Les 11 parties d'un email (expliquées et avec des exemples)

Le courrier électronique est devenu un outil fondamental de nos jours grâce à nous permettre d'envoyer des messages rapidement et instantanément.

Les plateformes de messagerie électronique permettent non seulement d'envoyer un texte écrit à qui on l'adresse, mais aussi ils offrent également la possibilité de joindre d'autres documents et éléments multimédias tels que de la musique, des vidéos et des présentations.

Il y a plusieurs les parties d'un e-mail, que nous examinerons ci-dessous.

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Les caractéristiques du courrier électronique

Le courrier électronique, également appelé courrier électronique (courrier électronique), est un service Internet qui vous permet d'envoyer et de recevoir des messages texte et des fichiers multimédias entre les utilisateurs de toutes les parties du monde. Les fichiers qui peuvent être envoyés sont de toutes sortes, tels que des morceaux de musique, des images, des vidéos, des documents... et c'est grâce à cela, ainsi qu'à leur vitesse et facilement consultable à tout moment, que les emails sont devenus le principal moyen de communication dans le cadeau.

Pour envoyer et recevoir des courriels, il est nécessaire d'avoir un compte sur l'une des pages qui offrent ce type de service, en plus d'avoir accès à Internet. La grande majorité de ces pages permettent de créer des comptes gratuitement et la technologie qui les sous-tend est basée sur un protocole appelé SMTD, qui est également utilisé pour d'autres systèmes. Les pages de messagerie les plus utilisées aujourd'hui sont Gmail, Yahoo! courrier et Outlook.com.

Alors que dans la vraie vie, les utilisateurs ont des adresses e-mail physiques, qui peuvent être nos adresse ou notre bureau, dans le monde virtuel, nous devons utiliser une adresse e-mail écrite et numérique. Cette adresse ne peut pas être répétée dans le réseau, et se compose généralement d'un ensemble de mots (nom d'utilisateur) accompagné d'un symbole @ (at) puis du nom qui établit le rapporter.

La personne à qui le message est envoyé n'a pas besoin d'être connectée pour le moment pour pouvoir le recevoir, et nous n'avons pas non plus besoin d'être connectés tout le temps si nous voulons recevoir les messages qu'ils nous envoient les autres. Tant que le message est envoyé à la bonne adresse e-mail, la personne que nous voulons qu'il atteigne vous contactera, à moins que votre propre compte n'identifie le message comme SPAM (courrier indésirable) et le classe dans votre dossier de messagerie indésirable.

Comme l'e-mail d'une vie, l'e-mail nécessite qu'une série de données soient remplies pour pouvoir être envoyées. De la même manière que dans une lettre traditionnelle on met l'adresse de retour, l'expéditeur, une enveloppe avec du texte écrit ou des photos, les emails Les données électroniques nécessitent que nous mettions à qui nous les envoyons, ce que nous voulons dire et si nous attachons ou non d'autres éléments. La longueur et la formalité du corps du message dépendront de l'utilisateur et du contexte.

Principales parties des e-mails

Les principales parties du courrier électronique sont les suivantes :

Entête

L'en-tête est un ensemble de lignes dans lesquelles apparaissent les informations principales pour l'envoi du message. C'est dans cette partie que vous pouvez lire les adresses e-mail de l'expéditeur du message (expéditeur) et du destinataire (destinataire), ainsi que la date et l'heure d'envoi. L'en-tête se trouve en haut de la fenêtre de l'e-mail que nous écrivons et se compose des parties suivantes.

1. Expéditeur

Habituellement dans l'en-tête la partie expéditeur Il se présente sous la forme d'un espace vierge présenté avec le mot « De: ». Il s'agit de la zone où se trouve l'adresse e-mail de la personne qui envoie le message.

2. Destinataire

La partie destinataire est un espace vide dans l'en-tête qui commence souvent par le mot « À: » et vous y mettez l'adresse e-mail à laquelle le message est adressé. Cet élément est essentiel dans un email puisque, comme dans toute lettre, il est nécessaire de savoir à qui il est adressé.

