व्यावसायिक संचार: प्रकार, विशेषताएँ और सामान्य गलतियाँ

हम एक ऐसे समाज में रहते हैं जिसमें व्यापार के माहौल के आधार पर श्रम बाजार का एक बड़ा हिस्सा कॉन्फ़िगर किया गया है। बड़ी बहुराष्ट्रीय कंपनियां हों, एसएमई, पारिवारिक व्यवसाय या यहां तक ​​कि व्यक्तिगत सेवाएं, इन सभी को एक आवश्यक तत्व को ध्यान में रखना चाहिए। इसके अस्तित्व के लिए संगठन में सामंजस्य है और बलों में शामिल होने और लक्ष्य की ओर जाने के लिए इसके भागों के बीच संचार है सामान्य।

इस अर्थ में, हम पुष्टि कर सकते हैं कि जब कोई संगठन होता है तो व्यावसायिक संचार प्रमुख तत्वों में से एक होता है, खासकर अगर इसकी एक निश्चित जटिलता है, ठीक से काम करता है और अनुकूलन और जीवित रह सकता है। और यह ऐसे संचार के बारे में है जिसके बारे में हम इस पूरे लेख में बात करने जा रहे हैं।

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व्यापार संचार क्या है?

व्यावसायिक संचार को कंपनी की यात्रा करने के लिए किसी कंपनी या उसके हिस्से द्वारा की गई प्रक्रियाओं के सेट के रूप में समझा जाता है सूचना, दोनों आंतरिक रूप से कंपनी के विभिन्न विभागों या पदों के बीच और यदि हम कंपनी के साथ संचार के बारे में बात करते हैं बाहरी।

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि, एक सामान्य नियम के रूप में, इस तरह के संचार में न केवल सूचना जारी करने की क्षमता होती है, बल्कि इसे प्राप्त करने का तथ्य भी शामिल होगा: हम डेटा के आपसी आदान-प्रदान का सामना कर रहे हैं.

अच्छा व्यावसायिक संचार कंपनी के सभी सदस्यों को प्रेरित रहने में मदद करता है और यह कि उनका की स्थिति के बारे में कार्यकर्ताओं और नेताओं दोनों की अनिश्चितता को कम करते हुए, कार्यों को जाना जा सकता है वही। यह बातचीत की सुविधा भी देता है और काम के माहौल में सुधार करता है, उत्पादकता में सुधार लाने और आपको किसी भी घटना के लिए अधिक बेहतर ढंग से प्रतिक्रिया करने की अनुमति देने के अलावा।

सामान्य उद्देश्य

व्यावसायिक संचार के उद्देश्यों को आसानी से समझा जा सकता है। आंतरिक रूप से, एक ओर, यह एक सुसंगत संगठन का उत्पादन करने की अनुमति देता है और इसके द्वारा प्राप्त जानकारी और परिणाम इसके विभिन्न विभागों या कर्मचारियों के साथ-साथ कंपनी के उद्देश्यों और कॉर्पोरेट दृष्टि को उत्पन्न और प्रसारित किया जा सकता है।

बहुत यह समझने की सुविधा प्रदान करता है कि प्रत्येक कार्यकर्ता से क्या अपेक्षित है, साथ ही उन वास्तविकताओं की समझ जिनका उनमें से प्रत्येक को सामना करना होगा। यह सभी के लिए एक ही दिशा में काम करना और उनके लिए अपनी जिम्मेदारियों को निभाने के नए तरीके सीखना भी आसान बनाता है।

बाहरी दुनिया के साथ संचार के स्तर पर, पर्यावरण से संपर्क करने के लिए व्यावसायिक संचार आवश्यक है और कंपनी की सकारात्मक छवि बनाने के साथ-साथ लक्षित दर्शकों का विश्लेषण करने और उनका आकलन करने के लिए जरूरत है। यह आपको संभावित ग्राहकों को आकर्षित करने और एक गतिशील समाज में निहित परिवर्तनों का आकलन करने के लिए सीखने की अनुमति देता है और तरल पदार्थ जिसमें हम रहते हैं, संभावित कठिनाइयों का अनुमान लगाने और उनका सामना करने के लिए कुछ मौलिक और अनुकूलन करने में सक्षम होने के लिए आधा।

