6 façons d'augmenter votre productivité au travail

Êtes-vous facilement distrait au travail ? Vous avez l'impression de ne pas avoir le temps de gérer toutes vos responsabilités? Vous avez du mal à dire « non » aux différentes tâches qui vous sont proposées et ensuite vous n'arrivez pas à toutes les exécuter à temps ?

Si la réponse à l'une de ces questions est oui, votre productivité peut être en danger.

En théorie, plus nous « produisons » dans le moins de temps possible, plus notre productivité sera élevée.. On pourrait dire que la productivité est un concept facile à comprendre mais difficile à atteindre. La situation espagnole est l'exemple parfait pour illustrer ce point: selon Adecco Outsourcing (2022), seules 6 entreprises espagnoles sur 10 adhèrent à des politiques qui améliorent la productivité. Malheureusement, nous ne pouvons pas résoudre un problème national ou d'entreprise en un clin d'œil. Ce que nous pouvons faire, c'est établir et maintenir de bonnes habitudes qui nous aident à être plus productifs.

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Mettre en place de bonnes habitudes: la clé pour être plus productif

Une habitude est une action que nous répétons fréquemment et automatiquement sans avoir à y penser.. Chaque être humain a des habitudes qu'il réalise au quotidien. Une grande partie de la population lit les nouvelles le matin, tandis que d'autres regardent religieusement les nouvelles l'après-midi; certains ont tendance à prendre des douches froides tôt, tandis que d'autres préfèrent un bain chaud juste avant le coucher, et ainsi de suite.

Lorsque nous avons déjà intériorisé ces modèles de comportement dans notre routine, ils ne supposent pas une effort ou sacrifice de notre part, car ils sont devenus des actions automatiques que nous faisons automatiquement naturel. Le problème n'est pas de maintenir l'habitude, mais de la construire en premier lieu.

Pendant longtemps, on a cru que, pour adopter une nouvelle habitude, nous devions effectuer une certaine action consciemment et de manière répétée pendant une période d'au moins 21 jours. Cette théorie est née des observations du Dr Maxwell Maltz, auteur du célèbre livre ¨Psycho-Cybernetics¨ (1960), dans lequel il établit que ses patients ont mis au moins 21 jours pour adopter un changement dans leur routine. La vérité est que la création d'habitudes n'est pas une question aussi simple ou exacte.

La psychologue Phillippa Lally (2010, 2022) a quant à elle établi que, en moyenne, il nous faut plus de deux mois pour automatiser une nouvelle habitude, et le nombre exact de jours dépend de manière significative de l'action elle-même, de la personne et des circonstances dans lesquelles l'habitude se développe. Une autre conclusion de cette recherche est que répéter une activité autant de fois que possible dans les mêmes circonstances facilitera la transformation de cette action en habitude.

Ainsi, Pour réussir à créer des habitudes, nous devons d'abord être disciplinés, cohérents et spécifiques.. Il sera beaucoup plus facile d'intérioriser une habitude que nous prenons tous les jours, à la même heure et au même endroit, qu'une habitude que nous prenons de temps en temps, à des moments différents et à des endroits différents.

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Quelles habitudes pourraient améliorer notre productivité au travail ?

Stephen Covey, auteur du plus grand best-seller de l'histoire de l'entraide, "The 7 Habits of Highly Effective People" (1989), établit que la création d'habitudes "suppose un processus et un engagement formidables", puisqu'elle implique une intersection entre les connaissances (définissant et établir ¨quelle¨ habitude nous voulons mettre en œuvre et ¨pourquoi¨), la capacité (déterminer ¨comment¨ pour y parvenir) et le désir (la motivation à exécuter). Si nous mettons ce paradigme en pratique, notre motivation (désir) est d'être plus productif sur le lieu de travail. Ensuite, nous vous présentons quelles habitudes mettre en place dans votre travail pour améliorer votre productivité et pourquoi (connaissances), et comment les atteindre (capacité) :

1. Optimisez votre temps

Si un jongleur ne chronomètre pas correctement son timing, il laissera tomber toutes les balles qu'il a pu garder en l'air. De même, une planification réaliste et spécifique au travail est essentielle. Planifiez votre itinéraire et hiérarchisez les tâches en attente Cela garantira que vous gérez correctement votre temps. Pour ce faire, nous vous recommandons de faire une liste de toutes les tâches que vous souhaitez terminer dans votre journée de travail. Faites cette liste à la même heure chaque jour (soit la veille au soir, soit à la première heure du matin). Nous vous suggérons de toujours hiérarchiser les tâches importantes en raison de leur urgence et de leur valeur.

Il est important que vous gérez une activité à la fois et que vous déterminiez un temps réaliste pour la terminer. Concentrez-vous sur cette action et accordez-lui toute votre attention. Éliminez les distractions et les interruptions. Consultez-vous régulièrement vos e-mails? Allouez une heure ou plusieurs à cette tâche dans votre horaire quotidien. Vous devez gérer des appels ou des réunions avec l'équipe? Planifiez-les. Si vous vous assurez que chaque chose a son heure et sa place, vous cesserez de vous sentir dépassé et frustré. Le temps ne manquera à rien, car vous donnerez du temps à tout.