Dans le cas où l'adresse e-mail qui a été écrite n'est pas valide, est mal orthographiée ou n'existe pas, la plupart des services de messagerie instantanée ont une fonctionnalité qui nous avertit que le message n'a pas pu être envoyé en raison d'un problème avec le destinataire. Dans d'autres cas, le message est envoyé mais ne va nulle part.

3. CC ou Cci

Dans la même section de « Destinataire », à la fin, se trouvent les initiales « CC » et « CCO ». Ces deux options sont facultatives et servent à noter les autres adresses e-mail à qui vous souhaitez leur faire recevoir la copie de l'e-mail qui va être envoyé.

L'option CC signifie "avec copie", montrant toutes les adresses à tous les destinataires, c'est-à-dire que toutes les personnes qui reçoivent le message auront accès aux e-mails du reste des personnes qui ont reçu le même texte.

L'option Bcc, qui signifie « avec copie cachée », implique d'envoyer le même message à plusieurs personnes que dans le cas de CC, mais avec la particularité que L'adresse e-mail des personnes ayant reçu le même e-mail ne s'affiche pas.

4. Date

La plupart des services de messagerie électronique ont une fonction activée qui indique à quelle heure et à quel jour le message a été envoyé.

5. Confirmation reçue

Certains services ont une fonctionnalité qui vous permet de savoir si le message envoyé a été reçu par la personne à qui elle a été adressée.

6. Boutons de réponse et de transfert

Dans l'en-tête, il peut y avoir un bouton qui dit "Répondre", qui nous évite d'avoir à écrire à nouveau l'adresse e-mail de la personne qui nous envoie un message pour envoyer la réponse, tandis que le bouton "Renvoyer" envoie à nouveau le même message à la même adresse ou à d'autres au cas où nous aurions ajouté de nouvelles adresses de courrier.

7. Affaire

Dans "Sujet" est l'endroit où l'éditeur de l'e-mail doit mettre un titre ou un sujet lié au corps du message, ou expliquez brièvement la raison de son envoi. Cette phrase permettra à la personne qui le reçoit de savoir de quoi il s'agit avant de l'ouvrir.

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Fenêtre d'édition des messages

Après l'en-tête, nous avons la partie dans laquelle nous écrirons le corps du message en plus de joindre des fichiers ou de signer au cas où nous le voudrions.

8. Corps du message

Le corps est la partie rédigée du message et il peut être aussi long que l'on veut. C'est là que nous écrirons toutes les raisons pour lesquelles nous écrivons et ce que nous voulons dire au destinataire du message.

9. Barre d'outils d'édition

La plupart des services de messagerie électronique ont une barre d'outils d'édition activée, qui fait en sorte que la section pour écrire le corps du message ait des fonctionnalités similaires à celles d'un traitement de texte conventionnel. Grâce à cette barre on peut changer la taille de la lettre, la couleur, la police, souligner, mettre en gras, organiser le texte en puces...

10. Pièces jointes

En option, le message peut être accompagné de pièces jointes, c'est-à-dire d'éléments multimédias ou d'autres documents sous différents formats, tels que PDF ou Word. Ces fichiers devront être téléchargés par le destinataire afin de les ouvrir et peuvent être de toutes sortes: photos, vidéos, documents, dossiers, présentations, morceaux de musique, feuilles de calcul...

Bien que vous puissiez en envoyer plusieurs dans le même e-mail, vous devrez tenir compte de l'espace occuper et, en cas de dépassement de la capacité autorisée par la poste, ils devront être partagés dans d'autres messages.

Il y a un bouton pour joindre les documents à la fin de la fenêtre d'édition du message, dans lequel si nous cliquons, une petite fenêtre apparaîtra où nous pourrons rechercher le fichier souhaité sur notre PC. Une autre option consiste à faire glisser ce que nous voulons joindre et à le mettre dans le corps du message, où il sera automatiquement téléchargé.

