Die 15 Bürofunktionen (und ihre Besonderheiten)

In jeder Organisation ist es notwendig, eine Reihe von Aktivitäten durchzuführen, damit das Unternehmen vorankommt, darüber hinaus in der Lage zu sein, die vorgeschlagenen Ziele zu erreichen und die Produkte und Dienstleistungen anzubieten, auf die es spezialisiert ist.

Obwohl wir über Hunderte von Funktionen sprechen könnten, die in einem Unternehmen ausgeführt werden, sind es in Wirklichkeit nur vierzehn Tage, wenn wir sie in allgemeinere Funktionen gruppieren.

Als nächstes werden wir herausfinden, was sie sind die wichtigsten Bürofunktionen und welche Bedeutung sie für die gesamte Organisation hat.

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Die 15 Office-Funktionen (Features und Workspaces)

In jeder Organisation gibt es mehrere Mitarbeiter, die unterschiedliche Funktionen ausüben. Jeder von ihnen ist auf seinem Gebiet spezialisiert, was eine Ausbildung erfordern kann, die mehr oder weniger hoch und notwendig ist, um die Funktion, die sie in der Organisation erfüllen, zu erfüllen. Seine Funktionen sind sehr vielfältig und adressieren Aspekte wie Verwaltung, Inventur, Finanzmanagement, Mitarbeiterauswahl oder Postverteilung.

Organisationen können als Organismen beschrieben werden, in denen, wenn eines ihrer Teile nicht richtig funktioniert, das Ganze versagt oder weniger funktionsfähig ist. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Mitarbeiter des Unternehmens die von ihnen erwarteten Fähigkeiten bei der Ausführung von Aufgaben beherrschen ihnen zugewiesen, gute mündliche Kommunikation, organisatorische Fähigkeiten, das Verfassen von Dokumenten und Kenntnisse in Büroautomation. All diese Fähigkeiten beziehen sich auf die 15 wichtigsten Bürofunktionen, die wir im Folgenden betrachten.

1. Planung

Die Planung steht ganz oben auf unserer Liste, da sie die wichtigste Aufgabe innerhalb einer Organisation ist. Dies Es beinhaltet die Definition der Methoden und Organisationsstrukturen, die im Unternehmen durchgeführt werden sollen, und die klare Festlegung des erwarteten Geschäftsplans.

Obwohl es technologische Werkzeuge gibt, die helfen, die im Geschäftsplan beschriebenen Methoden zu spezifizieren und zu verteilen Aufgaben unter den Mitarbeitern ist es wichtig, dass ein gutes Planung. Wenn Sie nicht auf dem richtigen Fuß beginnen, ist es schwierig, die Geschäftsziele zu erreichen, die das Unternehmen erreichen möchte.

Die Personen, die für die Durchführung der Planung verantwortlich sind, müssen eine klare Geschäftsvision habenZusätzlich zu einer gründlichen Kenntnis der Hierarchie innerhalb des Unternehmens und der Stärken und Schwächen der Mitglieder, die für die von ihnen geforderten Ziele als angemessen erachtet werden.

2. Redaktion von Dokumenten

In jedem Büro wird viel geschrieben. Eine der zeitaufwendigsten Aufgaben für Firmenmitarbeiter ist das Schreiben von Berichten und Dokumenten wie die Transkription von wichtigen Gesprächen und Besprechungen sowie das Erstellen von Protokollen von sich. Auch Aspekte wie Inspektionen und Bestandsprüfungen werden erstellt und protokolliert.

Bei der Erstellung von Dokumenten Es umfasst auch die Entwicklung von Leitfäden und Protokollen, um den Arbeitern zu helfen, Anfänger und Veteranen, um zu verstehen, was sie in jedem Kurs oder jeder Aufgabe tun sollen, die von ihnen verlangt wird. Sie können auch Aspekte wie Hintergrund, Fortschritt, Ergebnisse, Vorteile und Nachteile der Anwendung der einen oder anderen Methode in einer konkreten Situation, die für die Gesellschaft.

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3. Am Treffen teilnehmen

Was ist ein Unternehmen ohne die berühmten Geschäftstreffen? In jeder Organisation finden Besprechungen zwischen den Mitgliedern eines Arbeitsteams statt, in denen Ideen austauschen, Präsentationen teilen, Berichte und Berichte über laufende Projekte präsentieren.

Diese Treffen werden mit dem Ziel abgehalten, gemeinsame Standpunkte zu vertreten und ihre Sichtweisen auf die Erreichung eines Ziels oder den Abschluss eines bestimmten Projekts auszurichten. Sie versuchen, die Richtung vorzugeben, der Arbeitnehmer folgen müssen, um auf das gleiche Ziel hin zu arbeiten, koordiniert und ohne unnötige Aufgaben zwischen ihnen zu wiederholen. Aus diesem Grund weisen die Meetings jedem von ihnen Rollen, Aufgaben und Fristen zu.

