Lingkaran kualitas: apa itu, dan karakteristik metode ini

Perusahaan cenderung mengoptimalkan proses mereka lebih dan lebih, dan untuk ini, prosedur yang berbeda terus muncul yang mengejar tujuan ini.

Lingkaran kualitas adalah contoh yang baik untuk ini.. Sepanjang artikel ini kita akan mempelajari secara rinci semua karakteristiknya, bagaimana hal itu dilakukan dan kami akan menemukan apa poin terkuatnya jika kami memutuskan untuk menggunakannya sendiri organisasi.

• Artikel terkait: "Ilmu Administrasi: apa itu, ciri-ciri dan fungsinya"

Apa itu lingkaran kualitas?

Lingkaran kualitas mengacu pada metodologi bisnis yang mencari optimalisasi proses melalui kelompok pekerja (lingkaran) yang menyatukan berbagai masalah dan aspek perbaikan yang mereka temukan di departemen masing-masing dengan tujuan untuk menyatukan ide-ide yang berbeda dan mencapai solusi yang memungkinkan penyelesaian jumlah insiden terbesar yang sebelumnya telah terdeteksi dalam analisis selesai.

Setelah anggota lingkaran kualitas mencapai kesepakatan ini, langkah selanjutnya adalah mentransfer ide-ide yang dipilih kepada kepala masing-masing departemen sehingga mereka dapat mempelajarinya dengan cermat

, periksa apakah aplikasi mereka layak dan, jika mereka setuju, terapkan, alokasikan sumber daya departemen yang diperlukan agar proses baru mulai beroperasi dan efeknya dapat segera dirasakan sebelum.

Apa yang membuat lingkaran kualitas begitu efektif dan berharga adalah bahwa informasi yang diberikan oleh para pekerja dari berbagai bagian perusahaan adalah yang terbaik. tangan dan spontan, mereka adalah masalah yang mereka amati dan alami sendiri sehari-hari, jadi mereka bukan kesimpulan atau deduksi berdasarkan data pihak ketiga. Dengan cara ini, informasi yang tak ternilai tersedia untuk meningkatkan kualitas proses.

Metodologi ini muncul di Jepang pada tahun 60-an, negara yang selalu terdepan dalam penerapan prosedur baru untuk peningkatan manajemen mutu. Pencipta metode baru ini adalah pengusaha dan ahli kimia Kaoru Ishikawa. Sejak penciptaannya, lingkaran kualitas tidak berhenti ditanamkan di banyak perusahaan Asia, menunjukkan keefektifannya dalam organisasi dengan potongan budaya klasik Timur.

Namun, di asalnya tidak sesukses di dunia bisnis barat, masalah yang relatif umum dalam hal mengekspor metodologi ke wilayah budaya yang sangat berbeda. Tapi ini adalah masalah dengan solusi, karena pertanyaannya adalah untuk menyesuaikan metode ini dengan keistimewaan tempat di mana kita ingin menerapkannya. Dengan adaptasi budaya yang memadai, lingkaran kualitas sama efektifnya di Barat seperti di Timur.

Karakteristik

Dalam lingkaran kualitas ada sosok fasilitator, orang yang bertugas mengkoordinir kelompok dan menjelaskan dinamika yang akan diikuti. Fasilitator memberikan pelatihan metodologi yang memadai kepada teman sekelas lainnya. Semua anggota akan mengadakan pertemuan ini dalam jam kerja, dan mereka akan melakukannya dengan keteraturan tertentu., sebagaimana disepakati oleh semua dan prioritas masalah yang akan dianalisis di setiap sesi.

Fasilitator hanya akan bertugas meminta partisipasi dari berbagai anggota lingkaran kualitas dan membimbing prosesnya, tetapi Anda tidak boleh mengevaluasi proposal yang dibuat, atau menyatakan mendukung atau menentang salah satu dari mereka, dan Anda harus menjaga objektivitas dalam segala hal. saat. Jika itu dalam kewenangannya untuk menenangkan kemungkinan situasi konflik yang mungkin timbul antara komponen yang berbeda, sekali lagi mendesak anggota untuk melanjutkan metodologi.

Mengenai ukuran kelompok, direkomendasikan bahwa setiap lingkaran kualitas berisi setidaknya empat peserta dan berusaha untuk tidak lebih dari delapan. Ini adalah angka yang direkomendasikan, tetapi jumlah totalnya dapat disesuaikan dengan karakteristik khusus perusahaan, jumlah, departemen yang Anda miliki atau jika Anda ingin menangani kasus-kasus tertentu yang menyiratkan adanya lebih banyak pekerja dari organisasi.

Dari antara anggota-anggota tersebut (karena figur fasilitator terpisah), harus dipilih satu orang sebagai juru bicara kelompok. Dia akan menjadi orang yang, setelah sesi selesai, memberikan ringkasan yang sesuai dengan langkah-langkah yang dipilih untuk kepala departemen yang berbeda. Kepengarangan dokumen ini sesuai dengan tim secara keseluruhan, bukan kepada siapa pun secara khusus, karena keputusan telah dibuat bersama, jadi tidak ada tanda tangan individu yang akan tercermin.

