Come gestire al meglio il proprio tempo al lavoro: 12 consigli (e cosa evitare)

È successo a tutti noi che abbiamo molto lavoro da fare e sembra che non ci siano abbastanza ore per finirlo. "Buff, non ho tempo..." ci diciamo ma, ammettiamolo, abbiamo tutti gli stessi 7 giorni con 24 ore ciascuno. Il problema non è che non c'è tempo, è che lo pianifichiamo male.

Come gestire al meglio il tempo al lavoro è una domanda che tutti i lavoratori laboriosi si sono posti e poi vedremo le strategie per raggiungere questo obiettivo, oltre a come evitare che le nostre ore sbiadiscano facilmente come fanno i grani in una clessidra.

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Come gestire al meglio il tuo tempo al lavoro e ottenere risultati migliori

Le nostre settimane hanno 7 giorni e ognuna di loro ha 24 ore, non una in più, non una in meno. Il tempo è uguale per tutti in termini di quantità, ma non nel suo utilizzo. Alcuni riescono a fare tutti i compiti che devono senza perdere tempo da dedicare al loro tempo libero e alla famiglia, mentre altri finiscono i loro obblighi molto tardi

. Perché? Cos'è che differenzia l'uno dall'altro? La chiave di tutto questo è come gestiamo in modo diverso il nostro tempo di lavoro.

Nella società in cui viviamo è essenziale gestire il tempo, poiché al minimo che noi that mancanza iniziamo a sovraccaricare, sentiamo stress e notiamo come tutto ciò che volevamo fare deve Annulla.

Gli obblighi di lavoro sono prima dei nostri hobby, della famiglia, degli amici e di altre attività piacevole, il che significa che più tempo impieghiamo per svolgere il nostro lavoro, meno ci godremo il tempo libero. Una cattiva gestione del tempo ci frustra e ci fa sentire come se stessimo perdendo la vita.

Come gestire al meglio il tempo al lavoro è qualcosa che molti vogliono ma pochi ottengono. Non c'è nessun mistero incomprensibile, si tratta semplicemente di imparare ad organizzare. Certo, ci possono sempre essere degli imprevisti, ma la maggior parte delle ore che vediamo passare sono tempo che, ben sfruttato, ci permetterà di portare a termine le nostre mansioni lavorative il prima possibile.

Modi per gestire meglio il tempo

Successivamente vedremo che vedremo diversi suggerimenti e strategie per ottenere il massimo dal tempo trascorso al lavoro, per Quindi, abbiamo di più per quelle piacevoli attività che vogliamo fare una volta che abbiamo finito con i nostri obblighi di lavoro.

1. Usa un'agenda

Le agende ci permettono di gestire il tempo a medio e lungo termine fissando date importanti e tenendole ben presenti. Sia in formato digitale che fisico, l'importante è che ne abbiamo uno per organizzare i compiti e pianificare bene quando dobbiamo consegnare i rapporti o rispettare le nostre scadenze. Dobbiamo averlo sempre a portata di mano, per annotare tutti i nostri impegni e consultarlo frequentemente. Non affidiamoci alla nostra memoria perché, per quanto la pensiamo infallibile, non lo è.

2. Assegna un tempo specifico alle attività

Se lavoriamo instancabilmente e continuamente, prima o poi apparirà la stanchezza fisica e mentale, che ci impedirà di svolgere adeguatamente. Per questo motivo è necessario assegnare un certo tempo ad ogni attività e lasciare un po' di tempo libero tra le attività, anche se molto breve. Questo può essere contraddittorio, ma considerando che oltre i 50 minuti è difficile Rimaniamo concentrati, una breve pausa può ricaricarci e farci lavorare in modo soddisfacente.

