Τα 8 χαρακτηριστικά μιας επίσημης επιστολής (εξηγούνται)

Κανονικά, μια επίσημη επιστολή θα απευθύνεται σε ένα άτομο με εξουσία ή με ορισμένο βαθμό ιεραρχίας, με την ικανότητα να επηρεάζει κάποια σχετική πτυχή της ζωής μας. Για το λόγο αυτό είναι σημαντικό να γνωρίζουμε πώς να γράφουμε σωστά.

Σε αυτό το άρθρο θα δούμε τα πιο σχετικά χαρακτηριστικά της επίσημης επιστολής ότι πρέπει να παρουσιάσετε αυτό το είδος γραφής, επισημαίνοντας τα διάφορα μέρη που το απαρτίζουν, και τέλος θα αναφέρουμε μερικά παραδείγματα τύπων επίσημης επιστολής και πότε να τα χρησιμοποιήσετε.

• Σχετικό άρθρο: «Οι 6 τύποι οργανωτικής επικοινωνίας»

Τι είναι μια επίσημη επιστολή;

Η επίσημη επιστολή είναι το είδος της γραπτής επικοινωνίας που γράφουμε με την πρόθεση να σταλεί σε μια αρχή είτε γνωστοί είτε άγνωστοι, αλλά πάντα με την ανάγκη να διατηρήσουμε μια στάση επισημότητας. Προκειμένου η επίσημη επιστολή να είναι καλογραμμένη, πρέπει να σέβεται και να συμμορφώνεται με ελάχιστα πρότυπα ποιότητας, δομής και γλώσσας.

Κανονικά, αυτοί οι τύποι γραμμάτων είναι αυτά που χρησιμοποιούνται για την επικοινωνία στον επαγγελματικό και ακαδημαϊκό τομέα

, παρουσιάζοντας ως απαίτηση οι ιδέες που εκφράζονται σε αυτό να είναι σαφείς και κατανοητές.

Γενικά, ο στόχος ή ο σκοπός της επίσημης επιστολής θα είναι ενημερωτικός, δηλαδή η μετάδοση πληροφοριών που θέλουμε να παρουσιάσουμε ως αντικειμενικές. Ως εκ τούτου, θα είναι σημαντικό οι πληροφορίες που παρουσιάζουμε να είναι σαφείς και συνοπτικές, διευκολύνοντας την επικοινωνία. Ας δούμε πώς να το κάνουμε.

• Μπορεί να σας ενδιαφέρει: "Πώς να κάνετε ένα επιτυχημένο βιογραφικό, σε 8 βήματα"

Κύρια χαρακτηριστικά που πρέπει να πληροί η επίσημη επιστολή

Τα χαρακτηριστικά που θα αναφέρουμε και θα εξηγήσουμε παρακάτω δεν είναι αποκλειστικά για επίσημες επιστολές, μπορεί να εμφανίζονται σε άλλο είδος γραφής αρκεί να παρουσιάζουν ως κύριο σκοπό τους να δώσουν ένα σαφές μήνυμα και συνοπτικός.

1. Είναι για ενημερωτικούς σκοπούς

Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο κύριος στόχος που παρουσιάζεται με επίσημες επιστολές είναι η ενημέρωση, δηλαδή δίνουν νέες πληροφορίες κειμένου σε κάποια πτυχή, είτε είναι γνωστή είτε άγνωστη στο άτομο που τη λαμβάνει.

Όπως έχουμε επισημάνει προηγουμένως, αυτές οι κάρτες χρησιμοποιούνται κυρίως στον επαγγελματικό και εκπαιδευτικό τομέα. Ως εκ τούτου, ο σκοπός θα είναι η μετάδοση πληροφοριών με επίσημο τρόπο και όχι με την πρόθεση να δημιουργηθεί προσωπική επαφή με το άλλο άτομο, ούτε με στόχο τη δημιουργία συγκεκριμένων συναισθημάτων.

