Komunikasi bisnis: jenis, karakteristik, dan kesalahan umum

Kita hidup dalam masyarakat di mana sebagian besar pasar tenaga kerja dikonfigurasi berdasarkan lingkungan bisnis. Baik itu perusahaan multinasional besar, UKM, bisnis keluarga atau bahkan layanan individu, semuanya harus memperhitungkan elemen penting itu untuk kelangsungan hidupnya adalah koherensi dalam organisasi dan komunikasi antara bagian-bagiannya untuk bergabung dan menuju suatu tujuan umum.

Dalam pengertian ini, kita dapat menegaskan bahwa Komunikasi bisnis adalah salah satu elemen kunci ketika sebuah organisasi, terutama jika memiliki kompleksitas tertentu, berfungsi dengan baik dan dapat beradaptasi dan bertahan. Dan tentang komunikasi seperti itulah yang akan kita bicarakan di sepanjang artikel ini.

• Artikel terkait: "Psikologi kerja dan organisasi: profesi dengan masa depan"

Apa itu komunikasi bisnis?

Komunikasi bisnis dipahami sebagai serangkaian proses yang dilakukan oleh perusahaan atau bagian darinya untuk membuat perjalanan perusahaan informasi, baik secara internal antara berbagai departemen atau posisi perusahaan dan jika kita berbicara tentang komunikasi perusahaan dengan Eksterior.

Penting untuk diingat bahwa, sebagai aturan umum, komunikasi semacam itu tidak hanya menyiratkan kemampuan untuk mengeluarkan informasi, tetapi juga mencakup fakta penerimaannya: kita menghadapi pertukaran data yang saling menguntungkan.

Komunikasi bisnis yang baik membantu semua anggota perusahaan untuk tetap termotivasi dan bahwa tindakan dapat diketahui, mengurangi ketidakpastian baik pekerja maupun pemimpin mengenai keadaan sama. Ini juga memfasilitasi interaksi dan meningkatkan lingkungan kerja, selain meningkatkan produktivitas dan memungkinkan Anda untuk bereaksi lebih optimal terhadap segala kemungkinan.

Tujuan umum

Tujuan komunikasi bisnis mudah dimengerti. Secara internal, di satu sisi, memungkinkan dihasilkannya organisasi yang koheren dan informasi serta hasil yang diperoleh oleh departemen atau pekerjanya yang berbeda, serta agar tujuan dan visi perusahaan dapat dihasilkan dan ditransmisikan.

Juga memfasilitasi pemahaman tentang apa yang diharapkan dari setiap pekerja, serta pemahaman tentang realitas yang harus dihadapi masing-masing. Ini juga memudahkan setiap orang untuk bekerja ke arah yang sama, dan bagi mereka untuk mempelajari cara-cara baru dalam melaksanakan tanggung jawab mereka sendiri.

Pada tingkat komunikasi dengan dunia luar, komunikasi bisnis sangat penting untuk menghubungi lingkungan dan menghasilkan citra positif dari perusahaan itu sendiri, serta untuk menganalisis target audiens dan menilai mereka kebutuhan. Ini juga memungkinkan Anda untuk belajar menarik klien potensial dan menilai perubahan yang melekat dalam masyarakat yang dinamis dan cair di mana kita hidup, sesuatu yang mendasar untuk mengantisipasi dan menghadapi kemungkinan kesulitan dan mampu beradaptasi dengan setengah.

Agar komunikasi menjadi efisien, perlu bagi perusahaan itu sendiri untuk membuat saluran yang efektif untuk itu juga. karena meningkatkan transmisi informasi dengan tindakannya, menghasilkan sarana untuk berkomunikasi dan Selain itu aktif bekerja sehingga tidak ada ketidakpastian mengenai apa yang diminta dan dicari dalam organisasi.

Penting juga untuk bekerja pada aspek formal dan informal, serta menilai kebutuhan dan pemikiran para pekerja yang berbeda. Empati juga penting, serta pengaturan dan perencanaan mekanisme komunikasi yang baik.

