Ποιοτικοί κύκλοι: ποιοι είναι και χαρακτηριστικά αυτής της μεθόδου

Οι εταιρείες τείνουν να βελτιστοποιούν τις διαδικασίες τους όλο και περισσότερο, και γι 'αυτό, διαρκώς αναδύονται διαφορετικές διαδικασίες που επιδιώκουν αυτόν τον στόχο.

Οι κύκλοι ποιότητας είναι ένα καλό παράδειγμα αυτού.. Σε όλο αυτό το άρθρο θα μελετήσουμε λεπτομερώς όλα τα χαρακτηριστικά του, πώς εκτελείται και θα ανακαλύψουμε ποια είναι τα ισχυρότερα σημεία του εάν αποφασίσουμε να το χρησιμοποιήσουμε μόνοι μας οργάνωση.

• Σχετικό άρθρο: "Επιστήμες διοίκησης: τι είναι, χαρακτηριστικά και λειτουργίες"

Τι είναι οι ποιοτικοί κύκλοι;

Οι κύκλοι ποιότητας αναφέρονται σε μια επιχειρηματική μεθοδολογία που αναζητά η βελτιστοποίηση των διαδικασιών μέσω ομάδων εργαζομένων (οι κύκλοι) που θέτουν από κοινού τα διαφορετικά προβλήματα και πτυχές βελτίωσης που έχουν βρει στα αντίστοιχα τμήματα τους με σκοπό τη συγκέντρωση διαφορετικών ιδεών και βρείτε λύσεις που επιτρέπουν την επίλυση του μεγαλύτερου αριθμού περιστατικών που είχαν προηγουμένως εντοπιστεί στην ανάλυση Ολοκληρώθηκε.

Μόλις τα μέλη των κύκλων ποιότητας καταλήξουν σε αυτές τις συμφωνίες, το επόμενο βήμα θα ήταν

μεταφέρετε τις επιλεγμένες ιδέες στους επικεφαλής κάθε τμήματος, ώστε να μπορούν να τις μελετήσουν προσεκτικά, ελέγξτε εάν η αίτησή τους είναι βιώσιμη και, εάν συμφωνούν, εφαρμόστε τις, διαθέτοντας τους πόρους για αυτήν τμήματα που χρειάζονται για να τεθούν σε λειτουργία οι νέες διαδικασίες και τα αποτελέσματά τους μπορούν να γίνουν αισθητά το συντομότερο πριν.

Αυτό που κάνει τους ποιοτικούς κύκλους τόσο αποτελεσματικούς και πολύτιμους είναι ότι οι πληροφορίες που παρέχονται από εργαζομένους από διαφορετικά τμήματα της εταιρείας είναι πρώτης τάξεως. χέρι και αυθόρμητα, είναι προβλήματα που παρατηρούν και βιώνουν τον εαυτό τους σε καθημερινή βάση, επομένως δεν αποτελούν συμπεράσματα ή παρακρατήσεις βάσει δεδομένων τρίτων. Με αυτόν τον τρόπο, διατίθενται πολύτιμες πληροφορίες για τη βελτίωση των ποιοτικών διαδικασιών.

Αυτή η μεθοδολογία προέκυψε στην Ιαπωνία τη δεκαετία του '60, μια χώρα που ήταν πάντα στην πρώτη γραμμή στην εφαρμογή νέων διαδικασιών για τη βελτίωση της διαχείρισης της ποιότητας. Ο δημιουργός αυτής της νέας μεθόδου ήταν ο επιχειρηματίας και χημικός Kaoru Ishikawa. Από τη δημιουργία της, οι ποιοτικοί κύκλοι δεν έπαψαν να εμφυτεύονται σε πολλές ασιατικές εταιρείες, αποδεικνύοντας την αποτελεσματικότητά τους σε οργανισμούς με την κλασική πολιτιστική περικοπή της Ανατολής.