• Σχετικό άρθρο: «Συναισθηματική ψυχολογία: κύριες θεωρίες του συναισθήματος»

2. Χρήση επίσημης γλώσσας και σεβασμού

Οι επίσημες επιστολές, όπως αναφέραμε προηγουμένως, συνήθως απευθύνονται σε πρόσωπο με εξουσία. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να χρησιμοποιούμε επίσημη και σεβαστή γλώσσα, ακολουθώντας μια σειρά πολιτισμικά καθιερωμένων κανόνων.

Ανεξάρτητα από τον σκοπό της επιστολής, θα πρέπει να γράφεται με ευγενικό τρόπο, χρησιμοποιώντας καλές μορφές, το ευγένεια και διπλωματία, αφού με αυτόν τον τρόπο έχουμε περισσότερες πιθανότητες να πετύχουμε τον επιδιωκόμενο στόχο με τη συγγραφή και την αποστολή Αυτό.

Ομοίως, επίσης η χρήση του τρίτου προσώπου συνιστάται για αναφορά στον παραλήπτη και έτσι επιτυγχάνεται μια πιο επίσημη διατύπωση. Αντί να χρησιμοποιήσετε το «Σας προτείνω» θα ήταν καλύτερα να χρησιμοποιήσετε την έκφραση «Σας προτείνω». Ακόμα κι έτσι, αν δεν γίνει κατάχρηση του πρώτου προσώπου, μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί σε ορισμένες περιπτώσεις, η χρήση του σε επίσημες επιστολές δεν απαγορεύεται εντελώς.

Όπως είπαμε προηγουμένως, η επίσημη επιστολή μπορεί να απευθύνεται σε κάποιον που γνωρίζουμε, για παράδειγμα στον επικεφαλής της εργασίας μας, ή τουλάχιστον σε αντίθεση με κάποιον που δεν είναι γνωστός, όπως το άτομο που επιλέγει τους εργαζόμενους της εταιρείας όπου θέλουμε να είμαστε μισθωτός. Αλλά ανεξάρτητα από το εάν ο παραλήπτης είναι γνωστός ή όχι ή πόσο σίγουροι είμαστε μαζί του, η επίσημη επιστολή πρέπει να συνταχθεί με τυπικούς όρους.

• Μπορεί να σας ενδιαφέρει: «Η ανάπτυξη του γραμματισμού: θεωρίες και παρέμβαση»

3. Το μήνυμα πρέπει να εξηγηθεί με ακρίβεια

Για να γίνει ξεκάθαρο το μήνυμα είναι απαραίτητο να μεταφέρετε μια κύρια ιδέα, να επιλέξετε έναν μοναδικό στόχο που προορίζεται να επιτευχθεί με την αποστολή της επιστολής. Με αυτόν τον τρόπο και σε σχέση με το προηγούμενο σημείο θα αποφύγουμε περιττές φράσεις ή περιεχόμενο, συμπληρωματικό και που αποσπά την προσοχή από την κύρια ιδέα.

Δεδομένου ότι είναι απαραίτητη η μετάδοση σύνθετων ή εκτενέστερων πληροφοριών, θα είναι καλύτερο να συμπυκνωθεί και να συνοψιστεί το περιεχόμενο, ώστε το μήνυμα να είναι ακριβές και να εκπληρώνει τον σχετικό σκοπό.

• Μπορεί να σας ενδιαφέρει: «Οι 10 βασικές δεξιότητες επικοινωνίας»

4. Οι επίσημες επιστολές είναι σύντομες, σύντομες

Έχοντας κατά νου ότι ο σκοπός των επίσημων επιστολών είναι η μετάδοση ενός μηνύματος με σαφήνεια και σύντομη, είναι απαραίτητο τόσο το γράμμα όσο και οι παράγραφοι και οι προτάσεις που χρησιμοποιούνται να είναι σύντομες και όσο το δυνατόν πιο σύντομες.

