Η τεχνική των πέντε γιατί: τι είναι και πώς να τη χρησιμοποιήσετε

Υπάρχουν πολλές τεχνικές αντιμετώπισης προβλημάτων, όλες πολύ χρήσιμες ανάλογα με τον τύπο του ζητήματος που πρέπει να επιλυθεί.

Μεταξύ εκείνων που έχουν φτάσει στη μεγαλύτερη δημοτικότητα χάρη στην απλότητα της εφαρμογής του έχουμε η τεχνική των πέντε γιατί, ένα εργαλείο που μας επιτρέπει να βρίσκουμε τη βασική αιτία ενός συγκεκριμένου προβλήματος κάνοντας ερωτήσεις.

Αν και είναι εύκολο να εφαρμοστεί αυτή η τεχνική, απαιτεί μερικά βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε, λαμβάνοντας υπόψη μερικές συμβουλές και αξιολογώντας επίσης τα μειονεκτήματά της, κάτι που θα δούμε στις ακόλουθες γραμμές. Μείνετε κοντά για να μάθετε περισσότερα για αυτήν την τεχνική!

• Σχετικό άρθρο: «Η ψυχολογική εξάντληση κατά τη διάρκεια εργασιακής σύγκρουσης»

Ποια είναι η τεχνική των πέντε γιατί;

Η τεχνική των πέντε γιατί, που ονομάζεται επίσης σκάλα γιατί-γιατί ή γιατί, είναι μια στρατηγική που χρησιμοποιείται ευρέως στην επίλυση προβλημάτων που επιτρέπει την εύρεση της βασικής αιτίας ενός περίπλοκου προβλήματος ή που είναι προϊόν μιας σειράς αιτιών

. Η εφαρμογή του είναι πολύ απλή, γι' αυτό και είναι τόσο δημοφιλής και χρησιμοποιείται στον κόσμο της επίλυσης προβλημάτων.

Ο ιδεολόγος αυτής της τεχνικής πιστεύεται ότι ήταν ο Sakichi Toyoda, ένας Ιάπωνας βιομήχανος και εφευρέτης που ίδρυσε την εταιρεία Toyota. Η Toyoda εφάρμοσε αυτό το εργαλείο για την επίλυση προβλημάτων στην αυτοκινητοβιομηχανία. Τότε θα ήταν ο μηχανικός Taiichi Ohno, επίσης από την Toyota, που θα έδινε συνέχεια και φήμη σε αυτή την τεχνική, εκλαϊκεύοντας την εφαρμογή της.

Η αρχή της τεχνικής είναι απλή, τόσο πολύ που μπορούμε να την συνοψίσουμε στην ακόλουθη δήλωση που έγινε στους συναδέλφους αυτών των Ιάπωνων κατασκευαστών: «Κοιτάξτε το κατάστημα παραγωγής χωρίς προκαταλήψεις και με άδειο μυαλό. επαναλάβετε το «γιατί» πέντε φορές για κάθε τεύχος».

Βασικά, είναι ένα εργαλείο ανάλυσης αιτίου-αποτελέσματος, το οποίο λειτουργεί μέσω ερωτήσεων. Με αυτή τη στρατηγική είναι δυνατό να αναλυθεί ένα πρόβλημα θέτοντας το ερώτημα «γιατί». Μόλις ληφθεί η απάντηση σε αυτό το πρώτο «γιατί», κάνουμε ξανά την ίδια ερώτηση στον εαυτό μας και, ούτω καθεξής, μέχρι να βρούμε τι προκάλεσε το πρόβλημα που καταλήξαμε να λύσουμε.

Συνήθως, Απαιτούνται τουλάχιστον πέντε γιατί για να βρεθεί η προέλευση του προβλήματος, γι' αυτό και η τεχνική λαμβάνει αυτό το όνομα. Ωστόσο, παρά το ότι λέει το όνομά του, το να μην κάνεις τα πέντε γιατί δεν σημαίνει ότι το εργαλείο δεν χρησιμοποιείται. βολικά, δεδομένου ότι το ερώτημα πρέπει να τεθεί μέχρι να θεωρηθεί ότι έχει επιτευχθεί η βασική αιτία του φαινομένου που αναλύθηκε, τρεις λόγοι είναι αρκετοί ή επτά είναι αρκετά.

• Μπορεί να σας ενδιαφέρει: «Ποσοτική σχολή διοίκησης: τι είναι και χαρακτηριστικά»

Πώς να εφαρμόσετε την τεχνική για την επίλυση προβλημάτων;

Παρόλο που είναι μια αρκετά δωρεάν τεχνική, η ανάλυση χρησιμοποιώντας την τεχνική των πέντε γιατί συνεπάγεται κατάλληλα τη λήψη υπόψη ορισμένων παραμέτρων.

