15 kontorifunktsiooni (ja nende omadused)

Igas organisatsioonis on ettevõtte edasiliikumiseks vaja läbi viia mitmeid tegevusi, lisaks sellele, et ta suudab täita kavandatud eesmärke ning pakkuda tooteid ja teenuseid, millele ta on spetsialiseerunud.

Kuigi me võiksime rääkida sadadest funktsioonidest, mida ettevõttes täidetakse, on reaalsus see, et neid on vaid kaks nädalat, kui rühmitame need üldisemateks funktsioonideks.

Järgmisena avastame, mis need on kontori põhifunktsioonid ja mis on selle tähtsus kogu organisatsiooni jaoks.

• Seotud artikkel: "Töö ja organisatsioonide psühholoogia: tulevikuga elukutse"

15 kontorifunktsiooni (funktsioonid ja tööruumid)

Igas organisatsioonis on mitu töötajat, kes täidavad erinevaid funktsioone. Igaüks neist on spetsialiseerunud oma valdkonnale, mis võib nõuda teatud tüüpi koolitust, mis on enam -vähem kõrge ja vajalik organisatsiooni ülesannete täitmiseks. Selle funktsioonid on väga mitmekesised ja käsitlevad selliseid aspekte nagu haldus, varud, finantsjuhtimine, töötajate valik või posti levitamine.

Organisatsioone võib kirjeldada kui organisme, mille üks osa ei tööta korralikult, ebaõnnestub või on vähem funktsionaalne. Seepärast on oluline, et ettevõtte töötajad valdavad ülesannete täitmisel neilt oodatud oskusi neile suulist suhtlust, organiseerimisoskust, dokumentide kirjutamist ja teadmisi kontori automatiseerimine. Kõik need oskused on seotud 15 parima kontorifunktsiooniga, mida me allpool vaatame.

1. Planeerimine

Planeerimine on meie nimekirja ülaosas, kuna see on organisatsiooni kõige olulisem ülesanne. See See tähendab, et tuleb määratleda, milliseid meetodeid ja organisatsioonilisi struktuure ettevõttes rakendada, ning seada selgelt eeldatav äriplaan.

Kuigi on olemas tehnoloogilised vahendid, mis aitavad täpsustada äriplaanis kirjeldatud meetodeid ja levitada ülesannete täitmisel töötajate vahel, on hädavajalik, et planeerimine. Kui te ei alusta parema jalaga, on raske saavutada ettevõtte eesmärke, mida organisatsioon soovib saavutada.

Planeerimise läbiviimise eest vastutavatel inimestel peab olema selge ärivisioonLisaks sellele, et teame põhjalikult, milline on ettevõttesisene hierarhia ning nende liikmete tugevused ja nõrkused, keda peetakse nende eesmärkide saavutamiseks piisavaks.

2. Dokumentide redigeerimine

Igas kontoris kirjutatakse palju. Ettevõtte töötajate jaoks on üks aeganõudvamaid ülesandeid aruannete ja dokumentide kirjutamine näiteks oluliste vestluste ja kohtumiste transkriptsioon, lisaks protokolli jätmine ise. Samuti koostatakse ja registreeritakse selliseid aspekte nagu ülevaatus ja varude ülevaatused.

Dokumentide koostamisel See hõlmab ka juhendite ja protokollide väljatöötamist töötajate abistamiseks, algajad ja veteranid, et mõista, mida nad peaksid tegema igal kursusel või ülesandel, mida neilt nõutakse. Samuti saavad nad üksikasjalikult kirjeldada selliseid aspekte nagu taust, edusammud, tulemused, eelised ja puudused ühe või teise meetodi rakendamisel konkreetses olukorras, mis on olulised ettevõte.

• Teid võib huvitada: "Psühholoogia annab teile 6 näpunäidet paremaks kirjutamiseks"

3. Osale koosolekutel

Mis on ettevõte ilma kuulsate ärikohtumisteta? Igas organisatsioonis toimuvad kohtumised töörühma liikmete vahel, kus toimuvad koosolekud vahetada ideid, jagada esitlusi, esitada aruandeid ja aruandeid käimasolevate projektide kohta.

Need kohtumised toimuvad eesmärgiga seada ühised seisukohad ja seada eesmärgid eesmärgi saavutamiseks või konkreetse projekti lõpuleviimiseks. Nad püüavad määrata suuna, mida töötajad peavad järgima, et töötada sama eesmärgi nimel, kooskõlastatult ja ilma tarbetult nende vahel ülesandeid kordamata. Sel põhjusel määratakse koosolekutel igaühele rollid, ülesanded ja tähtajad.

