Viie põhjuse tehnika: mis see on ja kuidas seda kasutada

Tõrkeotsingu tehnikaid on palju, kõik need olenevalt lahendatava probleemi tüübist on väga kasulikud.

Nende hulgas, mis on tänu rakenduse lihtsusele saavutanud suurima populaarsuse viis miks tehnikat, tööriist, mis võimaldab küsimusi esitades leida teatud probleemi algpõhjuse.

Kuigi seda tehnikat on lihtne rakendada, tuleb järgida mõnda sammu, võttes arvesse mõningaid näpunäiteid ja hindades ka selle puudusi, mida näeme järgmistes ridades. Selle tehnika kohta lisateabe saamiseks püsige kohal!

• Seotud artikkel: "Psühholoogiline kurnatus töökonflikti ajal"

Mis on viie miks tehnika?

Viis miks tehnikat, mida nimetatakse ka miks-miks või miks-redeliks, on probleemide lahendamisel laialdaselt kasutatav strateegia, mis võimaldab leida keeruka probleemi algpõhjuse või on mitmete põhjuste tulemus. Selle rakendus on väga lihtne, mistõttu on see probleemide lahendamise maailmas nii populaarne ja kasutatav.

Arvatakse, et selle tehnika ideoloog oli Jaapani tööstur ja leiutaja Sakichi Toyoda, kes asutas Toyota ettevõtte. Toyoda kasutas seda tööriista autotootmise probleemide lahendamiseks. Siis annaks sellele tehnikale järjepidevuse ja kuulsuse insener Taiichi Ohno, samuti Toyotast, populariseerides selle rakendamist.

Tehnika eeldus on niivõrd lihtne, et saame selle kokku võtta järgmises avalduses, mis tehti nende Jaapani tootjate kolleegidele: „Vaadake tootmistsehhi eelarvamusteta ja tühja meelega; korda "miks" viis korda iga numbri puhul".

Põhimõtteliselt on see põhjus-tagajärg analüüsi tööriist, mis töötab küsimuste kaudu. Selle strateegiaga on võimalik probleemi analüüsida, esitades küsimuse "miks". Kui vastus sellele esimesele "miks" on saadud, esitame endale sama küsimuse uuesti ja nii edasi, kuni leiame, mis on põhjustanud probleemi, mille lahendamisele oleme jõudnud.

Tavaliselt, Probleemi päritolu leidmiseks on vaja vähemalt viit miks, mistõttu tehnika saab selle nime. Vaatamata sellele, mida selle nimi ütleb, ei tähenda viie põhjuse mittetäitmine, et tööriista ei kasutata. mugavalt, kuna küsimust tuleb esitada seni, kuni leitakse, et analüüsitava nähtuse algpõhjuseni on jõutud, piisab kolmest põhjusest või seitsmest piisab.

• Teid võivad huvitada: "Kvantitatiivne halduskool: mis see on ja omadused"

Kuidas tehnikat probleemide lahendamiseks rakendada?

Kuigi see on üsna tasuta tehnika, hõlmab viie põhjuse tehnikat kasutades analüüsi tegemine mõne kaalutluse arvessevõtmist.

Viie miks protsessi ettevõttes on vaja kaasata juhtkond. Analüüsi enda jaoks tuleb läbi mõelda, kes on need õiged inimesed, kellega koos töögruppi moodustada. Soovitatav on kasutada ka isikut, kes võib olla protsessi hõlbustaja selles mõttes, et ta on kalduvus esitama küsimusi konkreetse probleemi kohta.

On oluline, et viie põhjuse leidmine toimuks paberilehel või, mis veelgi parem, tahvlil. Puhverserveri abil saab seda teha arvutiga, kuid parem on teha kogu analüüsiprotsess millegagi, millest igaüks saab korraga füüsiliselt osa võtta. Kirjutage probleem tahvlile ja veenduge, et kõik saavad sellest aru.