11. Solidifier

Enfin, au bas de l'e-mail, nous avons la signature, une fonction optionnelle qui peut être préprogrammée. Cette signature peut inclure notre nom, notre adresse e-mail, le nom de l'organisation pour laquelle nous travaillons, en plus de mettre une signature personnalisée avec des phrases et des émoticônes.

Il est recommandé d'utiliser cet espace pour mettre les mêmes informations qu'une carte de visite porterait, en particulier mettre le nom, le téléphone de contact, le poste et l'entreprise pour laquelle vous travaillez en cas d'e-mail professionnel.

Aspects essentiels dans le corps du message

La partie de notre e-mail qui transmet le plus d'informations est sans aucun doute le corps du message. Il est nécessaire de prendre en compte une série d'aspects à prendre en compte lors de la rédaction d'un e-mail, surtout si le message que nous allons envoyer est destiné à quelqu'un d'important et nécessite une inscription plus formelle.

1. Les salutations

Le salut est la première partie du message et il est essentiel qu'il soit présent s'il s'agit d'un discours formel., puisque c'est la première chose que notre destinataire va lire. L'expression que nous utilisons pour commencer le texte du message dépendra beaucoup de la personne à qui nous parlons.

Certaines expressions formelles que nous pouvons utiliser sont :

• Distingués Messieurs
• Cher Président
• Cher Monsieur/Madame.
• Cher Monsieur

Les expressions moins formelles sont :

• Bonjour à tous!
• Bonjour, NOM
• Les salutations,
• Bonjour/après-midi/soir

2. Contenu du message

Après avoir salué, nous avons commencé à expliquer l'idée ou la raison détaillée pour laquelle nous nous adressons à notre destinataire. Vous indiquez ici tout ce que vous souhaitez transmettre à la personne à qui vous envoyez le message. Comme nous l'avons commenté, son extension est très variable et dépend du contexte et de ce que vous souhaitez communiquer.

Dans le cas d'un e-mail professionnel, il est recommandé que ce message soit bref et concis, atteignant le point le plus rapidement possible mais en gardant un dossier formel et cordial, surtout si nous parlons à nos patron.

Quel que soit le registre que nous utilisons, il est essentiel de prendre soin de la grammaire, des signes de ponctuation, de l'orthographe et d'autres aspects de l'adéquation. Nous nous adressons peut-être à un ami ou à une personne en qui nous avons beaucoup de confiance, mais pour être sûr de bien nous comprendre, il est très important de prendre soin de ces aspects.

3. Mis à la porte

Enfin, dans la dernière partie du corps du message, nous pouvons dire au revoir, surtout s'il s'agit d'un message formel ou qui s'adresse à une personne importante. C'est très important que le message se termine par une bonne clôture, adaptée à l'enregistrement et au contexte spécifiques. Cet adieu doit être prononcé après avoir parlé de tous les points souhaités.

Certaines expressions de séparation sont :

• Tout d'abord, merci.
• Avec nos meilleures salutations
• Cordialement,
• Sincèrement,
• Merci pour votre temps.
• À plus tard.
• À bientôt.
• Mes meilleurs voeux.

Il est recommandé d'indiquer le nom de l'expéditeur au moment des adieux, bien que cela puisse ne pas être nécessaire selon la situation. Par exemple, s'il s'agit d'un échange constant d'e-mails, dans lequel vous répondez au message précédent et une conversation a été établie sous forme de fil, il ne sera pas nécessaire de mettre le nom dans tous messages.

Références bibliographiques:

• Votre dictionnaire (art. f.) Éléments de base d'un message électronique et d'une adresse. Votre dictionnaire. Pris à partir de: https://reference.yourdictionary.com/resources/basic-parts-of-an-email-message-and-address.html
• Syntaxe. (s.f.) Anatomie d'un message électronique. Sur Syntaxis.com. Pris à partir de https://www.syntaxis.com/anatomy-of-an-email-message