Koosolekutel kommenteeritav salvestatakse protokollimiseks või protokollimiseks. Selle sageduse, kestuse ja arutatavad aspektid määravad organisatsioon ise ja koosolekul osalejad. Näiteks on ettevõtteid, kus koosolekuid peetakse iga päev, teistes aga kord nädalas, iga kahe nädala tagant, kord kuus... Kohtumiste sagedus sõltub iga ettevõtte vajadustest ja sellest, mida arutatakse neis.

• Teid võib huvitada: "6 organisatsioonilise suhtluse tüüpi"

4. Koosolekute ajakava

Kohtumine isiklikult või veebis on vaid jäämäe tipp. Igaühe taga on suur ettevalmistus, aega ja ressursse investeerimine, et selgitada, millest räägitakse või mida neis tehakse.

See võib tunduda lihtne, kuid see lakkab olemast nii, kui arvame, et igaüks, kes vastutab selliste kohtumiste planeerimise eest, peab olge kursis projektiga, mida arutatakse, kes on need inimesed, kes on huvitatud osalema ja mis kellaajal nad on hästi.

Koosolekute planeerimine ei tähenda mitte ainult koha, aja ja osalejate otsustamist, vaid ka veenduge, et osalejad saaksid osaleda ja et valitud aeg ei langeks kokku ülesannete või muude veelgi olulisemate koosolekutega. Lisaks hõlmab see otsustamist, kas teema, millest soovite rääkida, on piisavalt oluline, et seda ka a -s käsitleda isiklikult või veebis, sest keegi ei taha koosolekuid pidada asjade kohta, mida võiks vestluse või e -posti teel arutada elektrooniline.

• Teid võib huvitada: "Aja juhtimine: 13 näpunäidet, kuidas päeva tunde ära kasutada"

5. Organisatsiooniline e -posti ülevaatus

Teine kontorifunktsioon on organisatsiooni e -posti kontrollimine. Esmapilgul tundub see lihtne, tundub, et see hõlmab ainult meilide avamist, mille oleme saanud ettevõtte erinevatelt tasanditelt, kus me töötame. Tõde on aga see, et see on üks tegevustest, mis võib meid kõige kauem aega võtta ning on uuringuid, mis näitavad, et keskmiselt kulutame selle ülesande täitmiseks keskmiselt 20,5 tundi nädalas.

Meie ettevõtte saadetud e -kirju tuleb põhjalikult lugeda, tuues välja olulised aspektid et meie ülemus või kolleegid räägiksid meile ja oleksid teadlikud, et ükski sõnum pole valesti paigutatud oluline. Peame neile ka vastama, sest pole liiga professionaalne ega südamlik, kui neile vastust ei anta tänulikkust või vähimatki kommentaari, et oleme saanud sellise teate nii ülemuselt kui ka a alluv.

• Seotud artikkel: "Meili 11 osa (selgitatud ja näidetega)"

6. Ettevõtte posti levitamine

Postiteenuste levitamine ettevõttes on ülesanne, mille puhul ei ole vaja ulatuslikku koolitust, kuigi see nõuab palju vastutust. Teil peab olema suur kiireloomulisus, hea organisatsioon ja teadma kõiki ettevõtte olulisi osakondi, büroosid ja ametikohti edastada teave teile sobivatele inimestele ja niipea kui võimalik.

Dokumendid ja muud üksused, mida teie organisatsiooni töötajad võivad oodata, sisaldavad müüja arveid, kirju valitsusasutuse vastus, krediitkaardid, kujundused, fooliumid, elektroonikaseadmed, näiteks graafikakaardid ja materjalid nõod.

7. Logistika

Logistika See on seotud kõigi ettevõttega seotud kaupade veoga, nii nende saabumisega ettevõttesse kui ka nende lahkumisega teistele ja ladustamisega.

See funktsioon hõlmab ka pakkujatega suhtlemist, et saaksime seda teha väljastada olulisi tooraineid toodete ja teenuste tootmisel, mida pakub organisatsioon. Igaüks, kes logistikaga tegeleb, soovib veenduda, et ettevõttel on kõik vajalik tootmise jätkamiseks.

8. Kõne vastamine

Telefon on jätkuvalt üks enimkasutatavaid sidevahendeid ja ärimaailm pole sellele võõras. Kõnedele vastamine on iga organisatsiooni põhifunktsioon kuidas suhtlete klientide, tarnijate või oma töökaaslastega.

See funktsioon pole nii lihtne, kui tundub. Selle nõuetekohaseks kasutamiseks on vaja teatavat protokolli, kuna see on eriti potentsiaalsete klientide jaoks esimene kontaktvorm paljudele neist, nii neile, kes ettevõttele helistavad, kui ka neile, kes on kutsutud neid oma pakkumistest teavitama (telemarketer). Tuleb austada viisakusreegleid, säilitada institutsionaalne toon ning jälgida hääle ja sõnavara helitugevust.

