एक औपचारिक पत्र क्या है और इसकी विशेषताएं क्या हैं

औपचारिक पत्र वे संचार के एक साधन हैं जो व्यावहारिक रूप से हमेशा के लिए मौजूद हैं। यह लिखने का एक काफी औपचारिक तरीका है जिसमें आप एक प्राधिकरण को पता अनुरोध करने या विशिष्ट जानकारी भेजने के लिए।

एक प्रोफ़ेसर के इस पाठ में हम समझाना चाहते हैं औपचारिक पत्र क्या है और इसकी विशेषताएं क्या हैं, ताकि आप उस संरचना को ध्यान में रखें जिसका आपको इसे लिखते समय पालन करना चाहिए।

एक औपचारिक पत्र संचार का एक साधन है जिसके लिए एक प्रेषक और रिसीवर (दो लोगों के) की आवश्यकता होती है, जो बोलते समय किसी प्रकार की औपचारिकता की आवश्यकता होती है, जब तक कि यह पालन करता है: संक्षिप्त, उद्देश्य और ईमानदार।

यह है औपचारिक पत्र की आधिकारिक परिभाषा. दूसरे शब्दों में, एक औपचारिक पत्र एक लिखित पाठ है जो किसी अज्ञात या अधिक को संबोधित किया जाता है अधिकार है कि हम, सूचना प्रसारित करने या आपको भेजने के मुख्य उद्देश्य के साथ a याचिका।

सदैव कोई तो कारण होना चाहिए हम उस व्यक्ति को क्यों संबोधित कर रहे हैं, यानी हम इसे खुशी के लिए नहीं कर रहे हैं, इसके विपरीत अगर हम किसी मित्र को लिख रहे थे।

औपचारिक पत्र एक संरचना और विशेषताएं हैं

बहुत सख्त है जिसे बनाए रखा जाना चाहिए। यदि पत्र में इनमें से किसी भी विशेषता का अभाव है, तो इसे औपचारिक पत्र के रूप में खारिज कर दिया जाएगा। इसके अलावा, इस प्रकार के पाठ को न्यूनतम से मिलना चाहिए गुणवत्ता, संरचना और भाषा।

ये अक्षर आमतौर पर क्षेत्र में उपयोग किए जाते हैं पेशेवर और अकादमिकलेखन में प्रस्तुत विचारों को बहुत स्पष्ट और व्यवस्थित बनाना, ताकि पाठक उन्हें आसानी से समझ सकें।

औपचारिक पत्र है बहुत चिह्नित विशेषताएं कि लेखक को अपने लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए उसका अनुसरण करना आवश्यक होगा। प्रारूप जिसमें हम पत्र लिखते हैं वह बहुत महत्वपूर्ण होगा, लेकिन सामग्री भी महत्वपूर्ण है और यह यथासंभव उद्देश्यपूर्ण और औपचारिक होना चाहिए।

ये औपचारिक पत्र की सबसे उत्कृष्ट विशेषताएं हैं।

इसका उद्देश्य पाठक को सूचित करना होना चाहिए

ज्यादातर समय, औपचारिक पत्र जानकारी शामिल करें कि प्राप्तकर्ता को पता होना चाहिए। वे जिस पहलू के बारे में बात करते हैं वह पाठक के लिए अज्ञात या पहले से ही ज्ञात हो सकता है। जैसा कि हमने पहले बताया, दुनिया में इस प्रकार के कार्ड का उपयोग किया जाता है पेशेवर और अकादमिक दूसरे व्यक्ति को जानकारी देने के लिए और पाठक के साथ संबंध स्थापित करने या कुछ भावनाओं को उत्पन्न करने की कोशिश करने के उद्देश्य से कभी नहीं।

भाषा औपचारिक है

औपचारिक पत्र किसी प्रकार के अधिकार को संबोधित होते हैं, इसलिए यह आवश्यक है कि हम एक के साथ लिखें औपचारिक और सम्मानजनक भाषा, उस संस्कृति को ध्यान में रखते हुए जिसमें हम रहते हैं। जब भी कोई औपचारिक पत्र लिखा जाता है, उद्देश्य की परवाह किए बिना, उसे लिखा जाना चाहिए विनम्रता से, अच्छे शिष्टाचार, शिष्टाचार और कूटनीति का उपयोग करना।

औपचारिक भाषा लिखने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है तीसरे व्यक्ति का उपयोग करें पाठक को संबोधित करने के लिए। "मैं अनुशंसा करता हूं" लिखने के बजाय हमें "मैं अनुशंसा करता हूं" लिखना चाहिए, हालांकि औपचारिक पत्रों में पहले व्यक्ति का उपयोग वर्तमान में प्रतिबंधित नहीं है, अगर इसे सावधानी से किया जाता है।

