15 fungsi kantor (dan karakteristiknya)

Dalam setiap organisasi perlu dilakukan serangkaian kegiatan agar perusahaan dapat maju, selain mampu memenuhi tujuan yang diusulkan dan menawarkan produk dan layanan yang menjadi spesialisasinya.

Meskipun kita dapat berbicara tentang ratusan fungsi yang dilakukan dalam sebuah perusahaan, kenyataannya hanya ada dua minggu jika kita mengelompokkannya ke dalam fungsi yang lebih umum.

Selanjutnya kita akan menemukan apa itu fungsi kantor utama dan apa pentingnya bagi seluruh organisasi mana pun.

• Artikel terkait: "Psikologi kerja dan organisasi: profesi dengan masa depan"

15 fungsi kantor (fitur dan ruang kerja)

Di setiap organisasi ada beberapa karyawan yang menjalankan fungsi yang berbeda. Masing-masing dari mereka terspesialisasi dalam bidangnya, yang mungkin memerlukan beberapa jenis pelatihan yang kurang lebih tinggi dan diperlukan untuk menjalankan fungsi yang mereka lakukan dalam organisasi. Fungsinya sangat beragam, menangani aspek-aspek seperti administrasi, inventaris, manajemen keuangan, seleksi karyawan atau distribusi surat.

Organisasi dapat digambarkan sebagai organisme di mana jika salah satu bagiannya tidak berfungsi dengan baik, keseluruhannya akan gagal atau kurang berfungsi. Itulah mengapa sangat penting bagi pekerja perusahaan untuk menguasai keterampilan yang diharapkan dari mereka saat melaksanakan tugas ditugaskan kepada mereka, memanfaatkan komunikasi lisan yang baik, keterampilan organisasi, menulis dokumen dan pengetahuan tentang otomatisasi kantor. Semua keterampilan ini berhubungan dengan 15 fungsi kantor teratas yang akan kita lihat di bawah ini.

1. Perencanaan

Perencanaan berada di urutan teratas daftar kami karena ini adalah tugas terpenting dalam sebuah organisasi. Ini menyiratkan mendefinisikan metode dan struktur organisasi apa yang akan dilakukan di perusahaan, dengan jelas menetapkan rencana bisnis yang diharapkan.

Meskipun ada alat teknologi yang membantu menentukan metode yang digariskan dalam rencana bisnis dan mendistribusikan tugas di antara anggota staf, sangat penting bahwa perencanaan. Jika Anda tidak memulai dengan langkah yang benar, sulit untuk mencapai tujuan bisnis yang ingin dicapai organisasi.

Orang-orang yang bertugas melaksanakan perencanaan harus memiliki visi bisnis yang jelasSelain mengetahui secara mendalam apa hierarki dalam perusahaan dan kekuatan dan kelemahan anggota yang diyakini memadai untuk tujuan yang diminta dari mereka.

2. Redaksi dokumen

Banyak yang tertulis di setiap kantor. Salah satu tugas yang paling memakan waktu bagi pekerja perusahaan adalah menulis laporan dan dokumen seperti transkripsi percakapan dan rapat penting, selain meninggalkan notulen diri. Aspek-aspek seperti inspeksi dan tinjauan inventaris juga dibuat dan dicatat.

Dalam pembuatan dokumen Ini juga mencakup pengembangan panduan dan protokol untuk membantu pekerja, pemula dan veteran, untuk memahami apa yang harus mereka lakukan dalam setiap kursus atau tugas yang diminta dari mereka. Mereka juga dapat merinci aspek-aspek seperti latar belakang, kemajuan, hasil, keuntungan dan kerugian menerapkan satu metode atau yang lain dalam situasi konkret yang sangat penting bagi perusahaan.

• Anda mungkin tertarik pada: "Psikologi memberi Anda 6 tips untuk menulis lebih baik"

3. Menghadiri rapat

Apa itu perusahaan tanpa pertemuan bisnis yang terkenal? Di setiap organisasi, pertemuan diadakan antara anggota tim kerja, di mana: bertukar ide, berbagi presentasi, menyajikan laporan dan laporan tentang proyek yang sedang berlangsung.

Pertemuan-pertemuan ini diadakan dengan tujuan untuk menempatkan sudut pandang yang sama dan menyelaraskan pandangan mereka untuk pencapaian tujuan atau penyelesaian proyek tertentu. Mereka mencoba untuk menetapkan arah yang harus diikuti pekerja untuk bekerja menuju tujuan yang sama, dengan cara yang terkoordinasi dan tanpa perlu mengulangi tugas di antara mereka. Untuk alasan ini, rapat menetapkan peran, tugas, dan tenggat waktu untuk masing-masing.

