Hogyan kezelheted jobban a munkahelyeden töltött időt: 12 tipp (és mit kerülj el)

Mindannyiunkkal megtörtént, hogy rengeteg munkánk van, és úgy tűnik, hogy nincs elég óra annak befejezéséhez. "Buff, nincs időm ..." - mondjuk magunknak, de valljuk be, mindannyiunknak ugyanaz a 7 napja 24 órával. A probléma nem az, hogy nincs idő, hanem az, hogy rosszul tervezzük.

Az a kérdés, amelyet a szorgalmas dolgozók feltettek magunknak, hogyan lehetne jobban kezelni a munkahelyi időt majd stratégiákat fogunk találni ennek elérésére, valamint arra, hogyan lehet megakadályozni, hogy óráink olyan simán fogyjanak, mint a szemek egy homokórán.

• Kapcsolódó cikk: "A munka és a szervezetek pszichológiája: jövőbeli szakma"

Hogyan lehet jobban kezelni a munkahelyi idejét és jobban teljesíteni

Heteinknek 7 napja van, és mindegyiknek 24 órája van, nem egy, sem kevesebb. Az idő mennyiségi szempontból mindenki számára azonos, de felhasználása nem. Vannak, akik minden feladatot elvégeznek, anélkül, hogy időt szánnának a szabadidőre és a családjukra, míg mások nagyon későn teljesítik kötelezettségeiket

. Miért? Mi különbözteti meg egymástól? Mindennek kulcsa az, hogy mennyire másképp kezeljük a munkaidőnket.

A társadalomban, amelyben élünk, elengedhetetlen az időgazdálkodás, mivel a legkevésbé is hiányában túlterhelni kezdjük, stresszt érzünk és észrevesszük, hogy mindennek mit kell tennie, amit tenni akartunk megszünteti.

A munkakötelezettségek megelőzik hobbijainkat, családunkat, barátainkat és egyéb tevékenységeinket kellemes, ami azt jelenti, hogy minél tovább tartjuk munkánkat, annál kevésbé fogjuk élvezni a szabadidő. A rossz időgazdálkodás meghiúsít minket, és úgy érzi, mintha elveszítenénk az életünket.

Sokan szeretnék, hogyan lehetne jobban kezelni a munkahelyi időt, de kevesen kapják meg. Nincs érthetetlen rejtély, egyszerűen meg kell tanulni szervezni. Természetesen mindig lehetnek előre nem látható események, de az eltelt órák többsége idő, amely jól felhasználva lehetővé teszi számunkra, hogy a lehető leghamarabb elvégezzük a munkafeladatainkat.

Az idő jobb kezelésének módjai

Ezután meglátjuk, hogy látni fogunk néhány tippet és stratégiát, amellyel a legtöbbet hozhatjuk ki a munkahelyi munkából Így inkább azokra a kellemes tevékenységekre van szükségünk, amelyeket szeretnénk elvégezni, miután befejeztük a munkahelyi kötelezettségünket.

1. Használjon napirendet

A napirendek lehetővé teszik számunkra, hogy közép- és hosszú távon gazdálkodjunk az idővel, a fontos dátumokat kitűzve és azokat jól szem előtt tartva. Akár digitális, akár fizikai formátumban, az a fontos, hogy van egy, aki megszervezi a feladatokat és jól megtervezi, amikor be kell nyújtanunk a jelentéseket vagy be kell tartanunk a határidőket. Mindig kéznél kell tartanunk, hogy minden kötelezettségvállalásunkat leírjuk és gyakran konzultáljunk vele. Ne bízzunk az emlékezetünkben, mert bármennyire is tévedhetetlennek tartjuk, nem az.

2. Rendeljen meghatározott időt a feladatokhoz

Ha fáradhatatlanul és folyamatosan dolgozunk, előbb-utóbb fizikai és szellemi fáradtság jelenik meg, amely megakadályozza a megfelelő teljesítményt. Ezért minden tevékenységhez egy bizonyos időt kell rendelni, és a feladatok között hagyni kell némi szabad időt, még akkor is, ha az nagyon rövid. Ez ellentmondásos lehet, de figyelembe véve, hogy 50 percen túl nehéz Maradjunk koncentráltan, egy rövid szünet feltölthet minket és tovább dolgozhat kielégítően.