संचार के कुशल होने के लिए, कंपनी के लिए यह भी आवश्यक है कि वह इसके लिए भी प्रभावी चैनल तैयार करे। क्योंकि यह अपने कार्यों के साथ सूचना के प्रसारण को बढ़ाता है, संचार के साधन उत्पन्न करता है और के अतिरिक्त सक्रिय रूप से काम करना ताकि कोई अनिश्चितता न हो संगठन के भीतर क्या अनुरोध और मांग की जाती है।

औपचारिक और अनौपचारिक दोनों पहलुओं पर काम करने के साथ-साथ विभिन्न श्रमिकों की जरूरतों और विचारों का आकलन करना भी महत्वपूर्ण है। सहानुभूति भी आवश्यक है, साथ ही संचार तंत्र का अच्छा विनियमन और योजना भी है।

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विभिन्न प्रकार के व्यावसायिक संचार

सभी कंपनियां और संगठन एक ही तरह से संवाद नहीं करते हैं, और वहाँ हैं व्यापार संचार के विभिन्न प्रकार और वर्गीकरण विभिन्न मानदंडों के आधार पर।

1. आंतरिक व बाह्य

उनमें से पहला वह है जो आंतरिक और बाहरी संचार के बीच अंतर स्थापित करता है, पहला वह है जो बीच में होता है कंपनी के विभिन्न विभागों और कर्मचारियों और दूसरे का उद्देश्य कंपनी के साथ संचार स्थापित करना है आधा।

2. द्विदिश और मोनोडायरेक्शनल

इसी तरह, हम व्यावसायिक संचार की शैलियों को भी अधिक या कम स्तर की अंतःक्रियाशीलता के साथ पा सकते हैं, जो कि सबसे आम से पाया जा सकता है द्विदिश संचार जिसमें प्रेषक और रिसीवर बातचीत करते हैं और सूचना का आदान-प्रदान करते हैं जब तक कि मोनोडायरेक्शनल जिसमें केवल एक संदेश भेजा जाता है, आम तौर पर सत्ता के पदों से, प्राप्तकर्ता को, जिसके पास जवाब देने का कोई विकल्प नहीं होता है.

3. आरोही, अवरोही और क्षैतिज

एक संगठन के आंतरिक व्यापार संचार के भीतर, हम तीन मुख्य प्रकार पा सकते हैं: उस बिंदु का कार्य जहां सूचना शुरू होती है और उसी के प्रेषक और रिसीवर के बीच की स्थिति संचार। हम डाउनवर्ड कम्युनिकेशन की बात करते हैं जब संप्रेषणीय कार्य एक प्रेषक से किया जाता है जो रिसीवर की तुलना में उच्च स्थिति में होता है।

जब यह अधीनस्थ होता है जो अपने वरिष्ठ को संदेश जारी करता है, तो हम ऊपर की ओर संचार की बात करेंगे। दोनों ही मामलों में हम एक प्रकार के लंबवत संचार का सामना कर रहे होंगे, यानी एक संचार जिसमें संचार अधिनियम को बनाए रखने वाले विषयों के बीच असमान संबंध हैं शक्ति के संदर्भ में (उनके बीच एक पदानुक्रम है)।

अन्य महान प्रकार का संचार क्षैतिज संचार है, जो उन व्यक्तियों के बीच स्थापित होता है जिनकी स्थिति समान होती है और पदानुक्रम के समान स्तर पर होते हैं।