एक विशिष्ट संदेश होना चाहिए

औपचारिक पत्र की एक अन्य विशेषता यह है कि इसमें एक विशिष्ट संदेश होना चाहिए। और यह अच्छा है कि जब हम औपचारिक पत्र भेजते हैं, तो उसमें केवल एक ही लक्ष्य, यह सुनिश्चित करने के लिए कि संदेश को सही ढंग से समझा गया है। पुनरावृत्ति से बचने के लिए प्रासंगिक है, किसी विषय या स्ट्रॉ वाक्यांशों के आसपास जा रहे हैं जो कड़ाई से जरूरी नहीं हैं।

छोटे औपचारिक पत्र लिखें

यह जानना ज़रूरी है सामग्री को सारांशित करें एक औपचारिक पत्र में ताकि यह यथासंभव संक्षिप्त और सटीक हो। पत्र के भीतर भी हमें लिखने का प्रयास करना चाहिए छोटे वाक्यांश और बहुत लंबे पैराग्राफ न हों, ताकि प्राप्तकर्ता के लिए इसे पढ़ना बहुत आसान हो।

समझने योग्य अभिव्यक्ति

जब हम औपचारिकता के बारे में बात करते हैं, तो हम उन शब्दों का उपयोग करने के बारे में बात नहीं कर रहे हैं जो समझ में नहीं आते हैं, लेकिन हमें यह सुनिश्चित करना चाहिए कि पाठक सभी शब्दों को समझें जो हमने सहजता से लिखा है।

संरचना का पालन करें

और औपचारिक पत्र की अंतिम विशेषता है ढांचा:

• टाइटिल: बाईं ओर स्थित है और पत्र भेजने वाले व्यक्ति के डेटा को संदर्भित करता है।
• पत्र पानेवाला: उस व्यक्ति के डेटा को संदर्भित करता है जिसे हमने पत्र भेजा था।
• स्थान और तिथि प्रारूपण का: यह पहले शहर और उसके बाद तारीख का हवाला देते हुए ऊपरी दाएं कोने में दिखाई देगा।
• हैडर: हम प्राप्तकर्ता को सम्मानजनक तरीके से संबोधित करेंगे, औपचारिक और विनम्र शब्दों जैसे "प्रिय श्री लोपेज़" का उपयोग करके हमेशा एक कोलन द्वारा पीछा किया जाएगा।
• परिचय: पत्र के उद्देश्य का विशेष रूप से उल्लेख किया जाएगा।
• तन: वह बिंदु जहां पत्र का मुख्य संदेश विकसित किया जाएगा, वह सबसे लंबा हिस्सा है।
• बिदाई o समापन: "आपका विश्वासयोग्य" या "सर्वश्रेष्ठ संबंध" जैसे सौहार्दपूर्ण और शिष्टाचार शब्दों का उपयोग करना।
• हस्ताक्षर: जहां पत्र भेजने वाले का नाम और शीर्षक सामान्य रूप से दिखाई देगा।

यह औपचारिक पत्र का एक उदाहरण है।

मेक्सिको सिटी, मई 19, 2016

एलआईसी ग्वाडालूप हिनोजोसा

वैली वाटर्स

वर्तमान

इस पत्र के माध्यम से, मैं आपसे अनुरोध करता हूं कि मीटर दर में वाणिज्यिक से घरेलू के लिए शुल्क के प्रकार को बहाल करने के लिए अपने निर्देशों को उपयुक्त व्यक्ति तक पहुंचाएं। 00112233 अकाउंट से 44-55-66 पते के साथ गैंटे 18, कोलोनिया सेंट्रो, सी.पी. 16000.

पूर्वगामी का अनुरोध पहले ही जनवरी 13, 2015 को किया गया था, 26 फरवरी, 2015 को निरीक्षण किया गया था; हालांकि, तीसरे के अनुरूप 26 मई, 2016 की भुगतान समय सीमा के साथ मतपत्र में 2016 का बिमेस्टर, जब इसमें किसी प्रकार का व्यवसाय नहीं है तो मिश्रित शुल्क लिया जा रहा है संपत्ति।

उपरोक्त के लिए, मैं आपको उपयोग के प्रकार और उक्त दो महीने की अवधि के संग्रह के साथ-साथ बाद के बिलों को सुधारने और संबंधित दर लागू करने के लिए अग्रिम धन्यवाद देता हूं।

अंत में, मैं उपरोक्त को सत्यापित करने के लिए अपनी इच्छा की पुष्टि करता हूं। इस पल के लिए और अधिक हलचल के बिना, मैं आपके ध्यान की सराहना करता हूं और आपकी सेवा में बना रहता हूं।

ध्यान से

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जॉन मार्टिनेज

फ़ोन 55 1234 6789

हमें उम्मीद है कि यह लेख आपके लिए मददगार रहा होगा। औपचारिक पत्र क्या है और इसकी विशेषताएं। यदि आप इस विषय या कुछ इसी तरह के बारे में सीखना जारी रखने में रुचि रखते हैं, तो हमारे लेखन अनुभाग से परामर्श करने में संकोच न करें।