Είναι απαραίτητο να εμπλέκεται η διοίκηση στη διαδικασία των πέντε γιατί στην εταιρεία. Για την ίδια την ανάλυση, είναι απαραίτητο να εξεταστεί ποιοι είναι οι κατάλληλοι άνθρωποι με τους οποίους να σχηματιστεί μια ομάδα εργασίας. Συνιστάται επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα άτομο που μπορεί να λειτουργήσει ως διευκολυντής της διαδικασίας, με την έννοια ότι είναι επιρρεπές να κάνει ερωτήσεις για ένα συγκεκριμένο θέμα.

Είναι απαραίτητο η διαδικασία εύρεσης των πέντε γιατί να γίνεται σε ένα φύλλο χαρτιού ή, ακόμα καλύτερα, σε έναν πίνακα. Με πληρεξούσιο μπορεί να γίνει με υπολογιστή, αλλά είναι καλύτερα να γίνει όλη η διαδικασία ανάλυσης με κάτι στο οποίο όλοι μπορούν να συμμετέχουν ταυτόχρονα φυσικά. Γράψτε το πρόβλημα στον πίνακα και βεβαιωθείτε ότι το καταλαβαίνουν όλοι.

Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας, Είναι πολύ σημαντικό να αναλογιστούμε ποιες είναι οι πραγματικές αιτίες του προβλήματος και ποια συμπτώματα ή επιπτώσεις προκαλούν, χωρίς να τα συγχέουμε. Δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι ένα σύμπτωμα εξακολουθεί να είναι συνέπεια κάτι και ότι αυτό είναι κάτι στο οποίο πρέπει να βρεθεί μια λύση. Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να δίνουμε προσοχή και να ακολουθούμε τη λογική των σχέσεων αιτίου και αποτελέσματος.

Πρέπει να φροντίσουμε να απομονώσουμε τις αιτίες που έχουν προκαλέσει τις αποτυχίες, τα προβλήματα ή τις ταλαιπωρίες της κατάστασης στην οποία βρισκόμαστε. Για αυτό, είναι μια πολύ καλή στρατηγική να φτιάξουμε τις προτάσεις που έχουμε θέσει αλλά αντίστροφα, χρησιμοποιώντας την έκφραση «και επομένως» ή «και επομένως». Θα πρέπει να προσπαθήσουμε να κάνουμε τις ερωτήσεις όσο το δυνατόν ακριβέστερες.

Δεν πρέπει ποτέ να καταφεύγετε στο να κατηγορείτε αποκλειστικά και μόνο ανθρώπινους παράγοντες. Μπορεί να υπήρξε ανθρώπινο λάθος, απροσεξία από την πλευρά ενός εργαζομένου ή οποιοδήποτε πρόβλημα που βρισκόταν στα χέρια ενός ή πολλά άτομα, αλλά η όλη διαδικασία πρέπει επίσης να αξιολογηθεί και οποιοδήποτε πρόβλημα, ανθρώπινο ή καθαρά τυχαίο, θα μπορούσε να έχω. Αυτή η τεχνική δεν εφαρμόζεται για την αναζήτηση ευθύνης, αλλά για να μάθουμε από τα λάθη και να αποτρέψουμε τη διάπραξη τους ξανά. Είναι απαραίτητο να καλλιεργηθεί μια ατμόσφαιρα εμπιστοσύνης και ειλικρίνειας και οι κατηγορίες δεν βοηθούν για να επιτευχθεί αυτό.

Πρέπει να τεθεί το ερώτημα "γιατί;" μέχρι να προσδιοριστεί η βασική αιτία του προβλήματος. Δηλαδή, Εάν βρεθεί κάτι που, αφού λυθεί ή εξαλειφθεί, εμποδίζει να γίνει ξανά το λάθος, τότε η τεχνική έχει εφαρμοστεί πλήρως. Συνιστάται ιδιαίτερα να αναρωτηθείτε αυτά τα "γιατί;" από τη σκοπιά του πελάτη και όχι του εργάτη.

• Σχετικό άρθρο: «Αντίσταση στην οργανωτική αλλαγή: χαρακτηριστικά, αιτίες και τι να κάνουμε»

Παραδείγματα εφαρμογής αυτής της τεχνικής

Αν και η αρχή αυτής της τεχνικής είναι απλή, για να την κατανοήσουμε καλύτερα θα παρουσιάσουμε τρία παραδείγματα που σίγουρα μας κάνουν να καταλάβουμε σε μεγαλύτερο βάθος πώς λειτουργεί η στρατηγική των πέντε γιατί και πόσο χρήσιμη Τι είναι αυτό.