Az ideális az, ha beírjuk az ütemtervet, amikor elkezdik elvégezni a számunkra kijelölt feladatokat, és amikor rövid szünetet kell tartanunk. Bízhatunk a pomodoro módszerben, 25 perc (1 pomodoro) vagy 50 (2 pomodoros) munka után, majd 5 perces szünetet tartva az időszakok között. Ily módon képesek leszünk előre lépni anélkül, hogy kimerülnénk, megfelelően végrehajtanánk azokat a funkciókat, amelyeket fejlesztenünk kell.

3. A meghatározott célok

Nagyon ajánlott napi, heti, sőt havi célok kitűzése. Ez a stratégia nagyon jó lehetőség a rövid munkák helyes elvégzésére, és arra is ösztönöz minket, hogy lássuk, mennyit érünk el. Ezeknek a célkitűzéseknek ambiciózusnak, ugyanakkor reálisnak és elérhetőnek kell lenniük, mivel egyébkéntAmikor látjuk, hogy nem tartjuk be őket, demotiválnak minket. A kitűzendő céloknak rövid, közép és hosszú távúaknak kell lenniük.

• Érdekelheti: "Akciók kiváltói: mik ezek és hogyan befolyásolják a viselkedést"

4. A feladatok rangsorolása

Nem minden feladat azonos fontosságú. A legfontosabb, a legfontosabb prioritással kell kezdenünk. Nem számít, milyen sorrendben helyezzük előtérbe a dolgokat, A fontos az, hogy megtesszük, mivel a legfontosabb dolgok gyorsabb befejezése azt jelenti, hogy először szabad időnk lesz.

Bármi, ami kicsi, vagy amelyet nem sürgős megoldani, várhat. Ezzel kapcsolatban elengedhetetlen tudni, hogy melyek a legjobb előadási óráink, melyek a legjobbak koncentrálunk, hogy a legtöbb erőforrást igénylő feladatokat a lehető legnagyobb hatékonysággal és anélkül tudjuk elvégezni hibák. A legkevésbé fontos dolog, ha azt elhagyja, amikor a teljesítményünk nem túl magas, általában étkezés után vagy későn a munkanapon.

5. Kezdd legalább szépen

Sok esetben azt hagyjuk, amit legkevésbé szeretnénk csinálni, egészen az utolsóig, és ez nagy hiba. A legjobb, amit tehetünk, hogy a lehető leghamarabb megcsináljuk azt, ami egy rossz ital, mert így korábban megszabadulunk tőle, és még többet élvezhetünk a nap további részében. Ha megszabadulunk attól, ami először ránk koncentrál, a többi tennivalót könnyebb elvégezni.

6. Osztja az időt blokkokra

Az idő kihasználásának és hatékony kezelésének nagyon jó stratégiája a munkanap blokkokra osztása. Ha összetett feladatokat kell elvégeznünk, amelyek első ránézésre nagyon nem hajlandók minket elkezdeni, mindig egyszerűbb feladatokra bonthatjuk őket, úgy szervezve, hogy minden apró lépés a Előleg. Az összetett feladatok több egyszerűbbé alakításával optimalizálhatjuk az erőforrásokat, időt spórolhatunk és jobban szervezhetjük az időt..

7. Adj magadnak jutalmat

Noha nem szabad visszaélnünk, jutalmazhatjuk magunkat a házi feladatok elvégzéséért. Adhatunk magunknak olyan kis díjakat, mint például, ha egy riport végén van egy csokis, fél óráig elolvasunk egy olyan könyvet, ami tetszik nekünk, megnézünk egy minket érdeklő videót... Ezek a kis díjak ösztönöznek és motiválnak bennünket arra, hogy elvégezzük és elvégezzük a megteendő feladatokat.

