15 कार्यालय कार्य (और उनकी विशेषताएं)

प्रत्येक संगठन में यह आवश्यक है कि कंपनी को आगे बढ़ने के लिए गतिविधियों की एक श्रृंखला को अंजाम दिया जाए, प्रस्तावित लक्ष्यों को पूरा करने और उन उत्पादों और सेवाओं की पेशकश करने में सक्षम होने के अलावा जिनमें यह विशेषज्ञता है।

यद्यपि हम एक कंपनी के भीतर किए जाने वाले सैकड़ों कार्यों के बारे में बात कर सकते हैं, वास्तविकता यह है कि उनमें से केवल एक पखवाड़े हैं यदि हम उन्हें अधिक सामान्य कार्यों में समूहित करते हैं।

आगे हम जानेंगे कि वे क्या हैं मुख्य कार्यालय के कार्य और किसी भी संगठन के लिए इसका क्या महत्व है।

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15 कार्यालय कार्य (सुविधाएँ और कार्यस्थान)

प्रत्येक संगठन में विभिन्न कार्य करने वाले कई कर्मचारी होते हैं। उनमें से प्रत्येक अपने क्षेत्र में विशिष्ट है, जिसके लिए कुछ प्रकार के प्रशिक्षण की आवश्यकता हो सकती है जो संगठन में उनके द्वारा किए जाने वाले कार्य को पूरा करने के लिए कम या ज्यादा उच्च और आवश्यक है। प्रशासन, सूची, वित्तीय प्रबंधन, कर्मचारी चयन या मेल वितरण जैसे पहलुओं को संबोधित करते हुए इसके कार्य बहुत विविध हैं।

संगठनों को ऐसे जीवों के रूप में वर्णित किया जा सकता है जिनमें यदि उनका कोई अंग ठीक से काम नहीं करता है, तो पूरा विफल हो जाएगा या कम क्रियाशील हो जाएगा. इसलिए यह आवश्यक है कि कंपनी के कर्मचारी कार्यों को करते समय उनसे अपेक्षित कौशल में महारत हासिल करें उन्हें सौंपा गया है, अच्छे मौखिक संचार, संगठनात्मक कौशल, लेखन दस्तावेज और ज्ञान का उपयोग करना ऑफिस का ऑटोमेशन। ये सभी कौशल शीर्ष 15 कार्यालय कार्यों से संबंधित हैं जिन्हें हम नीचे देखेंगे।

1. योजना

नियोजन हमारी सूची में सबसे ऊपर है क्योंकि यह किसी संगठन के भीतर सबसे महत्वपूर्ण कार्य है। इस इसका तात्पर्य यह परिभाषित करना है कि कंपनी में कौन से तरीके और संगठनात्मक ढांचे किए जा रहे हैं, स्पष्ट रूप से अपेक्षित व्यावसायिक योजना स्थापित करना.

यद्यपि ऐसे तकनीकी उपकरण हैं जो व्यवसाय योजना में उल्लिखित विधियों को निर्दिष्ट करने और वितरित करने में सहायता करते हैं स्टाफ सदस्यों के बीच कार्य, यह आवश्यक है कि एक अच्छा योजना। यदि आप दाहिने पैर से शुरुआत नहीं करते हैं, तो उन व्यावसायिक उद्देश्यों को प्राप्त करना मुश्किल है जिन्हें संगठन प्राप्त करना चाहता है।

जो लोग योजना को अंजाम देने के प्रभारी हैं, उनके पास स्पष्ट व्यावसायिक दृष्टि होनी चाहिएकंपनी के भीतर पदानुक्रम क्या है और उन सदस्यों की ताकत और कमजोरियों को गहराई से जानने के अलावा, जिन्हें उनसे पूछे गए उद्देश्यों के लिए पर्याप्त माना जाता है।

2. दस्तावेजों का संशोधन

हर ऑफिस में बहुत कुछ लिखा होता है। कंपनी के कर्मचारियों के लिए सबसे अधिक समय लेने वाले कार्यों में से एक रिपोर्ट और दस्तावेज़ लिखना है जैसे महत्वपूर्ण वार्तालापों और बैठकों का प्रतिलेखन, के मिनटों को छोड़ने के अलावा खुद। निरीक्षण और सूची समीक्षा जैसे पहलुओं को भी तैयार और दर्ज किया जाता है।

दस्तावेजों के प्रारूपण में इसमें श्रमिकों की सहायता के लिए गाइड और प्रोटोकॉल का विकास भी शामिल है, नौसिखियों और दिग्गजों, यह समझने के लिए कि उनसे अनुरोध किए गए प्रत्येक पाठ्यक्रम या कार्य में उन्हें क्या करना चाहिए। वे पृष्ठभूमि, प्रगति, परिणाम, लाभ और जैसे पहलुओं को भी विस्तार से बता सकते हैं एक ठोस स्थिति में एक विधि या किसी अन्य को लागू करने के नुकसान महत्वपूर्ण रूप से महत्वपूर्ण हैं कंपनी।