Ωστόσο, το Η προέλευσή του δεν ήταν τόσο επιτυχημένη στον δυτικό επιχειρηματικό κόσμο, ένα σχετικά κοινό πρόβλημα όσον αφορά την εξαγωγή μεθοδολογιών σε πολύ διαφορετικές πολιτιστικές περιοχές. Αλλά είναι ένα πρόβλημα με μια λύση, καθώς το ερώτημα είναι να προσαρμόσουμε αυτές τις μεθόδους στην ιδιοσυγκρασία του τόπου όπου θέλουμε να τις εφαρμόσουμε. Με την κατάλληλη πολιτιστική προσαρμογή, οι ποιοτικοί κύκλοι είναι εξίσου αποτελεσματικοί στη Δύση όπως και στην Ανατολή.

Χαρακτηριστικά

Στους ποιοτικούς κύκλους υπάρχει η φιγούρα του διαμεσολαβητή, ενός υπευθύνου συντονισμού της ομάδας και εξηγεί τη δυναμική που πρέπει να ακολουθήσει. Ο διαμεσολαβητής παρέχει επαρκή εκπαίδευση στη μεθοδολογία στους υπόλοιπους συμμαθητές. Όλα τα μέλη θα πραγματοποιήσουν αυτές τις συναντήσεις εντός των ωρών εργασίας και θα το κάνουν με συγκεκριμένη κανονικότητα., όπως συμφωνήθηκε από όλους και την προτεραιότητα των θεμάτων που θα αναλυθούν σε κάθε συνεδρία.

Ο διαμεσολαβητής θα είναι υπεύθυνος μόνο για να ζητήσει τη συμμετοχή των διαφόρων μελών του κύκλου ποιότητας και να καθοδηγήσει τη διαδικασία, αλλά Δεν πρέπει ποτέ να αξιολογήσετε τις προτάσεις που έχουν υποβληθεί, ούτε να εκφωνήσετε υπέρ ή κατά οποιασδήποτε από αυτές και πρέπει να διατηρήσετε την αντικειμενικότητα σε όλα. στιγμή. Εάν θα ήταν στη δικαιοδοσία του να κατευνάσει πιθανές καταστάσεις σύγκρουσης που μπορεί να προκύψουν μεταξύ διαφορετικών συνιστωσών, προτρέποντας και πάλι τα μέλη να συνεχίσουν με το μεθοδολογία.

Όσον αφορά το μέγεθος της ομάδας, Συνιστάται κάθε κύκλος ποιότητας να περιλαμβάνει τουλάχιστον τέσσερις συμμετέχοντες και να προσπαθεί να μην είναι άνω των οκτώ. Αυτά είναι τα συνιστώμενα στοιχεία, αλλά ο συνολικός αριθμός μπορεί να προσαρμοστεί στα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της εταιρείας, τον αριθμό τμήματα που έχετε ή εάν θέλετε να αντιμετωπίσετε συγκεκριμένες περιπτώσεις που συνεπάγονται την παρουσία περισσότερων εργαζομένων από το οργάνωση.

Μεταξύ αυτών των μελών (δεδομένου ότι η φιγούρα του διαμεσολαβητή είναι ξεχωριστή), θα πρέπει να επιλεγεί ως εκπρόσωπος της ομάδας. Θα είναι αυτός που, όταν τελειώσει η συνεδρία, παρέχει την αντίστοιχη περίληψη με τα μέτρα που έχουν επιλεγεί στους διαφορετικούς προϊσταμένους των τμημάτων. Η συγγραφή αυτού του εγγράφου αντιστοιχεί στην ομάδα στο σύνολό της και όχι σε κανέναν ειδικότερα, δεδομένου ότι οι αποφάσεις έχουν ληφθεί από κοινού, οπότε καμία υπογραφή δεν θα αντικατοπτρίζεται σε ατομικό επίπεδο.

