A 15 irodai funkció (és azok jellemzői)

Minden szervezetben szükség van arra, hogy egy sor tevékenységet végezzenek a vállalat előrehaladásához, amellett, hogy képes teljesíteni a javasolt célokat, és kínálni azokat a termékeket és szolgáltatásokat, amelyekre specializálódott.

Bár több száz olyan funkcióról beszélhetnénk, amelyeket egy vállalaton belül hajtanak végre, a valóság az, hogy csak két hét van belőlük, ha általánosabb funkciókba csoportosítjuk őket.

Ezután felfedezzük, hogy mik ezek a fő irodai funkciókat és mi a jelentősége bármely szervezet egésze számára.

• Kapcsolódó cikk: "A munka és a szervezetek pszichológiája: szakma jövővel"

A 15 irodai funkció (funkciók és munkaterületek)

Minden szervezetben több alkalmazott is van, akik különböző feladatokat látnak el. Mindegyikük a saját területére specializálódott, ami bizonyos típusú képzést igényelhet, amely többé -kevésbé magas és szükséges ahhoz, hogy elvégezze a szervezetben betöltött funkcióját. Funkciói nagyon sokrétűek, olyan szempontokat érint, mint az adminisztráció, a készletgazdálkodás, a pénzgazdálkodás, a munkavállalók kiválasztása vagy a postai küldés.

A szervezeteket olyan szervezeteknek lehet nevezni, amelyekben, ha bármelyik részük nem működik megfelelően, az egész meghibásodik vagy kevésbé működik. Ezért elengedhetetlen, hogy a vállalati dolgozók elsajátítsák a tőlük elvárt készségeket a feladatok végrehajtása során kiosztott számukra, kihasználva a jó szóbeli kommunikációt, a szervezőkészséget, a dokumentumírást és az ismereteket irodai automatizálás. Mindezek a készségek a top 15 irodai funkcióhoz kapcsolódnak, amelyeket az alábbiakban megvizsgálunk.

1. Tervezés

A tervezés a listánk élén áll, mivel ez a legfontosabb feladat egy szervezeten belül. Ez Ez magában foglalja annak meghatározását, hogy milyen módszereket és szervezeti struktúrákat fognak végrehajtani a vállalatban, és egyértelműen meg kell határozni a várható üzleti tervet.

Bár vannak technológiai eszközök, amelyek segítenek az üzleti tervben felvázolt módszerek meghatározásában és terjesztésében feladatok között, elengedhetetlen, hogy egy jó tervezés. Ha nem a jobb lábáról indul, nehéz elérni a szervezet által elérni kívánt üzleti célokat.

A tervezés végrehajtásáért felelős személyeknek világos üzleti látásmóddal kell rendelkezniükAmellett, hogy mélyrehatóan tudja, mi a hierarchia a vállalaton belül, valamint a tagok erősségei és gyengeségei, akiket megfelelőnek tartanak a tőlük kért céloknak.

2. Dokumentumok szerkesztése

Minden irodában sokat írnak. A vállalati dolgozók egyik legidőigényesebb feladata a jelentések és dokumentumok írása mint például a fontos beszélgetések és találkozók átirata, amellett, hogy jegyzőkönyvet hagynak maguk. Olyan szempontokat is készítenek és rögzítenek, mint a vizsgálatok és a leltár -felülvizsgálatok.

A dokumentumok elkészítésében Ide tartozik a dolgozókat segítő útmutatók és protokollok kidolgozása is, kezdőket és veteránokat, hogy megértsék, mit kell tenniük minden tőlük kért tanfolyamon vagy feladaton. Részletesen részletezhetnek olyan szempontokat is, mint a háttér, a haladás, az eredmények, az előnyök és az egyik vagy másik módszer alkalmazásának hátrányai a konkrét helyzetben lényegesen fontosak a vállalat.

• Érdekelhet: "A pszichológia hat tippet ad a jobb íráshoz"

3. Vegyen részt az értekezleteken

Mi a vállalat a híres üzleti találkozók nélkül? Minden szervezetben találkozókat tartanak egy munkacsoport tagjai között, amelyeken ötletek cseréje, prezentációk megosztása, jelentések és jelentések bemutatása a folyamatban lévő projektekről.

Ezeket a találkozókat azzal a céllal tartják, hogy közös nézeteket fogalmazzanak meg, és összehangolják céljaikat egy cél elérése vagy egy adott projekt befejezése érdekében. Megpróbálják meghatározni azt az irányt, amelyet a munkavállalóknak követniük kell, hogy ugyanazon cél érdekében, összehangoltan és szükségtelenül megismételjék a feladatokat. Ezért az értekezletek mindegyikükhöz szerepeket, feladatokat és határidőket rendelnek.

Amit az üléseken kommentálnak, azt jegyzőkönyvben vagy jegyzőkönyvben rögzítik. Ennek gyakoriságát, időtartamát és a megvitatandó szempontokat a szervezet maga és a találkozó résztvevői határozzák meg. Például vannak olyan vállalatok, ahol az üléseket naponta tartják, míg másokban hetente, kéthetente, havonta... A találkozók gyakorisága az egyes vállalatok igényeitől és a megbeszéltek függvénye bennük.