Was in den Sitzungen kommentiert wird, wird in Protokollen oder Protokollen zur Ablage festgehalten. Häufigkeit, Dauer und zu besprechende Aspekte werden von der Organisation selbst und den Sitzungsteilnehmern festgelegt. Es gibt beispielsweise Unternehmen, in denen Meetings täglich, in anderen wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich... Die Häufigkeit der Treffen richtet sich nach den Bedürfnissen der einzelnen Unternehmen und dem, was besprochen wird in ihnen.

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4. Besprechungsplanung

Das Treffen, persönlich oder online, ist nur die Spitze des Eisbergs. Hinter jedem von ihnen steckt viel Vorbereitung, Zeit und Ressourcen, um zu klären, worüber gesprochen oder was in ihnen getan werden soll.

Es mag einfach erscheinen, aber es ist nicht mehr so, wenn wir denken, dass derjenige, der für die Planung solcher Treffen verantwortlich ist, es tun muss Seien Sie sich des Projekts bewusst, das besprochen wird, wer die Leute sind, die daran interessiert sind, und zu welchen Zeiten? Gut.

Die Planung von Besprechungen beinhaltet nicht nur die Festlegung von Ort, Zeit und Teilnehmern, sondern auch stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer teilnehmen können und die gewählte Zeit nicht mit Aufgaben oder anderen noch wichtigeren Besprechungen zusammenfällt. Darüber hinaus müssen Sie entscheiden, ob das Thema, über das Sie sprechen möchten, wichtig genug ist, um in einem treffen, sei es persönlich oder online, da niemand Besprechungen abhalten möchte, die per Chat oder E-Mail besprochen werden könnten elektronisch.

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5. E-Mail-Überprüfung des Unternehmens

Eine weitere Office-Funktion ist das Überprüfen der E-Mails der Organisation. Es klingt zunächst einfach, es scheint, dass es nur darum geht, E-Mails zu öffnen, die wir von verschiedenen Ebenen des Unternehmens erhalten, in dem wir arbeiten. Die Wahrheit ist jedoch, dass dies eine der Aktivitäten ist, die uns am längsten dauern kann, und es gibt Studien, die zeigen, dass wir im Durchschnitt durchschnittlich 20,5 Stunden pro Woche für diese Aufgabe.

Die von unserem Unternehmen versandten E-Mails müssen gründlich gelesen werden und auf die wichtigen Aspekte hingewiesen werden die unser Chef oder unsere Kollegen uns mitteilen und sich bewusst sein, dass keine Nachricht fehl am Platz ist wichtig. Wir müssen sie auch beantworten, da es nicht zu professionell oder herzlich ist, keine Antwort zu geben Dankbarkeit oder die kleinste Bemerkung, dass wir eine solche Nachricht sowohl von einem Vorgesetzten als auch von einem anderen erhalten haben untergeordnet.

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6. Verteilung von Firmenpost

Die Postverteilung im Unternehmen ist eine Aufgabe, für die keine umfangreiche Ausbildung erforderlich ist, die jedoch mit viel Verantwortung verbunden ist. Sie haben ein hohes Maß an Dringlichkeit, eine gute Organisation und kennen alle wichtigen Abteilungen, Ämter und Positionen im Unternehmen, um Liefern Sie die Informationen so schnell wie möglich an die Personen, die für Sie geeignet sind.

Dokumente und andere Gegenstände, auf die die Mitarbeiter Ihres Unternehmens möglicherweise warten, umfassen Lieferantenrechnungen, Briefe Antwort einer Regierungsbehörde, Kreditkarten, Designs, Folios, elektronische Geräte wie Grafikkarten und Materialien Cousinen.

7. Logistik

Logistik Es geht um den Transport aller Waren, die mit dem Unternehmen verbunden sind, sowohl deren Ankunft im Unternehmen als auch deren Abgabe an andere und Lagerung.

Diese Funktion beinhaltet auch die Interaktion mit Anbietern, damit wir verzichten auf wesentliche Rohstoffe bei der Herstellung von Produkten und Dienstleistungen der Organisation. Wer die Logistik übernimmt, will sicherstellen, dass das Unternehmen alles hat, was es braucht, um die Produktion am Laufen zu halten.

8. Anruf annehmen

Das Telefon ist nach wie vor eines der meistgenutzten Kommunikationsmittel und auch in der Geschäftswelt ist dies kein Unbekannter. Die Anrufannahme ist eine grundlegende Funktion in jeder Organisation, da die Art und Weise, wie Sie mit Kunden, Lieferanten oder unter Ihren Mitarbeitern kommunizieren.

