Cara mengatur waktu Anda dengan lebih baik di tempat kerja: 12 tips (dan apa yang harus dihindari)

Telah terjadi pada kita semua bahwa kita memiliki banyak pekerjaan yang harus dilakukan dan tampaknya tidak ada cukup waktu untuk menyelesaikannya. "Buff, saya tidak punya waktu ..." kami berkata pada diri sendiri tetapi, mari kita hadapi itu, kita semua memiliki 7 hari yang sama dengan 24 jam masing-masing. Masalahnya bukan karena tidak ada waktu, itu karena kita merencanakannya dengan buruk.

Bagaimana mengatur waktu dengan lebih baik di tempat kerja adalah pertanyaan yang ditanyakan oleh semua pekerja keras pada diri kita sendiri dan kemudian kita akan melihat strategi untuk mencapai ini, serta bagaimana mencegah jam kita memudar semulus biji-bijian dalam jam pasir.

• Artikel terkait: "Psikologi kerja dan organisasi: profesi dengan masa depan"

Bagaimana mengatur waktu Anda dengan lebih baik di tempat kerja dan berkinerja lebih baik

Minggu kami memiliki 7 hari dan masing-masing memiliki 24 jam, tidak lebih, tidak kurang. Waktu adalah sama untuk semua orang dalam hal kuantitas, tetapi tidak dalam penggunaannya.

Beberapa berhasil melakukan semua tugas yang harus mereka lakukan tanpa kehilangan waktu untuk mendedikasikan waktu luang dan keluarga mereka, sementara yang lain menyelesaikan kewajiban mereka sangat terlambat.. Mengapa? Apa yang membedakan satu dengan yang lain? Kunci dari semua ini adalah betapa berbedanya kita dalam mengatur waktu kerja kita.

Dalam masyarakat tempat kita hidup, sangat penting untuk mengatur waktu, karena setidaknya kita kekurangan kita mulai membebani, merasa stres dan memperhatikan bagaimana semua yang ingin kita lakukan harus membatalkan.

Kewajiban kerja ada di depan hobi, keluarga, teman, dan aktivitas kita lainnya menyenangkan, yang berarti bahwa semakin lama kita melakukan pekerjaan kita, semakin sedikit kita akan menikmatinya waktu luang. Manajemen waktu yang buruk membuat kita frustrasi dan membuat kita merasa seperti kehilangan hidup kita.

Cara mengatur waktu dengan lebih baik di tempat kerja adalah sesuatu yang diinginkan banyak orang tetapi hanya sedikit yang mendapatkannya. Tidak ada misteri yang tidak bisa dipahami, ini hanyalah masalah belajar untuk mengatur. Tentu saja, selalu ada kejadian yang tidak terduga, tetapi sebagian besar jam yang kita lihat berlalu adalah waktu yang, jika digunakan dengan baik, akan memungkinkan kita untuk menyelesaikan tugas pekerjaan kita sesegera mungkin.

Cara untuk mengatur waktu dengan lebih baik

Selanjutnya kita akan melihat kita akan melihat beberapa tips dan strategi untuk mendapatkan hasil maksimal dari waktu di tempat kerja, untuk Dengan demikian, kita memiliki lebih banyak aktivitas menyenangkan yang ingin kita lakukan setelah kita menyelesaikan kewajiban kerja kita.

1. Gunakan agenda

Agenda memungkinkan kita untuk mengatur waktu dalam jangka menengah dan panjang, menempatkan tanggal-tanggal penting dan mengingatnya dengan baik. Baik dalam format digital maupun fisik, yang penting kita punya satu untuk mengatur tugas dan merencanakan dengan baik ketika kita harus menyampaikan laporan atau memenuhi tenggat waktu kita. Kita harus selalu memilikinya, untuk menuliskan semua komitmen kita dan sering berkonsultasi. Jangan mempercayai ingatan kita karena, sebanyak yang kita pikir itu sempurna, ternyata tidak.

