Ανάλυση εργασίας: τι είναι, σε τι χρησιμεύει και φάσεις της διαδικασίας

Για να λειτουργήσει μια εταιρεία με τον πιο κατάλληλο τρόπο, είναι απαραίτητο να γνωρίζει τι κάνει και πόσο μακριά πρέπει να είναι σε θέση να φτάσει τους εργαζομένους τους, εάν υπάρχει κάποιου είδους έλλειψη κατάρτισης ή εάν οι ανταγωνιστικές εταιρείες ζητούν από τους εργαζόμενούς τους περισσότερες απαιτήσεις. εργάτες.

Η σωστή ανάλυση της θέσης εργασίας επιτρέπει στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού να προσλάβει και να επιλέξει τους καλύτερους υποψήφιοι για την εταιρεία, εκτός από το να γνωρίζουν ποιες είναι οι ικανότητες, τα καθήκοντα, οι ικανότητες και οι ανάγκες που έχει ο καθένας θέση.

Επόμενο Ας καταλάβουμε τι είναι η ανάλυση εργασίας, ποια είναι η σημασία του, τι είδη υπάρχουν και πώς να φτιάξετε ένα.

• Σχετικό άρθρο: "Επιστήμες διοίκησης: τι είναι, χαρακτηριστικά και λειτουργίες"

Τι είναι η ανάλυση εργασίας;

Μια ανάλυση εργασίας αποτελείται από μια έρευνα για τη θέση εργασίας που πρόκειται να προσφερθεί ή μια συγκεκριμένη θέση στην εταιρεία που θέλετε να μάθετε σε βάθος και να βελτιώσετε. Με αυτό το είδος ανάλυσης, προορίζεται να γνωρίζει τις απαραίτητες δεξιότητες, ώστε, όποιος το κάνει, μπορεί να έχει καλύτερες επιδόσεις θεσπίζοντας όλα τα απαραίτητα κριτήρια για την επιλογή του καταλληλότερου υποψηφίου. κατάλληλος.

Συνήθως, αυτού του είδους η ανάλυση Είναι ευθύνη του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού., ο οποίος έχει, μεταξύ άλλων καθηκόντων, την αποστολή της πρόσληψης και επιλογής των καταλληλότερων εργαζομένων για που αποτελούν την εταιρεία, εκτός από τη διασφάλιση ότι, εάν χρειαστεί, ενημερώνουν την εκπαίδευσή τους. Οι εταιρείες δεν λειτουργούν σωστά χωρίς κατάλληλα άτομα για καθεμία από τις θέσεις σε αυτήν, επομένως αυτό το τμήμα πρέπει να γνωρίζει ποιες απαιτήσεις είναι απαραίτητες για κάθε θέση εργασίας.

Αφού αναλυθεί η συγκεκριμένη εργασία, είναι σύνηθες να γίνεται μια ακριβής περιγραφή από τι αποτελείται. Αυτό καθιστά ευκολότερο τον καθορισμό των απαιτήσεων που κρίνονται απαραίτητες για την υλοποίησή του, εκτός από τον καθορισμό της προσφοράς εργασίας και του προφίλ του επιθυμητού υποψηφίου. Επιπλέον, οριοθετώντας και προσδιορίζοντας καθεμία από τις θέσεις εργασίας, η εταιρεία θα μπορεί να σχεδιάσει ένα πλήρες οργανόγραμμα, ανακαλύπτοντας τι συνεισφέρει η κάθε θέση στον οργανισμό ως σύνολο.

Πλεονεκτήματα αυτού του τύπου ανάλυσης

Η συλλογή όλων των δεδομένων που προκύπτουν κατά την ανάλυση εργασίας βοηθά στη λήψη αποφάσεων, επιπλέον επιτρέπουν την επικύρωση πιο χρήσιμων και αποτελεσματικών μεθόδων και τεχνικών για την απόδοση μεμονωμένων θέσεων εργασίας και της εταιρείας στο σύνολό της σειρά. Έτσι, με αυτού του είδους την ανάλυση Μπορείτε να πάρετε καλύτερες αποφάσεις στην επιλογή προσωπικού, εκτός από το να είναι σε θέση να αξιολογήσει την απόδοση των εργαζομένων και να καθορίσει ποιος πρέπει να προαχθεί, να διατηρηθεί, να υποβιβαστεί ή να απολυθεί.