Protsessi käigus On väga oluline mõelda, mis on probleemi tegelikud põhjused ja millised sümptomid või tagajärjed need põhjustavad, ilma et neid segadusse ajaks.. Me ei tohi unustada, et sümptom on ikkagi millegi tagajärg ja et see on midagi, millele tuleb lahendus leida. Seetõttu on hädavajalik pöörata tähelepanu ja järgida põhjuse ja tagajärje seoste loogikat.

Peame tagama, et eraldaksime põhjused, mis on põhjustanud olukorra tõrkeid, probleeme või ebamugavusi. Selleks on väga hea strateegia teha laused, mille oleme tõstatanud, kuid vastupidi, kasutades väljendit "ja seetõttu" või "ja seetõttu". Peaksime püüdma küsimused võimalikult täpseks muuta.

Te ei tohiks kunagi süüdistada ainult ja eranditult inimlikke tegureid. See võis olla inimlik eksitus, töötaja tähelepanematus või mõni probleem, mis oli ühe või teise inimese kätes. mitu inimest, kuid hinnata tuleb ka kogu protsessi ja iga probleem, olgu see siis inimlik või puhtjuhuslik, mis võiks omama. Seda tehnikat ei kasutata vastutuse otsimiseks, vaid vigadest õppimiseks ja nende uuesti sooritamise vältimiseks. Usalduse ja siiruse õhkkonna loomine on vajalik ning süüdistused ei aita seda saavutada.

Tuleb esitada küsimus "miks?" kuni probleemi algpõhjus on kindlaks tehtud. See tähendab, Kui leitakse midagi, mis pärast lahendamist või kõrvaldamist takistab vea kordumist, siis on tehnikat täielikult rakendatud. Soovitatav on endalt küsida need "miks?" pigem kliendi kui töötaja vaatevinklist.

• Seotud artikkel: "Vastupidavus organisatsioonilistele muutustele: omadused, põhjused ja mida teha"

Selle tehnika rakendusnäited

Kuigi selle tehnika eeldus on lihtne, esitame selle paremaks mõistmiseks kolm näidet kindlasti annavad nad meile sügavamalt aru, kuidas viie miks strateegia töötab ja kui kasulik on Mis see on.

1. Toyota korpus

Esimene näide, mille esitasime, on Toyota enda pakutud näide. Masina töös on rike.

• Miks masin katki läks? Kaitsme põles ülekoormusest läbi.
• Miks see oli ülekoormatud? Laagreid ei määritud piisavalt.
• Miks neil ei olnud piisavalt määrimist? Määrdepump ei tsirkuleerinud piisavalt õli.
• Miks pump ei tsirkuleerinud piisavalt õli? Pump oli metallilaastudega ummistunud.
• Miks oli see metallilaastudega ummistunud? Kuna pumbal pole filtrit.

Seega saame peale antud analüüsi aru, et filtri puudumisest tingitud mustus pumbas põhjustas kaitsmes ülekoormuse, mille tõttu masin katki läks. Selles konkreetses näites saame sellest aru igal põhjusel on oma tagajärg, seega tegutsedes viiendaks, miks probleem tuleks lahendada.

• Seotud artikkel: "Personalressursside 6 sammast"

2. Personali väljavahetamine

Kliendiandmete süsteem tundub aegunud olevat:

• Miks annab süsteem meile aegunud andmeid? Kuna analüütik ei laadinud üles eelmise kuu uuendatud andmeid.
• Miks analüütik eelmise kuu andmeid üles ei laadinud? Sest keegi ei õpetanud talle, kuidas seda teha.
• Miks keegi ei õpetanud talle, kuidas seda teha? Sest keegi ei tea protseduuri.
• Miks keegi ei tea protseduuri? Sest kes teda teadis, lahkus ja ei selgitanud seda saabuvale töötajale.
• Miks sissetulevale töötajale protseduuri ei selgitatud? Sest see ei olnud dokumenteeritud ega ka võimalus, et ainuke, kes ei tea, lahkub seda uuele näitamata.