Οι κύκλοι ποιότητας θα συναντηθούν ξανά κυκλικά, σύμφωνα με τις ανάγκες της εταιρείας, αν και συνιστάται να πραγματοποιείται τουλάχιστον μία συνάντηση κάθε χρόνο. Ομοίως, μπορεί να ενθαρρυνθεί η δημιουργία άλλων ανεξάρτητων κύκλων ποιότητας για την αντιμετώπιση διαφορετικών ζητημάτων, έτσι ώστε να υπάρχουν πολλές ομάδες εργάζονται συμπληρωματικά ταυτόχρονα και έτσι επιλύουν διάφορα προβλήματα σε λιγότερο χρόνο, το οποίο βελτιστοποιεί περαιτέρω τη διαδικασία.

• Σχετικό άρθρο: "Ανάπτυξη της λειτουργίας ποιότητας: τι είναι και χαρακτηριστικά"

Εφαρμογή αυτής της μεθοδολογίας σε οργανισμούς

Για να μπορέσουμε να εφαρμόσουμε τη μεθοδολογία των κύκλων ποιότητας, το πρώτο πράγμα που χρειαζόμαστε είναι φυσικά η έγκριση του διοικητικού συμβουλίου της εταιρείας. Μόλις παρουσιαστεί το σχέδιο, οι υπεύθυνοι πρέπει να το υποστηρίξουν και να προωθήσουν την ορθή λειτουργία των κύκλων από τώρα και στο εξής, απαραίτητη προϋπόθεση για την ευημερία τους, καθώς Χωρίς την εμπιστοσύνη των ηγετών της εταιρείας, δεν μπορούμε να περιμένουμε από ποιοτικούς κύκλους να αναπτύξουν το πλήρες δυναμικό που περιέχουν.

Μόλις έχουμε το πράσινο φως, ένα πρόγραμμα εφαρμογής πρέπει να σχεδιαστεί προσαρμοσμένο στα χαρακτηριστικά του εταιρεία, προωθώντας την αυθόρμητη εμφάνιση των κύκλων, καθώς είναι το ιδανικό σκηνικό για την έναρξη αυτού Πρόγραμμα. Όλοι οι κύκλοι ποιότητας πρέπει να υποστηρίζονται από έναν ανεξάρτητο οργανισμό, ο οποίος παρέχει όλα τα πόροι που χρειάζονται για μια καλή λειτουργία, στο επίπεδο των χώρων, του υλικού ή οποιουδήποτε άλλου μέσου απαιτείται.

Το επόμενο βήμα θα είναι επιλέξτε τους διαμεσολαβητές από τους διαφορετικούς κύκλους ποιότητας και δώστε τους την κατάλληλη εκπαίδευση έτσι ώστε να μπορούν να αναπτύξουν τα καθήκοντα που έχουν ανατεθεί στο σχήμα τους. Σε αυτό το σημείο, η εταιρεία μπορεί να κοινοποιήσει επίσημα σε όλους τους εργαζομένους την εφαρμογή αυτής της μεθοδολογίας, ώστε όλοι όσοι επιθυμούν να μπορούν να συμμετέχουν στις διαδικασίες. Είναι σημαντικό ολόκληρο το προσωπικό να γνωρίζει αυτήν την κατάσταση, καθώς ένα από τα κλειδιά για να λειτουργήσει η ποιότητα των κύκλων είναι η επικοινωνία.

Στη συνέχεια, αποφασίστε ποια είναι τα πιο σημαντικά ζητήματα και ως εκ τούτου στα οποία πρέπει να αφιερώσουν το χρόνο στην αρχή του προγράμματος. Δεν χρειάζεται να είστε πολύ φιλόδοξοι και να αντιμετωπίζετε όλα τα προβλήματα ταυτόχρονα, πρέπει χτίστε μια κλίμακα προτεραιοτήτων και προσπαθήστε να επιλύσετε κάθε ζήτημα πριν προχωρήσετε στο ΕΠΟΜΕΝΟ. Επιπλέον, είναι σημαντικό τα πρώτα προβλήματα που αντιμετωπίζονται να έχουν μια σχετικά απλή λύση, αφού η επιτυχής εκκίνηση είναι το κλειδί για την ενίσχυση της εφαρμογής.