8. Szervezzen jó munkakörnyezetet

Az a hely, ahol dolgozunk, nagyon fontos, mint gondolnánk. Amennyire lehet, jó íróasztallal, kényelmes székkel, jó megvilágítással és sok zavaró tényező nélkül kell dolgozni.. Személyre szabhatjuk, hogy hangulatos legyen, de mindig ügyeljünk arra, hogy rendezett és jól szervezett legyen. A papírokkal teli asztal, irodai eszközökkel teljesen összezavarva, olyan környezet, amely megakadályozza, hogy feladatainkra koncentráljunk.

9. Állítson be korlátokat

Az, hogy több órát töltünk egymás után ugyanazt a dolgot, anélkül, hogy felállnánk a székről vagy kissé kinyújtanánk a lábunkat, nagyon káros az egészségünkre és a termelékenységünkre. Nem fogjuk jobban csinálni a dolgokat, ha hosszabb ideig dolgozunk. Ha azt látjuk, hogy egy feladat túl sokba kerül, vagy könnyen elterelhetjük a figyelmünket, szánjunk egy kis időt, akár egy ideig változtassunk feladatokat, akár közvetlenül pihenjünk. Nem arról van szó, hogy elhagynánk azt, amit tettünk, hanem azt, hogy egy ideig készenlétben kellett hagynunk.

• Érdekelheti: "Parkinson-törvény: Miért tartunk hosszabb ideig, annál tovább"

10. Kerülje a többfeladatos munkát

De ugyanúgy, mint rendben, ha egy feladatot egy ideig félig készen hagyunk, nem szabad azt gondolnunk, hogy jól fogunk működni, ha folyamatosan ugrálunk feladatról feladatra. A koncentrálás időigényes, ezért nem tudunk két feladat felváltva történő elvégzésének szentelni magunkat ugyanakkor, mivel az egyetlen dolog, amit el fogunk érni, az az, hogy nagyon gyorsan elfáradunk, és kétszer annyi időt veszünk igénybe csináld őket. A multitasking a hatékony irányítás legrosszabb ellensége időjárás. A teljesítmény sokkal magasabb, ha egyetlen feladatra összpontosítunk.

11. Ne félj nemet mondani

Elengedhetetlen megtanulni nemet mondani, amikor nem tudunk valamit megtenni, mert már nagyon sok munkánk van. Néha kollégáink megpróbálják elrejteni velünk szemben fennálló kötelezettségeiket, vagy akár a főnökünk is visszaél az övével helyzetet, és olyan feladatokat ad számunkra, amelyeket ma lehetetlen befejezni, anélkül, hogy feláldoznánk az időnk egy részét ingyenes. Néha elfogadható, de mindig túlzásba viszi. Ha azt látjuk, hogy túl sokat kérnek tőlünk, akkor ne féljünk nemet mondani.

12. Felhatalmazás harmadik felekre

Néha úgy érezhetjük, hogy a helyzet elsöprő bennünket, különösen, ha sok feladatot kaptunk, többet, mint amire számítottunk. Fontos, hogy elkerüljük a stresszt, és feladataink egy részét kollégára vagy beosztottra ruházzuk, anélkül, hogy visszaélnénk a bizalommal, túlzásokba esnénk, vagy olyan feladatot adnánk neki, amelyre még nem vették fel. A kérdés nem az, hogy valaki mást tegyen a mi részünkre, de igen olyan tevékenységeket küldjön, amelyeket nehezen tudunk teljesen egyedül elvégezni.

Mi vesz el tőlünk időt: hibák és figyelemelterelések a munkahelyen

Most, hogy 12 tippet láttunk a munkahelyi idő jobb kezelésének elsajátításához, itt az ideje megnézni, mi veszi el tőlünk az időt. Számos hiba és zavaró tényező akadályozza a jó teljesítményt a munkahelyen, időbeli tolvajok, akik, ha felfedezik őket, arra késztetnek minket, hogy a legjobban kezeljük a napunkat munkaerő.

