Анализ на работата: какво представлява, за какво служи и фази на процеса

За да функционира една компания по най-подходящия начин, е необходимо да знае какво прави и докъде трябва да може да стигне техните работници, ако има някакъв вид липса на обучение или ако конкурентни компании изискват от работниците си повече изисквания. работници.

Правилният анализ на работната позиция позволява на отдела за човешки ресурси да наеме и подбере най-добрите кандидатите за компанията, освен че знаят какви са компетенциите, задачите, способностите и нуждите, които всеки позиция.

Следващия Нека разберем какво е анализ на работата, какво е значението му, какви видове има и как се прави такъв.

• Свързана статия: „Административни науки: какво представляват, характеристики и функции“

Какво е анализ на работата?

Анализът на работата се състои от проучване на работата, която ще бъде предложена или определена позиция в компанията, която искате да знаете в дълбочина и да подобрите. С този тип анализ се цели да се познават необходимите умения, така че, който и да го прави, може да има по-добро представяне чрез установяване на всички необходими критерии за избор на най-подходящия кандидат. подходящо.

Обикновено този тип анализи Това е отговорност на отдел Човешки ресурси., който има, наред с други функции, мисията да набира и подбира най-подходящите работници за които съставляват компанията, в допълнение към гарантирането, че ако е необходимо, актуализират обучението си. Фирмите не функционират правилно без подходящи хора за всяка от позициите в тях, така че този отдел трябва да знае какви изисквания са необходими за всяка работа.

След като конкретната работа е анализирана, обичайно е да се направи точно описание в какво се състои. Това улеснява установяването на изискванията, които се считат за необходими за изпълнението му, в допълнение към дефинирането на офертата за работа и профила на желания кандидат. В допълнение, чрез разграничаване и уточняване на всяка от работните места, компанията ще може да начертае пълна организационна схема, като установи какво допринася всяка позиция за организацията като цяло.

Предимства на този вид анализ

Събирането на всички данни, получени по време на анализа на работата, освен това помага при вземането на решения позволяват утвърждаване на по-полезни и ефективни методи и техники за изпълнение на отделните работни места и компанията като цяло комплект. Така с този вид анализ Можете да вземате по-добри решения при подбора на персонал, в допълнение към възможността да оцени представянето на работниците и да определи кой трябва да бъде повишен, задържан, понижен или уволнен.

Сред най-ясните предимства, които анализът на работата ни дава, са:

1. Структура на организацията

Чрез този вид анализ е възможно знаят как задачите на организацията са разделени на нейните най-основни звена: отдели, секции, отдели, работни единици като работници или работни групи...

2. Структура на длъжностите

Както подсказва името му, този тип анализ ни позволява да знаем каква е самата работа, по-специално нейната структура. ни уведомява как работните места трябва да бъдат групирани в работни места и диапазони от работни места, в допълнение към знанието кои позиции са сходни по своята полезност и функция за компанията.

3. степен на авторитет

Чрез анализ на работата можем познават организационната схема на компанията и от своя страна кои позиции са над другите. Позволява да се знае степента на авторитет на всяка позиция и нейното участие във вземането на решения.

4. критерии за ефективност

Критериите за ефективност са справката, която трябва да знаете йерархични отношения на отчитане в рамките на организацията, броя и видовете длъжности. Тоест, позволява ни да знаем до каква степен работата на дадена позиция зависи от това колко добре я върши друга, дали е над или под нея по отношение на авторитет.

5. Съкращаване на служители

Чрез анализиране на работната позиция можем да открием онези позиции, които на практика изпълняват същата функция или са твърде сходни, за да им позволим да продължат да съществуват. този инструмент ви позволява да решите дали е необходимо да комбинирате две работни места в едно или да промените техните функции, за да избегнете дублиране.