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3. बैठक में शामिल हों

प्रसिद्ध व्यावसायिक बैठकों के बिना एक कंपनी क्या है? प्रत्येक संगठन में, एक कार्य दल के सदस्यों के बीच बैठकें आयोजित की जाती हैं, जिसमें विचारों का आदान-प्रदान करें, प्रस्तुतीकरण साझा करें, चल रही परियोजनाओं पर रिपोर्ट और रिपोर्ट प्रस्तुत करें.

ये बैठकें सामान्य दृष्टिकोण रखने और किसी लक्ष्य की प्राप्ति या किसी विशिष्ट परियोजना को पूरा करने के लिए उनकी दृष्टि को संरेखित करने के उद्देश्य से आयोजित की जाती हैं। वे उस दिशा को निर्धारित करने का प्रयास करते हैं जिसका अनुसरण श्रमिकों को एक ही लक्ष्य की दिशा में, समन्वित तरीके से और उनके बीच अनावश्यक रूप से कार्यों को दोहराए बिना काम करने के लिए करना चाहिए। इस कारण से, बैठकें उनमें से प्रत्येक के लिए भूमिकाएँ, कार्य और समय सीमा निर्धारित करती हैं।

बैठकों में जो टिप्पणी की जाती है उसे फाइल करने के लिए मिनटों या मिनटों में दर्ज किया जाता है. इसकी आवृत्ति, अवधि और चर्चा किए जाने वाले पहलुओं को संगठन और बैठक में उपस्थित लोगों द्वारा परिभाषित किया जाता है। उदाहरण के लिए, ऐसी कंपनियां हैं जिनमें बैठकें प्रतिदिन होती हैं, जबकि अन्य में वे साप्ताहिक होती हैं, द्विसाप्ताहिक, मासिक... बैठकों की आवृत्ति प्रत्येक कंपनी की जरूरतों पर निर्भर करती है और क्या चर्चा की जाती है उनमे।

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4. मीटिंग शेड्यूलिंग

बैठक, व्यक्तिगत रूप से या ऑनलाइन, हिमशैल का सिरा है। उनमें से प्रत्येक के पीछे बहुत सारी तैयारी है, समय और संसाधनों का निवेश यह स्पष्ट करने के लिए कि क्या बात की जा रही है या उनमें क्या किया जा रहा है।

यह सरल लग सकता है, लेकिन ऐसा होना बंद हो जाता है यदि हम सोचते हैं कि जो कोई भी ऐसी बैठकों को निर्धारित करने का प्रभारी है, उसे करना होगा उस परियोजना से अवगत रहें जिस पर चर्चा की जा रही है, जो लोग भाग लेने में रुचि रखते हैं और वे किस समय हैं कुंआ।

बैठकें निर्धारित करने का अर्थ न केवल स्थान, समय और उपस्थित लोगों का निर्णय करना है, बल्कि यह भी है सुनिश्चित करें कि उपस्थित लोग भाग लेने में सक्षम होंगे और यह कि चुना गया समय कार्यों या अन्य महत्वपूर्ण बैठकों के साथ मेल नहीं खाता है. इसके अलावा, इसमें यह तय करना शामिल है कि क्या आप जिस विषय पर बात करना चाहते हैं, वह इतना महत्वपूर्ण है कि उसे कवर किया जा सके बैठक, चाहे वह व्यक्तिगत रूप से हो या ऑनलाइन, क्योंकि कोई भी उन चीजों के लिए बैठकें आयोजित नहीं करना चाहता, जिन पर चैट या ईमेल द्वारा चर्चा की जा सकती है इलेक्ट्रोनिक।

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5. संगठनात्मक ईमेल समीक्षा

एक अन्य कार्यालय समारोह संगठन के ईमेल की जांच कर रहा है। सबसे पहले यह आसान लगता है, ऐसा लगता है कि इसमें केवल ईमेल खोलना शामिल है जो हमें कंपनी के विभिन्न स्तरों से प्राप्त होता है जहां हम काम करते हैं। हालांकि, सच्चाई यह है कि यह उन गतिविधियों में से एक है जो हमें सबसे लंबे समय तक ले सकती है, और ऐसे अध्ययन हैं जो इंगित करते हैं कि औसतन हम खर्च करते हैं इस कार्य को करने में प्रति सप्ताह औसतन 20.5 घंटे.

