De 15 kontorfunktioner (og deres egenskaber)

I enhver organisation er det nødvendigt, at der udføres en række aktiviteter, for at virksomheden kan komme videre, udover at kunne opfylde de foreslåede mål og tilbyde de produkter og tjenester, som det er specialiseret i.

Selvom vi kunne tale om hundredvis af funktioner, der udføres inden for en virksomhed, er virkeligheden, at der kun er 14 dage, hvis vi grupperer dem i mere generiske funktioner.

Dernæst vil vi opdage, hvad de er hovedkontorfunktionerne og hvad er dens betydning for hele enhver organisation.

• Relateret artikel: "Psykologi for arbejde og organisationer: et erhverv med en fremtid"

De 15 kontorfunktioner (funktioner og arbejdsområder)

I hver organisation er der flere medarbejdere, der udfører forskellige funktioner. Hver af dem er specialiseret inden for deres område, hvilket kan kræve en form for træning, der er mere eller mindre høj og nødvendig for at udføre den funktion, de udfører i organisationen. Dens funktioner er meget forskelligartede og omhandler aspekter som administration, lager, økonomistyring, medarbejdervalg eller postdistribution.

Organisationer kan beskrives som organismer, hvor hvis en af ​​deres dele ikke fungerer korrekt, vil helheden mislykkes eller være mindre funktionel. Derfor er det vigtigt, at virksomhedens medarbejdere mestrer de færdigheder, der forventes af dem, når de udfører opgaver tildelt dem, ved hjælp af god mundtlig kommunikation, organisatoriske færdigheder, dokumentskrivning og viden om kontor automatisering. Alle disse færdigheder vedrører de top 15 kontorfunktioner, som vi vil se nærmere på herunder.

1. Planlægning

Planlægning er øverst på vores liste, da det er den vigtigste opgave i en organisation. Det her Det indebærer at definere, hvilke metoder og organisatoriske strukturer der skal udføres i virksomheden, og klart fastsætte den forventede forretningsplan.

Selvom der er teknologiske værktøjer, der hjælper med at specificere de metoder, der er beskrevet i forretningsplanen og distribuere opgaver blandt medarbejderne, er det vigtigt, at et godt planlægning. Hvis du ikke starter på højre fod, er det svært at nå de forretningsmål, som organisationen ønsker at nå.

De mennesker, der står for udførelsen af ​​planlægningen, skal have en klar forretningsvisionUdover at kende indgående, hvad der er hierarkiet i virksomheden og styrker og svagheder hos medlemmerne, der menes at være tilstrækkelige til de mål, der bliver stillet til dem.

2. Redigering af dokumenter

Der er skrevet meget på hvert kontor. En af de mest tidskrævende opgaver for virksomhedsarbejdere er at skrive rapporter og dokumenter såsom transskription af vigtige samtaler og møder, udover at efterlade referater af dem selv. Aspekter som inspektioner og opgørelsesoversigter udarbejdes og registreres også.

Ved udarbejdelse af dokumenter Det inkluderer også udvikling af vejledninger og protokoller for at hjælpe arbejdstagere, nybegyndere og veteraner, for at forstå, hvad de skal gøre i hvert kursus eller opgave, der anmodes om af dem. De kan også detaljerede aspekter som baggrund, fremskridt, resultater, fordele og ulemper ved at anvende den ene eller anden metode i en konkret situation, der er væsentligt vigtig for Selskab.

• Du kan være interesseret i: "Psykologi giver dig 6 tips til at skrive bedre"

3. Deltag i møder

Hvad er en virksomhed uden de berømte forretningsmøder? I hver organisation afholdes der møder mellem medlemmerne af et arbejdsteam, hvor udveksle ideer, dele præsentationer, præsentere rapporter og rapporter om igangværende projekter.

Disse møder afholdes med det formål at sætte fælles synspunkter og tilpasse deres synspunkter til opnåelse af et mål eller afslutning af et specifikt projekt. De forsøger at fastlægge den retning, som arbejderne skal følge for at arbejde hen imod det samme mål på en koordineret måde og uden unødigt at gentage opgaverne imellem dem. Af denne grund tildeler møderne roller, opgaver og deadlines for hver af dem.

