औपचारिक संचार: यह क्या है और इसकी विशेषताएं क्या हैं

हम सभी अलग-अलग संचार शैलियों को जानते हैं और हम उस संदर्भ के आधार पर एक या दूसरे का उपयोग करते हैं जिसमें हम खुद को पाते हैं।

औपचारिक संचार का सबसे महत्वपूर्ण में से एक है. इन पैराग्राफों में हम इस शैली के बारे में सब कुछ सीख सकते हैं, उन रूपरेखाओं की खोज कर सकते हैं जिनमें यह है के अन्य मॉडलों की तुलना में आमतौर पर उपयोग करते हैं और इसकी मुख्य विशेषताएं और फायदे क्या हैं? संचार।

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औपचारिक संचार क्या है और इसकी विशेषताएं क्या हैं

औपचारिक संचार है एक संचार शैली जो पेशेवर और संस्थागत संदर्भों में उपयोग की जाती है. यह एक विनियमित विधि है जिसमें बोलचाल के शब्दों की अनुमति नहीं है, क्योंकि प्रयुक्त स्वर हमेशा सुसंस्कृत और सड़न रोकनेवाला होना चाहिए। इसी तरह, हम औपचारिक संचार को सूचना के प्रवाह को भी कह सकते हैं जो विभिन्न के बीच होता है एक संगठन के पदानुक्रम के भीतर के सोपानक, और इसे नियमों के सेट के भीतर तैयार किया जाएगा कि हमने उल्लेख किया।

औपचारिक संचार का प्रवाह मौखिक या लिखित रूप में हो सकता है। आम तौर पर, मौखिक बातचीत में संक्षिप्त रूप से हल की गई बातचीत आयोजित की जाती है। हालांकि, जिन संचारों के लिए अधिक व्यापक या जटिल जानकारी की आवश्यकता होती है, उन्हें आमतौर पर करने के लिए चुना जाता है चुने हुए माध्यमों (परिपत्र, ईमेल, डाक मेल, ज्ञापन, आदि

औपचारिक संचार की एक अन्य विशेषता यह है कि प्रेषकों और प्राप्तकर्ताओं को ज्ञात प्रोटोकॉल के माध्यम से काम करता है, जो उस संगठन का हिस्सा हैं जिसमें यह संचार प्रक्रिया होती है। उदाहरण के लिए, इन प्रोटोकॉल का अर्थ है कि पदानुक्रम के भीतर संदेशों को जिन पथों पर चलना चाहिए। इस प्रकार, एक कर्मचारी को पता चल जाएगा कि उसे अपने प्रबंधक को कुछ जानकारी भेजनी होगी, और इसके बदले में उसे अपने वरिष्ठ अधिकारी को सूचना प्रसारित करनी होगी, लेकिन वे मध्यवर्ती कदम को नहीं छोड़ सकते।

यानी संगठन का प्रत्येक सदस्य जो इस औपचारिक संचार में भाग लेता है आपको पहले से पता होना चाहिए कि किस व्यक्ति को क्या संदेश देना है, किस रूप में किया जाना चाहिए और यह जानकारी किस मार्ग पर चलनी चाहिए अपने गंतव्य तक सही तरीके से पहुंचने के लिए।

औपचारिक संचार के प्रकार

जानकारी प्रसारित करने के लिए हम जिस पते का उपयोग करते हैं, उसके आधार पर हम चार अलग-अलग प्रकार के औपचारिक संचार स्थापित कर सकते हैं। आइए उन सभी को अधिक विस्तार से देखने के लिए आगे बढ़ें।

1. ऊपर की ओर औपचारिक संचार

जब संगठन में, एक कर्मचारी अपने प्रबंधकों में से किसी एक के साथ संवाद करने का प्रयास करता है, या तो तुरंत वरिष्ठ या उससे ऊपर वाला व्यक्ति, हम उर्ध्व औपचारिक संचार की बात करेंगे। यह ऊर्ध्वाधर प्रकार के संदेश के संचरण का एक रूप है और नीचे से ऊपर की ओर दिशा के साथ है। इस मोड में भेजे जा सकने वाले संदेशों का एक उदाहरण वे रिपोर्टें होंगी जिन्हें किया गया है अनुरोध किया जाता है, लेकिन एक विशिष्ट मामले और यहां तक ​​कि उन शिकायतों के लिए भी अनुरोध किया जाता है जिन्हें वे छोड़ना चाहते हैं पेटेंट।

2. औपचारिक अधोमुखी संचार

पिछले एक के विपरीत मामला अवरोही औपचारिक संचार में से एक होगा। इस मॉडल में, सूचना को लंबवत रूप से भी प्रसारित किया जाता है, लेकिन इस बार इसे ऊपर से नीचे तक प्रसारित किया जाता है। यानी, यह प्रबंधक और प्रबंधक हैं जो अपने प्रभार के तहत कर्मचारियों को सूचना प्रसारित कर रहे हैं. उदाहरण के लिए, वे किए जाने वाले कार्यों पर निर्देश भेज सकते हैं और उन्हें यह कैसे करना चाहिए। वे इसे मौखिक रूप से या लिखित रूप में कर सकते हैं, यह इस बात पर निर्भर करता है कि वे क्या जानकारी भेजना चाहते हैं।