Apa yang dikomentari dalam rapat dicatat dalam risalah atau risalah untuk diajukan. Frekuensi, durasi, dan aspek yang akan dibahas ditentukan oleh organisasi itu sendiri dan peserta rapat. Misalnya, ada perusahaan yang rapat diadakan setiap hari, sedangkan di perusahaan lain diadakan setiap minggu, dua mingguan, bulanan... Frekuensi pertemuan akan tergantung pada kebutuhan masing-masing perusahaan dan apa yang dibahas di dalamnya.

• Anda mungkin tertarik pada: "6 jenis komunikasi organisasi"

4. Penjadwalan rapat

Pertemuan, secara langsung atau online, hanyalah puncak gunung es. Di balik masing-masing dari mereka ada banyak persiapan, investasi waktu dan sumber daya untuk memperjelas apa yang akan dibicarakan atau apa yang akan dilakukan di dalamnya.

Ini mungkin tampak sederhana, tetapi berhenti menjadi seperti itu jika kita berpikir bahwa siapa pun yang bertanggung jawab untuk menjadwalkan pertemuan seperti itu harus mengetahui proyek yang akan dibahas, siapa saja yang berminat hadir dan jam berapa mereka dengan baik.

Menjadwalkan rapat tidak hanya berarti menentukan tempat, waktu, dan peserta, tetapi juga pastikan peserta dapat hadir dan waktu yang dipilih tidak bertepatan dengan tugas atau rapat lain yang lebih penting. Selain itu, ini melibatkan memutuskan apakah topik yang ingin Anda bicarakan cukup penting untuk dibahas dalam a pertemuan, baik secara langsung atau online, karena tidak ada yang ingin mengadakan pertemuan untuk hal-hal yang dapat didiskusikan melalui obrolan atau email elektronik.

• Anda mungkin tertarik pada: "Manajemen waktu: 13 tips untuk memanfaatkan jam-jam dalam sehari"

5. Ulasan email organisasi

Fungsi kantor lainnya adalah memeriksa email organisasi. Awalnya terdengar sederhana, tampaknya hanya melibatkan pembukaan email yang kami terima dari berbagai level perusahaan tempat kami bekerja. Namun, kenyataannya adalah bahwa itu adalah salah satu kegiatan yang dapat membawa kita paling lama, dan ada penelitian yang menunjukkan bahwa rata-rata kita menghabiskan rata-rata 20,5 jam per minggu melakukan tugas ini.

Email yang dikirim oleh perusahaan kami harus dibaca secara mendalam, menunjukkan aspek-aspek penting bahwa bos atau kolega kami memberi tahu kami dan perhatikan bahwa tidak ada pesan yang salah tempat penting. Kita juga harus menjawabnya, karena tidak terlalu profesional atau ramah untuk tidak memberikan jawaban terima kasih atau komentar sekecil apa pun bahwa kami telah menerima pesan seperti itu dari atasan dan a bawahan.

• Artikel terkait: "11 bagian email (dijelaskan dan dengan contoh)"

6. Distribusi surat perusahaan

Distribusi surat di perusahaan adalah tugas di mana pelatihan ekstensif tidak diperlukan, meskipun melibatkan banyak tanggung jawab. Anda harus memiliki rasa urgensi yang besar, organisasi yang baik dan mengetahui semua departemen, kantor, dan posisi penting di dalam perusahaan untuk menyampaikan informasi kepada orang-orang yang nyaman bagi Anda dan sesegera mungkin.

Dokumen dan item lain yang mungkin ditunggu oleh karyawan organisasi Anda termasuk faktur vendor, surat tanggapan dari badan pemerintah, kartu kredit, desain, folio, perangkat elektronik seperti kartu grafis dan materi sepupu.

7. Logistik

Logistik Hal ini berkaitan dengan pengangkutan semua barang yang berhubungan dengan perusahaan, baik kedatangannya di perusahaan maupun keberangkatannya kepada orang lain dan penyimpanan..

Fungsi ini juga termasuk berinteraksi dengan penyedia sehingga kita dapat mengeluarkan bahan baku penting dalam pembuatan produk dan layanan yang ditawarkan oleh organisasi. Siapa pun yang menangani logistik bertujuan untuk memastikan perusahaan memiliki semua yang dibutuhkan untuk menjaga produksi tetap berjalan.

8. Menjawab panggilan

Telepon terus menjadi salah satu alat komunikasi yang paling banyak digunakan dan dunia bisnis tidak asing dengan ini. Menjawab panggilan adalah fungsi mendasar dalam organisasi mana pun, karena cara Anda berkomunikasi dengan klien, pemasok, atau di antara rekan kerja Anda sendiri.

Fungsi ini tidak sesederhana kedengarannya. Untuk menjalankannya dengan benar, diperlukan tingkat protokol tertentu karena, terutama untuk klien potensial, ini adalah bentuk kontak pertama bagi banyak dari mereka, baik mereka yang menelepon perusahaan maupun mereka yang dipanggil untuk memberi tahu mereka tentang penawaran mereka (telemarketer). Aturan kesopanan harus dihormati, nada kelembagaan harus dipertahankan dan volume suara dan kosa kata harus dipantau.