4. औपचारिक और अनौपचारिक

अंत में, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि व्यावसायिक संचार में हम दो अलग-अलग प्रकार के संचार चैनलों के अस्तित्व को पा सकते हैं: औपचारिक और अनौपचारिक। पहले एक में, तकनीकी पहलुओं और कार्यों से संबंधित लोगों को आमतौर पर निपटाया जाता है, एक प्रकार का सम्मानजनक संचार जो कारण और कंपनी के उद्देश्य पर केंद्रित होता है।

अनौपचारिक संचार में, तथापि, अधिक लचीले और प्राकृतिक संचार आमतौर पर स्थापित होते हैं, मूल रूप से पारस्परिक संबंधों पर केंद्रित है और अक्सर ऐसा होता है जो काम की भलाई पर सबसे अधिक प्रभाव डालता है। उत्तरार्द्ध बहुत भिन्न होता है जो इस पर निर्भर करता है कि कौन इसे करता है और कार्यस्थल को पार कर सकता है, संगठन द्वारा नियंत्रित करना मुश्किल है।

अच्छे संचार के लिए संभावित खतरे

कुशल व्यावसायिक संचार बनाए रखना आवश्यक है, लेकिन यह आसान नहीं है। और यह है कि उत्पन्न होने वाली स्थितियों में उच्च स्तर की परिवर्तनशीलता का अस्तित्व, साथ ही साथ का अस्तित्व किसी कंपनी के संचार में गलतफहमी, दुरुपयोग और कठिनाइयाँ.

1. निरंतरता की कमी

एक कारक जो सबसे अधिक प्रभावित करता है कि क्या संचार वास्तव में उपयोगी है, जारीकर्ता की विश्वसनीयता और इसके लिए दिखाया गया विचार है संदेश के प्राप्तकर्ता के साथ इसका एक उदाहरण जो कहा गया है और जो किया गया है, के बीच असंगति का अस्तित्व हो सकता है, इसे बनाए नहीं रखना। जारीकर्ता जारी किए गए संदेशों के अनुरूप कार्य करने का एक तरीका.

उत्तरार्द्ध कंपनी के किसी भी कर्मचारी में हो सकता है, उनकी पदानुक्रमित स्थिति की परवाह किए बिना या यदि वे किसी वरिष्ठ, अधीनस्थ या के साथ बोलते हैं पदानुक्रम के समान स्तर पर कोई व्यक्ति, और दोनों विषयों के लिए गंभीर परिणाम उत्पन्न करता है (जो स्थिति के आधार पर खराब हो सकता है) माना जाता है या निकाल दिया जाता है) और साथ ही संगठन के लिए (व्यक्ति में निम्न स्तर का विश्वास पैदा करना और यहां तक ​​​​कि उच्च स्थान रखने के मामले में भी) संगठन)।

उसी तरह और उदाहरण के लिए बड़ी संख्या में विभागों वाली बड़ी कंपनियों के मामले में, अगर कंपनी के भीतर प्राधिकरण या संदर्भ आंकड़ों के बीच अंतर है शायद ऐसी स्थिति उत्पन्न हो सकती है जिसमें कार्यकर्ता वास्तव में नहीं जानता कि किस नेतृत्व का अनुसरण करना है, कुछ ऐसा जो निराशा और अविश्वास पैदा कर सकता है।

इसी तरह, संदेशों की व्याख्या के साथ बहुत सावधान रहना आवश्यक है, क्योंकि का अस्तित्व है द्वैतवाद विभिन्न विभागों या श्रमिकों को चीजों की व्याख्या करने के लिए प्रेरित कर सकता है विलोम। व्यावसायिक संचार जो चाहता है वह एक संगठन और आंतरिक सुसंगतता की गारंटी देने के लिए है, ताकि संदेश अस्पष्ट और विभिन्न व्याख्याओं के साथ प्राप्तकर्ताओं के लिए अनिश्चितता और संदेह की उपस्थिति का कारण बन सकता है संदेश।

