Analyse de poste: qu'est-ce que c'est, à quoi ça sert et les phases du processus

Pour qu'une entreprise fonctionne de la manière la plus appropriée, il est nécessaire de savoir ce qu'elle fait et jusqu'où elle doit pouvoir aller leurs travailleurs, s'il y a un quelconque manque de formation ou si des entreprises concurrentes demandent plus d'exigences à leurs travailleurs. ouvriers.

Une analyse correcte du poste de travail permet au service des ressources humaines de recruter et de sélectionner les meilleurs candidats pour l'entreprise, en plus de savoir quelles sont les compétences, les tâches, les capacités et les besoins de chacun position.

Ensuite Comprenons ce qu'est une analyse de poste, quelle est son importance, quels types sont là et comment en faire un.

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Qu'est-ce que l'analyse de poste ?

Une analyse de poste consiste à une enquête sur l'emploi qui va être proposé ou sur un certain poste dans l'entreprise que vous souhaitez approfondir et améliorer. Avec ce type d'analyse, il est prévu de connaître les compétences nécessaires pour que, quel que soit celui qui le fait, peut avoir une meilleure performance en établissant tous les critères nécessaires pour sélectionner le candidat le plus approprié. approprié.

Généralement, ce type d'analyse Elle est sous la responsabilité de la direction des ressources humaines., qui a, entre autres fonctions, la mission de recruter et de sélectionner les travailleurs les plus aptes à qui constituent l'entreprise, en plus de s'assurer que, si nécessaire, ils mettent à jour leur formation. Les entreprises ne fonctionnent pas correctement sans les personnes appropriées pour chacun des postes qu'elles occupent, ce département doit donc savoir quelles sont les exigences nécessaires pour chaque poste.

Une fois le travail spécifique analysé, il est d'usage de faire une description précise de ce qu'il consiste. Cela permet d'établir plus facilement les exigences jugées nécessaires à sa réalisation, en plus de définir l'offre d'emploi et le profil du candidat recherché. De plus, en délimitant et en précisant chacun des postes, l'entreprise pourra dresser un organigramme complet, en découvrant ce que chaque poste apporte à l'organisation dans son ensemble.

Avantages de ce type d'analyse

La compilation de toutes les données obtenues lors de l'analyse de l'emploi aide à la prise de décision, en plus de permettent de valider des méthodes et des techniques plus utiles et plus efficaces pour l'exécution des tâches individuelles et de l'entreprise dans son ensemble ensemble. Ainsi, avec ce type d'analyse Vous pouvez prendre de meilleures décisions dans la sélection du personnel, en plus d'être en mesure d'évaluer la performance des travailleurs et de déterminer qui devrait être promu, retenu, rétrogradé ou licencié.

Parmi les avantages les plus clairs que l'analyse des emplois nous donne sont:

1. Structure de l'organisation

Grâce à ce type d'analyse, il est possible savoir comment les tâches de l'organisation sont divisées en ses unités les plus élémentaires: divisions, sections, départements, unités de travail telles que les ouvriers ou les groupes de travail...

2. Structure des emplois

Comme son nom l'indique, ce type d'analyse nous permet de savoir à quoi ressemble le travail lui-même, en particulier sa structure. nous fait savoir comment les emplois doivent être regroupés en emplois et en plages d'emplois, en plus de savoir quels postes sont similaires dans leur utilité et leur fonction pour l'entreprise.

3. degré d'autorité

Grâce à l'analyse de l'emploi, nous pouvons connaître l'organigramme de l'entreprise et, à son tour, quels postes sont au-dessus des autres. Il permet de connaître le degré d'autorité de chaque poste et son implication dans la prise de décision.

4. critère de performance

Les critères de performance sont la référence à connaître les relations hiérarchiques hiérarchiques au sein de l'organisation, le nombre et les types de postes. Autrement dit, cela nous permet de savoir dans quelle mesure le travail d'un certain poste dépend de la façon dont un autre le fait, s'il est au-dessus ou en dessous en termes d'autorité.

5. Licenciement d'employés

En analysant le poste de travail, nous pouvons détecter les postes qui remplissent pratiquement la même fonction ou qui sont trop similaires pour leur permettre de continuer à exister. cet outil vous permet de décider s'il est nécessaire de combiner deux tâches en une seule ou de modifier leurs fonctions pour éviter les doublons.