Siapa pun yang bertanggung jawab atas telepon harus menyadari apa yang dikatakan orang yang berbicara dengan mereka, baik itu pemasok atau pelanggan. Selama fungsi ini dilakukan, telemarketer harus menuliskan berapa banyak informasi yang lebih baik terkait dengan lawan bicaranya., untuk memperluas database kontak perusahaan dengan pelanggan potensial atau pemasok yang menarik.

• Artikel terkait: "Sekolah administrasi kuantitatif: apa itu, dan karakteristiknya"

9. Dukungan Pelanggan

Pelayanan pelanggan terdiri dari melayani pelanggan secara fisik sehubungan dengan pertanyaan dan keraguan yang mereka miliki tentang layanan atau produk yang ditawarkan oleh organisasi.

Ini adalah salah satu fungsi yang paling sensitif di perusahaan, karena tergantung pada perlakuan yang diberikan kepada Pelanggan dan seberapa efektif untuk menyelesaikan keraguan atau keluhan mereka tentang produk atau layanan, mereka akan puas atau tidak.

• Anda mungkin tertarik pada: "12 trik psikologis yang digunakan supermarket untuk membuat Anda menghabiskan lebih banyak uang"

10. Organisasi berkas

Organisasi file adalah aspek kunci dalam perusahaan, apakah itu dilakukan dalam format kertas atau digital.

Dengan satu atau lain cara, Semua aktivitas di perusahaan menghasilkan beberapa jenis dokumen yang harus disimpan seperti faktur, notulen, nota, notulen, laporan penjualan, laporan tercetak ... Informasi ini harus dikatalogkan, diarsipkan dan dijaga, tergantung pada tingkat kepentingannya dan jika mungkin untuk dikonsultasikan di masa mendatang.

11. Mencetak dan menyalin dokumen

Mencetak dokumen hanya itu, mencetak file yang diperlukan untuk memilikinya dalam format fisik dan bawa mereka ke pekerja yang tepat.

Fungsi ini digabungkan dengan pengorganisasian file, karena mungkin juga diperlukan untuk mencetak dokumen pra-disimpan secara digital untuk salinan fisik pengganti dan simpan di situs sesuai.

12. Pilihan staf

Tidak ada perusahaan yang mempertahankan pekerjanya secara permanen, baik karena mereka sendiri yang memutuskan untuk keluar, dipecat atau mati begitu saja. Orang-orang datang dan pergi, dan Anda perlu merekrut karyawan baru agar mereka dapat bekerja sebaik mungkin. Seleksi personel terdiri dari memilih pekerja masa depan dari antara kandidat yang mungkin.

Tugas yang berkaitan dengan perekrutan kita harus mewawancarai kandidat, melihat resume mereka, menyelidiki sidik jari mereka dan memastikan bahwa referensi mereka benar.

• Artikel terkait: "Pemilihan personel: 10 kunci untuk memilih karyawan terbaik"

13. Inventaris

Fungsi inventaris Ini melibatkan mencari tahu sumber daya apa yang dimiliki perusahaan dan jika memerlukan objek atau elemen tertentu untuk dapat menjalankan fungsinya dengan benar. Pengambil inventaris bertanggung jawab untuk mencari tahu apakah perlengkapan kantor, peralatan, perabotan, perlengkapan kebersihan, atau barang lainnya hilang.

Ini juga merupakan bagian dari inventaris untuk menginformasikan tentang pendapatan dan pengeluaran sumber daya, seperti kegagalan atau kerusakan yang telah memiliki beberapa di antaranya atau jika ada kecurigaan bahwa ada pekerja yang mengambil perlengkapan kantor ke rumah. Semua ini akan dicatat dalam laporan yang merinci situasi sumber daya dan kemungkinan kebutuhan yang terjadi dalam menghadapi kelangkaan, jika ada.

14. Manajemen keuangan

Manajemen keuangan terdiri dari memastikan bahwa uang yang ditangani oleh organisasi memenuhi siklus hidup yang diharapkan, membeli dan menjual produk dan layanan yang dibutuhkan dan ditawarkan perusahaan serta berinvestasi dengan bijak. Ini juga berarti menyimpan semua faktur, mengirimkannya ke orang yang tepat, mendaftarkannya dan melakukan pembayaran administratif yang diperlukan.

15. Administrasi

Yang kami maksud dengan administrasi adalah masalah yang lebih terkait dengan dokumen, seperti masalah hukum dan birokrasi. Perusahaan perlu mengetahui dengan baik aspek hukum apa yang harus dipatuhi, selain mempertimbangkan model dan dokumen untuk diisi dan diserahkan kepada administrasi negara untuk mengkonfirmasi bahwa kegiatan mereka adalah hukum.