Μεταξύ των πιο ξεκάθαρων πλεονεκτημάτων που μας δίνει η ανάλυση εργασίας είναι:

1. Δομή του οργανισμού

Μέσω αυτού του τύπου ανάλυσης είναι δυνατό γνωρίζουν πώς τα καθήκοντα του οργανισμού χωρίζονται στις πιο βασικές του ενότητες: τμήματα, τμήματα, τμήματα, μονάδες εργασίας όπως εργάτες ή ομάδες εργασίας...

2. Δομή των θέσεων εργασίας

Όπως υποδηλώνει το όνομά του, αυτός ο τύπος ανάλυσης μας επιτρέπει να γνωρίζουμε πώς είναι η ίδια η εργασία και συγκεκριμένα η δομή της. μας ενημερώνει πώς οι εργασίες πρέπει να ομαδοποιούνται σε θέσεις εργασίας και εύρος εργασιών, εκτός από το να γνωρίζει ποιες θέσεις είναι παρόμοιες ως προς τη χρησιμότητα και τη λειτουργία τους για την εταιρεία.

3. βαθμό εξουσίας

Μέσω της ανάλυσης εργασίας μπορούμε γνωρίζουν το οργανόγραμμα της εταιρείας και, με τη σειρά τους, ποιες θέσεις είναι πάνω από άλλες. Επιτρέπει τη γνώση του βαθμού εξουσίας κάθε θέσης και τη συμμετοχή της στη λήψη αποφάσεων.

4. κριτήρια απόδοσης

Τα κριτήρια απόδοσης είναι η αναφορά να γνωρίζεις ιεραρχικές σχέσεις αναφοράς εντός του οργανισμού, ο αριθμός και τα είδη των θέσεων. Δηλαδή, μας επιτρέπει να γνωρίζουμε σε ποιο βαθμό η δουλειά μιας συγκεκριμένης θέσης εξαρτάται από το πόσο καλά την κάνει ένας άλλος, είτε είναι πάνω είτε κάτω από αυτήν από άποψη εξουσίας.

5. Απόλυση εργαζομένων

Αναλύοντας τη θέση εργασίας, μπορούμε να εντοπίσουμε εκείνες τις θέσεις που πρακτικά εκτελούν την ίδια λειτουργία ή είναι πολύ παρόμοιες για να τους επιτρέψουν να συνεχίσουν να υπάρχουν. αυτό το εργαλείο σας επιτρέπει να αποφασίσετε εάν είναι απαραίτητο να συνδυάσετε δύο εργασίες σε μία ή να αλλάξετε τις λειτουργίες τους για να αποφύγετε την επανάληψη.

• Μπορεί να σας ενδιαφέρει: "Ποσοτική Σχολή Διοίκησης: τι είναι και χαρακτηριστικά"

Τύποι ανάλυσης εργασίας

Υπάρχουν διάφοροι τύποι ανάλυσης εργασίας που μπορούν να πραγματοποιηθούν. Δεν αλληλοαποκλείονται, αντίθετα, είναι όλες απαραίτητες για να προσδιορίσουν ακριβώς ποιες είναι οι λειτουργίες, απαιτήσεις και αρμοδιότητες κάθε θέσης στην εταιρεία, αν και ανάλογα με το χρόνο και τα μέσα μπορείτε να αποφασίσετε να έχετε μόνο έναν τύπο της ανάλυσης. Τα κυριότερα είναι τα ακόλουθα τέσσερα:

1. Ανάλυση βάσει εργασιών

Ανάλυση εργασίας βάσει εργασιών Είναι το πιο παλιό και το πιο κλασικό. Βασικά συνίσταται στο να μάθουμε ποια καθήκοντα εκτελούν οι εργαζόμενοι, ανεξάρτητα από τις δεξιότητες, την κατάρτιση και τις δεξιότητες που έχουν ή πρέπει να έχουν. Αυτό το μοντέλο στοχεύει στον καθορισμό και την καθιέρωση των καθηκόντων, των καθηκόντων και των ευθυνών που σχετίζονται με κάθε μία από τις θέσεις στην εταιρεία.

2. Ανάλυση με βάση τις ικανότητες

Η ανάλυση των ικανοτήτων εστιάζει σε αυτές δεξιότητες που απαιτούνται για την εκτέλεση της εργασίας.

