Die 8 Merkmale eines formellen Briefes (erklärt)

Normalerweise wird ein formeller Brief an eine Person mit Autorität oder einem gewissen Grad an Hierarchie gerichtet, die in der Lage ist, einen relevanten Aspekt unseres Lebens zu beeinflussen. Aus diesem Grund ist es wichtig zu wissen, wie man richtig schreibt.

In diesem Artikel wir werden die wichtigsten Merkmale des formellen Briefes sehen dass Sie diese Art des Schreibens präsentieren müssen, indem Sie auf die verschiedenen Teile hinweisen, aus denen es besteht, und schließlich werden wir einige Beispiele für Arten von formellen Briefen und deren Verwendung anführen.

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Was ist ein formeller Brief?

Der formelle Brief ist die Art der schriftlichen Kommunikation, die wir mit der Absicht schreiben, an eine Behörde gesendet zu werden entweder bekannt oder unbekannt, aber immer mit der Notwendigkeit, eine Haltung der Formalität zu bewahren. Damit das formelle Schreiben gut geschrieben ist, muss es Mindeststandards in Bezug auf Qualität, Struktur und Sprache respektieren und einhalten.

Normalerweise sind diese Arten von Buchstaben sind diejenigen, die verwendet werden, um im beruflichen und akademischen Bereich zu kommunizieren, als Voraussetzung dafür, dass die darin zum Ausdruck gebrachten Gedanken klar und verständlich sind.

Im Allgemeinen ist das Ziel oder der Zweck des formellen Schreibens informativ, d. h. die Übermittlung von Informationen, die wir als objektiv präsentieren möchten. Daher ist es wichtig, dass die von uns präsentierten Informationen klar und prägnant sind, um die Kommunikation zu erleichtern. Mal sehen, wie es geht.

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Hauptmerkmale, die das formelle Schreiben erfüllen muss

Die Merkmale, die wir im Folgenden zitieren und erläutern, sind nicht ausschließlich auf formelle Briefe beschränkt, können in einer anderen Art von Schrift erscheinen, solange sie als Hauptzweck dienen, eine klare Botschaft zu vermitteln und prägnant.

1. Es dient zu Informationszwecken

In den meisten Fällen besteht das Hauptziel der förmlichen Schreiben darin, zu informieren, d. neue Textinformationen geben in einem bestimmten Aspekt, ob dem Empfänger bekannt oder unbekannt.

Wie bereits erwähnt, werden diese Karten hauptsächlich im Berufs- und Bildungsbereich verwendet. Der Zweck besteht daher darin, Informationen auf formale Weise zu übermitteln und nicht mit der Absicht, einen persönlichen Kontakt mit der anderen Person herzustellen, oder mit dem Ziel, bestimmte Emotionen zu erzeugen.

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2. Verwendung einer formellen und respektvollen Sprache

Formelle Briefe sind, wie bereits erwähnt, normalerweise an eine bevollmächtigte Person gerichtet. Daher ist es wichtig, dass wir eine formelle und respektvolle Sprache verwenden, nach einer Reihe kulturell etablierter Normen.

Unabhängig vom Zweck des Briefes sollte er höflich und in guten Formen verfasst werden Höflichkeit und Diplomatie, da wir auf diese Weise das beabsichtigte Ziel mit dem Schreiben und Senden eher erreichen Dies.

Ebenso auch die Verwendung der dritten Person wird empfohlen, um auf den Empfänger zu verweisen und erreichen so eine formellere Formulierung. Anstelle von „Ich empfehle Sie“ wäre es besser, den Ausdruck „Ich empfehle Sie“ zu verwenden. Wenn es nicht als Missbrauch der ersten Person bezeichnet wird, kann es jedoch gelegentlich verwendet werden, seine Verwendung in formellen Briefen ist jedoch nicht vollständig verboten.

Wie bereits erwähnt, kann das formelle Schreiben an jemanden gerichtet werden, den wir kennen, zum Beispiel an unseren Arbeitsleiter, oder zumindest im Gegensatz zu jemandem, der nicht bekannt ist, z. B. die Person, die die Mitarbeiter des Unternehmens auswählt, in dem wir sein möchten gemietet. Unabhängig davon, ob der Empfänger bekannt ist oder nicht oder wie sehr wir ihm vertrauen, muss der formelle Brief formell verfasst sein.

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3. Die Nachricht muss genau erklärt werden

Um die Botschaft zu verdeutlichen Es ist wichtig, eine Hauptidee zu vermitteln, ein einzelnes Ziel auszuwählen, das mit dem Versand des Briefes erreicht werden soll. Auf diese Weise und in Bezug auf den vorherigen Punkt vermeiden wir unnötige Phrasen oder Inhalte, Füller und das lenkt von der Hauptidee ab.

Für den Fall, dass komplexe oder umfangreichere Informationen übermittelt werden müssen, ist es besser, den Inhalt zu verdichten und zusammenzufassen, damit die Nachricht korrekt ist und den jeweiligen Zweck erfüllt.

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4. Formelle Briefe sind kurz, kurz

in Anbetracht dessen, dass der Zweck formeller Briefe darin besteht, eine Botschaft klar und prägnant zu übermitteln, Es ist notwendig, dass sowohl der Buchstabe als auch die verwendeten Absätze und Sätze kurz und so kurz wie möglich sind.

Daher werden Briefe mit wenigen und kurzen Absätzen empfohlen, um zu vermeiden, dass die Empfänger langweilt sich, verliert Aufmerksamkeit oder Interesse und auf diese Weise erreichen wir das Ziel, das wir sind suchend.

