6 начина да увеличите продуктивността си на работа

Лесно ли се разсейвате по време на работа? Чувствате ли, че нямате време да управлявате всичките си отговорности? Трудно ли ви е да кажете „не“ на различните задачи, които ви се предлагат и след това не успявате да ги изпълните навреме?

Ако отговорът на който и да е от тези въпроси е да, продуктивността ви може да е застрашена.

На теория, колкото повече „произведем“ за възможно най-малко време, толкова по-голяма ще бъде нашата производителност.. Можем да кажем, че производителността е лесна за разбиране концепция, но трудна за постигане. Ситуацията в Испания е идеалният пример за илюстриране на тази гледна точка: според Adecco Outsourcing (2022 г.), само 6 от 10 испански компании се придържат към политики, които подобряват производителността. За съжаление не можем да разрешим национален или корпоративен проблем за миг. Това, което можем да направим, е да създадем и поддържаме добри навици, които ни помагат да бъдем по-продуктивни.

• Свързана статия: „Психология на труда и организациите: професия с бъдеще“

Приложете добри навици: ключът към това да бъдете по-продуктивни

Навикът е действие, което повтаряме често и автоматично, без да се налага да мислим за него.. Всяко човешко същество има навици, които изпълнява ежедневно. Голяма част от населението чете новините сутрин, докато други гледат новините религиозно следобед; някои са склонни да вземат студен душ рано, докато други предпочитат гореща вана точно преди лягане и т.н.

Когато вече сме интернализирали тези модели на поведение в нашата рутина, те не предполагат a усилия или жертви от наша страна, тъй като те са се превърнали в автоматични действия, които извършваме автоматично естествено. Проблемът не е в поддържането на навика, а в изграждането му на първо място.

Дълго време съществуваше убеждението, че за да възприемем нов навик, трябва да извършим определено действие съзнателно и многократно за период от не по-малко от 21 дни. Тази теория се ражда в резултат на наблюденията на д-р Максуел Малц, автор на известната книга „Психо-кибернетика“ (1960), в който той установява, че на пациентите му са били необходими минимум 21 дни, за да възприемат промяна в своите рутина. Истината е, че създаването на навици не е толкова проста и точна работа.

Психологът Филипа Лали (2010, 2022) от своя страна установи, че средно ни отнема повече от два месеца, за да автоматизираме нов навик, а точният брой дни зависи значително от самото действие, човека и обстоятелствата, при които се развива навикът. Друго заключение от това изследване е, че повтарянето на дадена дейност възможно най-много пъти при едни и същи обстоятелства ще улесни това действие да се превърне в навик.

По този начин, За да създадем успешно навици, първо трябва да сме дисциплинирани, последователни и конкретни.. Ще бъде много по-лесно да усвоим навик, който правим всеки ден, по едно и също време и на едно и също място, отколкото такъв, който правим от време на време, по различно време и на различни места.

• Може да се интересувате от: „Видове мотивация: 8-те източника на мотивация“

Какви навици биха могли да подобрят нашата производителност на работа?

Стивън Кови, автор на най-големия бестселър в историята на самопомощта, „7-те навика на високоефективните хора“ (1989 г.), установява, че създаването на навици ¨предполага огромен процес и ангажираност¨, тъй като предполага пресичане между знания (дефиниране и установи ¨какъв¨ навик искаме да приложим и ¨защо¨), способността (определяне ¨как¨ да го постигнем) и желанието (мотивацията за стартирайте го). Ако приложим тази парадигма на практика, нашата мотивация (желание) е да бъдем по-продуктивни на работното място. След това представяме какви навици да приложите в работата си, за да подобрите производителността си и защо (знания) и как да ги постигнете (способност):

1. Оптимизирайте времето си

Ако жонгльорът не засече правилно времето си, той ще изпусне всички топки, които е успял да задържи във въздуха. По същия начин реалистичното и конкретно планиране на работа е от съществено значение. Планирайте своя маршрут и дайте приоритет на висящите задачи Това ще гарантира, че управлявате времето си правилно. За да направите това, ви препоръчваме да направите списък с всички задачи, които искате да завършите през работния си ден. Правете този списък по едно и също време всеки ден (или предната вечер, или първото нещо сутрин). Предлагаме ви винаги да приоритизирате важни задачи поради тяхната спешност и стойност.

Важно е да управлявате една дейност в даден момент и да определяте реалистичен период от време, за да я завършите. Фокусирайте се върху това действие и му отделете цялото си внимание. Премахнете разсейването и прекъсванията. Обикновено проверявате ли постоянно имейлите си? Отделете час или няколко за тази задача в рамките на дневния си график. Трябва ли да управлявате разговори или срещи с екипа? Планирайте ги. Ако се уверите, че всичко има своето време и място, ще спрете да се чувствате претоварени и разочаровани. Няма да ви липсва време за нищо, тъй като ще отделите време на всичко.

