъжността на лицето, изпращащо писмото.

Обикновено структурата на официалното писмо представя елементи от протокола. С елементи на протокола имаме предвид, например, да представим, да се отнасяме до професионалната позиция, която както изпращачът, така и получателят заемат или изпълняват.

Видове официални писма

В този раздел ще направим препратки към някои видове официални писма според целта или задачите, които искаме да постигнем с тях:

• Официално писмо за оставка: когато искаме да напуснем работата, на която сме.
• Официално писмо за жалба, за да се съобщи всяко оплакване или несъгласие.
• Официално благодарствено писмо, за да изразите благодарност.
• Официално писмо с молба, с цел да поискате нещо.
• Официално писмо с покана, като покана за събитие.
• Официално мотивационно писмо, обикновено представено заедно с учебната програма, в която се изразяват умения, обучение и опит, както и защо се интересуваме от работата.