1. Θήκη Toyota

Το πρώτο παράδειγμα που βάζουμε είναι ένα που προτείνει η ίδια η Toyota. Ένα μηχάνημα παρουσιάζει δυσλειτουργία.

• Γιατί χάλασε το μηχάνημα; Η ασφάλεια έσκασε από υπερφόρτωση.
• Γιατί ήταν υπερφορτωμένο; Τα ρουλεμάν δεν λιπαίνονται επαρκώς.
• Γιατί δεν είχαν αρκετή λίπανση; Η αντλία λιπαντικού δεν κυκλοφορούσε αρκετό λάδι.
• Γιατί η αντλία δεν κυκλοφορούσε αρκετό λάδι; Η αντλία ήταν βουλωμένη με μεταλλικά ρινίσματα.
• Γιατί ήταν βουλωμένο με μεταλλικά ρινίσματα; Επειδή η αντλία δεν έχει φίλτρο.

Έτσι, μετά από αυτή την ανάλυση μπορούμε να καταλάβουμε ότι η βρωμιά στην αντλία λόγω έλλειψης φίλτρου προκάλεσε υπερφόρτωση στην ασφάλεια, η οποία προκάλεσε βλάβη του μηχανήματος. Σε αυτό το συγκεκριμένο παράδειγμα μπορούμε να το καταλάβουμε κάθε αιτία έχει το δικό της αποτέλεσμα, άρα ενεργώντας στο πέμπτο γιατί πρέπει να λυθεί το πρόβλημα.

• Σχετικό άρθρο: «Οι 6 πυλώνες του ανθρώπινου δυναμικού»

2. Αντικατάσταση προσωπικού

Ένα σύστημα δεδομένων πελατών φαίνεται να είναι ξεπερασμένο:

• Γιατί το σύστημα μας δίνει ξεπερασμένα δεδομένα; Επειδή ο αναλυτής δεν ανέβασε τα ενημερωμένα στοιχεία του προηγούμενου μήνα.
• Γιατί ο αναλυτής δεν ανέβασε τα δεδομένα για τον προηγούμενο μήνα; Γιατί κανείς δεν του έμαθε πώς να το κάνει.
• Γιατί δεν του έμαθε κανείς πώς να το κάνει; Γιατί κανείς δεν ξέρει τη διαδικασία.
• Γιατί κανείς δεν ξέρει τη διαδικασία; Γιατί όποιος τον ήξερε έφυγε, και δεν το εξήγησε στον εισερχόμενο εργάτη.
• Γιατί δεν εξηγήθηκε η διαδικασία στον εισερχόμενο εργαζόμενο; Διότι δεν τεκμηριώθηκε, ούτε η πιθανότητα να έφευγε ο μόνος που δεν ήξερε χωρίς να το δείξει στον νέο.

Αυτό το πρόβλημα, το οποίο στην αρχή φαινόταν απλώς μια αποτυχία συστήματος, είναι στην πραγματικότητα ένα ανθρώπινο πρόβλημα, στο οποίο οι υπεύθυνοι για την ενημέρωση των δεδομένων δεν γνώριζαν ότι αυτός ήταν ο ρόλος τους και κανείς δεν τον ενημέρωσε ούτε τον δίδαξε επαρκώς. Ούτε υπήρχε πρωτόκολλο στο οποίο θα προσδιοριζόταν τι πρέπει να γίνει σε περίπτωση που έφευγε ο υπεύθυνος για την ενημέρωση των δεδομένων.

• Μπορεί να σας ενδιαφέρει: "Οι 14 καλύτερες δραστηριότητες Team Building (επεξήγηση και κατάταξη)"

3. Χαμηλότερες πωλήσεις

Σε μια εταιρεία έχουν αρχίσει να καταγράφουν χαμηλότερες πωλήσεις ...

• Γιατί μειώθηκαν οι πωλήσεις; επειδή οι πωλητές δεν έχουν επιτύχει τους μηνιαίους στόχους τους.
• Γιατί οι πωλητές δεν έχουν επιτύχει τους μηνιαίους στόχους τους; επειδή δεν έχουν αρκετό χρόνο για να επικεντρωθούν στις πωλήσεις τους.
• Γιατί δεν έχουν αρκετό χρόνο για να επικεντρωθούν στις πωλήσεις τους; γιατί οι καθημερινές δουλειές δεν λύνονται γρήγορα.
• Γιατί οι καθημερινές υποχρεώσεις δεν λύνονται γρήγορα; γιατί η εταιρεία δεν έχει εφαρμόσει ένα εργαλείο που να τις λύνει γρήγορα και αποτελεσματικά.

