11 částí e-mailu (vysvětleno a s příklady)

E-mail se stal v dnešní době základním nástrojem díky tomu, že nám umožňuje rychlé a okamžité odesílání zpráv.

Platformy elektronických zpráv umožňují nejen zasílat písemný text komukoli, koho oslovujeme, ale také nabízejí také možnost připojení dalších dokumentů a multimediálních prvků, jako je hudba, videa a prezentace.

Je jich několik části e-mailu, které přezkoumáme níže.

• Související článek: „28 druhů komunikace a jejich charakteristiky“

Vlastnosti e-mailu

E-mail, také nazývaný e-mail (elektronická pošta), je internetová služba, která umožňuje odesílat a přijímat textové zprávy a multimediální soubory mezi uživateli ze všech částí serveru svět. Soubory, které lze odeslat, jsou všeho druhu, například hudební skladby, obrázky, videa, dokumenty... a díky tomu spolu s jejich rychlostí a snadné být kdykoli konzultován, že e-maily se staly hlavním komunikačním prostředkem v současnost, dárek.

Aby bylo možné odesílat a přijímat e-maily, je kromě přístupu k internetu nutné mít na jedné ze stránek, které nabízejí tento typ služeb, účet.

Drtivá většina těchto stránek umožňuje vytváření účtů zdarma a technologie, které za nimi stojí, jsou založeny na protokolu zvaném SMTD, který se používá také pro jiné systémy. Nejpoužívanějšími e-mailovými stránkami jsou dnes Gmail, Yahoo! mail a Outlook.com.

Zatímco v reálném životě mají uživatelé fyzické e-mailové adresy, které mohou být naše adresa nebo naše kancelář, ve virtuálním světě musíme použít písemnou e-mailovou adresu a digitální. Tuto adresu nelze v síti opakovat a obvykle se skládá ze sady slov (uživatelské jméno) doprovázené symbolem @ (zavináč) a poté jménem, ​​které určuje síť.

Osoba, které je zpráva odesílána, nemusí být v tuto chvíli přihlášena, aby bylo možné přijímat, ani nemusíme být neustále připojeni, pokud chceme přijímat zprávy, které nám posílají ostatní. Dokud je zpráva odeslána na správnou e-mailovou adresu, osoba, kterou chceme, aby se k vám dostala, vás zastihne, pokud váš vlastní účet neidentifikuje zprávu jako SPAM (nevyžádanou poštu) a neuloží ji do vaší poštovní složky nechtěný.

Stejně jako celoživotní pošta vyžaduje i elektronická pošta, aby bylo možné ji odeslat, vyplnit řadu údajů. Stejným způsobem, jako jsme tradičním dopisem uvedli zpáteční adresu, odesílatele, obálku s napsaným textem nebo fotografiemi, e-maily Elektronická data vyžadují, abychom je vložili tomu, komu je pošleme, co chceme říci a zda připojíme další prvky. Délka a formálnost těla zprávy bude záviset na uživateli a kontextu.

Hlavní části e-mailů

Hlavní části e-mailu jsou následující:

Záhlaví

Záhlaví je sada řádků, ve kterých se zobrazují hlavní informace pro odeslání zprávy. V této části si můžete přečíst e-mailové adresy odesílatele zprávy (odesílatele) i příjemce (příjemce) a také datum a čas jejího odeslání. Záhlaví je v horní části okna e-mailu, který píšeme, a skládá se z následujících částí.

1. Odesílatel

Obvykle v záhlaví je část odesílatele Přichází ve formě prázdného místa se slovem „Od:“. V této oblasti se nachází e-mailová adresa osoby odesílající zprávu.

2. Adresát

Část příjemce je prázdné místo v záhlaví začíná mnohokrát slovem „Komu:“ a do ní vložíte e-mailovou adresu, které je zpráva určena. Tento prvek je v e-mailu zásadní, protože stejně jako v každém dopise je nutné vědět, komu je zaslán.