1. Megszakítások

Nyilvánvaló, hogy a megszakítások rontják leginkább az időszervezésünket. A legkevésbé sem, ha valami megszakít minket, a koncentrációnk megszűnik, ami miatt néhány értékes percre van szükségünk arra, hogy újra arra koncentráljunk, amit ismét tettünk. Minél tovább tart, mire visszanyerjük a koncentrációt, annál hosszabb időbe telik, hogy újra produktívak legyünk, és bizonyos kockázatokat is vállalunk azzal, hogy újabb hibákat követünk el.

2. Mobiltelefon

A telefon időbe és sokba kerül. Vagy arról, hogy pletykázzunk a legújabb dologról, amelyet valaki feltett az Instagram-ra, amit a barátaink írnak nekünk a WhatsApp-on vagy néhány hívás egy családtagtól, a mobiltelefon eltereli a figyelmünket, és megakadályozza, hogy hatékonyak legyünk, és természetesen minél hosszabb ideig tart dolgokat.

Jó ötlet a mobil kikapcsolásaTekintettel azonban arra, hogy hiper-kapcsolt társadalomban élünk, és hogy ettől sokat függünk, a legjobb, amit tehetünk Megtehetjük, hogy elmozdítjuk a látómezőnkből, így csak akkor emlékszünk rá lássuk. Az is nagyon fontos, hogy csendben hagyjuk, és nagyon világosan mondjuk el családunknak és barátainknak, hogy ha nem valódi vészhelyzetre figyelmeztetnek minket, akkor ne hívjanak minket.

3. Halogassa a feladatokat

A kellemetlen vagy összetett feladatok elhalasztása a legrosszabb, amit tehetünk mert minél több idő telik el, annál kevesebbet kell majd elvégeznünk, és annál többe fog nekünk kerülni, ha jól csináljuk őket, amikor úgy döntünk. A legjobb, amit tehetünk, amint azt már korábban megjegyeztük, az, hogy pontosan a nap első pillanatában megtesszük őket, mert így a lehető leghamarabb megszabadulunk a rossz italtól.

Önéletrajz

Ha jobban szeretnénk kezelni a munkahelyi időt, elengedhetetlen, hogy tudjuk, mit kell tennünk tegye, strukturálja a feladatokat olyan kis tevékenységekké, amelyek könnyen és gyorsan elvégezhetők, és legalább elkezdődnek kellemes. Nagyon fontos figyelembe venni, hogy a nap mely óráiban vagyunk a legeredményesebbek, és a legegyszerűbb tevékenységeket és kevésbé fontos azokban, ahol nehezebben tudunk koncentrálni, például étkezés után vagy a nap végén munkaerő.

A figyelemelterelés, különösen a megszakítások és a mobiltelefonok bántanak a legjobban időgazdálkodásunkra, mert minél többször veszítünk koncentrációból, annál kevésbé produktív mi leszünk. Elengedhetetlen, hogy egy kényelmes szobában dolgozzon, ahol el vagyunk szigetelve a nem sürgős zavaró tényezőktől, és nagyon világosak vagyunk abban, hogy mikor van a legmegfelelőbb idő a mobil használatára. Szeretteinknek tudniuk kell, hogy milyen órákon dolgozunk, mondván nekik, hogy csak akkor hívjanak minket, ha valami nagyon fontos dologra van szükség.

Bibliográfiai hivatkozások:

• Allen, D. (2001). A dolgok elvégzése: A stresszmentes termelékenység művészete. New York: Viking. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Fiore, N.A. (2006). A most megszokás: Stratégiai program a halogatás legyőzéséhez és a bűntudat nélküli játékhoz. New York: Penguin Group. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Le Blanc, R. (2008). A célok elérése egyszerűvé vált! Gyakorlati célmeghatározó eszközök és bevált időgazdálkodási technikák. Maarheeze: Cranendonck Coaching. ISBN 978-90-79397-03-7.