3. क्षैतिज औपचारिक संचार

संगठन में सभी औपचारिक संचार दूसरे पदानुक्रमित स्तर पर लोगों के लिए निर्देशित नहीं होते हैं। जब संदेश किसी अन्य कार्यकर्ता को भेजा जाता है जो समान रैंक रखता है, तो हम क्षैतिज औपचारिक संचार के बारे में बात कर रहे हैं, चूंकि सूचना का प्रवाह पार्श्व रूप से निर्देशित होता है।

यह मॉडल विभिन्न विभाग प्रमुखों की बैठकों में स्पष्ट रूप से देखा जाता है, क्योंकि वे हैं स्वतंत्र वर्गों के कई व्यक्ति संवाद करते हैं, लेकिन वे सभी प्रबंधकों के समान स्थिति में हैं या प्रबंधक।

4. विकर्ण औपचारिक संचार

औपचारिक संचार का एक कम लगातार प्रकार है जो अभी भी हो सकता है, और यह विकर्ण है। यह तौर-तरीका घटित होगा जब दो वार्ताकार अलग-अलग विभागों से संबंधित हों, लेकिन विभिन्न श्रेणीबद्ध स्तरों के भी हों.

यह मामला हो सकता है कि कंपनी के एक विशिष्ट अनुभाग के प्रमुख को प्रेषित करने की आवश्यकता होती है उन कर्मचारियों को जानकारी जो उनके प्रभार के अधीन नहीं हैं, लेकिन जो संरचना में निचले सोपान में हैं कंपनी। यह एक विकर्ण औपचारिक संचार मामले का एक उदाहरण होगा।

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इस संचार शैली की ताकत

औपचारिक संचार के अनौपचारिक संचार पर कई फायदे हैं। हम सबसे महत्वपूर्ण देखने जा रहे हैं।

1. मानकीकरण

इस पद्धति का उपयोग संगठन की सभी संचार प्रक्रियाओं में समानता सुनिश्चित करता है, ताकि सभी सदस्य जान सकें कि सूचना प्रसारित करते समय कैसे आगे बढ़ना है, सही रास्ता और रास्ता चुनना, और साथ ही वे सभी जानते हैं कि बिना किसी संदेह के उनके पास आने वाले संदेशों की व्याख्या कैसे करें। यह एक मानकीकृत मॉडल है जो नियमों और प्रक्रियाओं की स्पष्ट समझ की अनुमति देता है।

2. त्रुटियों के बिना

पूर्व-स्थापित नियमों का उपयोग करने और हमेशा समान प्रक्रियाओं का पालन करने के तथ्य का एक अतिरिक्त लाभ है, और यह है कि यह त्रुटियों को उत्पन्न करने की अनुमति नहीं देता है, मानवीय त्रुटियों से परे जो उक्त के बाहर की जा सकती हैं नियम। महत्वपूर्ण बात यह है कि संकेतित प्रोटोकॉल का पालन करते हुए, सूचना बिना किसी कठिनाई के और वार्ताकारों के बीच संदेह पैदा किए बिना संगठन के माध्यम से प्रवाहित होनी चाहिए.

3. जानवर के पैर का निशान

औपचारिक संचार का एक और स्पष्ट लाभ है, और वह यह है कि लिखित रूप में होने वाली सभी बातचीत संग्रहीत हैं और इसलिए किसी भी समय समीक्षा की जा सकती है विशिष्ट जानकारी प्राप्त करने में सक्षम होने के लिए।

तार्किक रूप से, औपचारिक मौखिक संचार के साथ ऐसा नहीं होता है, लेकिन हमने पहले ही उल्लेख किया था कि इस प्रकार की बातचीत बहुत संक्षिप्त संदेश भेजने के लिए होती है। वे सभी जिनके पास एक निश्चित स्तर की जटिलता है, उन्हें लिखित रूप में प्रेषित किया जाना चाहिए, और इसलिए उन्हें पंजीकृत किया जाएगा।

औपचारिक संचार कमजोरियां

तार्किक रूप से, औपचारिक संचार के सभी गुण सकारात्मक नहीं होते हैं। इसके कई नुकसान भी हैं जिनसे हमें अवगत होना चाहिए।