V případě, že e-mailová adresa, která byla napsána, není platná, je chybně napsána nebo neexistuje, většina služeb okamžitých zpráv má funkce, která nás varuje, že zprávu nebylo možné odeslat kvůli problémům s příjemcem. V ostatních případech je zpráva odeslána, ale nikam nedojde.

3. CC nebo Bcc

Ve stejné části „Příjemce“ jsou na konci iniciály „CC“ a „CCO“. Tyto dvě možnosti jsou volitelné a slouží k zapsání dalších e-mailových adres, kterým chcete zajistit, aby dostávali kopii e-mailu, který bude odeslán.

Možnost CC znamená „s kopií“ a zobrazuje všechny adresy všem příjemcům, to znamená, že všichni lidé, kteří obdrží zprávu, budou mít přístup k e-mailům ostatních lidí, kteří dostali stejný text.

Možnost BCC, což znamená „se slepou kopií“, znamená zaslání stejné zprávy několika lidem jako v případě CC, ale se zvláštností, že e-mailová adresa lidí, kteří dostali stejný e-mail, se nezobrazí.

4. datum

Většina služeb elektronických zpráv má povolenou funkci, která ukazuje, v kolik hodin a v jaký den byla zpráva odeslána.

5. Obdrženo potvrzení

Některé služby mají tuto funkci vám sdělí, zda byla odeslaná zpráva přijata osobou, které byla určena.

6. Tlačítka pro odpověď a vpřed

V záhlaví může být tlačítko, které říká „Odpovědět“, což zachrání nás před opakovaným psaním e-mailovou adresu osoby, která nám pošle zprávu, abychom mu poslali odpověď, zatímco tlačítko „Znovu odeslat“ odešle stejnou zprávu znovu na stejnou adresu nebo ostatním v případě, že jsme přidali nové adresy pošty.

7. Aféra

Do pole „Předmět“ je místo, kam musí editor editoru vložit nadpis nebo téma, které souvisí s tělem zprávy, nebo stručně vysvětlete důvod jeho odeslání. Tato fráze umožní osobě, která ji obdrží, před otevřením vědět, o čem je pošta.

• Mohlo by vás zajímat: "Informační text: definice, typy a charakteristiky"

Okno pro úpravy zpráv

Po záhlaví máme část, do které kromě připojení souborů nebo podepisování napíšeme tělo zprávy kdybychom chtěli.

8. Tělo zprávy

Tělo je redigovanou částí zprávy a může to trvat tak dlouho, jak chceme. Je to místo, kde napíšeme všechny důvody, proč píšeme a co chceme příjemci zprávy říci.

9. Panel nástrojů pro úpravy

Většina služeb elektronických zpráv má povolený panel nástrojů pro úpravy, který způsobí, že část pro psaní těla zprávy bude mít podobné funkce jako běžný textový procesor. Díky tomuto pruhu můžeme měnit velikost písmene, barvu, písmo, podtržení, tučné písmo, uspořádání textu do odrážek ...

10. Přiložené soubory

Volitelně ke zprávě mohou být připojeny přílohy, tj. multimediální prvky nebo jiné dokumenty v různých formátech, například PDF nebo Word. Tyto soubory si příjemce bude muset stáhnout, aby je mohl otevřít, a mohou být všeho druhu: fotografie, videa, dokumenty, složky, prezentace, hudební skladby, tabulky ...

I když můžete odeslat více než jeden e-mail ve stejném e-mailu, budete muset vzít v úvahu, kolik místa máte obsadit a v případě překročení kapacity povolené poštou budou muset být sdíleni v jiných zprávy.

Na konci okna pro úpravy zpráv je tlačítko pro připojení dokumentů, ve kterém, když klikneme, objeví se malé okno, kde můžeme vyhledat požadovaný soubor na našem PC. Další možností je přetáhnout to, co chceme připojit, a vložit to do těla zprávy, kde se to automaticky nahraje.

