Analisis pekerjaan: apa itu, untuk apa, dan fase proses

Agar perusahaan berfungsi dengan cara yang paling tepat, penting untuk mengetahui apa yang mereka lakukan dan seberapa jauh mereka harus dapat melangkah. pekerja mereka, jika ada kekurangan pelatihan atau jika perusahaan pesaing meminta lebih banyak persyaratan kepada pekerja mereka. pekerja.

Analisis posisi pekerjaan yang benar memungkinkan departemen sumber daya manusia untuk merekrut dan memilih yang terbaik kandidat perusahaan, selain mengetahui apa saja kompetensi, tugas, kemampuan dan kebutuhan yang dimiliki masing-masing posisi.

Berikutnya Mari kita pahami apa itu analisis pekerjaan, apa pentingnya, jenis apa yang ada dan bagaimana membuatnya.

• Artikel terkait: "Ilmu Administrasi: apa itu, ciri-ciri dan fungsinya"

Apa itu analisis pekerjaan?

Analisis pekerjaan terdiri dari penyelidikan tentang pekerjaan yang akan ditawarkan atau posisi tertentu di perusahaan yang ingin Anda ketahui secara mendalam dan tingkatkan. Dengan jenis analisis ini dimaksudkan untuk mengetahui keterampilan yang diperlukan sehingga siapapun yang melakukannya, dapat memiliki kinerja yang lebih baik dengan menetapkan semua kriteria yang diperlukan untuk memilih kandidat yang paling sesuai. sesuai.

Biasanya, jenis analisis ini Ini adalah tanggung jawab departemen Sumber Daya Manusia., yang antara lain mempunyai fungsi merekrut dan menyeleksi tenaga kerja yang paling cocok untuknya yang merupakan perusahaan, selain memastikan bahwa, jika perlu, mereka memperbarui pelatihan mereka. Perusahaan tidak dapat berfungsi dengan baik tanpa adanya orang-orang yang cocok untuk setiap posisi di dalamnya, sehingga departemen ini harus mengetahui persyaratan apa saja yang diperlukan untuk setiap pekerjaan.

Setelah pekerjaan tertentu dianalisis, biasanya dibuat deskripsi yang tepat tentang apa saja yang terkandung di dalamnya. Hal ini memudahkan untuk menetapkan persyaratan yang dianggap perlu untuk melaksanakannya, selain menentukan tawaran pekerjaan dan profil kandidat yang diinginkan. Selain itu, dengan membatasi dan menentukan masing-masing pekerjaan, perusahaan akan dapat menggambar bagan organisasi yang lengkap, mencari tahu kontribusi setiap posisi terhadap organisasi secara keseluruhan.

Keuntungan dari jenis analisis ini

Kompilasi semua data yang diperoleh selama analisis pekerjaan juga membantu dalam pengambilan keputusan memungkinkan memvalidasi metode dan teknik yang lebih berguna dan efisien untuk kinerja pekerjaan individu dan perusahaan secara keseluruhan mengatur. Nah, dengan jenis analisis ini Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik dalam pemilihan personel, selain dapat mengevaluasi kinerja pekerja dan menentukan siapa yang harus dipromosikan, dipertahankan, diturunkan atau dipecat.

Di antara keuntungan paling jelas yang diberikan analisis pekerjaan kepada kita adalah:

1. Struktur organisasi

Melalui jenis analisis ini dimungkinkan tahu bagaimana tugas-tugas organisasi dibagi menjadi unit-unit yang paling dasar: divisi, seksi, departemen, unit kerja seperti pekerja atau kelompok kerja...

2. Struktur pekerjaan

Seperti namanya, jenis analisis ini memungkinkan kita mengetahui seperti apa pekerjaan itu sendiri, khususnya strukturnya. beri tahu kami bagaimana pekerjaan harus dikelompokkan ke dalam pekerjaan dan rentang pekerjaan, selain mengetahui jabatan mana saja yang memiliki kesamaan kegunaan dan fungsinya bagi perusahaan.

