8 ciri surat resmi (jelaskan)

Biasanya, surat resmi akan ditujukan kepada seseorang dengan otoritas atau dengan tingkat hierarki tertentu, dengan kemampuan untuk mempengaruhi beberapa aspek yang relevan dari kehidupan kita. Untuk alasan ini, penting untuk mengetahui cara menulis yang benar.

Dalam artikel ini kita akan melihat karakteristik yang paling relevan dari surat resmi bahwa Anda harus menyajikan jenis tulisan ini, menunjukkan bagian-bagian berbeda yang membentuknya, dan akhirnya kami akan menyebutkan beberapa contoh jenis surat resmi dan kapan menggunakannya.

• Artikel terkait: "6 jenis komunikasi organisasi"

Apa itu surat resmi?

Surat resmi adalah jenis komunikasi tertulis yang kami tulis dengan tujuan dikirim ke otoritas baik diketahui atau tidak, tetapi selalu dengan kebutuhan untuk mempertahankan sikap formalitas. Agar surat resmi dapat ditulis dengan baik, surat itu harus menghormati dan memenuhi standar minimum kualitas, struktur dan bahasa.

Biasanya, jenis huruf ini adalah mereka yang digunakan untuk berkomunikasi di bidang profesional dan akademik

, menyajikan sebagai persyaratan bahwa ide-ide yang diungkapkan dalam ini jelas dan dapat dimengerti.

Secara umum, maksud atau tujuan dari surat resmi akan bersifat informatif, yaitu menyampaikan informasi yang ingin kita sajikan secara objektif. Oleh karena itu, informasi yang kami sajikan harus jelas dan ringkas, sehingga memudahkan komunikasi. Mari kita lihat bagaimana melakukannya.

• Anda mungkin tertarik pada: "Cara membuat resume yang sukses, dalam 8 langkah"

Ciri-ciri utama yang harus dipenuhi oleh surat resmi

Karakteristik yang akan kami kutip dan jelaskan di bawah ini tidak eksklusif untuk surat resmi, mungkin muncul dalam jenis tulisan lain selama mereka hadir sebagai tujuan utama mereka untuk memberikan pesan yang jelas dan ringkas.

1. Ini untuk tujuan informasi

Dalam kebanyakan kasus, tujuan utama yang disajikan oleh surat resmi adalah untuk menginformasikan, yaitu, memberikan informasi tekstual baru pada beberapa aspek, baik diketahui atau tidak diketahui oleh orang yang menerimanya.

Seperti yang telah kami tunjukkan sebelumnya, kartu ini digunakan terutama di bidang profesional dan pendidikan. Oleh karena itu, tujuannya adalah untuk mengirimkan informasi secara formal dan bukan dengan maksud untuk menjalin kontak pribadi dengan individu lain, atau dengan tujuan untuk membangkitkan emosi tertentu.

• Artikel terkait: "Psikologi emosional: teori utama emosi"

2. Penggunaan bahasa formal dan sopan

Surat resmi, seperti yang kami sebutkan sebelumnya, biasanya ditujukan kepada orang yang berwenang. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk menggunakan bahasa formal dan hormat, mengikuti serangkaian norma budaya yang ditetapkan.

Terlepas dari tujuan surat itu, itu harus ditulis dengan cara yang sopan, menggunakan bentuk yang baik, kesopanan dan diplomasi, karena dengan cara ini kita lebih mungkin untuk mencapai tujuan yang dimaksudkan dengan menulis dan mengirim ini.

Demikian pula, juga penggunaan orang ketiga disarankan untuk merujuk ke penerima dan dengan demikian mencapai kata-kata yang lebih formal. Daripada menggunakan "Saya merekomendasikan Anda" akan lebih baik menggunakan ungkapan "Saya merekomendasikan Anda". Meski begitu, jika tidak dijadikan penyalahgunaan orang pertama juga dapat digunakan pada beberapa kesempatan, penggunaannya dalam surat resmi tidak sepenuhnya dilarang.

Seperti yang kami katakan sebelumnya, surat resmi dapat ditujukan kepada seseorang yang kita kenal, misalnya kepada kepala pekerjaan kita, atau setidaknya bertentangan dengan seseorang yang tidak dikenal, seperti orang yang memilih pekerja di perusahaan yang kita inginkan disewa. Namun terlepas dari apakah penerima diketahui atau tidak atau seberapa yakin kita dengannya, surat resmi harus ditulis dengan menggunakan istilah formal.

• Anda mungkin tertarik pada: "Pengembangan literasi: teori dan intervensi"

3. Pesannya harus dijelaskan dengan tepat

Untuk memperjelas pesan penting untuk menyampaikan gagasan utama, pilih satu tujuan yang ingin dicapai dengan pengiriman surat. Dengan cara ini dan sehubungan dengan poin sebelumnya kita akan menghindari frasa atau konten yang tidak perlu, pengisi dan yang mengalihkan perhatian dari ide utama.

Mengingat perlunya menyampaikan informasi yang kompleks atau lebih luas, akan lebih baik untuk menyingkat dan meringkas isinya, sehingga pesannya akurat dan memenuhi tujuan yang relevan.

• Anda mungkin tertarik pada: "10 keterampilan komunikasi dasar"

4. Surat resmi panjangnya pendek, singkat

Mengingat bahwa tujuan surat resmi adalah untuk menyampaikan pesan secara jelas dan ringkas, perlu surat dan paragraf dan kalimat yang digunakan pendek dan sesingkat mungkin.

