Viiden miksi -tekniikka: mitä se on ja miten sitä käytetään

Vianetsintätekniikoita on monia, ja ne kaikki ovat erittäin hyödyllisiä ratkaistavan ongelman tyypistä riippuen.

Niistä, jotka ovat saavuttaneet suosituimman sovelluksen yksinkertaisuuden ansiosta viiden miksi -tekniikka, työkalu, jonka avulla voimme löytää tietyn ongelman perimmäisen syyn esittämällä kysymyksiä.

Vaikka tätä tekniikkaa on helppo soveltaa, se vaatii muutaman askeleen noudattamisen, ottaen huomioon muutaman vinkin ja arvioimalla myös sen haittoja, minkä näemme seuraavilla riveillä. Pysy paikalla saadaksesi lisätietoja tästä tekniikasta!

• Aiheeseen liittyvä artikkeli: "Psykologinen uupumus työtaistelun aikana"

Mikä on viiden miksi -tekniikka?

Viiden miksi -tekniikka, jota kutsutaan myös miksi-miksi- tai miksi-portaiksi, on ongelmanratkaisussa laajalti käytetty strategia, jonka avulla voidaan löytää monimutkaisen ongelman perimmäinen syy tai joka on seurausta useista syistä. Sen sovellus on hyvin yksinkertainen, minkä vuoksi se on niin suosittu ja sitä käytetään ongelmanratkaisumaailmassa.

Tämän tekniikan ideologin uskotaan olleen Sakichi Toyoda, japanilainen teollisuusmies ja keksijä, joka perusti Toyota-yhtiön. Toyoda käytti tätä työkalua ongelmanratkaisuun autoteollisuudessa. Sitten insinööri Taiichi Ohno, myös Toyotasta, antaisi tälle tekniikalle jatkuvuutta ja mainetta, popularisoimalla sen käyttöä.

Tekniikan lähtökohta on niin yksinkertainen, että voimme tiivistää sen seuraavassa lausunnossa, joka on annettu näiden japanilaisten valmistajien kollegoille: "Katso tuotantopajaa ilman ennakkokäsityksiä ja tyhjällä mielellä; toista "miksi" viisi kertaa jokaisen numeron kohdalla".

Pohjimmiltaan se on syy-seuraus-analyysityökalu, joka toimii kysymysten kautta. Tällä strategialla on mahdollista analysoida ongelmaa kysymällä "miksi". Kun vastaus tähän ensimmäiseen "miksi" on saatu, kysymme itseltämme saman kysymyksen uudelleen ja niin edelleen, kunnes löydämme, mikä on aiheuttanut ongelman, jonka olemme tulleet ratkaisemaan.

Yleensä, Ongelman alkuperän selvittämiseen tarvitaan vähintään viisi miksi, minkä vuoksi tekniikka saa tämän nimen. Huolimatta siitä, mitä sen nimi sanoo, viiden syyn tekemättä jättäminen ei tarkoita, että työkalua ei käytetä. kätevästi, koska kysymys on esitettävä kunnes katsotaan, että analysoitavan ilmiön perimmäinen syy on saavutettu, kolme syytä riittää tai seitsemän riittää.

• Saatat olla kiinnostunut: "Kvantitatiivinen hallintokoulu: mikä se on ja ominaisuudet"

Kuinka soveltaa tekniikkaa ongelmien ratkaisemiseen?

Vaikka se on melko ilmainen tekniikka, viiden miksi -tekniikan analyysin tekeminen edellyttää tiettyjen näkökohtien huomioon ottamista.

Yrityksen viiden syyn prosessiin on välttämätöntä saada johto mukaan. Itse analyysiä varten on pohdittava, ketkä ovat oikeat ihmiset, joiden kanssa työryhmä muodostetaan. On myös suositeltavaa käyttää henkilöä, joka voi toimia prosessin ohjaajana siinä mielessä, että hän on taipuvainen esittämään kysymyksiä tietystä asiasta.

On tärkeää, että viiden syyn etsiminen tehdään paperiarkille tai, mikä vielä parempi, taululle. Välityspalvelimella se voidaan tehdä tietokoneella, mutta on parempi tehdä koko analyysiprosessi jollakin, johon kaikki voivat osallistua samanaikaisesti fyysisesti. Kirjoita ongelma taululle ja varmista, että kaikki ymmärtävät sen.

Prosessin aikana On erittäin tärkeää pohtia, mitkä ovat ongelman todelliset syyt ja mitä oireita tai vaikutuksia ne aiheuttavat sekoittamatta niitä. Emme saa unohtaa, että oire on silti seuraus jostakin ja että se on se asia, johon on löydettävä ratkaisu. Siksi on tärkeää kiinnittää huomiota ja seurata syy-seuraussuhteiden logiikkaa.

