Les 8 caractéristiques d'une lettre formelle (expliquées)

Normalement, une lettre formelle sera adressée à une personne avec autorité ou avec un certain degré de hiérarchie, avec la capacité d'influencer certains aspects pertinents de nos vies. Pour cette raison, il est important de savoir comment écrire correctement.

Dans cet article nous verrons les caractéristiques les plus pertinentes de la lettre formelle que vous devez présenter ce type d'écriture, en soulignant les différentes parties qui le composent, et enfin nous citerons quelques exemples de types de lettre formelle et quand les utiliser.

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Qu'est-ce qu'une lettre formelle ?

La lettre formelle est le type de communication écrite que nous écrivons dans l'intention d'être envoyée à une autorité connu ou inconnu, mais toujours avec la nécessité de maintenir une attitude de formalité. Pour que la lettre formelle soit bien rédigée, elle doit respecter et se conformer à des normes minimales de qualité, de structure et de langue.

Normalement, ces types de lettres

sont ceux utilisés pour communiquer dans le domaine professionnel et académique, présentant comme une exigence que les idées exprimées dans ce document soient claires et compréhensibles.

Généralement, l'objectif ou le but de la lettre formelle sera informatif, c'est-à-dire transmettre des informations que nous souhaitons présenter comme objectives. Par conséquent, il sera essentiel que les informations que nous présentons soient claires et concises, facilitant la communication. Voyons comment faire.

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Principales caractéristiques auxquelles la lettre formelle doit répondre

Les caractéristiques que nous citerons et expliquerons ci-dessous ne sont pas exclusives aux lettres formelles, peuvent apparaître dans un autre type d'écriture tant qu'ils présentent comme objectif principal de transmettre un message clair et concis.

1. C'est à titre informatif

Dans la plupart des cas, l'objectif principal présenté par les lettres formelles est d'informer, c'est-à-dire donner de nouvelles informations textuelles sur un certain aspect, qu'il soit connu ou inconnu de la personne qui le reçoit.

Comme nous l'avons souligné précédemment, ces cartes sont principalement utilisées dans les domaines professionnels et éducatifs. Par conséquent, le but sera de transmettre des informations de manière formelle et non dans l'intention d'établir un contact personnel avec l'autre personne, ni dans le but de générer des émotions spécifiques.

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2. Utilisation d'un langage formel et respectueux

Les lettres formelles, comme nous l'avons mentionné plus tôt, sont normalement adressées à une personne d'autorité. Il sera donc essentiel que nous utilisions un langage formel et respectueux, suivant une série de normes culturellement établies.

Quel que soit le but de la lettre, elle doit être écrite de manière polie, en utilisant de bonnes formes, le courtoisie et diplomatie, car de cette manière, nous sommes plus susceptibles d'atteindre l'objectif visé avec la rédaction et l'envoi de cette.

De même, aussi l'utilisation de la troisième personne est recommandée pour se référer au destinataire et obtenir ainsi une formulation plus formelle. Au lieu d'utiliser « Je vous recommande », il serait préférable d'utiliser l'expression « Je vous recommande ». Même ainsi, s'il ne s'agit pas d'un abus de la première personne, il peut également être utilisé à certaines occasions, son utilisation dans des lettres formelles n'est pas totalement interdite.

Comme nous l'avons dit précédemment, la lettre formelle peut être adressée à quelqu'un que nous connaissons, par exemple à notre chef de travail, ou au moins contrairement à quelqu'un d'inconnu, comme la personne qui sélectionne les travailleurs de l'entreprise où nous voulons être embauché. Mais peu importe si le destinataire est connu ou non ou si nous sommes confiants avec lui, la lettre formelle doit être écrite en utilisant des termes formels.

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3. Le message doit être expliqué précisément

Afin de rendre le message clair il est essentiel de transmettre une idée principale, de sélectionner un objectif unique qui est destiné à être atteint avec l'envoi de la lettre. De cette manière et par rapport au point précédent, nous éviterons les phrases ou le contenu inutiles, les éléments de remplissage et qui détournent l'attention de l'idée principale.

Dans le cas où il est nécessaire de transmettre des informations complexes ou plus étendues, il sera préférable de condenser et de résumer le contenu, afin que le message soit précis et remplisse l'objectif pertinent.

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4. Les lettres formelles sont courtes, brèves

Gardant à l'esprit que le but des lettres formelles est de transmettre un message de manière claire et concise, il est nécessaire que la lettre et les paragraphes et phrases utilisés soient courts et aussi courts que possible.