2. Tetapkan waktu tertentu untuk tugas

Jika kita bekerja tanpa lelah dan terus menerus, cepat atau lambat akan muncul kelelahan fisik dan mental, yang akan menghalangi kita untuk tampil dengan baik. Untuk alasan ini, perlu untuk menetapkan waktu tertentu untuk setiap aktivitas dan meninggalkan waktu luang di antara tugas-tugas, meskipun itu sangat singkat. Ini bisa jadi kontradiktif, tetapi mengingat bahwa lebih dari 50 menit sulit untuk Mari tetap fokus, istirahat sejenak bisa menyegarkan kita dan membuat kita tetap bekerja memuaskan.

Yang ideal adalah memasukkan jadwal kita ketika mereka mulai melakukan setiap tugas yang telah diberikan kepada kita dan kapan kita harus istirahat sejenak.. Kita dapat mengandalkan metode Pomodoro, bekerja 25 menit (1 pomodoro) atau 50 (2 pomodoro) dan kemudian istirahat 5 menit di antara periode. Dengan cara ini kita akan dapat bergerak maju tanpa merasa lelah, menjalankan fungsi-fungsi yang harus kita kembangkan dengan baik.

3. Menentukan tujuan

Sangat disarankan untuk menetapkan tujuan harian, mingguan, dan bahkan bulanan. Strategi ini adalah pilihan yang sangat baik untuk melakukan pekerjaan pendek dengan benar, dan juga memotivasi kita untuk melihat seberapa banyak yang kita capai. Tujuan ini harus ambisius, tetapi juga realistis dan dapat dicapai karena, jika tidakKetika kita melihat bahwa kita tidak mematuhinya, kita akan kehilangan motivasi. Tujuan yang akan ditetapkan harus jangka pendek, menengah dan panjang.

• Anda mungkin tertarik pada: "Pemicu tindakan: apa itu dan bagaimana pengaruhnya terhadap perilaku"

4. Prioritaskan tugas

Tidak semua tugas sama pentingnya. Kita harus mulai dengan yang paling penting, prioritas tertinggi. Tidak masalah urutan di mana kita memprioritaskan sesuatu, Yang penting kita melakukannya karena menyelesaikan hal yang paling penting lebih cepat berarti kita akan memiliki waktu luang terlebih dahulu.

Apa pun yang kecil atau tidak mendesak untuk diperbaiki bisa menunggu. Sehubungan dengan ini, penting untuk mengetahui jam kinerja terbaik kita, jam-jam yang paling baik bagi kita kami berkonsentrasi, untuk melakukan tugas-tugas yang membutuhkan sumber daya paling banyak dengan efisiensi sebesar mungkin dan tanpa kesalahan. Yang paling tidak penting adalah lebih baik meninggalkannya pada saat kinerja kita tidak terlalu tinggi, biasanya setelah makan atau terlambat di hari kerja.

5. Mulai setidaknya bagus

Dalam banyak kesempatan, kita meninggalkan apa yang paling tidak ingin kita lakukan sampai yang terakhir dan itu adalah kesalahan besar. Yang terbaik yang bisa kita lakukan adalah melakukan apa yang merupakan minuman buruk sesegera mungkin karena dengan begitu, kita akan menyingkirkannya sebelum dan lebih banyak lagi yang bisa kita nikmati sepanjang hari. Jika kita menyingkirkan apa yang membuat kita stres terlebih dahulu, hal-hal lain yang harus dilakukan akan lebih mudah dilakukan.

6. Bagi waktu menjadi blok

Strategi yang sangat baik untuk memanfaatkan dan mengatur waktu secara efisien adalah dengan membagi hari kerja menjadi beberapa blok. Jika kita harus melakukan tugas yang rumit, yang sekilas membuat kita sangat enggan untuk memulainya, kita selalu dapat memecahnya menjadi tugas-tugas yang lebih sederhana, diatur sedemikian rupa sehingga setiap langkah kecil adalah Muka. Dengan mengubah tugas yang kompleks menjadi beberapa tugas yang lebih sederhana, kita dapat mengoptimalkan sumber daya, menghemat waktu, dan mengatur waktu dengan lebih baik..