• Може да се интересувате от: „Количествено училище по администрация: какво е това и характеристики“

Видове анализ на работата

Има няколко вида анализ на работата, които могат да бъдат извършени. Те не се изключват взаимно, по-скоро напротив, всички те са необходими, за да се уточнят точно какви са функциите, изисквания и компетенции на всяка позиция в компанията, но в зависимост от времето и средствата можете да решите да имате само един вид на анализ. Основните са следните четири:

1. Анализ на базата на задачи

Анализ на работата, базиран на задачи Той е най-старият и класически. Основно се състои в установяване какви задачи изпълняват работниците, независимо от това какви умения, обучение и умения имат или трябва да имат. Този модел има за цел да дефинира и установи задачите, задълженията и отговорностите, свързани с всяка една от позициите в компанията.

2. Анализ, базиран на компетентности

Анализът на компетенциите се фокусира върху тях умения, необходими за изпълнение на работата.

3. Анализ на базата на силни страни

Базираният на силните страни анализ се фокусира върху онези действия, на които работниците се радват най-много, или тези, в които се справят особено добре. Става въпрос за търсене на онези мотиви, които са накарали работниците да изберат длъжността или желанието, което ги предизвиква да изпълняват тази длъжност.

4. Анализ, базиран на личността

Въпреки че със сигурност е малко по-сложно, може да се направи анализ на работата, търсейки тези личностни черти, които са най-подходящи за изпълнение на такава позиция. Най-дисфункционалните черти също могат да бъдат анализирани, тоест тези, които са източник на проблеми за въпросната работа.

Къде да извлечете информация

Анализът на работата е инструмент, който се опитва да следва научния метод. Той се основава на възможно най-обективните и надеждни източници на информация и техники, за да направи анализа вярно представяне на организационната реалност.

Данните се извличат от самата работа, като например задачите, които служителят изпълнява, как ги изпълнява и поведението, свързано с тяхната работа. Но извън тези наблюдения има няколко техники, за да можете да извлечете цялата необходима информация.

• Интервюта и дискусионни групи.
• Въпросници
• Наблюдение или самонаблюдение.
• Анализ чрез документация, оценка на представянето и стари предложения за работа.
• Методологията на критичните инциденти

Разработване на анализ на работата

След това ще видим как да разработим анализ на работата и стъпките, които да следваме. От съществено значение е, когато се пристъпва към анализ от този тип, човек да знае какви трябва да бъдат аспектите документ, който хората в организацията могат да им предоставят и начина, по който ще се управлява информацията. информация.

1. задайте задачите

Първата част от процеса се състои от анализирайте задачите, изпълнявани от работниците. Това е най-старият и в същото време най-фундаменталният вид анализ на работата. Необходимо е да се знае какви видове задачи и как се изпълняват в организацията, за да се извърши цялостен анализ на работата. Следователно, за да съберете информация в тази стъпка, е необходимо да си зададете следните въпроси:

• Какво прави служителят?
• Както става?
• За какво го прави?
• Защо прави това?

Опитвайки се да отговоря на тези въпроси за всяка работна позиция Можем да напишем списък на задачите, изпълнявани в организацията. Например, ако искаме да анализираме работата на сервитьора, можем да си зададем тези въпроси относно следните две задачи: донасяне на храна и напитки и почистване на масата.

В случай на донасяне на храна и напитки, сервитьорът използва поднос, за да може да донесе тези неща на клиента, който е поръчал тези храни. Причината за това е, че ние сме заинтересовани клиентът да е доволен, консумирайки това, което е поръчал.

В случай на почистване на масата, сервитьорът го прави с кърпа, дезинфектант и други почистващи препарати, така че масата да бъде в състояние да се използва от други клиенти. Причината за това е да се избегне неспазването на хигиенните стандарти, разпоредени от Министерството на здравеопазването, както и да се избегнат оплаквания от страна на недоволен клиент.

2. Работни задължения и отговорности

След като знаете какви задачи се изпълняват в рамките на организацията те са групирани в различни функции. Може да се окаже, че има задачи, които изпълняват само една функция, а други са съвсем различни един на друг, но служат на една и съща задача, която от своя страна изпълнява различни функции в рамките на организация.