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Types d'analyse de poste

Il existe plusieurs types d'analyses de poste qui peuvent être effectuées. Ils ne sont pas mutuellement exclusifs, bien au contraire, ils sont tous nécessaires pour préciser exactement quelles sont les fonctions, exigences et compétences de chaque poste dans l'entreprise, bien qu'en fonction du temps et des moyens, vous pouvez décider de n'avoir qu'un seul type d'analyse. Les principaux sont les quatre suivants :

1. Analyse basée sur les tâches

Analyse des tâches basée sur les tâches C'est le plus ancien et le plus classique. Il consiste essentiellement à découvrir quelles tâches les travailleurs effectuent, quelles que soient les compétences, la formation et les compétences qu'ils possèdent ou devraient posséder. Ce modèle vise à définir et à établir les tâches, devoirs et responsabilités associés à chacun des postes de l'entreprise.

2. Analyse basée sur les compétences

L'analyse des compétences porte sur celles compétences nécessaires pour effectuer le travail.

3. Analyse basée sur les forces

L'analyse basée sur les forces se concentre sur les actions que les travailleurs apprécient le plus ou celles dans lesquelles ils réussissent particulièrement bien. Il s'agit de rechercher les motivations qui ont poussé les travailleurs à choisir le poste ou le désir qui les pousse à occuper ce poste.

4. Analyse basée sur la personnalité

Bien que ce soit certainement un peu plus compliqué, une analyse de poste peut être effectuée à la recherche des traits de personnalité les plus adaptés à l'exercice d'un tel poste. Les traits les plus dysfonctionnels peuvent également être analysés, c'est-à-dire ceux qui sont une source de problèmes pour le travail en question.

Où extraire des informations

L'analyse des tâches est un outil qui essaie de suivre la méthode scientifique. Elle s'appuie sur les sources d'information et les techniques les plus objectives et les plus fiables possibles pour faire de l'analyse une représentation fidèle de la réalité organisationnelle.

Les données sont extraites du travail lui-même, telles que les tâches effectuées par l'employé, la manière dont il les exécute et les comportements associés à son emploi. Mais au-delà de ces observations, il existe plusieurs techniques pour pouvoir extraire toutes les informations nécessaires.

• Entretiens et groupes de discussion.
• Questionnaires
• Observation ou auto-observation.
• Analyse à travers la documentation, l'évaluation des performances et les anciennes offres d'emploi.
• La méthodologie des incidents critiques

Développement de l'analyse des emplois

Ensuite, nous verrons comment développer une analyse de poste et les étapes à suivre. Il est essentiel que lorsqu'on procède à une analyse de ce type, on sache quels aspects doivent être document, que les personnes de l'organisation peuvent leur fournir et la manière dont l'information va être gérée. information.

1. définir les tâches

La première partie du processus consiste à analyser les tâches effectuées par les travailleurs. C'est le type d'analyse d'emploi le plus ancien et, en même temps, le plus fondamental. Il est nécessaire de savoir quels types de tâches et comment elles sont exécutées au sein de l'organisation afin de procéder à une analyse complète des fonctions. Ainsi, afin de collecter des informations dans cette étape, il est nécessaire de se poser les questions suivantes :

• Que fait le salarié ?
• Comment il fait?
• Pourquoi le fait-il ?
• pourquoi fait-il ça?

Essayer de répondre à ces questions pour chaque poste Nous pouvons écrire une liste des tâches effectuées dans l'organisation. Par exemple, si nous voulons analyser le travail d'un serveur, nous pouvons nous poser ces questions concernant les deux tâches suivantes: apporter de la nourriture et des boissons et nettoyer la table.

Dans le cas d'apporter de la nourriture et des boissons, le serveur utilise un plateau pour pouvoir apporter ces choses au client qui a commandé ces aliments. La raison en est que nous souhaitons que le client soit satisfait de consommer ce qu'il a commandé.

En cas de nettoyage de la table, le serveur le fait avec un chiffon, un désinfectant et d'autres produits de nettoyage afin que la table soit en état d'être utilisée par d'autres clients. La raison en est d'éviter de ne pas respecter les normes d'hygiène ordonnées par le ministère de la Santé, en plus d'éviter les plaintes du client insatisfait.

2. Tâches et responsabilités

Une fois que vous savez quelles tâches sont effectuées au sein de l'organisation ils sont regroupés en différentes fonctions. Il se peut qu'il y ait des tâches qui ne remplissent qu'une fonction, d'autres qui sont assez différentes les uns les autres mais servent le même et une tâche qui, à son tour, remplit des fonctions différentes au sein de la organisation.