Επομένως, συνιστώνται γράμματα με λίγες και σύντομες παραγράφους, προκειμένου να αποφευχθεί η Ο δέκτης βαριέται, χάνει την προσοχή ή το ενδιαφέρον του και με αυτόν τον τρόπο πετυχαίνουμε τον στόχο που είμαστε ερευνητικός.

5. Οι πληροφορίες που διαβιβάζονται πρέπει να είναι σαφείς

Αν θέλουμε ο παραλήπτης να καταλάβει το μήνυμα που αναγράφεται στην επιστολή θα είναι σημαντικό οι λέξεις, οι όροι, οι φράσεις και οι ιδέες που εκφράζονται να μην προκαλούν σύγχυση ή άσκοπα διφορούμενη, εμποδίζοντας έτσι την κατανόηση και τον σκοπό της επιστολής. Με αυτόν τον τρόπο, σκοπός μας θα είναι να γράψουμε ένα σαφές κείμενο στο οποίο θα μπορεί να ερμηνευτεί μόνο μία ιδέα ή μήνυμα, χωρίς να προκύψουν πολλαπλές ερμηνείες.

Πρέπει να επιτευχθούν δύο τύποι σαφήνειας. Από τη μία πλευρά, παρουσιάζεται ορατή σαφήνεια που παραπέμπει σε καθαρή παρουσίαση της γραφής, με καλή γραφή αν γράφουμε με το χέρι και σεβόμενοι την κατάλληλη δομή γραφής.

Από την άλλη πλευρά, είναι απαραίτητη η συμμόρφωση με τη σημασιολογική σαφήνεια: χρησιμοποιήστε φράσεις και ιδέες που έχουν νόημα, αποφεύγοντας εκείνες που μπορούν να δημιουργήσουν περισσότερες από μία πιθανές ερμηνείες ή αυτές που είναι διφορούμενες.

6. Επαρκής διόρθωση

Μια άλλη πολύ σημαντική πτυχή που πρέπει να λάβουμε υπόψη όταν γράφουμε επίσημες επιστολές, λαμβάνοντας υπόψη ότι απευθύνονται άτομο αυθεντίας και ποιος είναι ο σκοπός του μηνύματος που στέλνουμε, είναι η ορθότητα τόσο της γραμματικής όσο και λεξιλογικός.

Η γραμματική διόρθωση συνδέεται με τη μη παρουσίαση γραμματικών λαθών, που νοείται ως το σύνολο των γλωσσικών κανόνων που ρυθμίζουν τη χρήση της, ούτε με την πραγματοποίηση ορθογραφικών λαθών. θα πρέπει να είμαστε ιδιαίτερα προσεκτικοί και να ελέγξουμε πριν στείλουμε την επιστολή.

Από την άλλη πλευρά, η καλή χρήση του λεξιλογίου θα είναι επίσης απαραίτητη, κάνοντας επαρκή χρήση των σχετικών λέξεων και του λεξιλογίου. χωρίς αυτό να είναι αγενές ή πολύ λεκτικό.

Με τον ίδιο τρόπο, είναι σημαντικό το λεξικό να προσαρμόζεται τόσο στον τύπο του μηνύματος όσο και στον παραλήπτη, και ότι παρουσιάζουν συνέπεια και καταλληλότητα μέσα στο ίδιο γράμμα (για παράδειγμα, βεβαιωθείτε ότι οι χρόνοι του ρήματος αγώνας).

Τα σημεία στίξης πρέπει επίσης να χρησιμοποιούνται κατάλληλα, για να ότι αφενός η ανάγνωση είναι ευκολότερη και πιο ευχάριστη και αφετέρου ότι το μήνυμα γίνεται κατανοητό σε α Σαφή.