11. Firma

Nakonec máme ve spodní části e-mailu podpis, volitelná funkce, kterou lze předem naprogramovat. Tento podpis může kromě uvedení osobního podpisu s frázemi a emotikony obsahovat naše jméno, e-mailovou adresu, název organizace, pro kterou pracujeme.

Doporučuje se využít tento prostor k vložení stejných informací, které by vizitka převážila, zejména uvedení jména, kontaktního telefonu, pozice a společnosti, pro kterou pracujete v případě, že se jedná o e-mail profesionální.

Základní aspekty v těle zprávy

Součástí našeho e-mailu, který přenáší nejvíce informací, je bezpochyby text zprávy. Při psaní e-mailu je nutné vzít v úvahu řadu aspektů, na které je třeba dbát, zejména pokud je zpráva, kterou pošleme, pro někoho důležitého a vyžaduje formálnější registraci.

1. Pozdravy

Pozdrav je první částí zprávy a je nezbytné, aby byl přítomen, pokud je formální, protože je to první věc, kterou si náš příjemce přečte. Výraz, který použijeme k zahájení textu zprávy, bude hodně záviset na tom, s kým mluvíme.

Některé formální výrazy, které můžeme použít, jsou:

• Vážení, vážení
• Vážený pane prezidente
• Vážený pane / paní.
• Vážený pane

Méně formální výrazy jsou:

• Ahoj všichni!
• Dobrý den, JMÉNO
• Pozdravy,
• Dobré ráno / odpoledne / večer

2. Obsah zprávy

Po pozdravu jsme začali vysvětlete myšlenku nebo rozsáhlý důvod, proč oslovujeme našeho příjemce. Zde označíte vše, co chcete sdělit osobě, které zprávu odesíláte. Jak jsme již uvedli, jeho rozšíření je velmi variabilní a závisí na kontextu a na tom, co chcete komunikovat.

V případě pracovního e-mailu se doporučuje, aby tato zpráva byla stručná a výstižná a dosáhla bodu co nejrychleji, ale udržování formálních a srdečných záznamů, zvláště pokud mluvíme s našimi šéf.

Bez ohledu na registr, který používáme, je nezbytné dbát na gramatiku, interpunkční znaménka, pravopis a další aspekty přiměřenosti. Můžeme oslovovat přítele nebo někoho, komu máme velkou důvěru, ale abychom se ujistili, že si navzájem rozumíme správně, je velmi důležité se o tyto aspekty postarat.

3. Vystřelil

Nakonec se v závěrečné části textu zprávy můžeme rozloučit, zvláště pokud se jedná o formální zprávu nebo je určena někomu důležitému. Je to velmi důležité že zpráva končí dobrým závěrem, vhodným pro konkrétní záznam a kontext. Tuto rozloučení je třeba dát po promluvě o všech hledaných bodech.

Některé dělící výrazy jsou:

• Nejprve díky.
• s pozdravem
• Srdečně,
• S pozdravem,
• Díky za váš čas.
• Sbohem.
• Brzy se uvidíme.
• Moje nejlepší přání.

Doporučuje se, aby jméno odesílatele bylo uvedeno na rozloučenou, i když to nemusí být v závislosti na situaci nutné. Například pokud se jedná o neustálou výměnu e-mailů, ve kterých odpovídáte na předchozí zprávu a konverzace byla navázána ve formě vlákna, nebude nutné uvádět celé jméno zprávy.

Bibliografické odkazy:

• Váš slovník f.) Základní části e-mailové zprávy a adresy. Váš slovník. Vzáno z: https://reference.yourdictionary.com/resources/basic-parts-of-an-email-message-and-address.html
• Syntax. (s.f.) Anatomie e-mailové zprávy. Na Syntaxis.com. Vzáno z https://www.syntaxis.com/anatomy-of-an-email-message