3. Ανάλυση με βάση τα δυνατά σημεία

Η ανάλυση με βάση τα δυνατά σημεία εστιάζει σε εκείνες τις ενέργειες που απολαμβάνουν περισσότερο οι εργαζόμενοι ή εκείνες στις οποίες αποδίδουν ιδιαίτερα καλά. Είναι ζήτημα αναζήτησης εκείνων των κινήτρων που έχουν ωθήσει τους εργαζόμενους να επιλέξουν τη θέση ή την επιθυμία που τους προκαλεί να πραγματοποιήσουν αυτή τη θέση.

4. Ανάλυση με βάση την προσωπικότητα

Αν και είναι σίγουρα λίγο πιο περίπλοκο, μπορεί να πραγματοποιηθεί μια ανάλυση εργασίας αναζητώντας εκείνα τα χαρακτηριστικά προσωπικότητας που είναι πιο κατάλληλα για την άσκηση μιας τέτοιας θέσης. Τα πιο δυσλειτουργικά χαρακτηριστικά μπορούν επίσης να αναλυθούν, δηλαδή αυτά που αποτελούν πηγή προβλημάτων για το εν λόγω έργο.

Πού να εξαγάγετε πληροφορίες

Η ανάλυση εργασίας είναι ένα εργαλείο που προσπαθεί να ακολουθήσει την επιστημονική μέθοδο. Βασίζεται στις πιο αντικειμενικές και αξιόπιστες πηγές πληροφοριών και τεχνικών που είναι δυνατόν να καταστήσουν την ανάλυση μια πιστή αναπαράσταση της οργανωσιακής πραγματικότητας.

Τα δεδομένα εξάγονται από την ίδια την εργασία, όπως οι εργασίες που εκτελεί ο εργαζόμενος, ο τρόπος με τον οποίο τις εκτελεί και οι συμπεριφορές που σχετίζονται με την απασχόλησή του. Αλλά πέρα από αυτές τις παρατηρήσεις, υπάρχουν αρκετές τεχνικές για να μπορέσουμε να εξαγάγουμε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες.

• Συνεντεύξεις και ομάδες συζήτησης.
• Ερωτηματολόγια
• Παρατήρηση ή αυτοπαρατήρηση.
• Ανάλυση μέσω τεκμηρίωσης, αξιολόγησης απόδοσης και παλιών προσφορών εργασίας.
• Η μεθοδολογία του κρίσιμου περιστατικού

Ανάπτυξη ανάλυσης εργασίας

Στη συνέχεια θα δούμε πώς να αναπτύξετε μια ανάλυση εργασίας και τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε. Είναι σημαντικό όταν προχωρά κανείς σε μια ανάλυση αυτού του τύπου, να γνωρίζει ποιες πτυχές πρέπει να είναι έγγραφο, το οποίο τα άτομα στον οργανισμό μπορούν να τους παρέχουν και τον τρόπο με τον οποίο πρόκειται να γίνει διαχείριση των πληροφοριών. πληροφορίες.

1. ορίστε τις εργασίες

Το πρώτο μέρος της διαδικασίας αποτελείται από αναλύουν τα καθήκοντα που εκτελούν οι εργαζόμενοι. Είναι ο παλαιότερος και, ταυτόχρονα, ο πιο θεμελιώδης τύπος ανάλυσης εργασίας. Είναι απαραίτητο να γνωρίζουμε ποιοι τύποι εργασιών και πώς εκτελούνται εντός του οργανισμού, προκειμένου να πραγματοποιηθεί μια ολοκληρωμένη ανάλυση εργασίας. Επομένως, για να συλλέξετε πληροφορίες σε αυτό το βήμα, είναι απαραίτητο να αναρωτηθείτε τις ακόλουθες ερωτήσεις:

• Τι κάνει ο υπάλληλος;
• Όπως κάνει;
• Τι το κάνει;
• Γιατί το κάνει αυτό;

Προσπαθώντας να απαντήσω σε αυτές τις ερωτήσεις για κάθε θέση εργασίας Μπορούμε να γράψουμε μια λίστα με τις εργασίες που εκτελούνται στον οργανισμό. Για παράδειγμα, αν θέλουμε να αναλύσουμε τη δουλειά ενός σερβιτόρου, μπορούμε να κάνουμε στον εαυτό μας αυτές τις ερωτήσεις σχετικά με τις ακόλουθες δύο εργασίες: να φέρουμε φαγητό και ποτά και να καθαρίζουμε το τραπέζι.