Det, der kommenteres på møderne, registreres i minutter eller minutter til arkivering. Dens frekvens, varighed og aspekter, der skal diskuteres, defineres af organisationen selv og mødedeltagerne. For eksempel er der virksomheder, hvor der afholdes møder dagligt, mens de i andre er ugentlige, hver uge, månedligt... Hyppigheden af ​​møderne afhænger af hver virksomheds behov og hvad der diskuteres i dem.

• Du kan være interesseret i: "De 6 former for organisationskommunikation"

4. Mødeplanlægning

Mødet, personligt eller online, er kun toppen af ​​isbjerget. Bag hver af dem er der meget forberedelse, investeringstid og ressourcer til at afklare, hvad der skal tales om, eller hvad der skal gøres i dem.

Det kan virke enkelt, men det stopper med at være det, hvis vi tror, ​​at den, der har ansvaret for at planlægge sådanne møder, skal være opmærksom på det projekt, der skal diskuteres, hvem er de mennesker, der er interesseret i at deltage, og hvilke tidspunkter er det godt.

Planlægning af møder indebærer ikke kun afgørende sted, tid og deltagere, men også Sørg for, at deltagerne kan deltage, og at det valgte tidspunkt ikke falder sammen med opgaver eller andre endnu vigtigere møder. Derudover indebærer det at beslutte, om det emne, du vil tale om, er vigtigt nok til at blive dækket i en møde, enten personligt eller online, da ingen ønsker at holde møder for ting, der kunne diskuteres via chat eller e -mail elektronisk.

• Du kan være interesseret i: "Tidsstyring: 13 tips til at drage fordel af døgnets timer"

5. Organisatorisk email anmeldelse

En anden kontorfunktion er at kontrollere organisationens e -mail. Først lyder det enkelt, det ser ud til, at det kun indebærer åbning af e -mails, som vi modtager fra forskellige niveauer i virksomheden, hvor vi arbejder. Sandheden er dog, at det er en af ​​de aktiviteter, der kan tage os længst, og der er undersøgelser, der tyder på, at vi i gennemsnit bruger i gennemsnit 20,5 timer om ugen, der udfører denne opgave.

De e -mails, der sendes af vores virksomhed, skal læses grundigt og påpege de vigtige aspekter at vores chef eller kolleger fortæller os og er klar over, at ingen besked er malplaceret vigtig. Vi skal også svare dem, da det ikke er for professionelt eller hjerteligt ikke at give et svar på taknemmelighed eller den mindste kommentar om, at vi har modtaget sådan en besked fra både en overordnet og en underordnet.

• Relateret artikel: "De 11 dele af en e -mail (forklaret og med eksempler)"

6. Distribution af virksomhedspost

Distribution af post i virksomheden er en opgave, hvor omfattende uddannelse ikke er påkrævet, selvom det indebærer et stort ansvar. Du skal have en stor følelse af hastende karakter, god organisation og kende alle de vigtige afdelinger, kontorer og stillinger i virksomheden til levere oplysningerne til de mennesker, der er bekvemme for dig og så hurtigt som muligt.

Dokumenter og andre ting, som din organisations medarbejdere muligvis venter på, omfatter leverandørfakturaer, breve svar fra et statligt organ, kreditkort, designs, folioer, elektroniske enheder såsom grafikkort og materialer fætter og kusine.

7. Logistik

Logistik Det har at gøre med transport af alle varer, der er relateret til virksomheden, både deres ankomst til virksomheden og deres afgang til andre og opbevaring.

Denne funktion omfatter også interaktion med udbydere, så vi kan afgive essentielle råvarer til fremstilling af produkter og tjenester, der tilbydes af organisation. Den, der håndterer logistik, har til formål at sikre, at virksomheden har alt, hvad den har brug for for at holde produktionen i gang.

8. Besvarelse af opkald

Telefonen er fortsat et af de mest anvendte kommunikationsmidler, og erhvervslivet er ikke fremmed for dette. Opkaldssvar er en grundlæggende funktion i enhver organisation, værende den måde, du kommunikerer med kunder, leverandører eller blandt dine egne kolleger.

Denne funktion er ikke så enkel, som den lyder. For at udøve det korrekt kræves en vis grad af protokol, da dette især for potentielle klienter er første kontaktform for mange af dem, både dem, der ringer til virksomheden, og dem, der er kaldet til at informere dem om deres tilbud (telemarketer). Høflighedsreglerne skal respekteres, en institutionel tone skal opretholdes, og lydstyrken og ordforrådet skal overvåges.

