Jak si lépe zařídit čas v práci: 12 tipů (a čeho se vyvarovat)

Každému z nás se stalo, že nás čeká spousta práce a zdá se, že na jeho dokončení není dostatek hodin. „Buff, nemám čas ...“ říkáme si, ale přiznejme si to, všichni máme stejných 7 dní, každý s 24 hodinami. Problém není v tom, že není čas, je to v tom, že to plánujeme špatně.

Jak lépe zvládnout čas v práci je otázka, kterou si klademe všichni pracovití pracovníci a pak uvidíme strategie, jak toho dosáhnout, a také to, jak zabránit tomu, aby naše hodiny vybledly tak hladce, jako zrna v přesýpacích hodinách.

• Související článek: „Psychologie práce a organizací: profese s budoucností“

Jak lépe řídit svůj čas v práci a dosahovat lepších výsledků

Naše týdny mají 7 dní a každý z nich má 24 hodin, ani jeden více, ani jeden méně. Čas je pro každého stejný, pokud jde o množství, ale ne o jeho použití. Některým se podaří zvládnout všechny úkoly, které musí, aniž by jim chyběl čas věnovat se volnému času a rodině, zatímco jiní své povinnosti dokončí velmi pozdě. Proč? Čím se liší jeden od druhého? Klíčem k tomu všemu je to, jak odlišně řídíme svoji pracovní dobu.

Ve společnosti, ve které žijeme, je zásadní řídit čas, protože to je nejmenší nedostatek začneme přetížit, pociťujeme stres a všímáme si, jak všechno, co jsme chtěli dělat, musí zrušení.

Pracovní povinnosti jsou před našimi koníčky, rodinou, přáteli a dalšími aktivitami příjemné, což znamená, že čím déle nám bude práce trvat, tím méně nás bude bavit volný čas. Špatné řízení času nás frustruje a dává nám pocit, že ztrácíme život.

Jak lépe zvládat čas v práci je něco, co mnozí chtějí, ale jen málo jich dostane. Neexistuje žádná nepochopitelná záhada, jde jen o to naučit se organizovat. Samozřejmě se vždy mohou vyskytnout nepředvídané události, ale většina hodin, které vidíme, je čas, který nám, dobře využitý, umožní dokončit naše pracovní úkoly co nejdříve.

Způsoby, jak lépe řídit čas

Dále uvidíme, že uvidíme několik tipů a strategií, jak co nejlépe využít čas v práci Máme tedy více na ty příjemné činnosti, kterým se chceme věnovat, až skončíme s pracovními povinnostmi.

1. Použijte agendu

Programy nám umožňují spravovat čas ve střednědobém a dlouhodobém horizontu stanovením důležitých dat a jejich pečlivým zapamatováním. Ať už v digitálním nebo fyzickém formátu, důležité je, že máme jeden, který má organizovat úkoly a dobře plánovat, když musíme doručit zprávy nebo dodržet naše termíny. Musíme to mít vždy po ruce, zapsat si všechny své závazky a často je konzultovat. Nedůvěřujme své paměti, protože, jak si myslíme, je neomylná, není.

2. Přiřaďte úkolům konkrétní čas

Pokud budeme neúnavně a nepřetržitě pracovat, dříve či později se dostaví fyzická a duševní únava, která nám znemožní adekvátní výkon. Z tohoto důvodu je nutné každé aktivitě přiřadit určitý čas a mezi úkoly ponechat trochu volného času, i když je velmi krátký. To může být rozporuplné, ale vzhledem k tomu, že za 50 minut je to těžké udržujte pozornost, krátká přestávka nás může dobít a udržet nás v práci uspokojivě.

Ideální je dát do našeho plánu, kdy začnou dělat každý z úkolů, které nám byly přiděleny, a kdy bychom si měli udělat krátkou přestávku. Můžeme se spolehnout na metodu Pomodoro, pracovat 25 minut (1 pomodoro) nebo 50 (2 pomodoros) a poté si mezi jednotlivými obdobími udělat 5minutovou přestávku. Budeme se tak moci pohybovat vpřed, aniž bychom se cítili vyčerpaní a řádně vykonávat funkce, které musíme rozvíjet.

3. Stanovte si cíle

Důrazně doporučujeme stanovit si denní, týdenní a dokonce i měsíční cíle. Tato strategie je velmi dobrou volbou, jak správně vykonávat krátké pracovní pozice, a také nás motivuje, abychom viděli, čeho dosahujeme. Tyto cíle musí být ambiciózní, ale také realistické a dosažitelné, protože jinakKdyž vidíme, že je nedodržujeme, budeme demotivováni. Stanovené cíle musí být krátkodobé, střednědobé a dlouhodobé.

