11 bagian email (dijelaskan dan dengan contoh)

Email telah menjadi alat mendasar di zaman kita berkat memungkinkan kita mengirim pesan dengan cepat dan instan.

Platform pesan elektronik memungkinkan tidak hanya untuk mengirim teks tertulis kepada siapa pun yang kita tuju, tetapi juga mereka juga menawarkan opsi untuk melampirkan dokumen lain dan elemen multimedia seperti musik, video, dan presentasi.

Ada beberapa bagian dari email, yang akan kami ulas di bawah ini.

• Artikel terkait: "28 Jenis Komunikasi dan Ciri-cirinya"

Ciri-ciri email

E-mail, juga disebut e-mail (surat elektronik), adalah layanan Internet yang memungkinkan Anda mengirim dan menerima pesan teks dan file multimedia antara pengguna dari semua bagian dunia. Berkas yang dapat dikirim bermacam-macam, seperti trek musik, gambar, video, dokumen... dan berkat ini, bersama dengan kecepatan dan kemudahan untuk dikonsultasikan setiap saat, bahwa email telah menjadi alat komunikasi utama dalam menyajikan.

Untuk mengirim dan menerima email, Anda harus memiliki akun di salah satu halaman yang menawarkan layanan jenis ini, selain memiliki akses ke Internet.

Sebagian besar halaman ini memungkinkan akun dibuat secara gratis dan teknologi di belakangnya didasarkan pada protokol yang disebut SMTD, yang juga digunakan untuk sistem lain. Halaman email yang paling banyak digunakan saat ini adalah Gmail, Yahoo! email dan Outlook.com.

Sementara dalam kehidupan nyata, pengguna memiliki alamat email fisik, yang dapat menjadi alamat email kami alamat atau kantor kita, di dunia maya kita harus menggunakan alamat email tertulis dan digital. Alamat ini tidak dapat diulang dalam jaringan, dan biasanya terdiri dari sekumpulan kata (nama pengguna) disertai dengan simbol @ (at) dan kemudian nama yang membentuk bersih.

Orang yang menerima pesan tidak harus masuk saat ini untuk dapat menerimanya, kami juga tidak perlu terhubung setiap saat jika kami ingin menerima pesan yang mereka kirimkan kepada kami orang lain. Selama pesan dikirim ke alamat email yang benar, orang yang ingin kami hubungi akan menghubungi Anda, kecuali akun Anda sendiri mengidentifikasi pesan tersebut sebagai SPAM (junk mail) dan menyimpannya di folder email Anda tidak diinginkan.

Seperti surat seumur hidup, surat elektronik mengharuskan serangkaian data harus diisi agar dapat dikirim. Dengan cara yang sama seperti dalam surat tradisional kami mencantumkan alamat pengirim, pengirim, amplop dengan teks atau foto tertulis, email Data elektronik mengharuskan kita meletakkannya kepada siapa kita mengirimnya, apa yang ingin kita katakan dan apakah kita melampirkan elemen lain atau tidak. Panjang dan formalitas isi pesan akan tergantung pada pengguna dan konteksnya.

Bagian utama email email

Bagian-bagian utama email adalah sebagai berikut:

Tajuk

header adalah satu set baris di mana informasi utama untuk mengirim pesan muncul. Di bagian inilah Anda dapat membaca alamat email pengirim pesan (pengirim) dan penerima (penerima), serta tanggal dan waktu pengirimannya. Header berada di bagian atas jendela email yang kita tulis dan terdiri dari bagian-bagian berikut.

1. Pengirim

Biasanya di header bagian pengirim Muncul dalam bentuk ruang kosong yang disajikan dengan kata "Dari:". Ini adalah area di mana alamat email orang yang mengirim pesan berada.

2. Penerima

Bagian penerima adalah ruang kosong di header yang itu dimulai berkali-kali dengan kata "Kepada:" dan di dalamnya Anda memasukkan alamat email kepada siapa pesan itu ditujukan. Elemen ini sangat penting dalam email karena, seperti dalam surat apa pun, perlu diketahui kepada siapa surat itu dikirim.

