Kuinka hallita paremmin työaikaa: 12 vinkkiä (ja mitä välttää)

Meille kaikille on tapahtunut, että meillä on paljon tehtävää ja näyttää siltä, ​​ettei ole tarpeeksi tunteja sen loppuun saattamiseen. "Buff, minulla ei ole aikaa ...", sanomme itsellemme, mutta tunnustetaan tosiasia, että meillä kaikilla on samat 7 päivää 24 tunnin kummallakin. Ongelma ei ole siinä, ettei ole aikaa, vaan se, että suunnittelemme sen huonosti.

Kaikki ahkera työntekijät ovat kysyneet, miten työaikaa voidaan hallita paremmin ja sitten aiomme nähdä strategioita tämän saavuttamiseksi, samoin kuin miten estää tuntikausiamme hiipumasta yhtä sujuvasti kuin jyvät tiimalasissa.

• Aiheeseen liittyvä artikkeli: "Työn ja organisaatioiden psykologia: tulevaisuuden ammatti"

Kuinka hallita paremmin työssäsi vietettyä aikaa ja suoriutua paremmin

Viikoillamme on 7 päivää ja jokaisella niistä on 24 tuntia, ei yhtä enemmän eikä yhtä vähemmän. Aika on kaikille sama määrällisesti, mutta ei sen käytössä. Jotkut onnistuvat suorittamaan kaikki tehtävät, jotka heidän on pakko menettää aikaa omistamaan vapaa-aikaansa ja perheelleen, kun taas toiset suorittavat velvoitteensa hyvin myöhään.

. Miksi? Mikä erottaa toisistaan? Avain tähän on se, kuinka eri tavalla hallitsemme työaikaa.

Yhteiskunnassa, jossa elämme, on välttämätöntä hallita aikaa, koska pienimmäkin me puutteen vuoksi alamme ylikuormittaa, tuntea stressiä ja huomata, kuinka kaiken mitä halusimme tehdä peruuttaa.

Työvelvoitteet ovat ennen harrastuksia, perhettä, ystäviä ja muuta toimintaa miellyttävä, mikä tarkoittaa, että mitä kauemmin viemme työn tekemiseen, sitä vähemmän nautimme vapaa. Huono ajanhallinta turhauttaa meitä ja saa meidät tuntemaan menettävän henkemme.

Kuinka hallita paremmin työaikaa on asia, jota monet haluavat, mutta harvat saavat. Ei ole käsittämätöntä mysteeriä, kyse on yksinkertaisesti järjestäytymisen oppimisesta. Tietenkin voi aina tapahtua odottamattomia tapahtumia, mutta suurin osa kuluneista tunneista on aika, joka hyvin käytettynä antaa meille mahdollisuuden suorittaa työtehtävät mahdollisimman pian.

Tapoja hallita paremmin aikaa

Seuraavaksi näemme, että näemme useita vinkkejä ja strategioita, jotta saisimme kaiken irti työstä Siksi meillä on enemmän niille miellyttäville toiminnoille, jotka haluamme tehdä, kun olemme suorittaneet työvelvollisuutemme.

1. Käytä esityslistaa

Esityslistan avulla voimme hallita aikaa keskipitkällä ja pitkällä aikavälillä asettamalla tärkeät päivämäärät ja pitämällä ne hyvin mielessä. Olipa digitaalinen tai fyysinen muoto, Tärkeintä on, että meillä on yksi järjestämään tehtävät ja suunnittelemaan hyvin, kun meidän on toimitettava raportit tai noudatettava määräaikojamme. Meillä on aina oltava se käsillä, jotta voimme kirjata kaikki sitoumuksemme ja kuulla sitä usein. Älkäämme luottako muistimme, koska niin paljon kuin luulemme sen olevan erehtymätön, se ei ole.