5. Die übermittelten Informationen müssen eindeutig sein

Wenn wir möchten, dass der Empfänger die im Brief geschriebene Nachricht versteht Es ist wichtig, dass die ausgedrückten Wörter, Begriffe, Phrasen und Ideen nicht verwirrend oder unnötig mehrdeutig sind, wodurch das Verständnis und der Zweck des Briefes behindert werden. Auf diese Weise wird es unser Ziel sein, einen klaren Text zu schreiben, in dem nur eine Idee oder Botschaft interpretiert werden kann, ohne dass es zu mehreren Interpretationen kommt.

Zwei Arten von Klarheit müssen erreicht werden. Einerseits wird sichtbare Klarheit präsentiert was sich auf eine saubere Darstellung der Schrift bezieht, mit guter Handschrift, wenn wir von Hand schreiben und die entsprechende Schreibstruktur respektieren.

Auf der anderen Seite ist es notwendig, semantische Klarheit einzuhalten: Verwenden Sie sinnvolle Formulierungen und Ideen und vermeiden Sie solche, die mehr als eine mögliche Interpretation erzeugen können oder mehrdeutig sind.

6. Angemessene Korrektur

Ein weiterer sehr wichtiger Aspekt, den wir berücksichtigen müssen, wenn wir formelle Briefe schreiben, da sie an. adressiert sind eine Person mit Autorität ist und was der Zweck der von uns gesendeten Nachricht ist, ist die Richtigkeit von Grammatik und lexikalisch.

Die grammatikalische Korrektur ist daran geknüpft, grammatikalische Fehler nicht darzustellen, verstanden als Satz von Sprachregeln, die ihre Verwendung regeln, oder Rechtschreibfehler zu machen; wir müssen besonders aufmerksam sein und prüfen, bevor wir den Brief senden.

Auf der anderen Seite ist auch eine gute Verwendung des Wortschatzes erforderlich, indem die relevanten Wörter und Vokabeln angemessen verwendet werden. ohne dass das unhöflich oder zu umgangssprachlich ist.

Ebenso ist es wichtig, dass das Lexikon sowohl an die Art der Nachricht als auch an den Empfänger angepasst ist und dass präsentieren Konsistenz und Angemessenheit innerhalb desselben Buchstabens (stellen Sie zum Beispiel sicher, dass das Verb angespannt ist Spiel).

Satzzeichen müssen auch entsprechend verwendet werden, um dass einerseits das Lesen einfacher und angenehmer ist und andererseits die Botschaft in a. verstanden wird klar.

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7. Einfacher Ausdruck

Sich nicht vulgär auszudrücken bedeutet nicht, nur kultivierte oder übermäßig technische Wörter zu verwenden, wenn es nicht notwendig ist da auf diese Weise der Zweck einer klaren und verständlichen Botschaft verloren gehen kann.

So können wir Wörter und Begriffe des alltäglichen Gebrauchs verwenden, ohne jedoch aus den Augen zu verlieren, an wen der Brief gerichtet ist.

8. Aufbau und Teile des formellen Schreibens

Das formelle Schreiben muss aus folgenden Teilen bestehen: der Briefkopf befindet sich auf der linken Seite und verweist auf die Daten des Absenders; der Empfänger, bezieht sich auf die Daten der Person, an die wir den Brief gesendet haben; der Ort und das Datum des Schreibens erscheinen in der oberen rechten Ecke, wobei zuerst die Stadt und dann das Datum angegeben werden; Überschrift werden wir den Empfänger respektvoll mit höflichen und förmlichen Begriffen wie „Sehr geehrter Herr“ ansprechen. und vollständiger Name „immer gefolgt von einem Doppelpunkt.

Nach der Überschrift erscheint die Einleitung, in der der Zweck des Schreibens kurz erwähnt wird; der Körper, der Ort, an dem die Hauptaussage des Briefes entwickelt wird, ist der umfangreichste Teil; den Abschied oder Abschluss mit freundlichen und zuvorkommenden Begriffen wie „mit freundlichen Grüßen“ oder „Herzlich“ Gruß “und schließlich die Unterschrift, auf der normalerweise Name und Position des Absenders stehen.

Normalerweise enthält die Struktur des formellen Schreibens Elemente des Protokolls. Mit Protokollelementen meinen wir beispielsweise präsentieren, auf die berufliche Stellung verweisen, die sowohl der Sender als auch der Empfänger einnehmen oder ausüben.

Arten von formellen Briefen

In diesem Abschnitt werden wir entsprechend dem Zweck oder den Zielen, die wir damit erreichen möchten, auf einige Arten von förmlichen Briefen verweisen:

• Formelles Kündigungsschreiben: Wenn wir den Job, in dem wir uns befinden, aufgeben wollen.
• Formelles Beschwerdeschreiben, um Beschwerden oder Meinungsverschiedenheiten mitzuteilen.
• Formales Dankesschreiben, um Dankbarkeit auszudrücken.
• Formelles Anfrageschreiben mit dem Zweck, etwas anzufordern.
• Formelles Einladungsschreiben, als Einladung zu einer Veranstaltung.
• Formelles Anschreiben, das normalerweise zusammen mit dem Curriculum vorgelegt wird und in dem Fähigkeiten, Studien und Erfahrungen zum Ausdruck gebracht werden und warum wir an der Stelle interessiert sind.