Jika alamat email yang ditulis tidak valid, salah eja atau tidak ada, sebagian besar layanan pesan instan telah fitur yang memperingatkan kami bahwa pesan tidak dapat dikirim karena ada masalah dengan penerima with. Dalam kasus lain, pesan dikirim tetapi tidak pergi ke mana pun.

3. CC atau Bcc

Di bagian "Penerima" yang sama, di bagian akhir, ada inisial "CC" dan "CCO". Kedua opsi ini opsional dan digunakan untuk menuliskan alamat email lain yang Anda inginkan agar mereka menerima salinan email yang akan dikirim.

Opsi CC berarti "dengan salinan", menunjukkan semua alamat ke semua penerima, yaitu, semua orang yang menerima pesan akan memiliki akses ke email orang lain yang telah menerima teks yang sama.

Opsi BCC, yang berarti "dengan salinan buta", menyiratkan pengiriman pesan yang sama ke beberapa orang seperti dalam kasus CC, tetapi dengan kekhususan bahwa alamat email orang-orang yang telah menerima email yang sama tidak ditampilkan.

4. Tanggal

Sebagian besar layanan pesan elektronik memiliki fitur yang diaktifkan yang menunjukkan jam berapa dan hari apa pesan itu dikirim.

5. Konfirmasi yang diterima

Beberapa layanan memiliki fungsi yang memberi tahu Anda jika pesan terkirim telah diterima oleh orang yang dituju.

6. Tombol balas dan teruskan

Di header mungkin ada tombol yang bertuliskan "Balas", yang menyelamatkan kita dari keharusan menulis lagi alamat email orang yang mengirimi kami pesan untuk mengiriminya balasan, sedangkan tombol "Kirim Ulang" mengirim pesan yang sama lagi ke alamat yang sama atau ke orang lain jika kami telah menambahkan alamat baru dari surat.

7. perselingkuhan

Di "Subjek" adalah tempat editor email harus meletakkan judul atau topik yang terkait dengan isi pesan, atau jelaskan secara singkat alasan pengirimannya. Frasa ini akan memungkinkan orang yang menerimanya untuk mengetahui isi surat tersebut sebelum membukanya.

• Anda mungkin tertarik pada: "Teks Informatif: definisi, jenis dan karakteristik"

Jendela pengeditan pesan

Setelah header yang kita miliki we bagian di mana kita akan menulis isi pesan selain melampirkan file atau menandatangani jika kita mau.

8. Badan Pesan

Tubuh adalah bagian pesan yang disunting dan bisa sepanjang yang kita inginkan. Di situlah kita akan menulis semua alasan mengapa kita menulis dan apa yang ingin kita katakan kepada penerima pesan.

9. Mengedit bilah alat

Sebagian besar layanan pesan elektronik memiliki toolbar pengeditan yang diaktifkan, yang membuat bagian untuk menulis isi pesan memiliki fungsi yang mirip dengan pengolah kata konvensional. Berkat bilah ini kita dapat mengubah ukuran huruf, warna, font, garis bawah, membuat tebal, mengatur teks dalam poin ...

10. File-file terlampir

Opsional, pesan dapat disertai dengan lampiran, yaitu elemen multimedia atau dokumen lain dalam format yang berbeda, seperti PDF atau Word. File-file ini harus diunduh oleh penerima untuk membukanya dan mereka dapat dari semua jenis: foto, video, dokumen, folder, presentasi, trek musik, spreadsheet ...

Meskipun Anda dapat mengirim lebih dari satu dalam email yang sama, Anda harus memperhitungkan berapa banyak ruang yang tersedia menempati dan, jika melebihi kapasitas yang diizinkan melalui pos, mereka harus dibagi di tempat lain pesan.

Ada tombol untuk melampirkan dokumen di akhir jendela pengeditan pesan, di mana jika kita mengklik, sebuah jendela kecil akan muncul di mana kita dapat mencari file yang diinginkan di PC kita. Pilihan lainnya adalah dengan menyeret apa yang ingin kita lampirkan dan meletakkannya di badan pesan, di mana secara otomatis akan diunggah.