• Érdekelhet: "A szervezeti kommunikáció 6 típusa"

4. Találkozó ütemezése

A találkozó személyesen vagy online csak a jéghegy csúcsa. Mindegyik mögött sok előkészület, idő és erőforrások fektetése áll rendelkezésre annak tisztázására, hogy miről fognak beszélni, vagy mit fognak tenni bennük.

Ez egyszerűnek tűnhet, de ez már nem így van, ha úgy gondoljuk, hogy bárki, aki felelős az ilyen találkozók ütemezéséért, legyen tisztában a megvitatni kívánt projekttel, kik azok az emberek, akik érdeklődnek a részvétel iránt és milyen időpontokban vannak jól.

Az értekezletek ütemezése nemcsak a hely, az idő és a résztvevők eldöntését jelenti, hanem azt is győződjön meg arról, hogy a résztvevők részt vehetnek -e, és hogy a kiválasztott idő nem esik egybe a feladatokkal vagy más, még fontosabb találkozókkal. Ezenkívül magában foglalja annak eldöntését, hogy a beszélni kívánt téma elég fontos -e ahhoz, hogy a személyesen vagy online, mivel senki nem akar megbeszéléseket tartani olyan dolgokról, amelyeket chaten vagy e -mailben lehet megbeszélni elektronikus.

• Érdekelhet: "Időgazdálkodás: 13 tipp a napi órák kihasználásához"

5. Szervezeti e -mail felülvizsgálat

Egy másik irodai funkció a szervezet e -mailjeinek ellenőrzése. Elsőre egyszerűnek hangzik, úgy tűnik, hogy ez csak olyan e -mailek megnyitását jelenti, amelyeket a vállalat különböző szintjeitől kapunk, ahol dolgozunk. Az igazság azonban az, hogy ez az egyik tevékenység, amely eltarthat a leghosszabb ideig, és vannak tanulmányok, amelyek azt mutatják, hogy átlagosan költünk hetente átlagosan 20,5 óra végzi ezt a feladatot.

A cégünk által küldött e -maileket alaposan el kell olvasni, rámutatva a fontos szempontokra hogy a főnökünk vagy kollégáink elmondják nekünk, és legyenek tisztában azzal, hogy egyetlen üzenet sem téved fontos. Válaszolnunk is kell rájuk, mivel nem túl profi vagy szívélyes, ha nem adunk választ hála vagy a legkisebb megjegyzés, hogy kaptunk egy ilyen üzenetet felettesünktől és a alárendelt.

• Kapcsolódó cikk: "Az e -mail 11 része (magyarázva és példákkal)"

6. Vállalati levél forgalmazása

A levél elosztása a vállalatban olyan feladat, amelyben nem szükséges kiterjedt képzés, bár sok felelősséggel jár. Rendkívül sürgősnek kell lennie, jó szervezéssel kell rendelkeznie, és ismernie kell a vállalaton belüli összes fontos részleget, irodát és pozíciót a lehető leghamarabb juttassa el az információkat az Ön számára kényelmes emberekhez.

Azok a dokumentumok és egyéb tételek, amelyekre a szervezet alkalmazottai várhatnak, szállítói számlákat, leveleket tartalmaznak kormányzati szerv, hitelkártyák, minták, fóliók, elektronikus eszközök, például grafikus kártyák és anyagok unokatestvérek.

7. Logisztika

Logisztika Ez a vállalathoz kapcsolódó összes áru szállításával függ össze, mind a vállalathoz való megérkezésük, mind a másokhoz való távozásuk.

Ez a funkció magában foglalja a szolgáltatókkal való interakciót is nélkülözhetetlen nyersanyagokat adagol a termékek és szolgáltatások kínálatában szervezet. Aki a logisztikával foglalkozik, annak célja, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a vállalat rendelkezik mindennel, ami a termelés folytatásához szükséges.

8. Hívás fogadása

A telefon továbbra is az egyik leggyakrabban használt kommunikációs eszköz, és az üzleti világ számára ez sem idegen. A hívásfogadás minden szervezet alapvető funkciója az ügyfelekkel, beszállítókkal vagy saját munkatársaival való kommunikáció módja.

Ez a funkció nem olyan egyszerű, mint amilyennek hangzik. A megfelelő gyakorláshoz bizonyos fokú protokollra van szükség, mivel különösen a potenciális ügyfelek számára ez a sokuk első kapcsolatfelvételi formája, mind azok, akik felhívják a céget, mind azok, akiket felhívnak, hogy tájékoztassák őket ajánlataikról (telemarketinges). Az udvariasság szabályait tiszteletben kell tartani, meg kell őrizni az intézményi hangvételt, és figyelemmel kell kísérni a hangerőt és a szókincset.