Diese Funktion ist nicht so einfach, wie es sich anhört. Um es richtig auszuüben, ist ein gewisses Maß an Protokoll erforderlich, da dies insbesondere im Hinblick auf potenzielle Kunden die erste Anlaufstelle für viele von ihnen, sowohl für diejenigen, die das Unternehmen anrufen, als auch für diejenigen, die angerufen werden, um sie über ihre Angebote zu informieren (Telemarketer). Die Höflichkeitsregeln müssen respektiert werden, ein institutioneller Ton muss gewahrt werden und die Lautstärke von Stimme und Wortschatz muss überwacht werden.

Wer telefoniert, muss wissen, was sein Gesprächspartner sagt, sei es ein Lieferant oder ein Kunde. Während diese Funktion ausgeführt wird, muss der Telemarketer aufschreiben, wie viel mehr Informationen besser zu seinem Gesprächspartner passen, um die Kontaktdatenbank des Unternehmens mit einem potenziellen Kunden oder einem interessanten Lieferanten zu erweitern.

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9. Kundendienst

Kundendienst besteht darin, Kunden physisch zu bedienen in Bezug auf die Fragen und Zweifel, die sie zu einer von der Organisation angebotenen Dienstleistung oder einem Produkt haben.

Sie ist eine der sensibelsten Funktionen in Unternehmen, da je nach Behandlung Kunden und wie effektiv es ist, ihre Zweifel oder Beschwerden über Produkte oder Dienstleistungen zu lösen, werden sie zufrieden sein oder nicht.

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10. Dateiorganisation

Die Organisation von Akten ist ein zentraler Aspekt in Unternehmen, egal ob in Papier- oder digitaler Form.

In gewisser Weise, Alle Aktivitäten im Unternehmen erzeugen eine Art von Dokument, das aufbewahrt werden muss, wie Rechnungen, Protokolle, Notizen, Protokolle, Verkaufsberichte, gedruckte Berichte ... Diese Informationen sollten katalogisiert, archiviert und gesichert werden, je nachdem, wie wichtig sie sind und ob sie für die Zukunft eingesehen werden können.

11. Dokumente drucken und kopieren

Das Drucken von Dokumenten ist genau das, das Drucken der Dateien, die erforderlich sind, um sie im physischen Format zu haben, und Bringen Sie sie zu den richtigen Arbeitern.

Diese Funktion ist mit der Dateiorganisation gekoppelt, da ggf. auch Dokumente ausgedruckt werden müssen digital für eine physische Ersatzkopie vorgespeichert und vor Ort gespeichert geeignet.

12. Personalauswahl

Kein Unternehmen behält seine Mitarbeiter auf Dauer, weil sie selbst entscheiden, zu gehen, gefeuert werden oder einfach sterben. Menschen kommen und gehen, und Sie müssen neue Mitarbeiter einstellen, damit sie ihr Bestes geben können. Die Personalauswahl besteht darin, zukünftige Arbeitskräfte aus möglichen Kandidaten auszuwählen.

Aufgaben im Zusammenhang mit der Rekrutierung Wir müssen Kandidaten interviewen, ihre Lebensläufe einsehen, ihren Fingerabdruck untersuchen und bestätigen, dass ihre Referenzen wahr sind.

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13. Inventar

Die Inventarfunktion Es geht darum herauszufinden, über welche Ressourcen das Unternehmen verfügt und ob es ein bestimmtes Objekt oder Element benötigt, um seine Funktionen ordnungsgemäß ausführen zu können. Der Inventarführer ist dafür verantwortlich, festzustellen, ob Büromaterial, Einrichtungsgegenstände, Möbel, Reinigungsmittel oder andere Gegenstände fehlen.

Es gehört auch zur Bestandsaufnahme, über Einnahmen und Ausgaben von Ressourcen zu informieren, wie z. B. Ausfälle oder Schäden, die einige davon gehabt haben oder wenn der Verdacht besteht, dass es Arbeiter gibt, die Büromaterial mitnehmen Heimat. All dies wird in einem Bericht festgehalten, in dem die Situation der Ressourcen und der mögliche Bedarf angesichts ihrer Knappheit, falls vorhanden, aufgeführt sind.

14. Finanzverwaltung

Finanzverwaltung besteht darin, sicherzustellen, dass das von der Organisation verwaltete Geld seinen erwarteten Lebenszyklus erfüllt, die Produkte und Dienstleistungen, die das Unternehmen benötigt und anbietet, kaufen und verkaufen und mit Bedacht investieren. Dazu gehört auch, alle Rechnungen zu speichern, an die entsprechenden Personen zu senden, sie zu registrieren und die notwendigen administrativen Zahlungen zu leisten.

15. Verwaltung

Unter Verwaltung verstehen wir Fragen, die mehr mit Papierkram zu tun haben, wie rechtliche Fragen und Bürokratie. Das Unternehmen muss sehr genau wissen, welche rechtlichen Aspekte es neben der Berücksichtigung der Modelle beachten muss und Dokumente, die ausgefüllt und der Staatsverwaltung vorgelegt werden müssen, um zu bestätigen, dass ihre Aktivitäten legal.