11. Perusahaan

Akhirnya, di bagian bawah email kami memiliki tanda tangan, fitur opsional yang dapat diprogram sebelumnya. Tanda tangan ini dapat mencakup nama kami, alamat email, nama organisasi tempat kami bekerja, selain membubuhkan tanda tangan yang dipersonalisasi dengan frasa dan emotikon.

Disarankan untuk menggunakan ruang ini untuk meletakkan informasi yang sama dengan kartu nama, terutama card mencantumkan nama, kontak telepon, posisi dan perusahaan tempat Anda bekerja jika berupa email profesional.

Aspek penting dalam isi pesan

Bagian dari email kita yang paling banyak mengirimkan informasi, tanpa diragukan lagi, adalah isi pesan. Penting untuk mempertimbangkan serangkaian aspek yang harus diperhatikan saat menulis email, terutama jika pesan yang akan kita kirim adalah untuk seseorang yang penting dan memerlukan pendaftaran yang lebih formal.

1. Salam pembuka

Salam adalah bagian pertama dari pesan dan sangat penting untuk hadir jika itu formal, karena ini adalah hal pertama yang akan dibaca oleh penerima kami. Ekspresi yang kita gunakan untuk memulai teks pesan akan sangat bergantung pada siapa kita berbicara.

Beberapa ekspresi formal yang dapat kita gunakan adalah:

• Tuan-tuan yang terhormat
• Presiden yang terhormat
• Bapak/Ibu yang terhormat.
• Yang terhormat

Ekspresi yang kurang formal adalah:

• Halo semuanya!
• Halo nama
• Salam pembuka,
• Selamat pagi/siang/sore

2. Isi pesan

Setelah menyapa kami mulai began jelaskan ide atau alasan luas mengapa kami berbicara kepada penerima kami our. Di sini Anda menunjukkan semua yang ingin Anda sampaikan kepada orang yang Anda kirimi pesan. Seperti yang telah kami komentari, ekstensinya sangat bervariasi dan tergantung pada konteks dan apa yang ingin Anda komunikasikan.

Dalam hal email kantor, disarankan agar pesan ini singkat dan padat, mencapai intinya secepat mungkin tetapi tetap menjaga catatan formal dan ramah, terutama jika kita berbicara dengan kita bos.

Terlepas dari registri yang kami gunakan, penting untuk menjaga tata bahasa, tanda baca, ejaan, dan aspek kecukupan lainnya. Kita mungkin berbicara dengan teman atau seseorang yang sangat kita percayai, tetapi untuk memastikan bahwa kita saling memahami dengan benar, sangat penting untuk memperhatikan aspek-aspek ini.

3. dipecat

Terakhir, di bagian akhir isi pesan kita bisa mengucapkan selamat tinggal, terutama jika itu adalah pesan formal atau yang ditujukan kepada seseorang yang penting. Ini sangat penting bahwa pesan diakhiri dengan penutup yang baik, sesuai dengan catatan dan konteks tertentu. Perpisahan ini harus diberikan setelah membicarakan semua poin yang diinginkan.

Beberapa ekspresi perpisahan adalah:

• Pertama-tama, Terima kasih.
• salam Hormat
• dengan hormat,
• Hormat kami,
• Terima kasih atas waktunya.
• Sampai jumpa.
• Sampai jumpa lagi.
• keinginan terbaik saya.

Direkomendasikan agar nama pengirim diberikan dalam ucapan selamat tinggal, meskipun ini mungkin tidak diperlukan tergantung pada situasinya. Misalnya, jika itu adalah pertukaran email yang konstan, di mana Anda membalas pesan sebelumnya dan percakapan telah dibuat dalam bentuk utas, tidak perlu mencantumkan nama semua pesan.

Referensi bibliografi:

• Kamus Anda (s. f.) Bagian Dasar dari Pesan dan Alamat Email. Kamus Anda. Diambil dari: https://reference.yourdictionary.com/resources/basic-parts-of-an-email-message-and-address.html
• Sintaksis. (s.f.) Anatomi pesan email. Di Syntaxis.com. Diambil dari https://www.syntaxis.com/anatomy-of-an-email-message