• Μπορεί να σας ενδιαφέρει: «Ψυχολογία εργασίας και οργανισμών: ένα επάγγελμα με μέλλον»

7. Απλή έκφραση

Το να μην εκφραζόμαστε με χυδαίο τρόπο δεν σημαίνει ότι χρησιμοποιούμε μόνο καλλιεργημένες ή υπερβολικά τεχνικές λέξεις, αν δεν είναι απαραίτητο αφού με αυτόν τον τρόπο μπορεί να χαθεί ο σκοπός της παρουσίασης ενός σαφούς και κατανοητού μηνύματος.

Έτσι, μπορούμε να χρησιμοποιούμε λέξεις και όρους καθημερινής χρήσης, χωρίς όμως να παραβλέπουμε σε ποιον απευθύνεται η επιστολή.

8. Δομή και μέρη της επίσημης επιστολής

Η επίσημη επιστολή πρέπει να αποτελείται από τα ακόλουθα μέρη: το επιστολόχαρτο βρίσκεται στην αριστερή πλευρά και αναφέρεται στα δεδομένα του ατόμου που έστειλε την επιστολή. ο παραλήπτης, αναφέρεται στα στοιχεία του ατόμου στο οποίο στείλαμε την επιστολή· ο τόπος και η ημερομηνία γραφής θα εμφανιστούν στην επάνω δεξιά γωνία, αναφέροντας πρώτα την πόλη ακολουθούμενη από την ημερομηνία. επικεφαλίδα, θα απευθυνθούμε στον παραλήπτη με σεβασμό χρησιμοποιώντας ευγενικούς και επίσημους όρους όπως «αγαπητέ κ. και πλήρες όνομα «πάντα ακολουθείται από άνω τελεία.

Μετά την επικεφαλίδα, θα εμφανιστεί η εισαγωγή όπου θα γίνει συνοπτική αναφορά στον σκοπό της επιστολής. το σώμα, το μέρος όπου θα αναπτυχθεί το κύριο μήνυμα της επιστολής, είναι το πιο εκτενές μέρος. ο αποχαιρετισμός ή το κλείσιμο, χρησιμοποιώντας φιλικούς και ευγενικούς όρους όπως «ειλικρινά» ή «εγκάρδια χαιρετισμός »και τέλος η υπογραφή όπου θα εμφανίζεται κανονικά το όνομα και η θέση του ατόμου που στέλνει την επιστολή.

Κανονικά, η δομή της επίσημης επιστολής παρουσιάζει στοιχεία πρωτοκόλλου. Με στοιχεία πρωτοκόλλου εννοούμε, για παράδειγμα, να παρουσιάσουμε, να αναφερθούμε στην επαγγελματική θέση που κατέχουν ή ασκούν τόσο ο αποστολέας όσο και ο παραλήπτης.

Τύποι επίσημων επιστολών

Σε αυτήν την ενότητα θα κάνουμε αναφορές σε ορισμένους τύπους επίσημων επιστολών σύμφωνα με το σκοπό ή τους στόχους που θέλουμε να επιτύχουμε με αυτό:

• Επίσημη επιστολή παραίτησης: όταν θέλουμε να αφήσουμε τη δουλειά στην οποία βρισκόμαστε.
• Επίσημη επιστολή καταγγελίας, προκειμένου να κοινοποιηθεί οποιοδήποτε παράπονο ή διαφωνία.
• Επίσημη ευχαριστήρια επιστολή, για να εκφράσω την ευγνωμοσύνη.
• Επίσημη επιστολή αίτησης, με σκοπό να ζητήσω κάτι.
• Επίσημη επιστολή πρόσκλησης, ως πρόσκληση σε εκδήλωση.
• Επίσημη συνοδευτική επιστολή, που συνήθως παρουσιάζεται μαζί με το πρόγραμμα σπουδών όπου εκφράζονται δεξιότητες, σπουδές και εμπειρία, καθώς και γιατί μας ενδιαφέρει η δουλειά.