15 kancelářských funkcí (a jejich charakteristika)

V každé organizaci je nutné, aby byla provedena řada činností, aby se společnost posunula vpřed, kromě toho, že dokáže plnit navrhované cíle a nabízet produkty a služby, na které se specializuje.

Ačkoli bychom mohli hovořit o stovkách funkcí, které jsou prováděny v rámci společnosti, realita je taková, že pokud bychom je seskupili do obecnějších funkcí, existuje jich jen čtrnáct dní.

Dále zjistíme, co jsou zač hlavní kancelářské funkce a jaký je její význam pro celou organizaci.

• Související článek: „Psychologie práce a organizací: profese s budoucností“

15 kancelářských funkcí (funkce a pracovní prostory)

V každé organizaci existuje několik zaměstnanců vykonávajících různé funkce. Každý z nich se specializuje na svůj obor, což může vyžadovat určitý typ školení, které je víceméně vysoké a nezbytné k výkonu funkce, kterou v organizaci vykonávají. Jeho funkce jsou velmi rozmanité a řeší aspekty, jako je správa, zásoby, finanční řízení, výběr zaměstnanců nebo distribuce pošty.

Organizace lze popsat jako organismy, ve kterých pokud některá z jejich částí nefunguje správně, celek selže nebo bude méně funkční

. Proto je nezbytné, aby pracovníci společnosti ovládali dovednosti, které se od nich při plnění úkolů očekávají jim bylo přiděleno, s využitím dobré ústní komunikace, organizačních schopností, psaní dokumentů a znalostí automatizace kanceláří. Všechny tyto dovednosti se týkají 15 nejlepších kancelářských funkcí, na které se podíváme níže.

1. Plánování

Plánování je na prvním místě našeho seznamu, protože je nejdůležitějším úkolem v rámci organizace. Tento znamená definovat, jaké metody a organizační struktury budou ve společnosti prováděny, jasně stanovit očekávaný podnikatelský plán.

Ačkoli existují technologické nástroje, které pomáhají specifikovat metody uvedené v obchodním plánu a distribuovat je úkoly mezi zaměstnanci, je nezbytné, aby dobrý plánování. Pokud nezačnete správnou nohou, je obtížné dosáhnout obchodních cílů, kterých chce organizace dosáhnout.

Lidé, kteří mají na starosti plánování, musí mít jasnou obchodní viziKromě znalosti hloubky, jaká je hierarchie ve společnosti a silné a slabé stránky členů, kteří jsou považováni za adekvátní cílům, které jsou po nich požadovány.

2. Redakce dokumentů

V každé kanceláři se toho hodně napíše. Jedním z časově nejnáročnějších úkolů pro zaměstnance společnosti je psaní zpráv a dokumentů jako je přepis důležitých konverzací a schůzek, a navíc ponechání minut z oni sami. Rovněž se sepisují a zaznamenávají aspekty, jako jsou inspekce a kontroly zásob.

Při sepisování dokumentů Zahrnuje také vývoj příruček a protokolů na pomoc pracovníkům, nováčci a veteráni, aby porozuměli tomu, co by měli dělat v každém kurzu nebo úkolu, který je po nich požadován. Mohou také podrobně popsat aspekty, jako jsou pozadí, pokrok, výsledky, výhody a nevýhody aplikace té či oné metody v konkrétní situaci, která je pro společnost.

• Mohlo by vás zajímat: „Psychologie vám dává 6 tipů, jak lépe psát“

3. Navštěvujte schůzky

Co je společnost bez slavných obchodních schůzek? V každé organizaci se konají schůzky mezi členy pracovního týmu, ve kterém vyměňovat si nápady, sdílet prezentace, předkládat zprávy a zprávy o probíhajících projektech.

Tato setkání se konají s cílem poskytnout společné úhly pohledu a sladit jejich pohledy na dosažení cíle nebo dokončení konkrétního projektu. Snaží se stanovit směr, kterým se musí pracovníci ubírat, aby se dopracovali ke stejnému cíli, koordinovaně a bez zbytečného opakování úkolů mezi sebou. Z tohoto důvodu schůzky každému z nich přiřazují role, úkoly a termíny.