Meidän on varmistettava, että eristämme syyt, jotka ovat aiheuttaneet epäonnistumiset, ongelmat tai haitat tilanteessa, johon olemme joutuneet. Tätä varten on erittäin hyvä strategia tehdä lauseet, jotka olemme nostaneet, mutta päinvastoin käyttämällä ilmaisua "ja siksi" tai "ja siksi". Meidän tulee yrittää tehdä kysymyksistä mahdollisimman tarkkoja.

Sinun ei pitäisi koskaan turvautua pelkästään ja yksinomaan inhimillisiin tekijöihin. Syynä on voinut olla inhimillinen virhe, työntekijän huolimattomuus tai mikä tahansa ongelma, joka oli jonkun tai työntekijän käsissä. useita ihmisiä, mutta myös koko prosessi on arvioitava ja mikä tahansa ongelma, oli se inhimillinen tai puhtaasti sattumanvarainen olla. Tätä tekniikkaa ei käytetä etsimään vastuuta, vaan oppimaan virheistä ja estämään niitä tekemästä uudelleen. On tarpeen edistää luottamuksen ja vilpittömyyden ilmapiiriä, ja syytökset eivät auta saavuttamaan tätä.

On kysyttävä "miksi?" kunnes ongelman perimmäinen syy on selvitetty. Toisin sanoen, Jos havaitaan jotain, joka kerran korjattuna tai eliminoituna estää virheen tekemisen uudelleen, tekniikkaa on sovellettu täysimääräisesti. On erittäin suositeltavaa kysyä itseltäsi nämä "miksi?" mieluummin asiakkaan kuin työntekijän näkökulmasta.

• Aiheeseen liittyvä artikkeli: "Organisaatiomuutosten vastustuskyky: ominaisuudet, syyt ja mitä tehdä"

Esimerkkejä tämän tekniikan soveltamisesta

Vaikka tämän tekniikan lähtökohta on yksinkertainen, sen ymmärtämiseksi aiomme esittää kolme esimerkkiä varmasti ne saavat meidät ymmärtämään syvällisemmin, kuinka viiden miksi -strategia toimii ja kuinka hyödyllinen Mikä se on.

1. Toyotan kotelo

Ensimmäinen esimerkki on Toyotan itsensä ehdottama esimerkki. Koneessa on toimintahäiriö.

• Miksi kone meni rikki? Sulake palasi ylikuormituksesta.
• Miksi se oli ylikuormitettu? Laakerit eivät olleet tarpeeksi voideltuja.
• Miksi heillä ei ollut tarpeeksi voitelua? Voitelupumppu ei kierrättänyt tarpeeksi öljyä.
• Miksi pumppu ei kierrättänyt tarpeeksi öljyä? Pumppu oli tukossa metallilastuista.
• Miksi se oli tukossa metallilastuista? Koska pumpussa ei ole suodatinta.

Siten tämän analyysin jälkeen voimme ymmärtää, että suodattimen puutteesta johtuva lika pumpussa aiheutti sulakkeessa ylikuormituksen, joka aiheutti koneen hajoamisen. Tässä konkreettisessa esimerkissä voimme ymmärtää sen jokaisella syyllä on omat seurauksensa, joten toimi viidenneksi, miksi ongelma pitäisi ratkaista.

• Aiheeseen liittyvä artikkeli: "Henkilöresurssien 6 pilaria"

2. Henkilöstön korvaaminen

Asiakastietojärjestelmä taitaa olla vanhentunut:

• Miksi järjestelmä antaa meille vanhentuneita tietoja? Koska analyytikko ei ladannut päivitettyjä tietoja edelliseltä kuukaudelta.
• Miksi analyytikko ei ladannut edellisen kuukauden tietoja? Koska kukaan ei opettanut hänelle kuinka se tehdään.
• Miksi kukaan ei opettanut hänelle kuinka se tehdään? Koska kukaan ei tiedä menettelyä.
• Miksi kukaan ei tiedä menettelyä? Koska se, joka hänet tunsi, lähti, eikä selittänyt sitä tulevalle työntekijälle.
• Miksi menettelyä ei kerrottu saapuvalle työntekijälle? Koska sitä ei dokumentoitu, eikä myöskään mahdollisuutta, että ainoa, joka ei tiennyt, lähtisi näyttämättä sitä uudelle.