• Свързана статия: „Как да управляваме по-добре времето на работа: 12 съвета (и какво да избягваме)“

2. Поставете си цели и срокове

За да организирате пътуване е важно да знаете дестинацията и датата на пътуването. Да знаем накъде отиваме и кога искаме да стигнем там е движещата сила, която ни мотивира да продължим. Много пъти управляваме проекти, без да установим тези параметри. Без дефиниране на тези фактори е невъзможно да се знае как да се приоритизира задачата. Това ще доведе до натрупване на безкрайни отговорности и ще предизвика ефект на снежна топка, при който натоварването ще расте, без да можете да го забавите или намалите.

За това предлагаме определяме крайния резултат, който искаме да постигнем за всеки проект, броя на стъпките, които трябва да бъдат извършени, и съответното време за всяка стъпка, за да се установи ориентировъчна дата за завършване. Ако направим правилна разбивка на дейността, в цели и подцели, ние я организираме правилно и след това ние сме последователни и дисциплинирани при разработването на всяка стъпка, ще успеем да постигнем целите си ефективно.

3. Асертивност преди всичко

Да бъдеш асертивен предполага изразяваме се ясно и кратко, твърдо, но без враждебност. Според психолога Джон М. Готман, ефективното общуване е изключително трудно във връзка от всякакъв вид. Един от начините, по които не успяваме да сме настоятелни на работа или с екипа, е когато избягваме да казваме „не“ от страх от последствия или нечие разочарование. Приемаме заявка след заявка, а когато не можем да удържим на думата си, не само страдат не само индивидуалната и екипната продуктивност, но и нашият авторитет и професионализъм намалява. Да кажеш „не“ означава зрялост и честност. Да кажеш „не“ е пълно изречение, което не се нуждае от оправдания.

Други начини да бъдете настоятелни са като сте прости и директни, когато говорите, заявявате това, от което се нуждаете, без да се извинявате, и контролирате емоциите си. Този навик ще отнеме много практика и търпение, но ще направи чудеса за повишаване на производителността ви.

• Може да се интересувате от: „Асертивност: 5 основни навика за подобряване на комуникацията“

4. Дайте приоритет на вашето благосъстояние

Ако не зареждате компютъра, той в крайна сметка ще се изключи и няма да може да изпълнява функциите си. По същия начин хората са акумулаторни батерии и имаме нужда от прекъсване и почивка, за да продължим да произвеждаме резултати. Рутините, които насърчават почивката и дигиталното прекъсване на връзката, са от жизненоважно значение, за да можем да бъдем продуктивни в работата си. За това препоръчваме да бъдете стриктни, когато става въпрос за заспиване, като му отделите достатъчно време (няколко 8 часа) спазвайте работните почивки и се изключете от работа веднага след като ни работен ден.

Други дейности, които насърчават общото благосъстояние (и следователно нашата производителност), са добра диета, физическа активност и медитация или релаксация. Препоръчваме ви да включите тези дейности в ежедневието си и да им определите време и място, за да улесните автоматизирането на навика.

5. Създайте физическа хармония

Ако има хаос в околната среда, има хаос и в ума. По този начин, Изключително важно е да поддържате функционално и чисто пространство, тъй като ще ви помогне да бъдете по-продуктивни и ефективни. По този начин ще намалите вероятността да изгубите важен документ или да загубите файл с чувствителна информация.

Няма да губите време за проблем, а можете да се справите директно с него. За тази цел ви препоръчваме да определите функционално място на всичко, което смятате за важно, когато управлявате работата си. Веднага след като спрете да го използвате, върнете го на мястото му. Можете също да приложите това към вашето онлайн пространство: класифицирайте имейлите, които получавате, и организирайте папките на вашия компютър. Оставете всичко на мястото си, на собственото си място.

6. практикувайте саморефлексия

Постигането на резултати е жизненоважно, но още по-ценно е да се замислим как сме постигнали целите си. Чрез самооценка можем да определим кои навици не работят и кои аспекти трябва да продължим да подобряваме.. За да развиете този навик, бихте могли да отговаряте на следните въпроси всяка седмица: ¨Беше ли крайният резултат такъв, какъвто си го представях? Какво би се променило? Какво искам да репликирам?¨. Посочвайки положителното и отрицателното, ние ще прецизираме методологията, която ще ни доведе до успех.

В обобщение, за да бъдем по-продуктивни, трябва да създадем навици, които подобряват представянето ни. Създаването на навици е процес, който предполага да сме дисциплинирани и постоянни в действията си, за да ги автоматизираме. Тези навици, които обсъдихме, са просто примери за това как можете да подобрите производителността си, но те са сигурни начини за постигане на резултати. Осмелявате ли се да ги приложите?