10 चरणों में सही तरीके से रिपोर्ट कैसे लिखें

हमारे दिन-प्रतिदिन, कार्यस्थल पर और इसके बाहर, दोनों जगह, यह असामान्य नहीं है कि किसी अवसर पर हमें किसी स्थिति या समस्या को ध्यान में रखते हुए एक रिपोर्ट तैयार करनी पड़ती है.

हम वैज्ञानिक या अकादमिक रिपोर्ट के बारे में भी बात करते हैं जब हमें किसी दस्तावेज़ में डेटा और निष्कर्ष के साथ वैज्ञानिक या सामाजिक समस्या को स्पष्ट रूप से समझाने का काम सौंपा जाता है।

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शिकायत दर्ज करने के लिए, अनुरोध करने के लिए या केवल एक विशिष्ट स्थिति का दस्तावेजीकरण करने के लिए, यह उस प्रकार का दस्तावेज होगा जिसे हम आम तौर पर लिखेंगे। लेकिन कुछ लोगों को रिपोर्ट लिखना जटिल लग सकता है। यही कारण है कि इस लेख में हम आपको सामान्य स्तर पर रिपोर्ट लिखने के तरीकों की एक श्रृंखला प्रदान करते हैं।

एक रिपोर्ट क्या है?

एक रिपोर्ट गद्य में लिखा गया एक प्रकार का दस्तावेज है जो इस उद्देश्य से किया जाता है कि इसे बनाने वाला व्यक्ति किसी स्थिति या विषय के बारे में अन्य लोगों से कुछ संवाद कर सके। सामान्य रूप में उन्हें आम तौर पर उच्च स्तर (उदाहरण के लिए, नगर परिषद या श्रेष्ठ) को संबोधित किया जाता है

, हालांकि आप हमारे अलावा किसी अन्य पेशेवर को कुछ संप्रेषित करने के उद्देश्य से रिपोर्ट भी पा सकते हैं ताकि वे उसी डेटा के साथ काम कर सकें और उनकी तुलना या विस्तार कर सकें।

रिपोर्ट प्रकारों की एक विस्तृत विविधता है, जिनके अलग-अलग उद्देश्य और अलग-अलग संरचनाएँ हो सकती हैं। हालाँकि, यह लेख एक रिपोर्ट तैयार करने का प्रस्ताव करता है जो उनमें से किसी की सामान्य संरचना को ध्यान में रखता है।

रिपोर्ट बनाने के चरण

एक रिपोर्ट तैयार करते समय, हमें यह ध्यान रखना चाहिए कि सबसे पहले हमें यह सोचना होगा कि हम इसे कैसे, कब और क्यों करने जा रहे हैं।. तत्पश्चात्, प्रतिबिंबित की जाने वाली स्थिति और पिछले विचारों के आधार पर रिपोर्ट का मसौदा तैयार किया जाएगा।

आगे हम रिपोर्ट को सही ढंग से लिखने के लिए उपयोगी चरणों की एक श्रृंखला की व्याख्या करने जा रहे हैं।

1. हमारे पास क्या लक्ष्य है?

लिखना शुरू करने से पहले, हमें इस बात पर चिंतन करना चाहिए कि हम अपनी रिपोर्ट से क्या हासिल करना चाहते हैं। क्या हम किसी समस्या के समाधान का अनुरोध करने जा रहे हैं या बाद में इसका उपयोग करने में सक्षम होने के लिए केवल डेटा संग्रहीत करते हैं? क्या हम वैज्ञानिक अनुसंधान को प्रतिबिंबित करना चाहते हैं या शिकायत दर्ज करना चाहते हैं? मामले के आधार पर सबसे अधिक प्रासंगिक रिपोर्ट के प्रकार का चयन करने के लिए हमें इसे ध्यान में रखना चाहिए।

2. आप जिस प्रकार के पाठ का उपयोग करने जा रहे हैं, उसे ध्यान में रखें

सभी रिपोर्ट एक जैसी नहीं होती हैं, और प्रत्येक की अपनी विशिष्ट विशेषताएं हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, एक एक्सपोजिटरी रिपोर्ट उनके बारे में किसी प्रकार की व्याख्या किए बिना डेटा को प्रतिबिंबित करेगी, निष्कर्ष निकालने की कोई संभावना नहीं होगी, जबकि एक प्रदर्शनकारी प्रकार के लिए विषय को परिकल्पना विकसित करने और परिणामों और निष्कर्षों की एक श्रृंखला प्राप्त करने के लिए उनका परीक्षण करने की आवश्यकता होगी।