Όλα θα ήταν έτοιμα να ξεκινήσουν τους πρώτους ποιοτικούς κύκλους στην εταιρεία. Μπορεί να συμβεί αυτές τις πρώτες περιπτώσεις οι εργαζόμενοι διστάζουν να συμμετάσχουν, ίσως λόγω των προτεινόμενων θεμάτων. Σε αυτήν την περίπτωση, θα ήταν σκόπιμο να περιμένουμε λίγο για να προτείνουμε τη δημιουργία των κύκλων ξανά, προτείνοντας διαφορετικά θέματα αυτή τη φορά, ελπίζοντας ότι αυτή η αλλαγή θα παρακινήσει τα πρώτα μέλη να το κάνουν εμφάνιση.

Περιεχόμενα

Τα θέματα που πρέπει να εξεταστούν σε κύκλους ποιότητας ποικίλλουν πολύ, ειδικά ανάλογα με τον τύπο της εταιρείας και τον τομέα στον οποίο βρίσκεται. Ωστόσο, υπάρχουν γενικές γραμμές που είναι κατάλληλες για πολλές εταιρείες και αυτός μπορεί να είναι ένας καλός οδηγός για να ξεκινήσετε να εφαρμόζετε τη μεθοδολογία στην πράξη. Ομοίως, υπάρχουν επίσης ορισμένα ζητήματα που δεν πρέπει ποτέ να επιλέγονται ως θέματα που θα συζητηθούν στους κύκλους.

Ως παραδείγματα αυτών που είναι πιθανό να επιλεγούν, θα πρέπει να αυξήσουμε την ποιότητα του προσφερόμενου προϊόντος ή υπηρεσίας, να βελτιώσουμε τα κανάλια επικοινωνία εταιρείας και διυπηρεσιακός συντονισμός, ελαχιστοποίηση γραφειοκρατικών διαδικασιών, μείωση κόστους, προσφορά εξυπηρέτησης πελατών πιο ικανοποιητική, βελτιώστε τις συνθήκες εργασίας σε περιβαλλοντικό επίπεδο (άνεση, καθαριότητα και ασφάλεια) ή συντομεύστε τις προθεσμίες, στο βαθμό που δυνατόν.

Αλλά το έχουμε ήδη προβλέψει Υπάρχουν θέματα που δεν είναι κατάλληλα για ανάλυση από κύκλους ασφαλείας. Για παράδειγμα, δεν πρέπει ποτέ να συζητάμε τις συνθήκες εργασίας των υπαλλήλων, να αμφισβητούμε τις δυνατότητες των υπευθύνων για τις ομάδες ή άλλους. συνάδελφοι, αξιολογούν τις επιχειρηματικές στρατηγικές που πραγματοποιούνται ή σχολιάζουν άλλες σειρές αποφάσεων της εταιρείας, όπως απολύσεις ή προαγωγές Ανθρωποι.

Βιβλιογραφικές αναφορές:

• Palom, F.J. (1991). Κύκλοι ποιότητας: θεωρία και πρακτική. Productica.
• Ruelas-Barajas, E., Reyes-Zapata, H., Zurita, B., Vidal-Pineda, L.M., Karmcher, S. (1990). Κύκλοι ποιότητας ως στρατηγική για ένα πρόγραμμα διασφάλισης ποιότητας για ιατρική περίθαλψη στο Εθνικό Ινστιτούτο Περινιτολογίας. Δημόσια υγεία του Μεξικού.
• Thompson, P.C., Hassan, A. από. (1984). Ποιοτικοί κύκλοι: πώς να τα κάνετε να λειτουργούν. Νόρμα Κίτο.