Sähköpostin 11 osaa (selitetty ja esimerkkejä)

Sähköpostista on tänään tullut tärkeä työkalu, jonka avulla voimme lähettää viestejä nopeasti ja välittömästi.

Sähköisten viestintäalustojen avulla ei vain voi lähettää kirjallista tekstiä kenellekään, mihin me puhumme, vaan myös Ne tarjoavat myös mahdollisuuden liittää muita asiakirjoja ja multimediaelementtejä, kuten musiikkia, videoita ja esityksiä.

On useita sähköpostin osat, jota tarkastelemme alla.

• Aiheeseen liittyvä artikkeli: "28 viestintätyyppiä ja niiden ominaisuudet"

Sähköpostin ominaisuudet

Sähköposti, jota kutsutaan myös sähköpostiksi (sähköposti), on Internet-palvelu, joka voit lähettää ja vastaanottaa tekstiviestejä ja multimediatiedostoja käyttäjien välillä maailman. Lähetettävissä olevat tiedostot ovat kaikenlaisia, kuten musiikkikappaleita, kuvia, videoita, asiakirjoja... ja se on tämän ansiosta niiden nopeuden ja on helppoa kuulla milloin tahansa, että sähköposteista on tullut tärkein viestintäväline esittää.

Sähköpostiviestien lähettämiseksi ja vastaanottamiseksi Internet-yhteyden lisäksi on oltava tili yhdellä tällaista palvelua tarjoavista sivuista.

Suurin osa näistä sivuista sallii tilien luomisen ilmaiseksi ja niiden takana oleva tekniikka perustuu protokollaan nimeltä SMTD, jota käytetään myös muissa järjestelmissä. Nykyisin eniten käytetyt sähköpostisivut ovat Gmail, Yahoo! sähköposti ja Outlook.com.

Tosielämässä käyttäjillä on fyysiset sähköpostiosoitteet, jotka voivat olla meidän osoite tai toimistomme, virtuaalimaailmassa meidän on käytettävä kirjallista sähköpostiosoitetta ja digitaalinen. Tätä osoitetta ei voida toistaa verkossa, ja se koostuu yleensä sanaryhmästä (käyttäjänimi) @ -merkin (at) kanssa ja sen jälkeen nimi, joka muodostaa netto.

Henkilön, jolle viesti lähetetään, ei tarvitse olla kirjautuneena tällä hetkellä voidakseen kirjautua sisään vastaanottaa sitä, eikä meidän tarvitse olla yhteydessä koko ajan, jos haluamme vastaanottaa heidän lähettämänsä viestit toiset. Niin kauan kuin viesti lähetetään oikeaan sähköpostiosoitteeseen, henkilö, jonka haluamme sen saapuvan, tavoittaa sinut, paitsi jos oma tilisi tunnistaa viestin roskapostiksi (roskapostiksi) ja tallentaa sen postikansioon ei toivottu.

Kuten eliniän postitus, sähköinenkin edellyttää, että joukko tietoja on täytettävä, jotta ne voidaan lähettää. Samalla tavalla kuin perinteiseen kirjeeseen laitamme palautusosoitteen, lähettäjän, kirjekuoren, jossa on kirjoitettua tekstiä tai valokuvia, sähköpostit Sähköinen data edellyttää, että laitamme sen kenelle lähetämme, mitä haluamme sanoa ja liittämmekö siihen muita elementtejä. Viestin rungon pituus ja muodollisuus riippuvat käyttäjästä ja asiayhteydestä.

Tärkeimmät sähköpostiviestit

Sähköpostin pääosat ovat seuraavat:

Otsikko

Otsikko on joukko viivoja, joissa tärkeimmät tiedot viestin lähettämistä varten näkyvät. Tässä osassa voit lukea sekä viestin lähettäjän (lähettäjä) että vastaanottajan (vastaanottaja) sähköpostiosoitteet sekä lähettämisen päivämäärän ja kellonajan. Otsikko on kirjoittamasi sähköpostin ikkunan yläosassa ja koostuu seuraavista osista.

1. Lähettäjä

Yleensä otsikossa lähettäjäosa Se tulee tyhjän tilan muodossa, jossa on sana "Lähettäjä:". Tämä on alue, jolla viestin lähettäjän sähköpostiosoite sijaitsee.

2. Vastaanottaja

Vastaanottajaosa on tyhjä tila otsikossa, joka se alkaa monta kertaa sanalla "Vastaanottaja:" ja siihen kirjoitat sähköpostiosoitteen, jolle viesti on osoitettu. Tämä elementti on välttämätön sähköpostiviestissä, koska kuten jokaisessa kirjeessä, on tarpeen tietää kenelle se lähetetään.