Par conséquent, des lettres avec des paragraphes peu nombreux et courts sont recommandées, afin d'éviter que le le récepteur s'ennuie, perd son attention ou son intérêt et de cette façon nous atteignons l'objectif que nous sommes recherche.

5. Les informations transmises doivent être claires

Si nous voulons que le destinataire comprenne le message écrit dans la lettre il sera important que les mots, les termes, les phrases et les idées exprimés ne prêtent pas à confusion ou ne soient pas inutilement ambigus, entravant ainsi la compréhension et le but de la lettre. De cette façon, notre objectif sera d'écrire un texte clair dans lequel une seule idée ou un seul message peut être interprété, sans donner lieu à de multiples interprétations.

Deux types de clarté doivent être atteints. D'une part, la clarté visible est présentée qui fait référence à une présentation propre de l'écriture, avec une bonne écriture si on écrit à la main et en respectant la structure d'écriture appropriée.

D'autre part, il faut respecter la clarté sémantique: utilisez des phrases et des idées qui ont du sens, en évitant celles qui peuvent générer plus d'une interprétation possible ou celles qui sont ambiguës.

6. Correction adéquate

Un autre aspect très important à prendre en compte lorsque nous écrivons des lettres formelles, sachant qu'elles sont adressées à une personne d'autorité et quel est le but du message que nous envoyons, c'est l'exactitude de la grammaire et lexical.

La correction grammaticale est liée au fait de ne pas présenter d'erreurs grammaticales, entendues comme l'ensemble des règles de langage qui en règlent l'usage, ni à commettre des fautes d'orthographe; il faudra être particulièrement attentif et vérifier avant d'envoyer la lettre.

D'autre part, une bonne utilisation du vocabulaire sera également nécessaire, en utilisant adéquatement les mots et le vocabulaire pertinents. sans que ce soit grossier ou trop familier.

De même, il est important que le lexique soit adapté à la fois au type de message et au destinataire, et que présenter la cohérence et la pertinence dans la même lettre (par exemple, assurez-vous que le temps du verbe rencontre).

Les signes de ponctuation doivent également être utilisés de manière appropriée, afin de que d'une part la lecture est plus facile et plus agréable, et d'autre part, que le message est compris de manière dégager.

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7. Expressions simples

Ne pas s'exprimer de manière vulgaire ne signifie pas n'utiliser que des mots cultivés ou trop techniques si ce n'est pas nécessaire car de cette façon, le but de présenter un message clair et compréhensible peut être perdu.

Ainsi, nous pouvons utiliser des mots et des termes d'usage courant, mais sans perdre de vue à qui s'adresse la lettre.

8. Structure et parties de la lettre formelle

La lettre formelle doit être composée des parties suivantes: l'en-tête est situé sur le côté gauche et fait référence aux données de la personne qui a envoyé la lettre; le destinataire, fait référence aux données de la personne à qui nous avons envoyé la lettre; le lieu et la date de l'écriture apparaîtront dans le coin supérieur droit, en citant d'abord la ville suivie de la date; titre, nous nous adresserons au destinataire de manière respectueuse en utilisant des termes polis et formels tels que « cher m. et nom complet "toujours suivi de deux points.

Après le titre, l'introduction apparaîtra où une mention concise sera faite de l'objet de la lettre; le corps, lieu où sera développé le message principal de la lettre, est la partie la plus étendue; l'adieu ou la clôture, en utilisant des termes amicaux et courtois tels que « sincèrement » ou « un cordial salutation » et enfin la signature où figureront normalement le nom et la fonction de la personne qui envoie la lettre.

Normalement, la structure de la lettre formelle présente des éléments de protocole. Par éléments protocolaires, nous entendons, par exemple, présenter, faire référence à la position professionnelle qu'occupent ou exercent à la fois l'expéditeur et le destinataire.

Types de lettres formelles

Dans cette section, nous ferons référence à certains types de lettres formelles en fonction du but ou des objectifs que nous voulons atteindre avec :

• Lettre formelle de démission: lorsque nous voulons quitter le travail dans lequel nous nous trouvons.
• Lettre de réclamation formelle, afin de communiquer toute réclamation ou désaccord.
• Lettre de remerciement formelle, pour exprimer sa gratitude.
• Lettre formelle de demande, dans le but de demander quelque chose.
• Lettre d'invitation formelle, comme une invitation à un événement.
• Lettre de motivation formelle, normalement présentée avec le programme d'études où les compétences, les études et l'expérience sont exprimées, ainsi que les raisons pour lesquelles nous sommes intéressés par le poste.