2. भावनात्मक जुड़ाव का अभाव

संचार के तरीके में एक और समस्या पाई जा सकती है। उदाहरण के लिए, कुछ संगठनों में भावनात्मक स्तर पर बंधन की भावना पैदा करने में कठिनाई हो सकती है, जिसमें श्रमिक कम प्रतिबद्धता और उत्पादकता उत्पन्न कर सकते हैं और उपयोगकर्ताओं में रुचि की कमी और अन्य की खोज कर सकते हैं विकल्प। जो कुछ भी किया जाता है उसे महत्व देना आवश्यक है, और यहां तक ​​कि जो नहीं है, वह मूल रूप से संचारी है।

इस प्रकार, न केवल संदेश ही महत्वपूर्ण है बल्कि जिस तरह से इसे प्रसारित किया जाता है: यह वही नहीं है न ही कोई ईमेल आमने-सामने की मुलाकात या वास्तविक संपर्क की खोज जैसी अनुभूतियां प्रदान करता है।

3. प्रसंग समझ में नहीं आ रहा

इसकी भी कद्र होनी चाहिए वर्तमान स्थिति और सामाजिक प्रगति के लिए अनुकूलन, साथ ही स्थिति की विशिष्टताएं भी। उदाहरण के लिए, एक तेजी से वैश्वीकृत समाज में और जिसमें नई प्रौद्योगिकियां व्यापक के साथ तत्काल संचार की अनुमति देती हैं एक ही समय में लोगों की संख्या, संचार नीतियों का विश्लेषण और निवेश करना आवश्यक हो सकता है जो कि की शक्ति को ध्यान में रखते हैं अन्य क्षेत्रों के संभावित ग्राहकों के साथ संपर्क का आकलन करने के अलावा, सामाजिक नेटवर्क और वांछित जानकारी को सही ढंग से कैसे प्रसारित किया जाए दुनिया के।

इसी तरह, कंपनी की अपनी स्थिति का आकलन करना भी आवश्यक है ताकि अधिक से अधिक कार्य न किया जा सके संपूर्ण की स्थिति को ध्यान में रखते हुए आवश्यक होने के कारण वे क्या कवर कर सकते हैं? कंपनी।

एक अन्य समस्या उन संदेशों की सामग्री हो सकती है जो उत्सर्जित होते हैं: यह संभव है कि संचार मौजूद होने के बावजूद, यह उस सामग्री को प्रसारित नहीं करता है या नहीं करता है जिसे प्रसारित करने की आवश्यकता होगी। यह संभव है कि यह बल्कि पूरक पहलुओं पर ध्यान केंद्रित करता है और उपेक्षा करता है, उदाहरण के लिए, अभिविन्यास या उद्देश्य जो एक निश्चित स्थिति में होना चाहिए, या जो ज्ञान के अस्तित्व को स्वीकार करते हैं जिसे कभी स्पष्ट नहीं किया गया है.

4. अलगाव और संचार की कमी

अंत में, शायद सबसे महत्वपूर्ण समस्या और जिसे पिछली सभी समस्याओं से अलग किया जा सकता है, यह संभावना है कि कोई सच्चा संचार नहीं है।

सबसे स्पष्ट उदाहरण एकतरफा संचार का स्थिर और निरंतर उपयोग है, जो कर सकता है ठहराव की स्थिति उत्पन्न करें और जो हो रहा है उसकी समझ की कमी संगठन। सौभाग्य से आज यह कम से कम सटीक रूप से उपयोग किया जाता है क्योंकि यह कम से कम कुशल और उपयोगी है।

यह भी संभव है कि विभिन्न पदों पर संपर्क करने के लिए पर्याप्त तंत्र नहीं है भले ही उनकी राय सुनी जाए, प्रतिक्रिया की संभावना कम है या यहां तक ​​कि कंपनी के विभिन्न हिस्सों का एक दूसरे के साथ संपर्क नहीं है। इस तरह की बातचीत को सक्रिय रूप से प्रोत्साहित करना आवश्यक है।