Forretningskommunikation: typer, karakteristika og almindelige fejl

Vi lever i et samfund, hvor en stor del af arbejdsmarkedet er konfigureret ud fra erhvervsmiljøet. Uanset om det er store multinationale selskaber, SMV'er, familievirksomheder eller endda individuelle tjenester, skal de alle tage højde for, at et væsentligt element for dens overlevelse er sammenhæng i organisationen og kommunikation mellem dens dele for at forene kræfterne og gå mod et mål almindelige.

I denne forstand kan vi bekræfte det Forretningskommunikation er et af nøgleelementerne i en organisation, især hvis det har en vis kompleksitet, fungerer korrekt og kan tilpasse sig og overleve. Og det er om sådan kommunikation, vi skal tale om i denne artikel.

• Relateret artikel: "Arbejds- og organisationspsykologi: en profession med en fremtid"

Hvad er forretningskommunikation?

Forretningskommunikation forstås som det sæt af processer, som udføres af en virksomhed eller en del af den for at få virksomheden til at rejse information, både internt mellem forskellige afdelinger eller stillinger i virksomheden, og hvis vi taler om virksomhedens kommunikation med Ydre.

Det er vigtigt at huske på, at sådan kommunikation som en generel regel ikke kun indebærer muligheden for at udstede oplysningerne, men vil også omfatte det faktum, at de modtager dem: vi står over for en gensidig udveksling af data.

God forretningskommunikation hjælper alle medlemmer af virksomheden til at forblive motiverede og at deres handlinger kan kendes, hvilket reducerer usikkerheden hos både arbejdere og ledere med hensyn til tilstanden af det samme. Det letter også interaktion og forbedrer arbejdsmiljøet, udover at forbedre produktiviteten og give dig mulighed for at reagere mere optimalt på enhver eventualitet.

Generelle mål

Målene for virksomhedskommunikation er let forståelige. Internt giver det på den ene side mulighed for at producere en sammenhængende organisation og opnå information og resultater pr dets forskellige afdelinger eller medarbejdere, samt at virksomhedens mål og virksomhedsvision kan genereres og overføres.

Også letter forståelsen af, hvad der forventes af hver enkelt medarbejder, samt forståelsen af ​​de realiteter, som hver enkelt af dem må stå i øjnene. Det gør det også lettere for alle at arbejde i samme retning, og for dem at lære nye måder at varetage deres eget ansvar på.

På kommunikationsniveauet med omverdenen er forretningskommunikation essentiel for at komme i kontakt med miljøet og skabe et positivt billede af virksomheden selv, samt for at analysere målgruppen og vurdere deres behov. Det giver dig også mulighed for at lære at tiltrække potentielle kunder og vurdere de ændringer, der ligger i et dynamisk samfund og væske, som vi lever i, noget grundlæggende for at kunne forudse og imødegå mulige vanskeligheder og være i stand til at tilpasse sig halvt.

For at kommunikationen skal være effektiv, er det nødvendigt, at virksomheden selv skaber effektive kanaler også for den. da det forbedrer transmissionen af ​​information med sine handlinger, genererer midler til at kommunikere og ud over arbejder aktivt, så der ikke er usikkerhed hvad der efterspørges og søges i organisationen.

Det er også vigtigt at arbejde med både formelle og uformelle aspekter, samt vurdere de forskellige medarbejderes behov og tanker. Empati er også afgørende, samt god regulering og planlægning af kommunikationsmekanismer.

• Du kan være interesseret: "Virksomhedsidentitet: hvad det er, og hvordan det definerer organisationer"

Forskellige former for forretningskommunikation

Ikke alle virksomheder og organisationer kommunikerer på samme måde, og det er der forskellige typologier og klassifikationer af forretningskommunikation baseret på forskellige kriterier.

1. Internt og eksternt

Den første af dem er den, der etablerer skelnen mellem intern og ekstern kommunikation, den første er den, der finder sted mellem de forskellige afdelinger og medarbejdere i selve virksomheden, og den anden er rettet mod at etablere kommunikation med halvt.

2. Tovejs og envejs

Ligeledes kan vi også finde stilarter for forretningskommunikation med et større eller mindre niveau af interaktivitet, idet de kan findes fra de mest almindelige tovejskommunikation, hvor afsender og modtager interagerer og udveksler information indtil monodirektionel, hvor kun én besked sendes, generelt fra magtpositioner til en modtager, der ikke har mulighed for at svare.

3. Stigende, faldende og vandret

Inden for en organisations interne forretningskommunikation kan vi finde tre hovedtyper i funktion af det punkt, hvor informationen starter og positionen mellem afsender og modtager af samme meddelelse. Vi taler om nedadgående kommunikation, når den kommunikative handling udføres fra en afsender med en højere position end modtagerens.

Når det er den underordnede, der sender beskeden til sin overordnede, vil vi tale om opadgående kommunikation. I begge tilfælde ville vi stå over for en form for vertikal kommunikation, det vil sige en kommunikation, hvor de forsøgspersoner, der fastholder den kommunikative handling, har et ulige forhold i forhold til magt (der er et hierarki mellem dem).

Den anden gode form for kommunikation er horisontal kommunikation, som etableres mellem individer, der har samme position og er på samme niveau i hierarkiet.

