De 11 dele af en e-mail (forklaret og med eksempler)

E-mail er blevet et grundlæggende værktøj i vores dage takket være at give os mulighed for at sende beskeder hurtigt og øjeblikkeligt.

Elektroniske meddelelsesplatforme tillader ikke kun at sende en skriftlig tekst til hvem vi adresserer den, men også de giver også mulighed for at vedhæfte andre dokumenter og multimedieelementer som musik, videoer og præsentationer.

Der er flere delene af en e-mail, som vi gennemgår nedenfor.

• Relateret artikel: "De 28 typer kommunikation og deres karakteristika"

E-mailens egenskaber

E-mail, også kaldet e-mail (elektronisk post), er en internettjeneste, der giver dig mulighed for at sende og modtage tekstbeskeder og multimediefiler mellem brugere fra alle dele af verden. De filer, der kan sendes, er af alle slags, såsom musiknumre, billeder, videoer, dokumenter... og det er takket være dette sammen med deres hastighed og let at blive hørt til enhver tid, at e-mails er blevet det vigtigste kommunikationsmiddel i til stede.

For at sende og modtage e-mails er det nødvendigt at have en konto på en af ​​de sider, der tilbyder denne type tjenester, ud over at have adgang til Internettet.

Langt de fleste af disse sider gør det muligt at oprette konti gratis og teknologien bag dem er baseret på en protokol kaldet SMTD, som også bruges til andre systemer. De mest brugte e-mail-sider i dag er Gmail, Yahoo! mail og Outlook.com.

Mens brugerne i det virkelige liv har fysiske e-mail-adresser, hvilket kan være vores adresse eller vores kontor, i den virtuelle verden skal vi bruge en skriftlig e-mail-adresse og digital. Denne adresse kan ikke gentages inden for netværket og består normalt af et sæt ord (brugernavn) ledsaget af et @ symbol (at) og derefter navnet, der opretter net.

Den person, som meddelelsen sendes til, behøver ikke at være logget ind i øjeblikket for at være i stand til det modtage det, og vi har heller ikke brug for at være forbundet hele tiden, hvis vi vil modtage de beskeder, de sender os andre. Så længe beskeden sendes til den korrekte e-mail-adresse, når den person, vi vil have den til at nå dig, medmindre din egen konto identificerer meddelelsen som SPAM (junk mail) og arkiverer den i din mailmappe uønsket.

Ligesom livets e-mail kræver den elektroniske, at en række data skal udfyldes, så de kan sendes. På samme måde som i et traditionelt brev anbringer vi returadressen, afsenderen, en konvolut med skrevet tekst eller fotos, e-mails Elektroniske data kræver, at vi lægger, hvem vi sender dem til, hvad vi vil sige, og om vi vedhæfter andre elementer eller ej. Længden og formaliteten af ​​meddelelsens hoveddel afhænger af brugeren og konteksten.

Hoveddele af e-mails

De vigtigste dele af e-mail er som følger:

Header

Overskriften er et sæt linjer, hvor de vigtigste oplysninger til afsendelse af meddelelsen vises. Det er i denne del, hvor du kan læse e-mail-adresserne til både afsenderen af ​​meddelelsen (afsenderen) og modtageren (modtageren) samt datoen og klokkeslættet, den blev sendt. Overskriften er øverst i vinduet i den e-mail, vi skriver, og består af følgende dele.

1. Afsender

Normalt i overskriften afsenderdelen Det kommer i form af et blankt rum præsenteret med ordet "Fra:". Dette er det område, hvor e-mail-adressen til den person, der sender beskeden, er placeret.

2. Adressat

Modtagerdelen er et tomt mellemrum i overskriften, der det begynder mange gange med ordet "Til:" og i den lægger du den e-mail-adresse, som beskeden er adresseret til. Dette element er vigtigt i en e-mail, da det som i ethvert brev er nødvendigt at vide til hvem det sendes.

Hvis den e-mail-adresse, der er skrevet, er ugyldig, stavet forkert eller ikke findes, har de fleste instant messaging-tjenester det en funktion, der advarer os om, at beskeden ikke kunne sendes på grund af et problem med modtageren. I andre tilfælde sendes beskeden, men går ikke nogen steder.

3. CC eller BCC

I det samme afsnit af "Modtager" er i slutningen initialerne "CC" og "CCO". Disse to muligheder er valgfri og tjener til at nedskrive de andre e-mail-adresser, som du vil få dem til at modtage kopien af ​​den e-mail, der skal sendes.

CC-indstillingen betyder "med en kopi", der viser alle adresser til alle modtagere, det vil sige, at alle de mennesker, der modtager beskeden, har adgang til e-mails fra resten af ​​de mennesker, der har modtaget den samme tekst.

BCC-indstillingen, som betyder "med blind kopi", indebærer at sende den samme besked til flere personer som i tilfældet med CC, men med det særlige, at E-mail-adressen til de personer, der har modtaget den samme e-mail, vises ikke.

4. Dato

De fleste elektroniske messaging-tjenester har en funktion aktiveret, der viser, hvornår og på hvilken dag meddelelsen blev sendt.

5. Modtaget bekræftelse

Nogle tjenester har en funktionalitet, der fortæller dig, om den sendte besked er modtaget af den person, som det er rettet til.

6. Svar og frem-knapper

I overskriften kan der være en knap, der siger "Svar", som sparer os for at skulle skrive igen e-mail-adressen på den person, der sender os en besked for at sende svaret, mens knappen er "Send igen" sender den samme besked igen til den samme adresse eller til andre, hvis vi har tilføjet nye adresser af post.