7. Beri diri Anda hadiah

Meskipun kita tidak boleh menyalahgunakan, kita dapat menghargai diri sendiri karena melakukan pekerjaan rumah. Kita bisa memberi diri kita hadiah kecil seperti, misalnya, memiliki sebatang cokelat di akhir laporan, membaca buku yang kita sukai selama setengah jam, menonton video yang menarik bagi kita... Hadiah kecil ini akan mendorong dan memotivasi kita untuk melakukan dan menyelesaikan tugas yang harus kita lakukan we.

8. Mengatur lingkungan kerja yang baik

Tempat kita bekerja sangat penting, lebih dari yang kita pikirkan. Sebisa mungkin, kita harus bekerja di tempat dengan meja yang bagus, kursi yang nyaman, pencahayaan yang baik, dan tanpa banyak gangguan.. Kami dapat memberikan sentuhan pribadi untuk membuatnya nyaman tetapi selalu memastikannya rapi dan tertata dengan baik. Sebuah meja yang penuh dengan kertas, dengan peralatan kantor yang benar-benar berantakan, adalah lingkungan yang menghalangi kita untuk berkonsentrasi pada tugas-tugas kita.

9. Tetapkan batas

Menghabiskan beberapa jam berturut-turut melakukan hal yang sama, tanpa bangkit dari kursi atau sedikit meregangkan kaki, sangat buruk bagi kesehatan dan produktivitas kita. Kami tidak akan melakukan hal-hal yang lebih baik dengan bekerja lebih lama. Jika kita melihat bahwa suatu tugas membebani kita terlalu banyak atau bahwa kita mudah terganggu, mari luangkan waktu, baik mengubah tugas untuk sementara atau langsung beristirahat. Bukannya kita meninggalkan apa yang kita lakukan, tetapi kita harus membiarkannya dalam keadaan stand-by untuk sementara waktu..

• Anda mungkin tertarik pada: "Hukum Parkinson: Mengapa Kita Mengambil Lebih Lama Semakin Lama Kita Memiliki"

10. Hindari multitasking

Tetapi dengan cara yang sama seperti membiarkan tugas setengah selesai untuk sementara waktu, kita seharusnya tidak berpikir bahwa kita akan bekerja dengan baik jika kita terus-menerus melompat dari satu tugas ke tugas lainnya. Berkonsentrasi adalah sesuatu yang membutuhkan waktu, jadi kita tidak bisa mendedikasikan diri untuk melakukan dua tugas secara bergantian pada saat yang sama, karena satu-satunya hal yang akan kita capai adalah cepat lelah dan membutuhkan waktu dua kali lebih lama untuk lakukan mereka. Multitasking adalah musuh terburuk dari manajemen yang efisien cuaca. Kinerja jauh lebih tinggi ketika kita fokus pada satu tugas.

11. Jangan takut untuk mengatakan tidak

Penting untuk belajar mengatakan tidak ketika kita tidak bisa melakukan sesuatu karena kita sudah memiliki banyak pekerjaan. Terkadang rekan kerja kita berusaha menyembunyikan kewajibannya dari kita, atau bahkan atasan kita menyalahgunakannya situasi dan memberi kita tugas yang tidak mungkin kita selesaikan hari ini tanpa mengorbankan sebagian waktu kita Gratis. Kadang bisa diterima, tapi selalu berlebihan. Jika kita melihat bahwa mereka meminta terlalu banyak dari kita, kita tidak perlu takut untuk mengatakan tidak.

12. Delegasikan ke pihak ketiga

Terkadang kita bisa merasakan bahwa situasinya membuat kita kewalahan, apalagi jika kita diberi banyak tugas, lebih dari yang kita harapkan. Penting untuk menghindari stres dan mendelegasikan beberapa tugas kita kepada rekan kerja atau bawahan, tanpa menyalahgunakan kepercayaan atau berlebihan atau memberinya tugas yang belum pernah dia terima. Pertanyaannya bukan untuk menempatkan orang lain untuk melakukan bagian kita, tapi ya mengirim kegiatan yang sulit untuk kita lakukan sepenuhnya sendiri.

Apa yang menyita waktu: kesalahan dan gangguan di tempat kerja

Sekarang kita telah melihat 12 tips untuk belajar mengatur waktu dengan lebih baik di tempat kerja, saatnya telah tiba untuk melihat apa yang menyita waktu kita. Ada beberapa kesalahan dan pengecoh yang menghambat kinerja baik kita selama di tempat kerja, pencuri waktu yang, jika terdeteksi, akan membuat kita mengatur hari kita dengan cara terbaik tenaga kerja.