3. derajat otoritas

Melalui analisis pekerjaan kita bisa mengetahui bagan organisasi perusahaan dan, pada gilirannya, posisi mana yang berada di atas yang lain. Hal ini memungkinkan mengetahui tingkat otoritas masing-masing posisi dan keterlibatannya dalam pengambilan keputusan.

4. kriteria kinerja

Kriteria kinerja adalah acuan untuk mengetahui hubungan pelaporan hirarkis dalam organisasi, jumlah dan jenis jabatan. Artinya, memungkinkan kita untuk mengetahui sejauh mana pekerjaan posisi tertentu bergantung pada seberapa baik orang lain melakukannya, apakah itu di atas atau di bawahnya dalam hal otoritas.

5. Redundansi karyawan

Dengan menganalisis posisi pekerjaan, kita dapat mendeteksi posisi-posisi yang secara praktis melakukan fungsi yang sama atau terlalu mirip untuk memungkinkannya terus ada. alat ini memungkinkan Anda memutuskan apakah perlu menggabungkan dua pekerjaan menjadi satu atau mengubah fungsinya untuk menghindari duplikasi.

• Anda mungkin tertarik pada: "Sekolah Administrasi Kuantitatif: apa itu, dan karakteristik"

Jenis analisis pekerjaan

Ada beberapa jenis analisis pekerjaan yang dapat dilakukan. Mereka tidak saling eksklusif, sebaliknya, mereka semua diperlukan untuk menentukan dengan tepat apa fungsinya, persyaratan dan kompetensi masing-masing posisi di perusahaan, meskipun tergantung pada waktu dan sarana Anda dapat memutuskan hanya memiliki satu jenis analisis. Yang utama adalah empat berikut:

1. Analisis Berbasis Tugas

Analisis pekerjaan berbasis tugas Ini adalah yang tertua dan paling klasik. Ini pada dasarnya terdiri dari mencari tahu tugas apa yang dilakukan pekerja, terlepas dari keterampilan, pelatihan, dan keterampilan apa yang mereka miliki atau harus miliki. Model ini bertujuan untuk mendefinisikan dan menetapkan tugas, tugas, dan tanggung jawab yang terkait dengan masing-masing posisi di perusahaan.

2. Analisis berbasis kompetensi

Analisis kompetensi berfokus pada hal tersebut keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan.

3. Analisis Berbasis Kekuatan

Analisis berbasis kekuatan berfokus pada tindakan yang paling dinikmati pekerja, atau tindakan yang kinerjanya sangat baik. Persoalannya adalah mencari motivasi-motivasi yang menggerakkan para pekerja untuk memilih posisi atau keinginan yang membangkitkan mereka untuk menjalankan posisi itu.

4. Analisis Berbasis Kepribadian

Meskipun tentunya sedikit lebih rumit, analisis pekerjaan dapat dilakukan untuk mencari ciri-ciri kepribadian yang paling cocok untuk menjalankan posisi tersebut. Ciri-ciri yang paling disfungsional juga dapat dianalisis, yaitu yang menjadi sumber masalah bagi pekerjaan yang bersangkutan.

Di mana untuk mengekstrak informasi

Analisis pekerjaan adalah alat yang mencoba mengikuti metode ilmiah. Ini didasarkan pada sumber informasi dan teknik yang paling objektif dan dapat diandalkan untuk membuat analisis menjadi representasi yang tepat dari realitas organisasi.

Data diambil dari pekerjaan itu sendiri, seperti tugas yang dilakukan karyawan, bagaimana mereka melakukannya, dan perilaku yang terkait dengan pekerjaan mereka. Tetapi di luar pengamatan tersebut, ada beberapa teknik untuk dapat mengekstraksi semua informasi yang diperlukan.