Στη συγκεκριμένη περίπτωση, φαίνεται ότι επειδή η εταιρεία δεν διαθέτει εργαλεία που επιτρέπουν επιλύουν γρήγορα τα καθημερινά προβλήματα, οι εργαζόμενοι είναι αυτοί που πρέπει να καταλάβουν πώς να το κάνουν διορθώστε τα.

Επειδή πολλά από αυτά τα προβλήματα είναι άγνωστα ή πιο περίπλοκα από ό, τι επιτρέπει η γνώση σας, απαιτούν πάρα πολύ χρόνο και γνωστικούς πόρους για την επίλυση. Κατά συνέπεια, δεν πρέπει να έχουμε χρόνο να επικεντρωθούμε στις πωλήσεις και να κάνουμε λιγότερα.

• Μπορεί να σας ενδιαφέρει: "Οι 4 τύποι συστημάτων οργάνωσης επιχειρήσεων"

Πλεονεκτήματα αυτής της τεχνικής

Μπορούμε να αναφέρουμε μερικά Οφέλη και πλεονεκτήματα της τεχνικής των πέντε γιατί:

• Σας επιτρέπει να εμβαθύνετε γρήγορα στη φύση του προβλήματος μέσα από διάφορα μονοπάτια.
• Είναι μια πολύ εύκολη τεχνική στην εφαρμογή, απλά ρωτώντας τον εαυτό σας τα σωστά «γιατί» και ανακαλύπτοντας την αιτία πίσω από κάθε πρόβλημα.
• Η χρήση του προάγει την ομαδική εργασία. Ιδανικά, θα πρέπει να εφαρμόζεται από άτομα που έχουν διάφορους ρόλους στην εταιρεία.
• Μπορεί να ενσωματωθεί με άλλα εργαλεία επίλυσης προβλημάτων, όπως η ανάλυση Ishikawa ή τα έξι καπέλα σκέψης.

Και ως κύριο πλεονέκτημα που ξεχωρίζει έναντι των άλλων μπορούμε να το αναφέρουμε δρα στη βασική αιτία του προβλήματος, αποτρέποντας την επανεμφάνισή του μόλις εντοπιστεί, κατανοητό και λυμένο.

κριτικοί

Όμως, παρά το γεγονός ότι έχει πολλά πλεονεκτήματα, η τεχνική των πέντε γιατί έχει επίσης ορισμένα μειονεκτήματα, κυρίως επειδή ορισμένοι θεωρούν ότι είναι πολύ φτωχό εργαλείο για να αναλύσουμε ποια είναι η ρίζα ενός προβλήματος.

Αυτή η άποψη εκφράστηκε από τον Teruyuki Minoura, πρώην διευθύνοντα σύμβουλο παγκόσμιων αγορών στην Toyota, θεωρώντας ότι αυτό το εργαλείο δεν επέτρεψε μια ανάλυση αρκετά βαθιά όσο απαραίτητη για την επίλυση προβλημάτων σε έναν κόσμο τόσο περίπλοκο όσο αυτός του μηχανική.

Σε αυτήν την κριτική, έχουμε πολλούς ακόμη λόγους:

• Οι ερευνητές τείνουν να επικεντρώνονται στα συμπτώματα αντί να εμβαθύνουν και να δουν τη βασική αιτία του όλου προβλήματος.
• Αδυναμία υπέρβασης της τρέχουσας γνώσης του ερευνητή. Ο ερευνητής δεν μπορεί να βρει τα αίτια γιατί δεν χρειάζεται να έχει τις γνώσεις για να τα εντοπίσει αρχικά.
• Έλλειψη υποστήριξης για να βοηθήσει τον ερευνητή να δώσει τη σωστή απάντηση στις ερωτήσεις «γιατί».

Επιπλέον, τα αποτελέσματα δεν μπορούν να αναπαραχθούν. Απόδειξη αυτού είναι το γεγονός ότι διαφορετικοί άνθρωποι που χρησιμοποιούν την τεχνική των πέντε γιατί για το ίδιο πρόβλημα μπορεί να καταλήξουν να βρίσκουν διαφορετικές αιτίες.

Τάση απομόνωσης μιας μεμονωμένης βασικής αιτίας και προβολής της με γραμμικό τρόπο, αντί να εξετάζεται η πιθανότητα να υπάρχουν πολλές αιτίες που προκάλεσαν το πρόβλημα και ως συνέπεια του συνδυασμού πολλών προβλημάτων που δίνουν αποτέλεσμα πολυπαραγοντική.