1. Gangguan

Jelas bahwa interupsi adalah yang paling merusak organisasi waktu kita. Sedikit saja ada sesuatu yang mengganggu kita, konsentrasi kita hilang, menyebabkan kami membutuhkan beberapa menit berharga untuk fokus pada apa yang kami lakukan lagi. Semakin lama kita mendapatkan kembali konsentrasi, semakin lama kita akan kembali produktif dan, juga, kita menghadapi risiko tertentu untuk membuat lebih banyak kesalahan.

2. Telepon genggam

Telepon membutuhkan waktu dan banyak. Entah untuk bergosip tentang hal terbaru yang dipasang seseorang di Instagram, apa yang teman kita tulis kepada kita di WhatsApp atau beberapa panggilan dari kerabat, ponsel mengalihkan perhatian kita dan mencegah kita menjadi efisien dan tentu saja, semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk membuat sesuatu.

Ide yang bagus adalah mematikan ponselNamun, mengingat bahwa kita hidup dalam masyarakat yang sangat terhubung dan kita sangat bergantung padanya, hal terbaik yang harus dilakukan adalah Yang bisa kita lakukan adalah memindahkannya dari bidang penglihatan kita sehingga, dengan demikian, kita hanya mengingatnya ketika itu Mari kita lihat. Juga sangat penting untuk membiarkannya diam dan menjelaskan kepada keluarga dan teman-teman kita bahwa jika tidak memberi tahu kita tentang urgensi nyata bahwa mereka tidak menelepon kita.

3. Tunda tugas

Menunda tugas yang tidak menyenangkan atau rumit adalah hal terburuk yang bisa kita lakukan karena semakin banyak waktu berlalu, semakin sedikit kita harus melakukannya dan semakin banyak biaya yang harus kita keluarkan untuk melakukannya dengan baik ketika kita memutuskan untuk melakukannya. Yang terbaik yang bisa kita lakukan, seperti yang telah kita sebutkan sebelumnya, adalah melakukannya dengan benar pada saat pertama hari itu karena dengan cara itu kita menyingkirkan minuman buruk sesegera mungkin.

Lanjut

Jika kita ingin mengatur waktu dengan lebih baik di tempat kerja, penting bagi kita untuk mengetahui apa yang harus kita lakukan lakukan, susun tugas menjadi aktivitas kecil yang mudah dan cepat dilakukan dan mulai setidaknya nyaman. Sangat penting untuk mempertimbangkan jam berapa dalam sehari kita paling produktif dan menempatkan yang paling sederhana dan paling banyak kurang penting di tempat-tempat yang lebih sulit bagi kita untuk berkonsentrasi, seperti setelah makan atau di penghujung hari tenaga kerja.

Gangguan, terutama interupsi dan telepon seluler, paling menyakiti Anda ke manajemen waktu kita karena semakin sering kita kehilangan konsentrasi, semakin kurang produktif kita akan menjadi. Sangat penting untuk bekerja di ruangan yang nyaman, di mana kita terisolasi dari gangguan yang tidak mendesak dan kita sangat jelas kapan waktu yang paling tepat untuk menggunakan ponsel. Orang yang kita cintai harus tahu dari jam berapa sampai jam berapa kita bekerja, memberi tahu mereka bahwa mereka tidak boleh menelepon kita kecuali untuk sesuatu yang sangat penting.

Referensi bibliografi:

• Allen, D (2001). Menyelesaikan sesuatu: Seni Produktivitas Bebas Stres. New York: Viking. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Fiore, N.A. (2006). Kebiasaan Sekarang: Program Strategis untuk Mengatasi Penundaan dan Menikmati Permainan Tanpa Rasa Bersalah. New York: Grup Penguin. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Le Blanc, R (2008). Mencapai Tujuan Menjadi Mudah! Alat penetapan tujuan praktis & teknik manajemen waktu yang terbukti. Maarheeze: Pelatihan Cranendonck. ISBN 978-90-79397-03-7.