Като вземем примера със сервитьора, бихме могли да приемем, че донасянето на храна на клиентите би било в рамките на функцията „обслужване на клиенти“, докато основната функция на почистването би била „хигиена на заведението“, въпреки че може да бъде свързана и с обслужването на клиентите. клиент.

След като са установени функциите на изпълняваните в организацията задачи, те Те са организирани според степента на отговорност в рамките на същото. Те могат да бъдат класифицирани по скала в случай, че можем да говорим за отговорности, които са много по-важни от други, но в В много случаи повечето от задачите предполагат сходна степен на отговорност, с която могат да бъдат с еднакъв висок приоритет.

3. Знания и опит

Основен аспект при анализа на работата е оценката на опита и знанията, необходими за изпълнение на работата. Така че оценяват се уменията, способностите и обучението, които се препоръчват или изискват за изпълнение на задачите на работата.

В много случаи това необходимо знание е лесно да се установи. Например, за да можете да работите в клиника като лекар, обучението, което ще бъде поискано, ще бъде степен по медицина и, за предпочитане, следдипломна или магистърска степен. В други случаи обаче квалификациите, необходими за изпълнение на работата, не са толкова ясни. Например, за да работят в супермаркет, те могат да поискат сертификат за работа с храни или професионално обучение, въпреки че това не винаги е така.

По време на анализа на работата, за да можете да знаете какво е желаното обучение идеалът е да отидете директно при служителите и мениджърите. Те ще дадат своето мнение или опит, каква степен имат, какво са искали и какво са виждали в предишни компании, в които са работили. Много е полезно да знаете какво искат конкурентните компании от своите работници, тъй като по този начин, По този начин ще предотвратим загубата на сила на фирмата в своята област поради липсата на обучение работници.

4. Умения за анализ на работата

На този етап е важно да извършите анализ на работата въз основа на уменията на вашите работници. Тук могат да се използват три много полезни техники, които могат да се допълват.

4. 1. Интервю с мениджъри

Мениджърите са ключова фигура в рамките на организацията, тъй като те са които познават работата от първа ръка и знаят какви умения са необходими за правилно изпълнение на задачите.

4.2. Оценка на изпълнението

Той извежда какви умения отличават добрия служител от този, който не си върши добре работата.

4.3. критични инциденти

с тази техника тези ключови поведения в работната позиция са установени, тези, които определят успеха или провала на организацията. Той установява какво поведение може да бъде от полза или да навреди на работата на компанията и има за цел да ги възпроизведе или изкорени.

5. Имайте ясни цели

Независимо коя техника се използва, идеалът е да се използват и трите, Основното е, че с използването му е възможно да се отговори на следните въпроси:

• Каква е разликата между добър и лош служител?
• Защо някои служители могат да изпълняват задачи по-добре от други?
• Ако трябваше да наемете служител за изпълнение на задача, какво бихте търсили?
• Необходимо ли е нещо друго за правилно установяване на компетенциите?

Във всеки случай трябва да се отбележи, че всяка компания има собствена представа какви са идеалните умения за нейните работници в зависимост от позицията, която заемат, тоест това е много субективна стъпка.

Тази променливост в необходимите умения е силно повлияна от организационната култура на компанията, която варира значително от една на друга. Освен това всяка компания има различен клиент, така че критериите, извлечени от анализа на позициите в една компания, може да не са от полза за друга.

Библиографски справки:

• Мартин-Валверде, А., Родригес-Санюдо Гутиерес, Ф. Гарсия Мурсия, J. (1996). Трудовото законодателство. Мадрид: Tecnos.
• м. Peiro, J. (1996). Организационна психология. Мадрид: UNED.
• Леал Милан, А., Роман Онсало, М., Алфаро де Прадо Сагрера, А., Родригес Феликс, Л. (2002). Човешкият фактор в трудовите отношения, Ръководство за насочване и управление: Пирамида.