7. Affære

I "Emne" er det, hvor redaktøren for e-mailen skal placere en titel eller et emne, der er relateret til meddelelsens kropeller forklar kort årsagen til afsendelsen. Denne sætning gør det muligt for den person, der modtager den, at vide, hvad posten handler om, før den åbnes.

• Du kan være interesseret i: "Informativ tekst: definition, typer og karakteristika"

Vindue til redigering af beskeder

Efter headeren har vi den del, hvor vi skriver brødteksten ud over at vedhæfte filer eller underskrive hvis vi vil.

8. Beskedtekst

Kroppen er den redigerede del af meddelelsen, og den kan være så lang som vi vil. Det er her, vi skriver alle grundene til, at vi skriver, og hvad vi vil sige til modtageren af ​​meddelelsen.

9. Redigeringsværktøjslinje

De fleste elektroniske messaging-tjenester har en redigeringsværktøjslinje aktiveret, som gør sektionen til at skrive hovedteksten af ​​meddelelsen have funktioner svarende til en konventionel tekstbehandler. Takket være denne bjælke kan vi ændre størrelsen på brevet, farven, skrifttypen, understrege, gøre fed, organisere teksten i punkttegn ...

10. Vedhæftede filer

Valgfrit, meddelelsen kan ledsages af vedhæftede filer, dvs. multimedieelementer eller andre dokumenter i forskellige formater, såsom PDF eller Word. Disse filer skal downloades af modtageren for at åbne dem og kan være af alle slags: fotos, videoer, dokumenter, mapper, præsentationer, musiknumre, regneark ...

Selvom du kan sende mere end en i samme e-mail, bliver du nødt til at tage højde for, hvor meget plads besætte, og i tilfælde af overskridelse af den kapacitet, der er tilladt med posten, skal de deles med andre Beskeder.

Der er en knap til at vedhæfte dokumenterne i slutningen af ​​meddelelsesredigeringsvinduet, hvor hvis vi klikker, vises der et lille vindue, hvor vi kan søge efter den ønskede fil på vores pc. En anden mulighed er at trække det, vi vil vedhæfte, og lægge det i meddelelsens brødtekst, hvor det automatisk uploades.

11. Firma

Endelig har vi signaturen nederst i e-mailen, en valgfri funktion, der kan forprogrammeres. Denne signatur kan omfatte vores navn, e-mail-adresse, navnet på den organisation, som vi arbejder for, ud over at sætte en personlig signatur med sætninger og humørikoner.

Det anbefales at bruge dette rum til at placere de samme oplysninger, som et visitkort ville have, især sætte navn, kontakttelefon, stilling og firma, som du arbejder for, hvis du er en e-mail professionel.

Væsentlige aspekter i budskabets krop

Den del af vores e-mail, der transmitterer mest information, er uden tvivl selve meddelelsen. Det er nødvendigt at tage højde for en række aspekter, der skal tages hånd om, når du skriver en e-mail, især hvis den meddelelse, vi skal sende, er til en vigtig person og kræver en mere formel registrering.

1. Vær hilset

Hilsenen er den første del af meddelelsen, og det er vigtigt, at den er til stede, hvis den er en formel, da det er det første, vores modtager vil læse. Det udtryk, som vi bruger til at starte meddelelsesteksten, afhænger meget af, hvem vi taler med.

Nogle formelle udtryk, som vi kan bruge, er:

• Distinguished Sirs
• Kære præsident
• Kære hr. / Fru.
• Kære hr

Mindre formelle udtryk er:

• Hej allesammen!
• Hej, NAME
• Vær hilset,
• God morgen / eftermiddag / aften

2. Beskedindhold

Efter at have hilst begyndte vi at forklare ideen eller den omfattende grund til, at vi henvender os til vores modtager. Her angiver du alt, hvad du vil formidle til den person, som du sender beskeden til. Som vi har kommenteret, er dens udvidelse meget variabel og afhænger af konteksten og hvad du vil kommunikere.

I tilfælde af en arbejds-e-mail anbefales det, at denne meddelelse er kort og kortfattet og når til punktet så hurtigt som muligt, men opretholde en formel og hjertelig optegnelse, især hvis vi taler til vores chef.

Uanset hvilket register vi bruger, er det vigtigt at tage sig af grammatik, tegnsætningstegn, stavning og andre aspekter af tilstrækkelighed. Vi henvender os muligvis til en ven eller nogen, som vi har stor tillid til, men for at sikre, at vi forstår hinanden korrekt, er det meget vigtigt at tage sig af disse aspekter.

3. Fyret

Endelig kan vi i den sidste del af budskabets krop sige farvel, især hvis det er en formel besked, eller som er rettet til nogen vigtig. Det er meget vigtigt at beskeden slutter med en god lukning, der passer til den specifikke post og kontekst. Dette farvel skal gives efter at have talt om alle de punkter, der var ønsket.

Nogle afskedsudtryk er:

• Først og fremmest tak.
• Med venlig hilsen
• Hjerteligt,
• Med venlig hilsen
• Tak for din tid.
• Farvel.
• Vi ses snart.
• Mine bedste ønsker.

Det anbefales, at afsenderens navn gives i farvel, selvom det måske ikke er nødvendigt afhængigt af situationen. For eksempel, hvis det er en konstant udveksling af e-mails, hvor du svarer på den forrige besked og der er oprettet en samtale i form af en tråd, er det ikke nødvendigt at sætte navnet i det hele Beskeder.

Bibliografiske referencer:

• Din ordbog (s. f.) Grundlæggende dele af en e-mail-besked og adresse. Din ordbog. Taget fra: https://reference.yourdictionary.com/resources/basic-parts-of-an-email-message-and-address.html
• Syntaks. (s.f.) Anatomi af en e-mail-besked. På Syntaxis.com. Taget fra https://www.syntaxis.com/anatomy-of-an-email-message