Tämä ongelma, joka aluksi näytti olevan vain järjestelmävika, on itse asiassa inhimillinen ongelma, jossa tietojen päivittämisestä vastaavat osapuolet eivät tienneet, että tämä oli heidän roolinsa eikä kukaan antanut hänelle riittävästi tietoa tai opettanut. Ei myöskään ollut protokollaa, jossa täsmennettäisiin, mitä tulee tehdä, jos tietojen päivittämisestä vastaava lähtee.

• Saatat olla kiinnostunut: "14 parasta tiiminrakennustoimintaa (selvitetty ja luokiteltu)"

3. Alempi myynti

Yrityksessä he ovat alkaneet rekisteröidä alhaisempaa myyntiä ...

• Miksi myynti on laskenut? koska myyjät eivät ole saavuttaneet kuukausitavoitteitaan.
• Miksi myyjät eivät ole saavuttaneet kuukausitavoitteitaan? koska heillä ei ole tarpeeksi aikaa keskittyä myyntiinsä.
• Miksi heillä ei ole tarpeeksi aikaa keskittyä myyntiinsä? koska päivittäiset asiat eivät ratkea nopeasti.
• Miksi päivittäiset asiat eivät ratkea nopeasti? koska yritys ei ole ottanut käyttöön työkalua, joka ratkaisee ne nopeasti ja tehokkaasti.

Tässä nimenomaisessa tapauksessa voidaan nähdä, että koska yrityksellä ei ole työkaluja, jotka mahdollistavat ratkaisemaan päivittäiset ongelmat nopeasti, työntekijöiden on keksittävä, miten se tehdään korjata ne.

Koska monet näistä ongelmista ovat tuntemattomia tai monimutkaisempia kuin tietosi sallii, ratkaiseminen vie liikaa aikaa ja kognitiivisia resursseja. Tämän seurauksena meillä ei ole aikaa keskittyä myyntiin ja tehdä vähemmän.

• Saatat olla kiinnostunut: "4 tyyppistä yritysorganisaatiojärjestelmää"

Tämän tekniikan edut

Voimme mainita muutaman Viiden miksi -tekniikan edut ja edut:

• Sen avulla voit nopeasti syventyä ongelman luonteeseen eri polkuja pitkin.
• Se on erittäin helppo tekniikka soveltaa, kysymällä itseltäsi oikea "miksi" ja selvittää kunkin ongelman syy.
• Sen käyttö edistää ryhmätyötä. Ihannetapauksessa sitä tulisi soveltaa ihmisten, joilla on erilaisia ​​rooleja yrityksessä.
• Se voidaan integroida muihin ongelmanratkaisutyökaluihin, kuten Ishikawa-analyysiin tai kuuden ajatteluhatun kanssa.

Ja tärkein etu, joka erottuu muista, voimme mainita sen korjaa ongelman perimmäisen syyn ja estää sen toistumisen, kun se havaitaan, ymmärretty ja ratkaistu.

kriitikot

Mutta vaikka viiden miksi -tekniikalla on useita etuja, sillä on myös joitain haittoja, pääasiassa siksi Jotkut pitävät sitä liian huonona työkaluna ongelman syyn analysoimiseen.

Tämän mielipiteen ilmaisi Teruyuki Minoura, entinen Toyotan globaalien hankintojen toimitusjohtaja, koska tämä työkalu ei mahdollisti riittävän syvällisen analyysin ongelmien ratkaisemiseksi niinkin monimutkaisessa maailmassa kuin se on suunnittelu.

Tämän kritiikin lisäksi meillä on useita muita syitä:

• Tutkijoilla on tapana viipyä oireissa sen sijaan, että menisi syvemmälle ja näkisisi koko ongelman perimmäisen syyn.
• Kyvyttömyys ylittää tutkijan nykyiset tiedot. Tutkija ei löydä syitä, koska hänellä ei tarvitse olla tietoa niiden havaitsemiseen aluksi.
• Tuen puute auttaa tutkijaa antamaan oikean vastauksen "miksi"-kysymyksiin.

Lisäksi tulokset eivät ole toistettavissa. Todiste tästä on se tosiasia eri ihmiset, jotka käyttävät viiden miksi -tekniikkaa samaan ongelmaan, voivat päätyä löytämään erilaisia ​​​​syitä.

Taipumus eristää yksi perimmäinen syy ja nähdä se lineaarisesti sen sijaan, että harkitsisi mahdollisuutta, että on olemassa useita syitä, jotka ovat aiheuttaneet ongelman, ja seurauksena useiden ongelmien yhdistelmästä, jotka antavat tuloksen monitekijäinen.