See probleem, mis alguses tundus olevat lihtsalt süsteemitõrge, on tegelikult nii inimlik probleem, mille puhul andmete uuendamise eest vastutavad osapooled ei teadnud, et see on nende roll ja keegi ei teavitanud ega õpetanud teda piisavalt. Samuti polnud protokolli, kus oleks kirjas, mida teha juhul, kui andmete uuendamise eest vastutav isik lahkub.

• Teid võivad huvitada: "14 parimat meeskonna loomise tegevust (selgitatud ja järjestatud)"

3. Madalam müük

Ettevõttes on nad hakanud registreerima madalamat müüki ...

• Miks on müük vähenenud? sest müüjad pole oma kuueesmärke saavutanud.
• Miks pole müüjad oma kuueesmärke täitnud? sest neil pole piisavalt aega müügile keskendumiseks.
• Miks neil ei ole piisavalt aega oma müügile keskendumiseks? sest igapäevased toimetused ei lahene kiiresti.
• Miks igapäevased toimetused kiiresti ei lahene? sest ettevõte ei ole juurutanud tööriista, mis neid kiiresti ja tõhusalt lahendaks.

Antud konkreetsel juhul on näha, et kuna ettevõttel puuduvad tööriistad, mis võimaldavad lahendada igapäevased probleemid kiiresti, töötajad peavad välja mõtlema, kuidas seda teha neid parandada.

Kuna paljud neist probleemidest on võõrad või keerulisemad, kui teie teadmised lubavad, lahendamiseks kulub liiga palju aega ja kognitiivseid ressursse. Selle tulemusena ei pea meil olema aega keskenduda müügile ja teha vähem.

• Teid võivad huvitada: "Ettevõtte korraldussüsteemi 4 tüüpi"

Selle tehnika eelised

Võime mainida mõnda Viie põhjuse tehnika eelised ja eelised:

• See võimaldab erinevate teede kaudu kiiresti probleemi olemusse süveneda.
• Seda tehnikat on väga lihtne rakendada, lihtsalt küsige endalt õiget "miks" ja selgitage välja iga probleemi põhjus.
• Selle kasutamine soodustab meeskonnatööd. Ideaalis peaksid seda rakendama inimesed, kellel on ettevõttes erinevad rollid.
• Seda saab integreerida teiste probleemide lahendamise tööriistadega, nagu Ishikawa analüüs või kuus mõtlemiskübarat.

Ja peamise eelisena, mis teiste ees eristub, võime seda mainida kõrvaldab probleemi algpõhjuse, vältides selle kordumist, kui see avastatakse, aru saanud ja lahendatud.

kriitikud

Kuid vaatamata mitmele eelisele, on viie miks tehnikal ka mõningaid puudusi, peamiselt seetõttu mõned peavad seda liiga kehvaks vahendiks, et analüüsida, mis on probleemi juur.

Seda arvamust avaldas Teruyuki Minoura, endine Toyota ülemaailmsete ostude tegevdirektor, leides, et see tööriist ei võimaldas analüüsida piisavalt sügavat analüüsi, et lahendada probleeme nii keerulises maailmas nagu see on inseneritöö.

Lisaks sellele kriitikale on meil veel mitu põhjust.

• Teadlased kipuvad pigem peatuma sümptomitel kui süveneda ja näha kogu probleemi algpõhjust.
• Suutmatus minna kaugemale uurija praegustest teadmistest. Uurija ei leia põhjuseid, sest tal ei pea olema teadmisi nende tuvastamiseks.
• Toe puudumine, mis aitaks teadlasel anda "miks"-küsimustele õige vastus.

Lisaks ei saa tulemusi korrata. Selle tõestuseks on asjaolu, et erinevad inimesed, kes kasutavad sama probleemi jaoks viie miks tehnikat, võivad lõpuks leida erinevaid põhjuseid.

Kalduvus eraldada üksainus algpõhjus ja näha seda lineaarselt, selle asemel, et kaaluda võimalust, et neid on mitu põhjused, millest probleem on alguse saanud, ja mitme probleemi kombinatsioon, mis annab tulemuse multifaktoriaalne.