Στην περίπτωση της μεταφοράς τροφίμων και ποτών, ο σερβιτόρος χρησιμοποιεί ένα δίσκο για να μπορεί να φέρει αυτά τα πράγματα στον πελάτη που έχει παραγγείλει αυτά τα τρόφιμα. Ο λόγος για αυτό είναι ότι μας ενδιαφέρει ο πελάτης να είναι ικανοποιημένος καταναλώνοντας αυτό που έχει παραγγείλει.

Στην περίπτωση καθαρισμού του τραπεζιού, ο σερβιτόρος το κάνει με πανί, απολυμαντικό και άλλα προϊόντα καθαρισμού ώστε το τραπέζι να είναι σε κατάσταση για χρήση από άλλους πελάτες. Ο λόγος για αυτό είναι η αποφυγή μη τήρησης των προτύπων υγιεινής που έχει διατάξει το Υπουργείο Υγείας, εκτός από την αποφυγή παραπόνων από τον δυσαρεστημένο πελάτη.

2. Εργασιακά καθήκοντα και ευθύνες

Μόλις μάθετε ποιες εργασίες εκτελούνται εντός του οργανισμού ομαδοποιούνται σε διαφορετικές λειτουργίες. Μπορεί να συμβαίνει ότι υπάρχουν εργασίες που εκπληρώνουν μόνο μία λειτουργία, άλλες που είναι αρκετά διαφορετικές ο ένας τον άλλον αλλά εξυπηρετούν το ίδιο και μια εργασία που, με τη σειρά της, εκτελεί διαφορετικές λειτουργίες εντός του οργάνωση.

Λαμβάνοντας το παράδειγμα του σερβιτόρου, θα μπορούσαμε να θεωρήσουμε ότι η μεταφορά φαγητού στους πελάτες θα ήταν εντός της λειτουργίας "εξυπηρέτηση πελατών", ενώ η κύρια λειτουργία του καθαρισμού θα ήταν η «υγιεινή της εγκατάστασης», αν και θα μπορούσε να σχετίζεται και με την εξυπηρέτηση πελατών. πελάτης.

Μόλις καθοριστούν οι λειτουργίες των καθηκόντων που εκτελούνται στον οργανισμό, αυτοί Οργανώνονται ανάλογα με τον βαθμό ευθύνης εντός του ίδιου. Μπορούν να ταξινομηθούν σε μια κλίμακα στην περίπτωση που μπορούμε να μιλήσουμε για ευθύνες που είναι πολύ πιο σημαντικές από άλλες, ωστόσο, σε Σε πολλές περιπτώσεις, οι περισσότερες από τις εργασίες συνεπάγονται παρόμοιο βαθμό ευθύνης, με τον οποίο μπορούν να έχουν εξίσου υψηλή προτεραιότητα.

3. Γνώσεις και εμπειρίες

Μια θεμελιώδης πτυχή κατά την ανάλυση της εργασίας είναι η αξιολόγηση της εμπειρίας και των γνώσεων που απαιτούνται για την εκτέλεση της εργασίας. Ετσι ώστε αξιολογούνται οι δεξιότητες, οι ικανότητες και η εκπαίδευση που συνιστώνται ή ζητείται να έχουν για την εκτέλεση των καθηκόντων της εργασίας.

Σε πολλές περιπτώσεις αυτή η απαραίτητη γνώση είναι εύκολο να εδραιωθεί. Για παράδειγμα, για να μπορείς να εργαστείς σε κλινική ως γιατρός, η εκπαίδευση που θα ζητηθεί θα είναι πτυχίο ιατρικής και κατά προτίμηση μεταπτυχιακό ή μεταπτυχιακό. Σε άλλες περιπτώσεις, ωστόσο, τα προσόντα που απαιτούνται για την εκτέλεση της εργασίας δεν είναι τόσο σαφή. Για παράδειγμα, για να εργαστούν σε ένα σούπερ μάρκετ, μπορεί να ζητήσουν πιστοποιητικό χειρισμού τροφίμων ή επαγγελματική εκπαίδευση, αν και αυτό δεν συμβαίνει πάντα.