हमारी कंपनी द्वारा भेजे गए ईमेल को महत्वपूर्ण पहलुओं की ओर इशारा करते हुए गहराई से पढ़ा जाना चाहिए कि हमारे बॉस या सहकर्मी हमें बताएं और जागरूक रहें कि कोई संदेश गलत नहीं है जरूरी। हमें उनका उत्तर भी देना चाहिए, क्योंकि इसका उत्तर देना बहुत अधिक पेशेवर या सौहार्दपूर्ण नहीं है कृतज्ञता या एक छोटी सी टिप्पणी कि हमें एक वरिष्ठ और एक दोनों से ऐसा संदेश मिला है अधीनस्थ।

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6. कंपनी मेल का वितरण

कंपनी में मेल का वितरण एक ऐसा कार्य है जिसमें व्यापक प्रशिक्षण की आवश्यकता नहीं होती है, हालांकि इसमें बहुत अधिक जिम्मेदारी शामिल होती है। आपके पास अत्यावश्यकता, अच्छा संगठन और कंपनी के भीतर सभी महत्वपूर्ण विभागों, कार्यालयों और पदों की जानकारी होनी चाहिए उन लोगों तक जानकारी पहुंचाएं जो आपके लिए सुविधाजनक हैं और जितनी जल्दी हो सके.

दस्तावेज़ और अन्य आइटम जिनकी आपके संगठन के कर्मचारी प्रतीक्षा कर रहे हैं, उनमें आपूर्तिकर्ता चालान, पत्र शामिल हैं एक सरकारी निकाय, क्रेडिट कार्ड, डिज़ाइन, फोलियो, इलेक्ट्रॉनिक उपकरण जैसे ग्राफिक कार्ड और सामग्री से प्रतिक्रिया चचेरे भाई बहिन।

7. रसद

रसद यह कंपनी से संबंधित सभी सामानों के परिवहन, कंपनी में उनके आगमन और दूसरों के लिए प्रस्थान और भंडारण दोनों के साथ करना है.

इस फ़ंक्शन में आपूर्तिकर्ताओं के साथ बातचीत करना भी शामिल है ताकि हम कर सकें द्वारा प्रस्तावित उत्पादों और सेवाओं के निर्माण में आवश्यक कच्चे माल का वितरण संगठन। जो कोई भी लॉजिस्टिक्स को संभालता है, उसका उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि कंपनी के पास वह सब कुछ है जो उसे उत्पादन जारी रखने के लिए चाहिए।

8. कॉल का उत्तर देना

टेलीफोन संचार के सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले साधनों में से एक बना हुआ है और व्यापार जगत इसके लिए कोई अजनबी नहीं है। किसी भी संगठन में कॉल का उत्तर देना एक मौलिक कार्य है, क्योंकि जिस तरह से आप ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं या अपने सहकर्मियों के साथ संवाद करते हैं.

यह फ़ंक्शन उतना सरल नहीं है जितना लगता है। इसे ठीक से प्रयोग करने के लिए, प्रोटोकॉल की एक निश्चित डिग्री की आवश्यकता होती है, विशेष रूप से संभावित ग्राहकों के संबंध में, यह है उनमें से कई के लिए संपर्क का पहला रूप, दोनों जो कंपनी को कॉल करते हैं और जिन्हें उनके प्रस्तावों के बारे में सूचित करने के लिए बुलाया जाता है (टेलीमार्केटर)। शिष्टाचार के नियमों का सम्मान किया जाना चाहिए, एक संस्थागत स्वर बनाए रखा जाना चाहिए, और आवाज और शब्दावली की मात्रा की निगरानी की जानी चाहिए।

जो भी फोन का प्रभारी होता है उसे इस बात की जानकारी होनी चाहिए कि वे जिस व्यक्ति से बात कर रहे हैं वह क्या कह रहा है, चाहे वह आपूर्तिकर्ता हो या ग्राहक। जबकि यह कार्य किया जा रहा है, टेलीमार्केटर को यह लिखना होगा कि उसके वार्ताकार से कितनी अधिक जानकारी बेहतर रूप से संबंधित है, संभावित ग्राहक या दिलचस्प आपूर्तिकर्ता के साथ कंपनी के संपर्क डेटाबेस का विस्तार करने के लिए।

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9. ग्राहक सहेयता

ग्राहक सेवा शारीरिक रूप से सेवा करने वाले ग्राहक शामिल हैं संगठन द्वारा दी जाने वाली सेवा या उत्पाद के बारे में उनके प्रश्नों और शंकाओं के संबंध में।

यह कंपनियों में सबसे संवेदनशील कार्यों में से एक है, क्योंकि यह उपचार के आधार पर होता है ग्राहकों और उत्पादों या सेवाओं के बारे में उनकी शंकाओं या शिकायतों का समाधान करना कितना प्रभावी है, वे संतुष्ट होंगे या नहीं।