• Wawancara dan kelompok diskusi.
• Kuesioner
• Pengamatan atau observasi diri.
• Analisis melalui dokumentasi, evaluasi kinerja dan tawaran pekerjaan lama.
• Metodologi Insiden Kritis

Pengembangan analisis pekerjaan

Selanjutnya kita akan melihat bagaimana mengembangkan analisis pekerjaan dan langkah-langkah yang harus diikuti. Sangat penting bahwa ketika melanjutkan dengan analisis jenis ini, seseorang mengetahui aspek apa yang harus ada dokumen, yang dapat disediakan oleh orang-orang dalam organisasi dan cara pengelolaan informasi. informasi.

1. mengatur tugas

Bagian pertama dari proses terdiri dari menganalisis tugas yang dilakukan oleh pekerja. Ini adalah yang tertua dan, pada saat yang sama, jenis analisis pekerjaan yang paling mendasar. Penting untuk mengetahui jenis tugas apa dan bagaimana tugas itu dilakukan dalam organisasi untuk melakukan analisis pekerjaan yang komprehensif. Jadi, untuk mengumpulkan informasi pada langkah ini, Anda perlu bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apa yang dilakukan karyawan tersebut?
• Seperti itu?
• Untuk apa dia melakukannya?
• Mengapa dia melakukan ini?

Mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan ini untuk setiap posisi pekerjaan Kita dapat menulis daftar tugas yang dilakukan dalam organisasi. Misalnya, jika kita ingin menganalisis pekerjaan seorang pramusaji, kita dapat bertanya pada diri kita sendiri mengenai dua tugas berikut: membawakan makanan dan minuman serta membersihkan meja.

Dalam hal membawa makanan dan minuman, pramusaji menggunakan nampan untuk dapat membawa barang-barang tersebut kepada pelanggan yang telah memesan makanan tersebut. Alasannya, kami ingin pelanggan puas dengan apa yang mereka pesan.

Dalam hal pembersihan meja, pramusaji melakukannya dengan lap, disinfektan dan produk pembersih lainnya agar meja dalam kondisi siap digunakan oleh pelanggan lain. Alasannya adalah untuk menghindari tidak memenuhi standar kebersihan yang diperintahkan oleh Kementerian Kesehatan, selain untuk menghindari keluhan dari klien yang tidak puas.

2. Tugas dan tanggung jawab pekerjaan

Setelah Anda tahu tugas apa yang dilakukan dalam organisasi mereka dikelompokkan ke dalam fungsi yang berbeda. Mungkin ada tugas yang hanya memenuhi satu fungsi, yang lain sangat berbeda satu sama lain tetapi melayani yang sama dan tugas yang, pada gilirannya, melakukan fungsi yang berbeda dalam organisasi.

Mengambil contoh pelayan, kita dapat mempertimbangkan bahwa membawa makanan ke pelanggan akan berada dalam fungsi "layanan pelanggan", sedangkan fungsi utama pembersihan adalah "kebersihan bangunan", meskipun bisa juga terkait dengan layanan pelanggan. pelanggan.

Setelah fungsi tugas yang dilakukan dalam organisasi telah ditetapkan, mereka Mereka diatur sesuai dengan tingkat tanggung jawab yang sama. Mereka dapat diklasifikasikan dalam skala jika kita dapat berbicara tentang tanggung jawab yang jauh lebih penting daripada yang lain, namun dalam Dalam banyak kesempatan, sebagian besar tugas menyiratkan tingkat tanggung jawab yang serupa, yang dengannya mereka dapat menjadi prioritas yang sama tinggi.

3. Pengetahuan dan pengalaman

Aspek mendasar selama analisis pekerjaan adalah evaluasi pengalaman dan pengetahuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu. Sehingga keterampilan, kemampuan dan pelatihan yang direkomendasikan atau diminta untuk melaksanakan tugas pekerjaan dievaluasi.