• Mohlo by vás zajímat: „Spouštěče akce: co jsou zač a jak ovlivňují chování“

4. Upřednostněte úkoly

Ne všechny úkoly mají stejnou důležitost. Musíme začít s nejdůležitější a nejvyšší prioritou. Nezáleží na pořadí, ve kterém upřednostňujeme věci, Důležité je, že to děláme, protože dokončení nejdůležitějších věcí dříve znamená, že budeme mít nejprve volný čas.

Cokoli, co je malé nebo co není naléhavé opravit, může počkat. V souvislosti s tím je důležité vědět, které jsou naše nejlepší hodiny výkonu, ty, ve kterých jsme nejlepší soustředíme se, abychom mohli dělat úkoly, které vyžadují nejvíce zdrojů, s maximální možnou účinností a bez chyby. Nejméně důležitá věc je lepší nechat to v době, kdy náš výkon není příliš vysoký, obvykle po jídle nebo pozdě v pracovní den.

5. Začněte alespoň pěkně

Při mnoha příležitostech necháme to, co nejméně chceme udělat jako poslední, a to je velká chyba. Nejlepší věc, kterou můžeme udělat, je co nejdříve udělat to, co je špatný nápoj, protože se ho tak zbavíme dříve a ještě si budeme moci užít zbytek dne. Pokud se nejdříve zbavíme toho, co nás stresuje, zbytek věcí, které musíme udělat, bude snazší.

6. Rozdělte čas do bloků

Velmi dobrou strategií, jak využít a efektivně řídit čas, je rozdělit pracovní den do bloků. Pokud musíme dělat složité úkoly, které na první pohled způsobují, že jsme velmi neochotní je zahájit Vždy je můžeme rozdělit na jednodušší úkoly, uspořádané tak, aby každý malý krok byl Záloha. Převedením složitých úkolů na několik jednodušších můžeme optimalizovat zdroje, ušetřit čas a lépe organizovat čas..

7. Dejte si odměny

I když bychom neměli zneužívat, můžeme se odměnit za domácí úkoly. Můžeme si dát malé ceny, jako například mít čokoládovou tyčinku na konci zprávy, číst knihu, která se nám líbí po dobu půl hodiny, sledovat video, které nás zajímá... Tyto malé ceny nás budou pohánět a motivovat k tomu, abychom dokončili úkoly, které musíme udělat.

8. Uspořádejte dobré pracovní prostředí

Místo, kde pracujeme, je velmi důležité, víc, než si myslíme. Pokud to dokážeme, měli bychom pracovat na místě s dobrým stolem, pohodlnou židlí, dobrým osvětlením a bez mnoha vyrušování.. Můžeme mu dát osobní dotek, aby byl útulný, ale vždy se ujistěte, že je čistý a dobře organizovaný. Stůl plný papírů s kancelářskými nástroji úplně přeplněnými je prostředí, které nám brání soustředit se na naše úkoly.

9. Stanovte limity

Trávit několik hodin po sobě stejnou věcí, aniž bychom vstávali ze židle nebo si trochu natahovali nohy, je velmi špatné pro naše zdraví a naši produktivitu. Nebudeme dělat věci lépe tím, že budeme pracovat déle. Pokud vidíme, že úkol nás stojí příliš mnoho nebo že se snadno rozptylujeme, udělejme si nějaký čas, buď na chvíli úkoly změňme, nebo přímo odpočíváme. Nejde o to, že opouštíme to, co jsme dělali, ale o to, že jsme to museli na chvíli nechat v pohotovostním režimu.

• Mohlo by vás zajímat: „Parkinsonův zákon: Proč to bereme déle, čím déle máme“

10. Vyhněte se multitaskingu

Ale stejně, jako je v pořádku nechat úkol na polovinu hotový, neměli bychom si myslet, že budeme dobře fungovat, pokud budeme neustále skákat z úkolu na úkol. Soustředění je něco, co vyžaduje čas, takže se nemůžeme věnovat střídavě dvěma úkolům zároveň, protože jediné, čeho dosáhneme, je velmi rychle se unavit a trvat dvakrát déle udělejte je. Multitasking je nejhorším nepřítelem efektivní správy počasí. Výkon je mnohem vyšší, když se zaměříme na jeden úkol.