• Anda mungkin tertarik: "Identitas perusahaan: apa itu dan bagaimana mendefinisikan organisasi"

Berbagai jenis komunikasi bisnis

Tidak semua perusahaan dan organisasi berkomunikasi dengan cara yang sama, dan ada tipologi dan klasifikasi komunikasi bisnis yang berbeda berdasarkan berbagai kriteria.

1. Internal dan eksternal

Yang pertama adalah yang membedakan antara komunikasi internal dan eksternal, yang pertama adalah komunikasi yang terjadi antara departemen dan pekerja yang berbeda dari perusahaan itu sendiri dan yang kedua ditujukan untuk menjalin komunikasi dengan setengah.

2. Dua arah dan satu arah

Demikian juga, kita juga dapat menemukan gaya komunikasi bisnis dengan tingkat interaktivitas yang lebih besar atau lebih kecil, dapat ditemukan dari yang paling umum. komunikasi dua arah di mana pengirim dan penerima berinteraksi dan bertukar informasi sampai satu arah di mana hanya satu pesan yang dikirim, umumnya dari posisi kekuasaan, ke penerima yang tidak memiliki pilihan untuk membalas.

3. Naik, turun, dan horizontal

Dalam komunikasi bisnis internal suatu organisasi, kita dapat menemukan tiga jenis utama dalam: fungsi titik di mana informasi dimulai dan posisi antara pengirim dan penerima yang sama komunikasi. Kita berbicara tentang komunikasi ke bawah ketika tindakan komunikatif dilakukan dari pengirim dengan posisi yang lebih tinggi daripada penerima.

Ketika bawahan yang menyampaikan pesan kepada atasannya, kita akan berbicara tentang komunikasi ke atas. Dalam kedua kasus kita akan menghadapi jenis komunikasi vertikal, yaitu komunikasi di mana subjek yang mempertahankan tindakan komunikatif memiliki hubungan yang tidak setara dalam hal kekuasaan (ada hierarki di antara mereka).

Jenis komunikasi hebat lainnya adalah komunikasi horizontal, yang terjalin antara individu-individu yang memiliki kedudukan yang sama dan berada pada tingkat hierarki yang sama.

4. Formal dan informal

Akhirnya, perlu dicatat bahwa dalam komunikasi bisnis kita dapat menemukan keberadaan dua jenis saluran komunikasi yang berbeda: formal dan informal. Yang pertama, aspek teknis dan yang terkait dengan tugas itu sendiri biasanya ditangani, menjadi jenis komunikasi hormat yang berfokus pada alasan dan tujuan perusahaan.

Namun dalam komunikasi informal, komunikasi yang lebih fleksibel dan alami biasanya terjalin, pada dasarnya berfokus pada hubungan interpersonal dan sering kali menjadi salah satu yang memiliki efek terbesar pada kesejahteraan kerja. Yang terakhir sangat bervariasi tergantung pada siapa yang melakukannya dan dapat melampaui tempat kerja, karena sulit dikendalikan oleh organisasi.

Kemungkinan ancaman terhadap komunikasi yang baik

Mempertahankan komunikasi bisnis yang efisien sangat penting, tetapi itu tidak mudah. Dan itu adalah adanya tingkat variabilitas yang tinggi dalam situasi yang mungkin muncul, serta adanya kesalahpahaman, penyalahgunaan dan kesulitan dalam komunikasi perusahaan.

1. Kurangnya konsistensi

Salah satu faktor yang paling mempengaruhi apakah komunikasi tersebut benar-benar bermanfaat adalah kredibilitas penerbit dan pertimbangan yang ditunjukkan untuk dengan penerima pesan Contoh dari hal ini mungkin adanya disonansi antara apa yang dikatakan dan apa yang dilakukan, tidak mempertahankan penerbit cara bertindak yang konsisten dengan pesan yang dikeluarkan.

Yang terakhir ini dapat terjadi di setiap pekerja perusahaan, terlepas dari posisi hierarkis mereka atau jika mereka berbicara dengan atasan, bawahan atau seseorang pada tingkat hierarki yang sama, dan menghasilkan dampak serius bagi kedua subjek (yang tergantung pada situasinya bisa menjadi buruk dipertimbangkan atau bahkan dipecat) serta untuk organisasi (menghasilkan tingkat kepercayaan yang lebih rendah pada orang tersebut dan dalam hal memiliki posisi tinggi bahkan di organisasi).