Aki felelős a telefonért, annak tisztában kell lennie azzal, hogy az a személy, akivel beszél, legyen az beszállító vagy vevő, mit mond. Amíg ezt a funkciót végzik, a telemarketernek fel kell jegyeznie, hogy mennyi további információ kapcsolódik jobban a beszélgetőpartneréhez, annak érdekében, hogy a vállalat kapcsolattartási adatbázisát potenciális vevővel vagy érdekes szállítóval bővítse.

• Kapcsolódó cikk: "Mennyiségi igazgatási iskola: mi ez és jellemzői"

9. Vevőszolgálat

Vevőszolgálat fizikailag kiszolgáló ügyfelekből áll a szervezet által kínált szolgáltatással vagy termékkel kapcsolatos kérdéseik és kétségeik tekintetében.

Ez a vállalatok egyik legérzékenyebb funkciója, mivel az alkalmazott kezeléstől függően Az ügyfelek elégedettek, és mennyire hatékonyak a termékekkel vagy szolgáltatásokkal kapcsolatos kétségeik vagy panaszaik feloldása vagy nem.

• Érdekelhet: "A 12 pszichológiai trükk, amellyel a szupermarketek több pénzt költenek

10. Fájlszervezés

A fájlok rendszerezése kulcsfontosságú szempont a vállalatoknál, legyen az papír vagy digitális formátum.

Így vagy úgy, A vállalat minden tevékenysége bizonyos típusú dokumentumokat hoz létre, amelyeket meg kell őrizni, például számlákat, jegyzőkönyveket, jegyzeteket, jegyzőkönyveket, értékesítési jelentéseket, nyomtatott jelentéseket ... Ezeket az információkat katalogizálni, archiválni és védeni kell, attól függően, hogy mennyire fontosak, és ha valószínű, hogy a jövőben konzultálni fognak velük.

11. Dokumentumok nyomtatása és másolása

A dokumentumok nyomtatása csak annyi, hogy kinyomtatjuk azokat a fájlokat, amelyek szükségesek ahhoz, hogy fizikai formátumban és juttassa el őket a megfelelő munkásokhoz.

Ez a funkció párosul a fájlok rendszerezésével, mivel szükség lehet dokumentumok nyomtatására is digitálisan előre tárolva a helyettesítő fizikai másolathoz, és a helyszínen mentve alkalmas.

12. Személyzet választás

Egyetlen vállalat sem tartja meg tartósan a munkavállalóit, akár azért, mert ők maguk úgy döntenek, hogy távoznak, elbocsátják őket, vagy egyszerűen meghalnak. Az emberek jönnek és mennek, és új alkalmazottakat kell felvennie, hogy a lehető legjobban tudjanak dolgozni. A személyzet kiválasztása abból áll, hogy a lehetséges jelöltek közül kiválasztják a jövőbeli munkavállalókat.

A toborzáshoz kapcsolódó feladatokkal interjút kell készítenünk a jelöltekkel, meg kell néznünk az önéletrajzukat, meg kell vizsgálnunk az ujjlenyomatukat és meg kell erősítenünk, hogy hivatkozásaik igazak.

• Kapcsolódó cikk: "Személyzet kiválasztása: 10 kulcs a legjobb munkavállaló kiválasztásához"

13. Leltár

A leltározási funkció Ez magában foglalja annak kiderítését, hogy a vállalatnak milyen erőforrásai vannak, és szükség van -e valamilyen konkrét objektumra vagy elemre ahhoz, hogy megfelelően elláthassa feladatait. A leltározó felelős annak megállapításáért, hogy az irodai kellékek, berendezések, bútorok, tisztítószerek vagy bármely más elem hiányzik -e.

A leltár része továbbá az erőforrások bevételeiről és kiadásairól, például meghibásodásokról vagy károkról való tájékoztatás volt néhány közülük, vagy ha gyanú merül fel, hogy vannak olyan dolgozók, akikhez irodaszereket visznek itthon. Mindezt egy jelentésben rögzítik, amely részletezi az erőforrások helyzetét és a lehetséges szükségleteket, amelyek a szűkösségük ellenére adódtak.

14. Pénzügyi menedzsment

Pénzügyi menedzsment annak biztosítása, hogy a szervezet által kezelt pénz megfeleljen a várható életciklusának, olyan termékek és szolgáltatások vásárlása és eladása, amelyekre a vállalatnak szüksége van és amelyeket kínál, és bölcs befektetés. Ez magában foglalja az összes számla mentését, elküldését a megfelelő személyeknek, regisztrációt és a szükséges adminisztratív kifizetések teljesítését.

15. Adminisztráció

Adminisztráció alatt azt értjük inkább a papírmunkával kapcsolatos kérdések, például jogi kérdések és bürokrácia. Szükséges, hogy a vállalat a modellek figyelembevétele mellett nagyon jól tudja, milyen jogi szempontoknak kell megfelelnie és dokumentumokat kell kitölteni, és be kell mutatni az államigazgatásnak, hogy megerősítsék tevékenységüket jogi.