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10. फ़ाइल संगठन

फाइलों का संगठन कंपनियों में एक महत्वपूर्ण पहलू है, चाहे वह कागज या डिजिटल प्रारूप में किया जाए।

इस तरह या किसी और तरह, कंपनी में सभी गतिविधियां कुछ प्रकार के दस्तावेज़ उत्पन्न करती हैं जिन्हें रखा जाना चाहिए जैसे चालान, मिनट, नोट्स, मिनट, बिक्री रिपोर्ट, मुद्रित रिपोर्ट ... इस जानकारी को इसके महत्व के स्तर के आधार पर सूचीबद्ध, संग्रहीत और संरक्षित किया जाना चाहिए और यदि भविष्य के लिए इससे परामर्श किए जाने की संभावना है।

11. दस्तावेजों को प्रिंट करना और कॉपी करना

दस्तावेज़ों को प्रिंट करना बस इतना है कि उन्हें भौतिक स्वरूप में रखने के लिए आवश्यक फ़ाइलों को प्रिंट करना और उन्हें सही कार्यकर्ताओं तक पहुंचाएं.

यह फ़ंक्शन फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के साथ युग्मित है, क्योंकि दस्तावेज़ों को प्रिंट करना भी आवश्यक हो सकता है एक प्रतिस्थापन भौतिक प्रतिलिपि के लिए डिजिटल रूप से पूर्व-संग्रहीत और साइट पर सहेजें ठीक।

12. स्टाफ चुनाव

कोई भी कंपनी अपने कर्मचारियों को स्थायी रूप से नहीं रखती है, या तो क्योंकि वे खुद छोड़ने का फैसला करते हैं, निकाल दिए जाते हैं या बस मर जाते हैं। लोग आते हैं और चले जाते हैं, और आपको नए कर्मचारियों को नियुक्त करने की आवश्यकता है ताकि वे अपने सर्वोत्तम काम कर सकें। कार्मिक चयन में संभावित उम्मीदवारों में से भविष्य के श्रमिकों को चुनना शामिल है.

भर्ती से संबंधित कार्य हमें उम्मीदवारों का साक्षात्कार करना है, उनके रिज्यूमे को देखना है, उनके फिंगरप्रिंट की जांच करनी है और पुष्टि करनी है कि उनके संदर्भ सही हैं।

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13. सूची

इन्वेंट्री फ़ंक्शन इसमें यह पता लगाना शामिल है कि कंपनी के पास कौन से संसाधन हैं और यदि उसे अपने कार्यों को ठीक से करने में सक्षम होने के लिए किसी विशिष्ट वस्तु या तत्व की आवश्यकता है. इन्वेंट्री लेने वाला यह पता लगाने के लिए जिम्मेदार है कि क्या कार्यालय की आपूर्ति, उपकरण, फर्नीचर, सफाई की आपूर्ति या कोई अन्य वस्तु गायब है।

यह संसाधनों की आय और व्यय के बारे में सूचित करने के लिए इन्वेंट्री का भी हिस्सा है, जैसे कि विफलता या क्षति उनमें से कुछ हैं या यदि कोई संदेह है कि ऐसे कर्मचारी हैं जो कार्यालय की आपूर्ति ले जा रहे हैं घर। यह सब एक रिपोर्ट में दर्ज किया जाएगा जिसमें संसाधनों की स्थिति और उनकी कमी की स्थिति में होने वाली संभावित जरूरतों, यदि कोई हो, का विवरण दिया जाएगा।

14. वित्त प्रबंधन

वित्त प्रबंधन यह सुनिश्चित करना शामिल है कि संगठन द्वारा संभाला गया धन अपने अपेक्षित जीवन चक्र को पूरा करता है, उन उत्पादों और सेवाओं को खरीदना और बेचना जिनकी कंपनी को आवश्यकता है और जो पेशकश करता है और बुद्धिमानी से निवेश करता है। इसका तात्पर्य सभी चालानों को सहेजना, उन्हें उपयुक्त लोगों को भेजना, उनका पंजीकरण करना और आवश्यक प्रशासनिक भुगतान करना भी है।

15. प्रशासन

प्रशासन से हमारा मतलब है कागजी कार्रवाई से संबंधित अधिक मुद्दे, जैसे कानूनी मुद्दे और नौकरशाही. मॉडल को ध्यान में रखने के अलावा, कंपनी को यह अच्छी तरह से जानना आवश्यक है कि उसे किन कानूनी पहलुओं का पालन करना चाहिए और राज्य प्रशासन को भरने और प्रस्तुत करने के लिए दस्तावेज यह पुष्टि करने के लिए कि उनकी गतिविधियां हैं कानूनी।