Jos kirjoitettu sähköpostiosoite ei kelpaa, se on kirjoitettu väärin tai sitä ei ole, suurin osa pikaviestipalveluista on ominaisuus, joka varoittaa, että viestiä ei voitu lähettää vastaanottajan ongelman takia. Muissa tapauksissa viesti lähetetään, mutta se ei mene mihinkään.

3. CC tai Bcc

Saman "Vastaanottajan" osan lopussa ovat alkukirjaimet "CC" ja "CCO". Nämä kaksi vaihtoehtoa ovat valinnaisia, ja niitä käytetään muistiin kirjoittamaan muut sähköpostiosoitteet, joille haluat saada heidät vastaanottamaan kopion lähetettävästä sähköpostista.

CC-vaihtoehto tarkoittaa "kopion kanssa", joka näyttää kaikki osoitteet kaikille vastaanottajille, eli kaikilla viestin vastaanottavilla ihmisillä on pääsy muiden saman tekstin vastaanottaneiden ihmisten sähköposteihin.

BCC-vaihtoehto, joka tarkoittaa "sokea kopio", tarkoittaa saman viestin lähettämistä useille ihmisille kuin CC: n yhteydessä, mutta sillä saman sähköpostiosoitteen saaneiden henkilöiden sähköpostiosoitteita ei näytetä.

4. Päivämäärä

Useimmissa sähköisissä viestipalveluissa on käytössä ominaisuus, joka näyttää, mihin aikaan ja milloin viesti lähetettiin.

5. Vastaanotettu vahvistus

Joillakin palveluilla on toiminto, joka kertoo, onko lähetetty viesti vastaanotettu henkilö, jolle se on osoitettu.

6. Vastaus- ja välityspainikkeet

Otsikossa voi olla painike, joka sanoo "Vastaa", mikä säästää meitä kirjoittamasta uudelleen sen henkilön sähköpostiosoite, joka lähettää meille vastauksen lähettävän viestin, samalla kun painike "Lähetä uudelleen" lähettää saman viestin uudelleen samaan osoitteeseen tai muille, jos olemme lisänneet uusia osoitteita postia.

7. Asia

Kohdassa Aihe on paikka, johon sähköpostin toimittaja on laitettava otsikko tai aihe, joka liittyy viestin runkoontai selitä lyhyesti lähettämisen syy. Tämän lauseen avulla vastaanottaja saa tietää, mistä postissa on kyse, ennen kuin avaat sen.

• Saatat olla kiinnostunut: "Informatiivinen teksti: määritelmä, tyypit ja ominaisuudet"

Viestin muokkausikkuna

Otsikon jälkeen meillä on osa, johon kirjoitamme viestin rungon tiedostojen liittämisen tai allekirjoittamisen lisäksi jos haluamme.

8. Viestin runko

Runko on sanoman muokattu osa ja se voi olla niin kauan kuin haluamme. Siellä kirjoitamme kaikki syyt miksi kirjoitamme ja mitä haluamme sanoa viestin vastaanottajalle.

9. Työkalurivin muokkaaminen

Useimmissa sähköisissä viestipalveluissa muokkaustyökalurivi on käytössä, mikä tekee viestin rungon kirjoittamiseen tarkoitetulla osalla toiminnot, jotka ovat samanlaisia ​​kuin tavanomaisessa tekstinkäsittelyohjelmassa. Tämän palkin ansiosta voimme muuttaa kirjeen kokoa, väriä, kirjasinta, alleviivaa, rohkeampaa, järjestää tekstiä luoteiksi ...

10. Liitetyt tiedostot

Vaihtoehtoisesti viestiin voi liittää liitteitä, toisin sanoen multimediaelementtejä tai muita asiakirjoja eri muodoissa, kuten PDF tai Word. Vastaanottajan on ladattava nämä tiedostot avatakseen ne, ja ne voivat olla kaikenlaisia: valokuvia, videoita, asiakirjoja, kansioita, esityksiä, musiikkikappaleita, laskentataulukoita ...

Vaikka voit lähettää useampia kuin yhden samassa sähköpostissa, sinun on kuitenkin otettava huomioon, kuinka paljon tilaa miehittää ja jos postin sallima kapasiteetti ylitetään, ne on jaettava muille viestejä.

Viestien muokkausikkunan lopussa on painike, jolla asiakirjat liitetään. Jos napsautamme, näkyviin tulee pieni ikkuna, josta voimme etsiä haluttua tiedostoa tietokoneeltamme. Toinen vaihtoehto on vetää liitettävä teksti ja laittaa se viestin runkoon, johon se ladataan automaattisesti.