Κατά την ανάλυση της εργασίας να είναι σε θέση να γνωρίζει ποια είναι η επιθυμητή εκπαίδευση το ιδανικό είναι να απευθυνθείτε απευθείας σε υπαλλήλους και διευθυντές. Θα πουν τη γνώμη ή την εμπειρία τους, τι πτυχίο έχουν, τι τους έχουν ζητήσει και τι έχουν δει σε προηγούμενες εταιρείες που έχουν εργαστεί. Είναι πολύ χρήσιμο να γνωρίζουμε τι ζητούν οι ανταγωνιστικές εταιρείες από τους εργαζομένους τους, καθώς, με αυτόν τον τρόπο, Με αυτόν τον τρόπο θα αποτρέψουμε την απώλεια ισχύος της εταιρείας στον τομέα της λόγω της έλλειψης εκπαίδευσης της εργάτες.

4. Δεξιότητες στην ανάλυση εργασίας

Σε αυτό το σημείο είναι σημαντικό να πραγματοποιήσετε την ανάλυση εργασίας με βάση τις δεξιότητες των εργαζομένων σας. Εδώ μπορούν να χρησιμοποιηθούν τρεις πολύ χρήσιμες τεχνικές, το οποίο μπορεί να συμπληρωθεί.

4. 1. Συνέντευξη με διευθυντές

Οι διευθυντές είναι ένα βασικό πρόσωπο μέσα στον οργανισμό, αφού είναι που γνωρίζουν τη δουλειά από πρώτο χέρι και γνωρίζουν ποιες δεξιότητες χρειάζονται να εκτελεί σωστά τις εργασίες.

4.2. Αξιολόγηση απόδοσης

Συνάγει ποιες δεξιότητες διαφοροποιούν έναν καλό υπάλληλο από εκείνον που δεν κάνει καλά τη δουλειά του.

4.3. κρίσιμα περιστατικά

με αυτή την τεχνική καθιερώνονται εκείνες οι βασικές συμπεριφορές στη θέση εργασίας, αυτές που καθορίζουν την επιτυχία ή την αποτυχία της οργάνωσης. Ανακαλύπτει ποιες συμπεριφορές μπορούν να ωφελήσουν ή να βλάψουν την απόδοση της εταιρείας και σκοπεύει να τις επαναλάβει ή να τις εξαλείψει.

5. Να έχετε ξεκάθαρους στόχους

Ανεξάρτητα από το ποια τεχνική χρησιμοποιείται, το ιδανικό είναι να χρησιμοποιηθούν και οι τρεις, Το θεμελιώδες είναι ότι με τη χρήση του είναι δυνατό να απαντηθούν οι ακόλουθες ερωτήσεις:

• Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός καλού και ενός κακού εργαζόμενου;
• Γιατί ορισμένοι υπάλληλοι είναι σε θέση να εκτελούν εργασίες καλύτερα από άλλους;
• Αν προσλάβατε έναν υπάλληλο για να εκτελέσει μια εργασία, τι θα αναζητούσατε;
• Χρειάζεται κάτι άλλο για τη σωστή καθιέρωση των αρμοδιοτήτων;

Σε κάθε περίπτωση, πρέπει να σημειωθεί ότι κάθε εταιρεία έχει τη δική της ιδέα για το ποιες είναι οι ιδανικές δεξιότητες για τους εργαζομένους της ανάλογα με τη θέση που καταλαμβάνουν, δηλαδή αυτό είναι ένα πολύ υποκειμενικό βήμα.

Αυτή η μεταβλητότητα στις απαιτούμενες δεξιότητες επηρεάζεται σε μεγάλο βαθμό από την οργανωτική κουλτούρα της εταιρείας, η οποία ποικίλλει πολύ από τη μία στην άλλη. Επιπλέον, κάθε εταιρεία έχει διαφορετικό πελάτη, επομένως τα κριτήρια που εξάγονται από την ανάλυση θέσεων σε μια εταιρεία μπορεί να μην είναι χρήσιμα για μια άλλη.

Βιβλιογραφικές αναφορές:

• Martín-Valverde, A., Rodríguez-Sañudo Gutiérrez, F. Garcia Murcia, J. (1996). Εργατικό δίκαιο. Μαδρίτη: Tecnos.
• Μ. Peiro, J. (1996). Ψυχολογία Οργάνωσης. Μαδρίτη: UNED.
• Leal Millán, A., Román Onsalo, M., Alfaro de Prado Sagrera, A., Rodríguez Félix, L. (2002). Ο ανθρώπινος παράγοντας στις εργασιακές σχέσεις, Εγχειρίδιο Κατεύθυνσης και Διαχείρισης: Πυραμίδα.