En prenant l'exemple du serveur, on pourrait considérer que l'apport de nourriture aux clients relèverait de la fonction "service client", tandis que la fonction principale du nettoyage serait "l'hygiène de l'établissement", bien qu'elle puisse également être liée au service à la clientèle. client.

Une fois que les fonctions des tâches exécutées dans l'organisation ont été établies, elles Ils sont organisés selon le degré de responsabilité au sein d'un même. On peut les classer sur une échelle dans le cas où l'on peut parler de responsabilités beaucoup plus importantes que d'autres, cependant, dans À de nombreuses reprises, la plupart des tâches impliquent un degré de responsabilité similaire, avec lequel elles peuvent être tout aussi prioritaires.

3. Connaissances et expériences

Un aspect fondamental lors de l'analyse de l'emploi est l'évaluation de l'expérience et des connaissances nécessaires pour effectuer le travail. Donc les compétences, aptitudes et formations recommandées ou demandées pour accomplir les tâches du poste sont évaluées.

Dans de nombreux cas, ces connaissances nécessaires sont faciles à établir. Par exemple, pour pouvoir travailler dans une clinique en tant que médecin, la formation qui sera demandée sera un diplôme en médecine et, de préférence, un diplôme de troisième cycle ou une maîtrise. Dans d'autres cas, cependant, les qualifications requises pour effectuer le travail ne sont pas aussi claires. Par exemple, pour travailler dans un supermarché, ils peuvent demander un certificat de manipulation des aliments ou une formation professionnelle, bien que ce ne soit pas toujours le cas.

Lors de l'analyse du poste pour pouvoir savoir quelle est la formation souhaitée l'idéal est de s'adresser directement aux salariés et managers. Ils donneront leur avis ou leur expérience, quel diplôme ils ont, ce qu'on leur a demandé et ce qu'ils ont vu dans les entreprises précédentes où ils ont travaillé. Il est très utile de savoir ce que les entreprises concurrentes demandent à leurs travailleurs puisque, de cette façon, De cette façon, nous éviterons à l'entreprise de perdre de la force dans son domaine en raison du manque de formation de ses ouvriers.

4. Compétences en analyse de poste

À ce stade, il est important de procéder à l'analyse de l'emploi en fonction des compétences de vos travailleurs. Trois techniques très utiles peuvent être utilisées ici, qui peut être complété.

4. 1. Entretien avec les dirigeants

Les managers sont une figure clé de l'organisation, car ils sont qui connaissent le travail de première main et savent quelles compétences sont nécessaires pour effectuer correctement les tâches.

4.2. Évaluation de la performance

Il en déduit quelles compétences différencient un bon employé de celui qui ne fait pas bien son travail.

4.3. incidents critiques

avec cette technique ces comportements clés dans le poste sont établis, ceux qui déterminent le succès ou l'échec de l'organisation. Il découvre quels comportements peuvent bénéficier ou nuire à la performance de l'entreprise et vise à les reproduire ou à les éradiquer.

5. Avoir des objectifs clairs

Quelle que soit la technique utilisée, l'idéal est d'utiliser les trois, La chose fondamentale est qu'avec son utilisation, il est possible de répondre aux questions suivantes:

• Quelle est la différence entre un bon et un mauvais employé ?
• Pourquoi certains employés sont-ils capables d'accomplir des tâches mieux que d'autres ?
• Si vous deviez embaucher un employé pour effectuer une tâche, que rechercheriez-vous ?
• Faut-il autre chose pour établir correctement les compétences ?

Dans tous les cas, il convient de noter que chaque entreprise a sa propre idée de ce que sont les compétences idéales pour ses travailleurs en fonction du poste qu'ils occupent, c'est-à-dire qu'il s'agit d'une étape très subjective.

Cette variabilité des compétences requises est fortement influencée par la culture organisationnelle de l'entreprise, qui varie fortement de l'une à l'autre. De plus, chaque entreprise a un client différent, de sorte que les critères extraits de l'analyse des positions dans une entreprise peuvent ne pas être utiles à une autre.

Références bibliographiques:

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• M. En lignePeiro, J. (1996). Psychologie des organisations. Madrid: UNED.
• Leal Millán, A., Román Onsalo, M., Alfaro de Prado Sagrera, A., Rodríguez Félix, L. (2002). Le facteur humain dans les relations de travail, Manuel de direction et de gestion: Pyramide.