11. Yritys

Lopuksi sähköpostin alaosassa on allekirjoitus, valinnainen ominaisuus, joka voidaan ohjelmoida valmiiksi. Tämä allekirjoitus voi sisältää nimen, sähköpostiosoitteen, organisaation nimen, jossa työskentelemme, sen lisäksi, että laitamme henkilökohtaisen allekirjoituksen lauseilla ja hymiöillä.

On suositeltavaa käyttää tätä tilaa samat tiedot kuin käyntikortti, erityisesti nimeä, puhelinnumeroa, sijaintia ja yritystä varten, jossa työskentelet, jos kyseessä on sähköposti ammattilainen.

Keskeiset näkökohdat viestin rungossa

Se osa sähköpostistamme, joka välittää eniten tietoa, on epäilemättä viestin runko. On välttämätöntä ottaa huomioon joukko näkökohtia, joista on huolehdittava, kun kirjoitat sähköpostia, varsinkin jos viesti, jonka lähetämme, on jollekin tärkeälle henkilölle ja vaatii muodollisemman rekisteröinnin.

1. Terveisiä

Tervehdys on viestin ensimmäinen osa, ja on välttämätöntä, että se on läsnä, jos se on muodollinen, koska se on ensimmäinen asia, jonka vastaanottaja aikoo lukea. Lauseke, jota käytämme viestin tekstin aloittamiseen, riippuu paljon siitä, kenen kanssa puhumme.

Joitakin muodollisia ilmauksia, joita voimme käyttää, ovat:

• Arvoisat herrat
• Hyvä presidentti
• Hyvä herra / herra.
• Hyvä herra

Vähemmän muodollisia ilmaisuja ovat:

• Hei kaikki!
• Hei, NAME
• Terveisiä,
• Huomenta / iltapäivä / ilta

2. Viestin sisältö

Tervehdyksen jälkeen aloimme selitä idea tai laaja syy, miksi puhumme vastaanottajalle. Tässä ilmoitat kaiken, mitä haluat välittää henkilölle, jolle lähetät viestin. Kuten olemme kommentoineet, sen laajennus on hyvin vaihteleva ja riippuu kontekstista ja siitä, mitä haluat kommunikoida.

Työsähköpostin tapauksessa on suositeltavaa, että tämä viesti on lyhyt ja ytimekäs ja saavuttaa asian mahdollisimman nopeasti, mutta pitämällä virallista ja sydämellistä kirjaa, varsinkin jos keskustelemme kanssamme pomo.

Käyttämästämme rekisteristä riippumatta on välttämätöntä huolehtia kieliopista, välimerkkeistä, oikeinkirjoituksesta ja muista riittävyyden näkökohdista. Voimme kääntyä ystävän tai jonkun puoleen, johon luotamme paljon, mutta jotta voimme varmistaa, että ymmärrämme toisemme oikein, on erittäin tärkeää huolehtia näistä näkökohdista.

3. Potkut

Lopuksi sanoman rungon viimeisessä osassa voimme sanoa hyvästit, varsinkin jos se on muodollinen viesti tai se on suunnattu jollekin tärkeälle. Se on erittän tärkeää että viesti päättyy hyvällä sulkemisella, joka sopii tietylle tietueelle ja kontekstille. Tämä jäähyväiset tulisi antaa sen jälkeen, kun he ovat puhuneet kaikista toivotuista seikoista.

Joitakin eroavia lausekkeita ovat:

• Ensinnäkin, kiitos.
• Parhain terveisin
• Sydämellisesti,
• Ystävällisin terveisin,
• Kiitos ajastasi.
• Hei hei.
• Nähdään pian.
• Terveiset.

Lähettäjän nimi on suositeltavaa antaa hyvästit, vaikka se ei välttämättä ole tarpeen tilanteesta riippuen. Esimerkiksi, jos kyseessä on jatkuva sähköpostinvaihto, jossa vastaat edelliseen viestiin ja keskustelu on muodostettu ketjun muodossa, nimeä ei tarvitse lisätä kaikkiin viestejä.

Bibliografiset viitteet:

• Sanakirjasi (s. f.) Sähköpostiviestin ja osoitteen perusosat. Sanakirjasi. Otettu: https://reference.yourdictionary.com/resources/basic-parts-of-an-email-message-and-address.html
• Syntaksi. (s.f.) Sähköpostiviestin anatomia. Sivustolla Syntaxis.com. Otettu https://www.syntaxis.com/anatomy-of-an-email-message