Oleh karena itu, disarankan untuk menggunakan surat dengan paragraf yang sedikit dan pendek, untuk menghindari hal tersebut penerima bosan, kehilangan perhatian atau minat dan dengan cara ini kita mencapai tujuan kita mencari.

5. Informasi yang dikirimkan harus jelas

Jika kita ingin penerima memahami pesan yang tertulis dalam surat penting bahwa kata, istilah, frasa, dan gagasan yang diungkapkan tidak membingungkan atau ambigu yang tidak perlu, sehingga menghambat pemahaman dan tujuan surat. Dengan cara ini, tujuan kami adalah menulis teks yang jelas di mana hanya satu ide atau pesan yang dapat ditafsirkan, tanpa menimbulkan multitafsir.

Dua jenis kejelasan harus dicapai. Di satu sisi, kejelasan yang terlihat disajikan yang mengacu pada penyajian tulisan yang bersih, dengan tulisan tangan yang baik jika kita menulis dengan tangan dan menghormati struktur tulisan yang sesuai.

Di sisi lain, perlu untuk mematuhi kejelasan semantik: gunakan frasa dan ide yang masuk akal, hindari yang dapat menghasilkan lebih dari satu kemungkinan interpretasi atau yang ambigu.

6. Koreksi yang memadai

Aspek lain yang sangat penting untuk diperhatikan ketika kita menulis surat resmi, mengingat surat itu ditujukan kepada seseorang yang berwenang dan apa tujuan dari pesan yang kami kirim, adalah kebenaran tata bahasa dan leksikal.

Koreksi gramatikal terkait dengan tidak menghadirkan kesalahan tata bahasa, dipahami sebagai seperangkat aturan bahasa yang mengatur penggunaannya, atau membuat kesalahan ejaan; kita harus sangat memperhatikan dan memeriksa sebelum mengirim surat.

Di sisi lain, penggunaan kosakata yang baik juga akan diperlukan, membuat penggunaan yang memadai dari kata-kata dan kosakata yang relevan. tanpa ini menjadi kasar atau terlalu sehari-hari.

Dengan cara yang sama, adalah penting bahwa leksikon disesuaikan baik dengan jenis pesan maupun penerima, dan bahwa menyajikan konsistensi dan kesesuaian dalam huruf yang sama (misalnya, memastikan bahwa bentuk kata kerja cocok).

Tanda baca juga perlu digunakan dengan tepat, agar bahwa di satu sisi membaca lebih mudah dan menyenangkan, dan di sisi lain, agar pesannya dipahami secara jernih.

• Anda mungkin tertarik pada: "Psikologi kerja dan organisasi: profesi dengan masa depan"

7. Ekspresi sederhana

Tidak mengekspresikan diri secara vulgar bukan berarti hanya menggunakan kata-kata yang berbudaya atau terlalu teknis jika tidak diperlukan karena dengan cara ini tujuan untuk menyajikan pesan yang jelas dan dapat dipahami bisa hilang.

Dengan demikian, kita dapat menggunakan kata dan istilah yang digunakan sehari-hari, tetapi tanpa melupakan kepada siapa surat itu ditujukan.

8. Struktur dan bagian-bagian surat resmi

Surat resmi harus terdiri dari bagian-bagian berikut: kop surat terletak di sisi kiri dan mengacu pada data orang yang mengirim surat; penerima, mengacu pada data orang yang kami kirimi surat; tempat dan tanggal penulisan akan muncul di sudut kanan atas, terlebih dahulu menyebutkan kota diikuti dengan tanggal; pos, kami akan menyapa penerima dengan cara yang hormat menggunakan istilah yang sopan dan formal seperti “yang terhormat mr. dan nama lengkap “selalu diikuti oleh titik dua.

Setelah judul, pengantar akan muncul di mana disebutkan secara singkat tentang tujuan surat itu; tubuh, tempat pesan utama surat itu akan dikembangkan, adalah bagian yang paling luas; perpisahan atau penutupan, menggunakan istilah yang ramah dan sopan seperti “dengan tulus” atau “ramah salam ”dan terakhir tanda tangan di mana nama dan posisi orang yang mengirim surat biasanya akan muncul.

Biasanya, struktur surat resmi menyajikan unsur-unsur protokol. Dengan elemen protokol yang kami maksud, misalnya, menyajikan, merujuk pada posisi profesional yang ditempati atau dijalankan oleh pengirim dan penerima.

Jenis-jenis surat resmi

Pada bagian ini kita akan membuat referensi beberapa jenis surat resmi sesuai dengan maksud atau tujuan yang ingin kita capai dengannya :

• Surat pengunduran diri resmi: ketika kita ingin meninggalkan pekerjaan yang kita jalani.
• Surat pengaduan resmi, untuk menyampaikan pengaduan atau ketidaksetujuan.
• Surat terima kasih resmi, untuk mengungkapkan rasa terima kasih.
• Surat permintaan resmi, dengan tujuan meminta sesuatu.
• Surat undangan resmi, sebagai undangan suatu acara.
• Surat lamaran formal, biasanya disajikan bersama dengan kurikulum di mana keterampilan, studi dan pengalaman diungkapkan, serta mengapa kita tertarik pada pekerjaan itu.