2. Määritä tehtäville tietty aika

Jos työskentelemme väsymättä ja jatkuvasti, ennemmin tai myöhemmin ilmenee fyysistä ja henkistä väsymystä, mikä estää meitä suorittamasta riittävästi. Tästä syystä on tarpeen osoittaa jokaiselle toiminnolle tietty aika ja jättää vapaata aikaa tehtävien väliin, vaikka se olisi hyvin lyhyt. Tämä voi olla ristiriitaista, mutta kun otetaan huomioon, että 50 minuutin jälkeen on vaikea Pysykäämme keskittyneinä, lyhyt tauko voi ladata meidät ja pitää meidät töissä tyydyttävästi.

Ihanteellinen on laittaa aikatauluamme, kun he alkavat suorittaa kaikki meille osoitetut tehtävät ja kun meidän pitäisi tehdä lyhyt tauko. Voimme luottaa Pomodoro-menetelmään, työskentelemällä 25 minuuttia (1 pomodoro) tai 50 (2 pomodoroa) ja pitämällä sitten 5 minuutin tauon jaksojen välillä. Siten pystymme siirtymään eteenpäin tuntematta uupumusta suorittamalla kunnolla kehitettävät toiminnot.

3. Asettaa tavoitteita

On erittäin suositeltavaa asettaa päivittäiset, viikoittaiset ja jopa kuukausittaiset tavoitteet. Tämä strategia on erittäin hyvä vaihtoehto tehdä lyhyitä töitä oikein, ja se myös motivoi meitä näkemään, kuinka paljon saavutamme. Näiden tavoitteiden on oltava kunnianhimoisia, mutta myös realistisia ja saavutettavissa, koska toisinKun näemme, että emme noudata niitä, meidät demotivoidaan. Asetettavien tavoitteiden on oltava lyhyet, keskipitkät ja pitkät.

• Saatat olla kiinnostunut: "Käynnistimet: mitkä ne ovat ja miten ne vaikuttavat käyttäytymiseen"

4. Priorisoi tehtävät

Kaikki tehtävät eivät ole yhtä tärkeitä. Meidän on aloitettava tärkeimmistä, korkeimmista prioriteeteista. Sillä ei ole merkitystä, missä järjestyksessä asiat priorisoidaan, Tärkeää on, että teemme sen, koska tärkeimpien asioiden viimeistely nopeammin tarkoittaa, että meillä on ensin vapaa-aikaa.

Kaikki, mikä on pientä tai jota ei ole kiireellinen korjata, voi odottaa. Tässä yhteydessä on välttämätöntä tietää, mitkä ovat parhaimmat esitystuntimme, mitkä parhaiten keskitymme tekemään mahdollisimman paljon resursseja edellyttävät tehtävät mahdollisimman tehokkaasti ja ilman virheitä. Vähiten tärkeä asia on parempi jättää se silloin, kun suorituskyky ei ole kovin korkea, yleensä syömisen jälkeen tai myöhään työpäivänä.

5. Aloita ainakin mukavasti

Monissa tapauksissa jätämme viimeisimpään sen, mitä haluamme tehdä vähiten, ja se on iso virhe. Parasta, mitä voimme tehdä, on tehdä huono juoma mahdollisimman pian, koska tällä tavoin pääsemme eroon siitä ennen ja voimme nauttia muusta päivästä. Jos pääsemme eroon siitä, mikä ensin painottaa meitä, muut tehtävät on helpompi tehdä.

6. Jaa aika lohkoihin

Erittäin hyvä strategia ajan hyödyntämiseksi ja tehokkaaksi hallitsemiseksi on jakaa työpäivä lohkoiksi. Jos meidän on tehtävä monimutkaisia ​​tehtäviä, jotka ensi silmäyksellä tekevät meistä erittäin haluttomia aloittamaan niitä, voimme aina jakaa ne yksinkertaisempiin tehtäviin, jotka on järjestetty siten, että jokainen pieni askel on Ennakko. Muuntamalla monimutkaiset tehtävät useiksi yksinkertaisemmiksi voimme optimoida resurssit, säästää aikaa ja järjestää paremmin aikaa..