Den, der har ansvaret for telefonen, skal være opmærksom på, hvad den person, de taler med, det være sig en leverandør eller en kunde, siger. Mens denne funktion udføres, skal telemarketer nedskrive, hvor meget mere information der er bedre relateret til sin samtalepartner, for at udvide virksomhedens kontaktdatabase med en potentiel kunde eller en interessant leverandør.

• Relateret artikel: "Kvantitativ administrationsskole: hvad det er og egenskaber"

9. Kunde support

Kunde service består af fysisk betjenende kunder med hensyn til de spørgsmål og tvivl, de har om en service eller et produkt, der tilbydes af organisationen.

Det er en af ​​de mest følsomme funktioner i virksomheder, siden afhængigt af den behandling, der gives til Kunder og hvor effektivt det er at løse deres tvivl eller klager over produkter eller tjenester, vil de blive tilfredsstillet eller ikke.

• Du kan være interesseret i: "De 12 psykologiske tricks, supermarkeder bruger til at få dig til at bruge flere penge"

10. Filorganisation

Organisering af filer er et centralt aspekt i virksomheder, hvad enten det sker i papir eller digitalt format.

På den ene eller anden måde, Al aktivitet i virksomheden genererer en form for dokument, der skal opbevares, såsom fakturaer, referater, noter, minutter, salgsrapporter, udskrevne rapporter ... Disse oplysninger bør katalogiseres, arkiveres og beskyttes, afhængigt af dets vigtighedsniveau, og hvis det sandsynligvis vil blive hørt i fremtiden.

11. Udskrivning og kopiering af dokumenter

Udskrivning af dokumenter er netop det, udskrivning af de filer, der er nødvendige for at have dem i fysisk format og få dem ud til de rigtige arbejdere.

Denne funktion er koblet til funktionen til at organisere filer, da det også kan være nødvendigt at udskrive dokumenter forhåndsopbevaret digitalt til udskiftning af fysisk kopi og gem på stedet egnet.

12. Personalet vælger

Ingen virksomheder bevarer sine medarbejdere permanent, enten fordi de selv beslutter at forlade, bliver fyret eller simpelthen dør. Folk kommer og går, og du skal ansætte nye medarbejdere, så de kan arbejde bedst muligt. Personaleudvælgelse består i at vælge fremtidige arbejdere blandt mulige kandidater.

Opgaver i forbindelse med rekruttering skal vi interviewe kandidater, se på deres CV, undersøge deres fingeraftryk og bekræfte, at deres referencer er sande.

• Relateret artikel: "Personalevalg: 10 nøgler til at vælge den bedste medarbejder"

13. Beholdning

Lagerfunktionen Det indebærer at finde ud af, hvilke ressourcer virksomheden har, og om den har brug for et specifikt objekt eller element for at kunne udføre sine funktioner korrekt. Lagerføreren er ansvarlig for at finde ud af, om der mangler kontorartikler, udstyr, møbler, rengøringsartikler eller andre genstande.

Det er også en del af opgørelsen at informere om indtægter og udgifter til ressourcer, f.eks. Fejl eller skader har haft nogle af dem, eller hvis der er mistanke om, at der er arbejdere, der tager kontorartikler til hjem. Alt dette vil blive registreret i en rapport, der beskriver situationen med ressourcer og eventuelle behov, der opstod i lyset af deres mangel, hvis nogen.

14. Økonomistyring

Økonomistyring består i at sikre, at de penge, organisationen håndterer, opfylder dens forventede livscyklus, køb og salg af de produkter og tjenester, som virksomheden har brug for og tilbyder og investerer klogt. Dette indebærer også at gemme alle fakturaer, sende dem til de relevante personer, registrere dem og foretage de nødvendige administrative betalinger.

15. Administration

Med administration mener vi spørgsmål mere relateret til papirarbejde, såsom juridiske spørgsmål og bureaukrati. Det er nødvendigt for virksomheden at vide meget godt, hvilke juridiske aspekter den skal overholde, udover at tage hensyn til modellerne og dokumenter, der skal udfyldes og forelægges for statsforvaltningen for at bekræfte, at deres aktiviteter er gyldige.