11. Nebojte se říct ne

Je zásadní naučit se říkat ne, když nemůžeme něco udělat, protože už máme hodně práce. Někdy se naši kolegové snaží před námi skrýt své závazky, nebo dokonce náš šéf své týrá situace a dává nám úkoly, které dnes nemůžeme dokončit, aniž bychom obětovali část svého času volný, uvolnit. Někdy to může být přijato, ale vždy je to přehnané. Pokud vidíme, že od nás žádají příliš mnoho, neměli bychom se bát odmítnout.

12. Delegát vůči třetím stranám

Někdy můžeme cítit, že nás situace přemáhá, zvláště pokud jsme dostali více úkolů, než jsme čekali. Je důležité vyhnout se stresu a delegovat některé z našich úkolů na kolegu nebo podřízeného, ​​aniž bychom zneužívali sebevědomí nebo šli přes palubu nebo mu dali úkol, na který nebyl najat. Otázkou není dát někoho jiného, ​​aby vykonával naši roli, ale ano posílat aktivity, které pro nás sami těžko zvládneme.

Co nám bere čas: chyby a vyrušování v práci

Nyní, když jsme viděli 12 tipů, jak se naučit lépe zvládat čas v práci, je čas se podívat, co nám čas ubírá. Existuje několik chyb a rušivých prvků, které brání našemu dobrému výkonu na pracovišti, zloději času, kteří, pokud budou odhaleni, nás přimějí řídit náš den nejlepším způsobem práce.

1. Přerušení

Je jasné, že přerušení je to, co nejvíce kazí naši organizaci času. I když nás něco vyruší, naše soustředění zmizí, což způsobilo, že potřebujeme několik cenných minut, abychom se znovu soustředili na to, co děláme. Čím déle nám trvá, než se znovu soustředíme, tím déle nám bude trvat, než budeme znovu produktivní, a také riskujeme, že uděláme více chyb.

2. Mobilní telefon

Telefon vyžaduje čas a hodně. Klábosit o nejnovější věci, kterou někdo dal na Instagram, o tom, co nám naši přátelé píší na WhatsApp nebo nějaký hovor od člena rodiny, mobilní telefon nás rozptyluje a brání nám v efektivitě a samozřejmě, čím déle to trvá, než věci.

Dobrým nápadem je mobilní telefon vypnoutAvšak vzhledem k tomu, že žijeme ve vysoce propojené společnosti a že jsme na ní hodně závislí, je nejlepší udělat Můžeme udělat, je to přesunout z našeho zorného pole, takže si to tedy pamatujeme, až když uvidíme. Je také velmi důležité ponechat to v tichosti a velmi jasně říci své rodině a přátelům, že pokud nás nemá varovat před skutečnou naléhavostí, že nám nevolají.

3. Odložit úkoly

Odkládání nepříjemných nebo složitých úkolů je to nejhorší, co můžeme udělat protože čím více času uběhne, tím méně je budeme muset udělat a tím více nás bude stát, abychom jim dělali dobře, když se tak rozhodneme. Nejlepší, co můžeme udělat, jak jsme již zmínili, je udělat je hned v první chvíli dne, protože tak se co nejdříve zbavíme špatného nápoje.

Životopis

Pokud chceme lépe řídit čas v práci, je nezbytné, abychom věděli, co musíme strukturujte úkoly na malé aktivity, které se dají snadno a rychle provést a začněte alespoň příjemný. Je velmi důležité vzít v úvahu, ve které denní době jsme nejproduktivnější, a dát nejjednodušší činnosti a méně důležité u těch, kde je pro nás obtížnější se soustředit, například po jídle nebo na konci dne práce.

Nejvíc vás bolí rozptýlení, zejména vyrušování a mobilní telefony k našemu řízení času, protože čím vícerát ztrácíme koncentraci, tím méně produktivní budeme. Je nezbytné pracovat v pohodlné místnosti, kde jsme izolovaní od jakéhokoli neodkladného rozptýlení a máme velmi jasné, kdy je nejvhodnější doba pro používání mobilu. Naši blízcí by měli vědět, v kolik hodin pracujeme, a říkat jim, že by nám neměli zavolat, pokud to není pro něco velmi důležitého.

Bibliografické odkazy:

• Allen, D. (2001). Dokončování: Umění produktivity bez stresu. New York: Viking. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Fiore, N.A. (2006). The Now Habit: Strategický program pro překonání otálení a hraní hry bez viny. New York: Penguin Group. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Le Blanc, R. (2008). Snadné dosažení cílů! Praktické nástroje pro stanovení cílů a osvědčené techniky řízení času. Maarheeze: Cranendonck Coaching. ISBN 978-90-79397-03-7.