Co je na schůzkách komentováno, je zaznamenáno v minutách nebo minutách k podání. Jeho četnost, trvání a aspekty, o nichž se bude diskutovat, stanoví sama organizace a účastníci schůzky. Existují například společnosti, ve kterých se schůzky konají denně, zatímco v jiných jsou týdenní, čtrnáctidenně, měsíčně... Četnost schůzek bude záviset na potřebách každé společnosti a na tom, o čem se diskutuje v nich.

• Mohlo by vás zajímat: „6 typů organizační komunikace“

4. Plánování schůzek

Setkání, osobně nebo online, je jen špičkou ledovce. Za každým z nich je spousta příprav, investování času a prostředků na vyjasnění, o čem se bude mluvit nebo co se v nich bude dělat.

Může se to zdát jednoduché, ale přestává to tak být, pokud si myslíme, že kdo má na starosti plánování takových setkání, musí uvědomte si projekt, o kterém se bude diskutovat, kdo jsou lidé, kteří mají zájem se zúčastnit a v jaké jsou době studna.

Plánování schůzek neznamená pouze rozhodování o místě, čase a účastnících, ale také zajistěte, aby se účastníci mohli účastnit a aby se zvolený čas neshodoval s úkoly nebo jinými ještě důležitějšími schůzkami. Kromě toho zahrnuje rozhodnutí, zda je téma, o kterém chcete mluvit, dostatečně důležité, aby bylo zahrnuto v schůzce, osobně nebo online, protože nikdo nechce pořádat schůzky kvůli věcem, které by mohly být prodiskutovány chatem nebo e -mailem elektronický.

• Mohlo by vás zajímat: „Time management: 13 tipů, jak využít hodiny dne“

5. Organizační kontrola e -mailu

Další funkcí kanceláře je kontrola e -mailu organizace. Zpočátku to zní jednoduše, zdá se, že to zahrnuje pouze otevírání e -mailů, které dostáváme z různých úrovní společnosti, kde pracujeme. Pravdou však je, že je to jedna z činností, která nám může trvat nejdéle, a existují studie, které ukazují, že v průměru utrácíme v průměru 20,5 hodiny týdně s tímto úkolem.

E -maily zasílané naší společností je třeba důkladně přečíst a poukázat na důležité aspekty že nám to řekne náš šéf nebo kolegové a uvědomte si, že žádná zpráva není na místě Důležité. Musíme jim také odpovědět, protože není příliš profesionální ani srdečné nedat odpověď vděčnost nebo sebemenší komentář, že jsme obdrželi takovou zprávu od nadřízeného i podřízený.

• Související článek: „11 částí e -mailu (vysvětleno a s příklady)“

6. Distribuce firemní pošty

Distribuce pošty ve společnosti je úkol, ve kterém není vyžadováno rozsáhlé školení, i když s sebou nese velkou odpovědnost. Musíte mít velký pocit naléhavosti, dobrou organizaci a znát všechna důležitá oddělení, úřady a pozice ve společnosti doručte informace lidem, kteří jsou pro vás vhodní, a to co nejdříve.

Mezi dokumenty a další položky, na které mohou zaměstnanci vaší organizace čekat, patří faktury dodavatele, dopisy odpověď od vládního orgánu, kreditní karty, návrhy, folia, elektronická zařízení, jako jsou grafické karty a materiály bratranci.

7. Logistika

Logistika Souvisí to s přepravou veškerého zboží souvisejícího se společností, a to jak s jejich příchodem do společnosti, tak s odjezdem k ostatním a se skladováním.

Tato funkce také zahrnuje interakci s poskytovateli, abychom mohli vydávat základní suroviny při výrobě produktů a služeb nabízených společností organizace. Každý, kdo se zabývá logistikou, má za cíl zajistit, aby společnost měla vše, co potřebuje k udržení výroby.

8. Odpověď na hovor

Telefon je i nadále jedním z nejpoužívanějších komunikačních prostředků a svět obchodu tomu není cizí. Odpověď na volání je základní funkcí každé organizace způsob, jakým komunikujete s klienty, dodavateli nebo mezi vlastními spolupracovníky.

Tato funkce není tak jednoduchá, jak se zdá. K jeho správnému výkonu je zapotřebí určitý stupeň protokolu, protože to je zejména pro potenciální klienty první forma kontaktu pro mnohé z nich, a to jak pro ty, kteří společnosti volají, tak pro ty, kteří jsou povoláni, aby je informovali o svých nabídkách (telemarketer). Je třeba dodržovat pravidla zdvořilosti, udržovat institucionální tón a sledovat hlas a slovní zásobu.