3. लक्ष्य पर विचार करें

न केवल क्यों या कैसे मायने रखता है, लेकिन आपको अपनी रिपोर्ट के लक्षित दर्शकों के बारे में सोचना चाहिए. यह हमें भाषा के स्तर को अपनी आवश्यकताओं और उक्त जनता दोनों के लिए अनुकूलित करने की अनुमति देगा।

4. सूचना का चयन और विश्लेषण

पिछले चरण के आधार पर, यह आवश्यक है कि हम जो जानकारी प्रदान करना चाहते हैं उसे इकट्ठा करें और इसे ठीक से संरचित करें ताकि हमारे प्रवचन में एक सामान्य सूत्र हो। किस प्रकार के डेटा को प्रतिबिंबित किया जाना है और कौन या कैसे जानकारी निकाली गई है, इसे भी ध्यान में रखा जाना चाहिए।.

5. हम ग्राफिक तत्वों का उपयोग कर सकते हैं

हालांकि यह रिपोर्ट के प्रकार पर निर्भर करता है, डेटा की समझ को सुविधाजनक बनाने वाले दृश्य तत्वों का उपयोग करना संभव है. हम उल्लेख कर रहे हैं, उदाहरण के लिए, आवृत्तियों का विश्लेषण करने के लिए या मुनाफे और लागतों का विश्लेषण करने के लिए बार ग्राफ़ के उपयोग के लिए।

6. योग्यता

हालांकि इसका उल्लेख करना मूर्खतापूर्ण लग सकता है, एक स्पष्ट तरीके से रिपोर्ट को सही ढंग से शीर्षक दें, उस विषय से संबंधित जो इसकी प्राप्ति और आसानी से समझने योग्य हो यह कुछ ऐसा है जो पाठकों को समझने में बहुत आसान बनाता है।

7. परिचय लिखिए

विचाराधीन रिपोर्ट के इस पहले खंड में हम रिपोर्ट में निपटाए जाने वाले विषय का एक संक्षिप्त सारांश तैयार करेंगे. इसमें उक्त रिपोर्ट को पूरा करने का उद्देश्य और समस्या जो इसके अस्तित्व की आवश्यकता उत्पन्न करती है और जिस संदर्भ में इसे किया जाता है, शामिल होना चाहिए।

8. विचारों का विस्तार करता है और बताता है कि विकास में क्या जांच की गई थी

रिपोर्ट के मुख्य भाग में हमारे पास घटना या जांच के बारे में जानकारी होगी और उसका विस्तार करेंगे, उन तरीकों और कार्यों को स्पष्ट करना जो दिखाते हैं कि स्थिति कैसे उत्पन्न हुई या प्रदर्शन किया गया और डेटा कैसे प्राप्त किया जाए। अगर यह एक रिपोर्ट है जो एक जांच को दर्शाती है, सैद्धांतिक मॉडल और स्थिति की खोज जैसे पहलुओं को शामिल किया जाएगा।

9. एक निष्कर्ष निकालो

रिपोर्ट के अंतिम भाग में रिपोर्ट या मांग या याचिका में जो खोजा गया और परिलक्षित हुआ उसका अंतिम परिणाम परिलक्षित होना चाहिए स्थिति को हल करने के लिए क्या किया जाता है। यह स्पष्ट और समझने योग्य होना चाहिए।

10. उपयोग करने के लिए भाषा

यह आवश्यक है कि लेखन के दौरान भाषा स्पष्ट और संक्षिप्त हो। इसे औपचारिक और निष्पक्ष रूप से, तीसरे व्यक्ति में और कर्मवाच्य में लिखा जाना चाहिए। तथ्यों को किए गए अनुमानों से अलग किया जाना चाहिए (यदि कोई हो) और आपको सीधे उस डेटा की पेशकश करनी होगी जिसके साथ आप काम कर रहे हैं और स्पष्ट रूप से बताएं कि वे प्रासंगिक क्यों हैं।

ग्रंथ सूची संदर्भ:

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