Lingkaran kualitas akan bertemu kembali secara siklis, sesuai dengan kebutuhan perusahaan, meskipun direkomendasikan setidaknya ada satu pertemuan setiap tahun. Demikian pula, dapat didorong penciptaan lingkaran kualitas independen lainnya untuk menangani berbagai masalah, sehingga ada beberapa tim bekerja saling melengkapi pada saat yang sama dan dengan demikian memecahkan berbagai masalah dalam waktu yang lebih singkat, yang selanjutnya mengoptimalkan prosedur.

• Artikel terkait: "Penyebaran fungsi kualitas: apa itu, dan karakteristiknya"

Implementasi metodologi ini untuk organisasi

Untuk dapat menerapkan metodologi lingkaran kualitas, hal pertama yang kita butuhkan adalah persetujuan dari dewan direksi perusahaan tentunya. Setelah rencana disajikan, mereka yang bertanggung jawab harus mendukungnya dan mempromosikan berfungsinya lingkaran di masa depan, suatu kondisi penting bagi mereka untuk makmur, karena Tanpa kepercayaan dari para pemimpin perusahaan, kami tidak dapat mengharapkan lingkaran kualitas untuk mengembangkan potensi penuh yang dikandungnya.

Setelah mendapat lampu hijau, program implementasi harus dirancang disesuaikan dengan karakteristik characteristics perusahaan, mempromosikan penampilan spontan dari lingkaran, karena ini adalah pengaturan yang ideal untuk memulai ini Program. Semua lingkaran kualitas harus didukung oleh organisasi independen, yang menyediakan semua sumber daya yang mereka butuhkan untuk operasi yang baik, pada tingkat ruang, material, atau cara lain apa pun yg dibutuhkan.

Langkah selanjutnya adalah pilih fasilitator dari lingkaran kualitas yang berbeda dan beri mereka pelatihan yang sesuai sehingga mereka dapat mengembangkan tugas-tugas yang dipercayakan kepada sosoknya. Pada titik ini, perusahaan dapat secara resmi mengomunikasikan kepada semua pekerja penerapan metodologi ini sehingga setiap orang yang ingin dapat berpartisipasi dalam proses tersebut. Penting bagi seluruh staf untuk menyadari situasi ini, karena salah satu kunci untuk membuat lingkaran kualitas bekerja adalah komunikasi.

Kemudian putuskan masalah mana yang paling penting dan karena itu mereka harus mendedikasikan waktu di awal program. Anda tidak harus terlalu ambisius dan menangani semua masalah pada saat yang sama, Anda harus membangun skala prioritas dan mencoba menyelesaikan setiap masalah sebelum melanjutkan ke berikut. Selain itu, penting bahwa masalah pertama yang ditangani memiliki solusi yang relatif sederhana, karena memulai dengan sukses adalah kunci untuk meningkatkan implementasi.

Semuanya akan siap untuk memulai lingkaran kualitas pertama di perusahaan. Mungkin saja pada kesempatan-kesempatan pertama ini para pekerja enggan untuk berpartisipasi, mungkin karena tema yang diusulkan. Dalam hal ini, akan tepat untuk menunggu beberapa saat untuk mengusulkan pembuatan lingkaran lagi, mengusulkan masalah yang berbeda kali ini, berharap perubahan ini akan memotivasi anggota pertama untuk membuat penampilan.

Isi

Topik yang harus dibahas dalam lingkaran kualitas sangat bervariasi, terutama tergantung pada jenis perusahaan dan sektor di mana ia berada. Namun, ada jalur umum yang cocok untuk banyak perusahaan dan itu bisa menjadi panduan yang baik untuk mulai mempraktikkan metodologi. Demikian pula, ada juga sejumlah isu yang seharusnya tidak pernah dipilih sebagai topik untuk dibicarakan di kalangan.

Sebagai contoh yang kemungkinan besar akan dipilih, tentu kita harus meningkatkan kualitas produk atau jasa yang ditawarkan, memperbaiki saluran komunikasi perusahaan dan koordinasi antardepartemen, meminimalkan proses birokrasi, mengurangi biaya, menawarkan layanan pelanggan lebih memuaskan, memperbaiki kondisi kerja pada tingkat lingkungan (kenyamanan, kebersihan dan keamanan) atau mempersingkat tenggat waktu, sejauh bisa jadi.

Tapi kami sudah mengantisipasi itu ada topik yang tidak cocok untuk dianalisis oleh kalangan keamanan by. Misalnya, kita tidak boleh membahas kondisi kerja karyawan, mempertanyakan kemampuan mereka yang bertanggung jawab atas tim atau orang lain. rekan kerja, menilai strategi bisnis yang sedang dijalankan, atau mengomentari rangkaian keputusan perusahaan lainnya seperti pemecatan atau promosi jabatan tertentu. orang-orang.

Referensi bibliografi:

• Palom, F.J. (1991). Lingkaran kualitas: teori dan praktik. Produktika.
• Ruelas-Barajas, E., Reyes-Zapata, H., Zurita, B., Vidal-Pineda, L.M., Karmcher, S. (1990). Lingkaran kualitas sebagai strategi untuk program jaminan kualitas untuk perawatan medis di National Institute of Perinatology. Kesehatan Masyarakat Meksiko.
• Thompson, P.C., Hassan, A. dari. (1984). Lingkaran kualitas: bagaimana membuatnya bekerja. Quito standar.