4. Formel og uformel

Endelig skal det bemærkes, at vi i virksomhedskommunikation kan finde eksistensen af ​​to forskellige typer kommunikationskanaler: den formelle og den uformelle. I den første behandles normalt de tekniske aspekter og dem, der er relateret til selve opgaverne, idet det er en form for respektfuld kommunikation med fokus på fornuft og virksomhedens målsætning.

I uformel kommunikation er det dog mere fleksible og naturlige kommunikationer etableres normalt, grundlæggende fokuseret på interpersonelle relationer og ofte være den, der har størst effekt på arbejdstrivsel. Sidstnævnte varierer meget afhængigt af, hvem der udfører det og kan overskride arbejdspladsen, idet det er svært at kontrollere af organisationen.

Mulige trusler mod god kommunikation

At opretholde en effektiv forretningskommunikation er afgørende, men det er ikke let. Og det er, at eksistensen af ​​et højt niveau af variabilitet i de situationer, der måtte opstå, såvel som eksistensen af misforståelser, misbrug og vanskeligheder i en virksomheds kommunikation.

1. Mangel på konsistens

En af de faktorer, der har størst indflydelse på, om kommunikationen virkelig er nyttig, er udstederens troværdighed og hensynet til med modtageren af ​​beskeden. Et eksempel på dette kan være eksistensen af ​​dissonanser mellem det, der siges og det, der bliver gjort, ikke at opretholde udstedere en måde at agere i overensstemmelse med de udsendte meddelelser.

Sidstnævnte kan ske hos enhver af virksomhedens medarbejdere, uanset deres hierarkiske position, eller hvis de taler med en overordnet, underordnet eller nogen på samme niveau i hierarkiet og genererer alvorlige konsekvenser for både emnet (som afhængigt af situationen kan ende med at blive dårligt overvejet eller endda fyret) såvel som for organisationen (genererer et lavere niveau af tillid til personen og i tilfælde af at have en høj stilling selv i organisation).

På samme måde og for eksempel i tilfælde af store virksomheder med et stort antal afdelinger, hvis der er afvigelser mellem myndigheds- eller referencetal i virksomheden sandsynligvis Der kan opstå en situation, hvor arbejderen ikke rigtig ved, hvilken ledelse han skal følge, noget der kan skabe frustration og mistillid.

Ligeledes er det nødvendigt at være meget omhyggelig med fortolkningen af ​​meddelelserne, da eksistensen af Ambivalens kan føre til, at forskellige afdelinger eller arbejdere fortolker ting modsat. Det forretningskommunikation søger er netop at sikre en organisation og intern sammenhæng, så budskaber uklare og med forskellige fortolkninger kan forårsage usikkerhed og tvivl hos modtagerne af besked.

2. Mangel på følelsesmæssig forbindelse

Et andet problem kan findes i måden kommunikation opstår på. For eksempel kan der i nogle organisationer være vanskeligheder med at skabe en følelse af binding på et følelsesmæssigt niveau, hvilket i arbejdere kan generere et lavere engagement og produktivitet og hos brugerne en manglende interesse og søgen efter andre alternativer. Det er nødvendigt at værdsætte, at alt, hvad der bliver gjort, og selv hvad der ikke er, er grundlæggende kommunikativt.

Således er ikke kun selve budskabet vigtigt, men også måden, det transmitteres på: det er ikke det samme en e-mail byder heller ikke på de samme fornemmelser som et ansigt-til-ansigt møde eller søgen efter en rigtig kontakt.

3. Forstår ikke sammenhængen

Det skal også værdsættes tilpasning til den aktuelle situation og sociale fremskridt, samt de særlige forhold ved selve situationen. For eksempel i et stadig mere globaliseret samfund, og hvor nye teknologier tillader umiddelbar kommunikation med en bred antal personer på samme tid, kan det være nødvendigt at analysere og investere i kommunikationspolitikker, der tager højde for magten af sociale netværk og hvordan man korrekt overfører den ønskede information, ud over at vurdere kontakten med potentielle kunder fra andre regioner af verden.

Ligeledes er det også nødvendigt at vurdere virksomhedens egen situation for ikke at påtage sig mere end hvad de kan dække, er nødvendigt for at tage hensyn til situationen for hele Selskab.

Et andet problem kunne være indholdet af de beskeder, der udsendes: det er muligt, at selvom kommunikationen eksisterer, transmitterer den ikke eller formidler ikke det indhold, der skulle transmitteres. Det er muligt, at den fokuserer på ret supplerende aspekter og ignorerer for eksempel den orientering eller mål, som en bestemt stilling bør have, eller som tager for givet eksistensen af ​​viden, der aldrig er blevet ekspliciteret.

4. Isolation og manglende kommunikation

Endelig er det måske vigtigste problem, og det kan ekstrapoleres fra alle de foregående, muligheden for, at der ikke er nogen sand kommunikation.

Det klareste eksempel er den stabile og kontinuerlige brug af envejskommunikation, som kan skabe en situation med stagnation og manglende forståelse for, hvad der sker i organisation. Heldigvis er det i dag det mindst brugte, netop fordi det er det mindst effektive og anvendelige.

Det er også muligt at de forskellige positioner ikke har tilstrækkelige mekanismer til at komme i kontakt selv hvis deres meninger skulle blive hørt, er der mindre chance for feedback eller endda at forskellige dele af virksomheden ikke har kontakt med hinanden. Det er nødvendigt aktivt at stimulere en sådan interaktion.