7. Anna itsellesi palkintoja

Vaikka emme saisi käyttää väärin, voimme palkita itsemme kotitehtävien tekemisestä. Voimme antaa itsellemme pieniä palkintoja, kuten esimerkiksi pitää suklaapatukka raportin lopussa, lukea puoli tuntia pidettyä kirjaa, katsella meitä kiinnostavaa videota... Nämä pienet palkinnot ajavat ja motivoivat meitä tekemään ja suorittamaan tehtävät, jotka meidän on tehtävä.

8. Järjestä hyvä työympäristö

Paikka, jossa työskentelemme, on erittäin tärkeä, enemmän kuin luulemme. Siltä osin kuin voimme, meidän tulisi työskennellä paikassa, jossa on hyvä työpöytä, mukava tuoli, hyvä valaistus ja ilman monia häiriötekijöitä.. Voimme antaa sille henkilökohtaisen kosketuksen, jotta se olisi kodikas, mutta aina varmistaen, että se on siisti ja hyvin järjestetty. Täynnä papereita oleva pöytä, jossa toimistotarvikkeet ovat täysin sekaisin, on ympäristö, joka estää meitä keskittymästä tehtäviimme.

9. Aseta rajat

Vietäminen useita tunteja peräkkäin samalla tavalla, noustamatta tuolilta tai venyttämällä jalkojamme hieman, on erittäin haitallista terveydellemme ja tuottavuudellemme. Emme aio tehdä asioita paremmin työskentelemällä pidempiä tunteja. Jos näemme, että jokin tehtävä maksaa meille liikaa tai että meidät häiritsevät helposti, otamme jonkin aikaa joko vaihtamalla tehtäviä hetkeksi tai lepäämällä suoraan. Kyse ei ole siitä, että hylkäämme tekomme, vaan sen, että meidän oli jätettävä se hetkeksi valmiustilaan.

• Saatat olla kiinnostunut: "Parkinsonin laki: miksi pidempään pidempään meillä on"

10. Vältä moniajoa

Mutta samalla tavalla kuin on hyvä jättää tehtävä puoliksi valmiiksi hetkeksi, meidän ei pitäisi ajatella, että toimimme hyvin, jos siirrymme jatkuvasti tehtävästä toiseen. Keskittyminen vaatii aikaa, joten emme voi omistautua kahden tehtävän suorittamiseen vuorotellen samaan aikaan, koska ainoa asia, jonka aiomme saavuttaa, on väsyttää hyvin nopeasti ja kestää kaksi kertaa kauemmin tee ne. Moniajo on tehokkaan hallinnon pahin vihollinen sää. Suorituskyky on paljon parempi, kun keskitymme yhteen tehtävään.

11. Älä pelkää sanoa ei

On välttämätöntä oppia sanomaan ei, kun emme voi tehdä jotain, koska meillä on jo paljon työtä. Joskus kollegamme yrittävät piilottaa velvollisuutensa meitä kohtaan, tai jopa pomomme käyttää väärin häntä tilanteesta ja antaa meille tehtäviä, joiden suorittaminen on mahdotonta tänään uhraamatta osa ajastamme vapaa. Joskus se voidaan hyväksyä, mutta se menee aina yli laidan. Jos havaitsemme, että he kysyvät meiltä liikaa, meidän ei pitäisi pelätä sanoa ei.

12. Edustaa kolmansille osapuolille

Joskus voimme tuntea, että tilanne ylittää meidät, varsinkin jos meille on annettu monia tehtäviä, enemmän kuin odotimme. On tärkeää välttää stressiä ja siirtää osa tehtävistämme kollegalle tai alaiselle väärinkäyttäen luottamusta, menemättä yli laidan tai antamatta hänelle tehtävää, johon häntä ei ole palkattu. Kysymys ei ole laittaa joku muu tekemään meidän osamme, mutta kyllä lähettää toimintoja, joita meidän on vaikea tehdä täysin yksin.

Mikä vie meiltä aikaa: virheet ja häiriötekijät työssä

Nyt kun olemme nähneet 12 vinkkiä oppiaksemme paremmin hallitsemaan työaikaa, on aika nähdä, mikä vie aikaa meiltä. On olemassa useita virheitä ja häiriötekijöitä, jotka haittaavat hyvää suoritustamme työpaikalla, aikavarkaat, jotka, jos havaitaan, antavat meille mahdollisuuden hallita päiväämme paremmin työ.