1. समय लागत

काफी कठोर प्रोटोकॉल का पालन करने का तथ्य कभी-कभी इसका मतलब है कि औपचारिक संचार में शामिल है सूचना के प्रसारण के लिए समय की अनावश्यक बर्बादी जो वास्तव में बहुत कम समय में की जा सकती है. यह उन अंतहीन बैठकों का मामला है जिनमें संदेश उपस्थित लोगों के बीच अक्षम तरीके से प्रसारित किया जाता है, जब वास्तव में, इसे और अधिक सीधे किया जा सकता था, लेकिन इसका अर्थ होगा संगठन के मानकीकृत संचार चैनलों को छोड़ना।

2. शीतलता

औपचारिक संचार के कारण संदेशों को ठंडे तरीके से संप्रेषित किया जाता है, अक्सर बिना मानवीय स्पर्श के जो बातचीत को गर्म बनाता है और जो इस संचार को अनौपचारिक शैली की तुलना में बहुत अधिक अवैयक्तिक बनाता है। इसके अलावा, नियमों की वह कठोरता भी प्रेषक की संचार शैली को बहुत सीमित करता है, कभी-कभी संदेश के प्रसारण को अमानवीय बना देता है और रिसीवर को इसे गर्म तरीके से समझने का कारण बनता है।

3. भ्रम की स्थिति

औपचारिक संचार के नियमों को इसकी अनुमति नहीं देनी चाहिए, लेकिन कभी-कभी यह अपरिहार्य है कि प्राप्त संदेश के आसपास एक निश्चित भ्रम उत्पन्न होता है. यह तब होता है जब सूचना के प्रसारण के लिए विभिन्न वार्ताकारों के बीच कई छलांग लगाने की आवश्यकता होती है, जिससे संभावना पैदा होती है कि इनमें से प्रत्येक बिंदु पर मूल संदेश विकृत हो गया है और जो अंततः प्राप्त हुआ है वह बिल्कुल वैसा नहीं है जैसा कि प्रथम।

सुधार के तरीके

औपचारिक संचार में सुधार की गुंजाइश है, और इसके लिए कई सिफारिशें हैं जो कंपनियों के भीतर सूचना प्रसारित करने के इस तरीके को और अधिक कुशल बना सकती हैं। ये उनमें से कुछ हैं।

1. औपचारिकता सीमित करें

यह स्पष्ट है कि औपचारिक संचार के लिए संदेश के उत्सर्जन में एक मर्यादा की आवश्यकता होती है, लेकिन कभी-कभी औपचारिक अभिव्यक्तियों की अधिकता एक अत्यंत गंभीर स्वर उत्पन्न कर सकती है कि रिसीवर नकारात्मक के रूप में व्याख्या कर सकता है, जब संदेश तटस्थ हो सकता है और यहां तक ​​​​कि लाइन पर भी जा सकता है विलोम। उदाहरण के लिए, एक विभाग प्रबंधक अपने अधीनस्थों को अपने बारे में बात करने के लिए एक ईमेल भेज सकता है प्रदर्शन, जो सिद्धांत रूप में अच्छा है, लेकिन एक स्वर का उपयोग इतना गंभीर है कि वे इसकी व्याख्या करते हैं a नकारात्मक।

2. संशोधन

यह सिफारिश किसी भी प्रकार के संचार पर लागू होनी चाहिए, लेकिन औपचारिक रूप से बहुत अधिक। भेजने से पहले ग्रंथों की समीक्षा करना आवश्यक है, क्योंकि कभी-कभी भीड़ हमें वर्तनी, व्याकरण या यहां तक ​​कि त्रुटियों की एक श्रृंखला बनाने के लिए प्रेरित कर सकती है सामग्री, जो संदेश की व्याख्या में समस्याएँ उत्पन्न कर सकती है, और इसके भीतर गंभीर परिणाम हो सकते हैं संगठन। उदाहरण के लिए, कल्पना कीजिए कि हम एक कर्मचारी को ५०० के बजाय ५,००० यूनिट उत्पाद भेजने का निर्देश देते हैं।

3. स्वागत

अंगूठे का एक अच्छा नियम रिसीवर से पुष्टि के लिए पूछना है कि आपको संदेश सही ढंग से प्राप्त हुआ है। वर्तमान में ईमेल में ऐसे टूल होते हैं जो हमें सूचित करते हैं कि प्राप्तकर्ता को हमारा ईमेल कब प्राप्त हुआ है, इसलिए उन मामलों में हमें इस तरह की पुष्टि के लिए स्पष्ट रूप से पूछने की भी आवश्यकता नहीं है।

4. सही उपयोग

अंतिम सिफारिश होगी औपचारिक संचार का उपयोग केवल संगठनात्मक मामलों के लिए करें. कंपनी के बाहर के किसी भी मामले को इस तरह से नहीं निपटाया जाना चाहिए, और भेजने का प्रयास करें एक संस्थागत चैनल के माध्यम से व्यक्तिगत संदेश समस्याओं से अधिक नहीं होगा, क्योंकि यह चैनल नहीं है उपयुक्त।

ग्रंथ सूची संदर्भ:

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