Každý, kdo má na starosti telefon, si musí být vědom toho, co říká osoba, se kterou mluví, ať už je to dodavatel nebo zákazník. Během provádění této funkce musí telemarketer zapsat, o kolik více informací lépe souvisí s jeho partnerem, za účelem rozšíření databáze kontaktů společnosti o potenciálního zákazníka nebo zajímavého dodavatele.

• Související článek: „Kvantitativní škola správy: co to je a vlastnosti“

9. Zákaznická podpora

Služby zákazníkům sestává z fyzicky obsluhujících zákazníků s ohledem na otázky a pochybnosti, které mají ohledně služby nebo produktu nabízeného organizací.

Je to jedna z nejcitlivějších funkcí ve společnostech, protože v závislosti na léčbě, která je poskytována Zákazníci a jak efektivní je vyřešit své pochybnosti nebo stížnosti na produkty nebo služby, budou spokojeni nebo ne.

• Mohlo by vás zajímat: „12 psychologických triků, které supermarkety používají k tomu, abyste utratili více peněz“

10. Organizace souborů

Organizace souborů je klíčovým aspektem ve společnostech, ať už se provádí v papírové nebo digitální podobě.

Tak či onak, Veškerá činnost ve společnosti generuje nějaký typ dokumentu, který je třeba uchovávat, jako jsou faktury, zápisy, poznámky, zápisy, zprávy o prodeji, tištěné zprávy ... Tyto informace by měly být katalogizovány, archivovány a chráněny v závislosti na jejich úrovni důležitosti a na tom, zda je pravděpodobné, že budou do budoucna konzultovány.

11. Tisk a kopírování dokumentů

Tisk dokumentů je právě to, tisk souborů, které jsou nutné k jejich fyzickému formátu a dostat je ke správným pracovníkům.

Tato funkce je spojena s funkcí organizování souborů, protože může být také nutné tisknout dokumenty uloženo digitálně pro náhradní fyzickou kopii a uloženo na místě vhodný.

12. Výběr personálu

Žádná společnost si trvale neudrží své zaměstnance, ať už proto, že se sami rozhodnou odejít, jsou vyhozeni nebo prostě zemřou. Lidé přicházejí a odcházejí a vy musíte najímat nové zaměstnance, aby mohli pracovat naplno. Výběr personálu spočívá ve výběru budoucích pracovníků z možných kandidátů.

Úkoly související s náborem musíme udělat s uchazeči pohovory, podívat se na jejich životopisy, prozkoumat jejich otisky prstů a potvrdit, že jejich reference jsou pravdivé.

• Související článek: „Výběr personálu: 10 klíčů k výběru nejlepšího zaměstnance“

13. Inventář

Funkce inventáře Zahrnuje zjištění, jaké zdroje má společnost a zda potřebuje nějaký konkrétní předmět nebo prvek, aby mohla řádně plnit své funkce. Příjemce zásob je zodpovědný za zjištění, zda chybí kancelářské potřeby, vybavení, nábytek, úklidové potřeby nebo jakákoli jiná položka.

Součástí inventáře je také informování o příjmech a výdajích zdrojů, jako jsou selhání nebo škody, které měli některé z nich nebo pokud existuje podezření, že existují pracovníci, kteří si berou kancelářské potřeby Domov. To vše bude zaznamenáno ve zprávě podrobně popisující situaci zdrojů a možné potřeby, ke kterým došlo v případě jejich nedostatku, pokud existuje.

14. Správa financí

Správa financí spočívá v zajištění toho, aby peníze, se kterými organizace hospodaří, splňovaly její očekávaný životní cyklus, nákup a prodej produktů a služeb, které společnost potřebuje a nabízí, a moudře investování. To také znamená uložení všech faktur, jejich odeslání příslušným lidem, jejich registraci a provedení nezbytných administrativních plateb.

15. Správa

Pod správou rozumíme problémy více související s papírováním, jako jsou právní problémy a byrokracie. Je nutné, aby společnost kromě zohlednění modelů velmi dobře věděla, jaké právní aspekty musí splňovat a dokumenty k vyplnění a předložení státní správě k potvrzení, že jejich činnost je právní.