Igaüks, kes vastutab telefoni eest, peab olema teadlik sellest, mida inimene, kellega ta räägib, olgu see siis tarnija või klient, räägib. Selle funktsiooni täitmise ajal peab telemüüja kirja panema, kui palju rohkem teavet on tema vestluspartneriga paremini seotud, et laiendada ettevõtte kontaktandmebaasi potentsiaalse kliendi või huvitava tarnijaga.

• Seotud artikkel: "Kvantitatiivne halduskool: mis see on ja omadused"

9. Klienditugi

Kasutajatugi koosneb klientide füüsilisest teenindamisest seoses küsimuste ja kahtlustega, mis neil organisatsiooni pakutava teenuse või toote kohta on.

See on ettevõtetes üks tundlikumaid funktsioone, kuna sõltuvalt pakutavast ravist Kliendid ja kui tõhus on nende kahtluste või kaebuste lahendamine toodete või teenuste osas, on nad rahul või mitte.

• Teid võib huvitada: "12 psühholoogilist trikki, mida supermarketid kasutavad, et raha rohkem kulutada"

10. Failide korraldus

Failide korraldamine on ettevõtetes võtmetähtsusega, olenemata sellest, kas seda tehakse paber- või digitaalsel kujul.

Ühel või teisel viisil, Kogu ettevõtte tegevus loob teatud tüüpi dokumente, mida tuleb säilitada, näiteks arved, protokollid, märkmed, protokollid, müügiaruanded, trükitud aruanded ... See teave tuleks kataloogida, arhiveerida ja kaitsta, olenevalt selle olulisusest ja sellest, kas sellega tõenäoliselt tulevikus tutvutakse.

11. Dokumentide printimine ja kopeerimine

Dokumentide printimine on lihtsalt see, et printida failid, mis on vajalikud nende füüsilises vormingus kasutamiseks viige need õigete töötajate juurde.

See funktsioon on ühendatud failide korraldamise funktsiooniga, kuna võib osutuda vajalikuks ka dokumentide printimine salvestatakse digitaalselt asendusfüüsiliseks koopiaks ja salvestatakse kohapeal sobiv.

12. Personali valik

Ükski ettevõte ei hoia oma töötajaid püsivalt alles seetõttu, et nad ise otsustavad lahkuda, vallandatakse või lihtsalt surevad. Inimesed tulevad ja lähevad ning teil on vaja palgata uusi töötajaid, et nad saaksid parimal viisil töötada. Personali valik seisneb tulevaste töötajate valimises võimalike kandidaatide hulgast.

Värbamisega seotud ülesanded peame intervjueerima kandidaate, vaatama nende CV -sid, uurima nende sõrmejälgi ja kinnitama, et nende viited vastavad tõele.

• Seotud artikkel: "Personalivalik: 10 võtit parima töötaja valimiseks"

13. Inventuur

Inventuuri funktsioon See hõlmab välja selgitamist, millised ressursid ettevõttel on ja kas ta vajab oma ülesannete nõuetekohaseks täitmiseks mõnda konkreetset objekti või elementi. Inventuuri koostaja vastutab selle eest, kas kontoritarbed, seadmed, mööbel, puhastusvahendid või mõni muu ese on puudu.

Samuti on inventari osa teavitada ressursside sissetulekutest ja kulutustest, näiteks ebaõnnestumistest või kahjustustest neid on olnud või kui on kahtlus, et on töötajaid, kes viivad kontoritarbeid Kodu. Kõik see kajastatakse aruandes, milles kirjeldatakse üksikasjalikult ressursside olukorda ja võimalikke vajadusi, mis tekkisid nende puuduse korral.

14. Finantsjuhtimine

Finantsjuhtimine seisneb selles, et veenduda, et organisatsiooni käideldav raha vastab selle eeldatavale elutsüklile, ostes ja müües tooteid ja teenuseid, mida ettevõte vajab ja pakub, ning investeerides targalt. See tähendab ka kõigi arvete salvestamist, nende saatmist vastavatele inimestele, nende registreerimist ja vajalike haldusmaksete tegemist.

15. Haldus

Administratsiooni all peame silmas rohkem paberimajandusega seotud küsimusi, nagu juriidilised küsimused ja bürokraatia. Ettevõttel on vaja lisaks mudelite arvestamisele väga hästi teada, millistele õiguslikele aspektidele ta peab vastama ja dokumendid, mida täita ja esitada riigiasutusele, et kinnitada, et nende tegevus on seaduslik.