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2. Fixer des objectifs et des délais

Afin d'organiser un voyage, il est essentiel de connaître la destination et la date du voyage. Savoir où nous allons et quand nous voulons y arriver est le moteur qui nous motive à continuer. Souvent, nous gérons des projets sans établir ces paramètres. Sans définir ces facteurs, il est impossible de savoir comment hiérarchiser la tâche. Cela entraînera une accumulation de responsabilités sans fin et provoquera un effet boule de neige dans lequel la charge de travail augmentera sans pouvoir la ralentir ou la réduire.

Pour cela, nous proposons déterminer le résultat final que nous voulons atteindre pour chaque projet, le nombre d'étapes à effectuer et le temps correspondant à chaque étape, afin d'établir une date de réalisation provisoire. Si on fait une bonne décomposition de l'activité, en objectifs et sous-objectifs, on l'organise correctement et ensuite nous sommes cohérents et disciplinés lors du développement de chaque étape, nous serons en mesure d'atteindre nos objectifs efficacement.

3. L'assertivité avant tout

S'affirmer implique nous exprimer de façon claire et concise, avec fermeté mais sans hostilité. Selon le psychologue John M. Gottman, communiquer efficacement est extrêmement difficile dans une relation quelle qu'elle soit. L'une des façons dont nous ne parvenons pas à nous affirmer au travail ou avec l'équipe est lorsque nous évitons de dire « non » par peur des répercussions ou de la déception de quelqu'un. Nous acceptons demande après demande et, lorsque nous sommes incapables de tenir parole, non seulement non seulement la productivité individuelle et d'équipe en souffre, mais notre crédibilité et notre professionnalisme diminue. Dire non dénote la maturité et l'honnêteté. Dire non est une phrase complète qui n'a pas besoin de justifications.

D'autres façons de vous affirmer sont d'être simple et direct lorsque vous parlez, d'exprimer ce dont vous avez besoin sans vous excuser et de contrôler vos émotions. Cette habitude demandera beaucoup de pratique et de patience, mais elle fera des merveilles pour augmenter votre productivité.

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4. Priorité à votre bien-être

Si vous ne chargez pas l'ordinateur, il finira par s'éteindre et ne pourra plus exécuter ses fonctions. De la même manière, les êtres humains sont des batteries rechargeables, et nous avons besoin de déconnexion et de repos pour continuer à produire des résultats. Les routines qui favorisent le repos et la déconnexion numérique sont d'une importance vitale pour que nous puissions être productifs dans notre travail. Pour cela, nous vous conseillons d'être rigoureux au moment d'aller dormir, en lui laissant suffisamment de temps (quelques 8 heures) respecter les pauses de travail et se déconnecter du travail dès que notre jour ouvrable.

D'autres activités qui favorisent le bien-être général (et donc notre productivité) sont une bonne alimentation, l'activité physique et la méditation ou la relaxation. Nous vous recommandons d'intégrer ces activités dans votre routine quotidienne et de leur attribuer un moment et un lieu, afin de faciliter l'automatisation de l'habitude.

5. Créer une harmonie physique

S'il y a chaos dans l'environnement, il y a chaos dans l'esprit. Ainsi, Il est extrêmement important que vous mainteniez un espace fonctionnel et propre, car cela vous aidera à être plus productif et efficace. De cette façon, vous réduisez la probabilité d'égarer un document important ou de perdre un fichier contenant des informations sensibles.

Vous ne perdrez pas de temps sur un problème, mais vous pourrez le traiter directement. Pour cela, nous vous recommandons d'attribuer une place fonctionnelle à tout ce que vous considérez comme essentiel dans la gestion de votre travail. Dès que vous arrêtez de l'utiliser, remettez-le à sa place. Vous pouvez également l'appliquer à votre espace en ligne: classer les e-mails que vous recevez et organiser les dossiers sur votre ordinateur. Laisse chaque chose à sa place, à sa place.

6. pratiquer l'autoréflexion

Il est essentiel d'obtenir des résultats, mais il est encore plus précieux de réfléchir à la manière dont nous avons atteint nos objectifs. Grâce à l'auto-évaluation, nous pouvons déterminer quelles habitudes ne fonctionnent pas et quels aspects nous devons continuer à améliorer.. Pour développer cette habitude, vous pourriez répondre chaque semaine aux questions suivantes: ¨Le résultat final a-t-il été comme je l'imaginais? Qu'est-ce qui aurait changé? Qu'est-ce que je veux reproduire ?¨. En pointant le positif et le négatif, nous affinerons la méthodologie qui nous mènera au succès.

En résumé, pour être plus productif, nous devons créer des habitudes qui améliorent nos performances. La création d'habitudes est un processus qui implique que nous soyons disciplinés et constants dans nos actions afin de les automatiser. Ces habitudes dont nous avons discuté ne sont que de simples coups de pinceau sur la façon dont vous pouvez améliorer votre productivité, mais ce sont des moyens sûrs de produire des résultats. Oserez-vous les mettre en œuvre ?