1. Keskeytykset

On selvää, että keskeytykset pilaavat eniten aikajärjestelymme. Pienemminkin, että jokin häiritsee meitä, keskittymisemme katoaa, aiheuttaen meille muutaman arvokkaan minuutin keskittyä siihen, mitä teimme jälleen. Mitä kauemmin keskittymän palauttaminen kestää, sitä kauemmin tulemme olemaan taas tuotteliaita, ja lisäksi meillä on tiettyjä riskejä tehdä enemmän virheitä.

2. Kännykkä

Puhelin vie aikaa ja paljon. Joko juorua viimeisimmästä asiasta, jonka joku on julkaissut Instagramissa, mitä ystävämme kirjoittavat meille WhatsAppissa tai Jotkut puhelut perheenjäseneltä, matkapuhelin häiritsee meitä ja estää meitä olemasta tehokkaita, ja tietysti, mitä kauemmin kestää asioita.

Hyvä idea on sammuttaa matkapuhelinOttaen kuitenkin huomioon, että elämme hyperyhteydessä olevassa yhteiskunnassa ja olemme riippuvaisia ​​siitä paljon, on parasta tehdä Voimme tehdä, on siirtää se pois näkökenttämme niin, että muistamme sen siis vasta katsotaan. On myös erittäin tärkeää jättää se hiljaisuuteen ja kertoa perheellemme ja ystävillemme hyvin selvästi, että ellei se varoita meitä todellisesta hätätilanteesta, heidän ei tule soittaa meille.

3. Lykkää tehtäviä

Epämiellyttävien tai monimutkaisten tehtävien lykkääminen on pahinta mitä voimme tehdä koska mitä enemmän aikaa kuluu, sitä vähemmän meidän on tehtävä niitä ja sitä enemmän meille maksaa tehdä ne hyvin, kun päätämme tehdä niin. Paras, mitä voimme tehdä, kuten olemme aiemmin kommentoineet, on tehdä ne heti päivän ensimmäisenä päivänä, koska tällä tavoin pääsemme eroon huonosta juomasta mahdollisimman pian.

Jatkaa

Jos haluamme hallita paremmin työaikaa, on tärkeää, että tiedämme mitä meidän on tehtävä tehdä, jäsennä tehtävät pieniksi aktiviteeteiksi, jotka on helppo ja nopea tehdä ja jotka ainakin alkavat miellyttävä. On erittäin tärkeää ottaa huomioon, mihin aikaan päivästä olemme tuottavimpia, ja laittaa yksinkertaisimmat toiminnot ja vähemmän tärkeä niissä, joissa on vaikeampaa keskittyä, kuten syömisen jälkeen tai päivän päätteeksi työ.

Häiriöt, erityisesti keskeytykset ja matkapuhelimet, satuttavat sinua eniten ajanhallintaan, koska mitä enemmän kertaa menetämme keskittymiskyvyn, sitä vähemmän tuottavaa me tulemme olemaan. On välttämätöntä työskennellä mukavassa huoneessa, jossa olemme erillään kaikista kiireellisistä häiriötekijöistä ja olemme hyvin selvillä, milloin on sopivin aika käyttää matkapuhelinta. Rakkaamme on tiedettävä, mihin aikaan työskentelemme, sanomalla heille, että heidän ei pitäisi soittaa meille, ellei se ole jotain erittäin tärkeää.

Bibliografiset viitteet:

• Allen, D. (2001). Asioiden tekeminen: stressitön tuottavuus. New York: Viikinki. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Fiore, N.A. (2006). Nyt-tapana: Strateginen ohjelma viivyttelyjen voittamiseen ja syyttömän pelin nauttimiseen. New York: Pingviiniryhmä. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Le Blanc, R. (2008). Tavoitteiden saavuttaminen on helppoa! Käytännön tavoitteiden asettamisen työkalut ja todistetut ajanhallintatekniikat. Maarheeze: Cranendonckin valmennus. ISBN 978-90-79397-03-7.