Dengan cara yang sama dan misalnya dalam kasus perusahaan besar dengan banyak departemen, jika ada perbedaan antara otoritas atau figur referensi dalam perusahaan mungkin Situasi dapat muncul di mana pekerja tidak benar-benar tahu kepemimpinan apa yang harus diikuti, sesuatu yang dapat menimbulkan frustrasi dan ketidakpercayaan.

Demikian juga, perlu sangat berhati-hati dengan penafsiran pesan, karena adanya Ambivalensi dapat menyebabkan departemen atau pekerja yang berbeda untuk menafsirkan sesuatu di depan. Apa yang dicari komunikasi bisnis justru untuk menjamin suatu organisasi dan koherensi internal, sehingga pesan-pesan tidak jelas dan dengan penafsiran yang berbeda dapat menyebabkan munculnya ketidakpastian dan keraguan bagi penerimanya pesan.

2. Kurangnya hubungan emosional

Masalah lain dapat ditemukan dalam cara komunikasi terjadi. Misalnya, di beberapa organisasi mungkin ada kesulitan dalam membangkitkan rasa ikatan pada tingkat emosional, yang dalam pekerja dapat menghasilkan komitmen dan produktivitas yang lebih rendah dan pada pengguna kurangnya minat dan pencarian untuk yang lain alternatif. Penting untuk menghargai bahwa segala sesuatu yang dilakukan, dan bahkan apa yang tidak, pada dasarnya komunikatif.

Jadi, tidak hanya pesan itu sendiri yang penting tetapi juga cara penyampaiannya: tidak sama email juga tidak menawarkan sensasi yang sama seperti pertemuan tatap muka atau pencarian kontak nyata.

3. Tidak memahami konteks

Itu juga harus dihargai adaptasi dengan situasi saat ini dan kemajuan sosial, serta kekhasan situasi itu sendiri. Misalnya, dalam masyarakat yang semakin mengglobal dan di mana teknologi baru memungkinkan komunikasi langsung dengan berbagai sejumlah orang pada saat yang sama, mungkin perlu untuk menganalisis dan berinvestasi dalam kebijakan komunikasi yang mempertimbangkan kekuatan jejaring sosial dan cara mengirimkan informasi yang diinginkan dengan benar, selain menilai kontak dengan klien potensial dari wilayah lain di dunia.

Demikian juga, perlu juga menilai situasi perusahaan sendiri agar tidak melakukan lebih dari apa yang dapat mereka tutupi, karena perlu mempertimbangkan situasi seluruh perusahaan.

Masalah lain bisa jadi adalah isi pesan yang dipancarkan: ada kemungkinan bahwa meskipun komunikasi itu ada, komunikasi itu tidak mengirimkan atau tidak menyampaikan konten yang perlu ditransmisikan. Ada kemungkinan bahwa ia berfokus pada aspek-aspek yang agak pelengkap dan mengabaikan, misalnya, orientasi atau tujuan yang seharusnya dimiliki oleh suatu posisi, atau yang menerima begitu saja keberadaan pengetahuan yang tidak pernah dieksplisitkan.

4. Isolasi dan kurangnya komunikasi

Akhirnya, mungkin masalah yang paling penting dan yang dapat diekstrapolasi dari semua yang sebelumnya adalah kemungkinan bahwa tidak ada komunikasi yang benar.

Contoh paling jelas adalah penggunaan komunikasi satu arah yang stabil dan berkelanjutan, yang dapat menghasilkan situasi stagnasi dan kurangnya pemahaman tentang apa yang terjadi di organisasi. Untungnya hari ini adalah yang paling sedikit digunakan justru karena paling tidak efisien dan berguna.

Itu juga mungkin bahwa posisi yang berbeda tidak memiliki mekanisme yang memadai untuk berhubungan bahkan jika pendapat mereka didengar, kecil kemungkinan adanya umpan balik atau bahkan bagian-bagian yang berbeda dari perusahaan tidak saling berhubungan. Penting untuk secara aktif merangsang interaksi semacam itu.