Dalam banyak kasus, pengetahuan yang diperlukan ini mudah dibangun. Misalnya, untuk dapat bekerja di klinik sebagai dokter, pelatihan yang akan diminta adalah gelar kedokteran dan, lebih disukai, gelar pascasarjana atau magister. Namun, dalam kasus lain, kualifikasi yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan itu tidak begitu jelas. Misalnya, untuk bekerja di supermarket, mereka mungkin meminta sertifikat penanganan makanan atau pelatihan profesional, meskipun tidak selalu demikian.

Selama analisis pekerjaan untuk dapat mengetahui pelatihan apa yang diinginkan idealnya adalah langsung ke karyawan dan manajer. Mereka akan memberikan pendapat atau pengalamannya, gelar apa yang mereka miliki, apa yang diminta dan apa yang mereka lihat di perusahaan tempat mereka bekerja sebelumnya. Sangat berguna untuk mengetahui apa yang diminta perusahaan pesaing dari pekerjanya karena, dengan cara ini, Dengan cara ini, kami akan mencegah perusahaan kehilangan kekuatan di bidangnya karena kurangnya pelatihan pekerja.

4. Keterampilan dalam analisis pekerjaan

Pada titik ini penting untuk melakukan analisis pekerjaan berdasarkan keterampilan pekerja Anda. Tiga teknik yang sangat berguna dapat digunakan di sini, yang dapat melengkapi.

4. 1. Wawancara dengan manajer

Manajer adalah tokoh kunci dalam organisasi, karena mereka yang mengetahui pekerjaan secara langsung dan mengetahui keterampilan apa yang dibutuhkan untuk melakukan tugas dengan benar.

4.2. Evaluasi kinerja

Ini menyimpulkan keterampilan apa yang membedakan karyawan yang baik dari karyawan yang tidak melakukan pekerjaannya dengan baik.

4.3. insiden kritis

dengan teknik ini perilaku kunci dalam posisi pekerjaan ditetapkan, perilaku yang menentukan keberhasilan atau kegagalan organisasi. Ini menemukan perilaku apa yang dapat menguntungkan atau merugikan kinerja perusahaan dan dimaksudkan untuk meniru atau memberantasnya.

5. Memiliki tujuan yang jelas

Terlepas dari teknik mana yang digunakan, yang ideal adalah menggunakan ketiganya, Hal yang mendasar adalah dengan penggunaannya dimungkinkan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apa perbedaan antara karyawan yang baik dan buruk?
• Mengapa beberapa karyawan dapat melakukan tugas lebih baik daripada yang lain?
• Jika Anda mempekerjakan seorang karyawan untuk melakukan suatu tugas, apa yang akan Anda cari?
• Apakah ada hal lain yang diperlukan untuk membangun kompetensi dengan benar?

Bagaimanapun, perlu dicatat bahwa setiap perusahaan memiliki gagasannya sendiri tentang keterampilan apa yang ideal untuk pekerjanya tergantung pada posisi yang mereka tempati, yaitu, ini adalah langkah yang sangat subyektif.

Variabilitas keterampilan yang dibutuhkan ini sangat dipengaruhi oleh budaya organisasi perusahaan yang sangat bervariasi satu sama lain. Selain itu, setiap perusahaan memiliki klien yang berbeda, sehingga kriteria yang diambil dari analisis posisi di satu perusahaan mungkin tidak berguna bagi perusahaan lain.

Referensi bibliografi:

• Martín-Valverde, A., Rodríguez-Sañudo Gutiérrez, F. Garcia Murcia, J. (1996). Hukum ketenagakerjaan. Madrid: Tecnos.
• M. Peiro, J. (1996). Psikologi Organisasi. Madrid: UNED.
• Leal Millán, A., Román Onsalo, M., Alfaro de Prado Sagrera, A., Rodríguez Félix, L. (2002). Faktor manusia dalam hubungan tenaga kerja, Petunjuk Arah dan Manajemen: Piramida.