L'ideale è inserire nel nostro programma quando iniziano a svolgere ciascuno dei compiti che ci sono stati assegnati e quando dovremmo fare una breve pausa. Possiamo contare sul metodo Pomodoro, lavorando 25 minuti (1 pomodoro) o 50 (2 pomodori) e poi facendo una pausa di 5 minuti tra i periodi. In questo modo potremo andare avanti senza sentirci esausti, svolgendo adeguatamente le funzioni che dobbiamo svolgere.

3. Obiettivi stabiliti

Si consiglia vivamente di fissare obiettivi giornalieri, settimanali e anche mensili. Questa strategia è un'ottima opzione per svolgere correttamente lavori brevi e ci motiva anche a vedere quanto stiamo ottenendo. Questi obiettivi devono essere ambiziosi, ma anche realistici e realizzabili poiché, altrimentiQuando vediamo che non li stiamo rispettando, saremo demotivati. Gli obiettivi da porsi devono essere a breve, medio e lungo termine.

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4. Dai priorità alle attività

Non tutti i compiti hanno la stessa importanza. Dobbiamo iniziare con la priorità più importante, la più alta. Non importa l'ordine in cui diamo priorità alle cose, L'importante è che lo facciamo perché finire prima le cose più importanti vorrà dire che prima avremo tempo libero.

Tutto ciò che è piccolo o che non è urgente risolvere può aspettare. In relazione a questo, è fondamentale sapere quali sono le nostre migliori ore di prestazione, quelle in cui ci troviamo meglio ci concentriamo, per svolgere i compiti che richiedono più risorse con la massima efficienza possibile e senza errori. La cosa meno importante è meglio lasciarlo nei momenti in cui le nostre prestazioni non sono molto alte, di solito dopo aver mangiato o alla fine della giornata lavorativa.

5. Inizia almeno bene

In molte occasioni lasciamo per ultimo ciò che meno vogliamo fare e questo è un grosso errore. Il meglio che possiamo fare è fare ciò che è una cattiva bevanda il prima possibile perché, in questo modo, ce ne libereremo prima e potremo goderci il resto della giornata. Se ci liberiamo di ciò che ci stressa per primo, il resto delle cose da fare sarà più facile da fare.

6. Dividi il tempo in blocchi

Un'ottima strategia per sfruttare e gestire in modo efficiente il tempo è dividere la giornata lavorativa in blocchi. Se dobbiamo svolgere compiti complessi, che a prima vista ci rendono molto restii ad avviarli, Possiamo sempre suddividerli in compiti più semplici, organizzati in modo tale che ogni piccolo passo sia un Progredire. Convertendo compiti complessi in più semplici, possiamo ottimizzare le risorse, risparmiare tempo e organizzare meglio il tempo..

7. Regalati ricompense

Anche se non dovremmo abusare, possiamo ricompensarci per aver fatto i compiti. Possiamo regalarci piccoli premi come, ad esempio, avere una tavoletta di cioccolato alla fine di un reportage, leggere per mezz'ora un libro che ci piace, guardare un video che ci interessa... Questi piccoli premi ci guideranno e ci motiveranno a fare e finire i compiti che dobbiamo fare.

8. Organizza un buon ambiente di lavoro

Il luogo in cui lavoriamo è molto importante, più di quanto pensiamo. Per quanto possiamo, dovremmo lavorare in un luogo con una buona scrivania, una sedia comoda, una buona illuminazione e senza molte distrazioni.. Possiamo dargli un tocco personale per renderlo accogliente ma assicurandoci sempre che sia pulito e ben organizzato. Un tavolo pieno di carte, con gli strumenti dell'ufficio totalmente ingombrati, è un ambiente che ci impedisce di concentrarci sui nostri compiti.

9. Fissare i limiti

Trascorrere diverse ore di fila a fare la stessa cosa, senza alzarsi dalla sedia o sgranchirsi un po' le gambe, fa molto male alla nostra salute e alla nostra produttività. Non miglioreremo le cose lavorando più a lungo. Se vediamo che un compito ci sta costando troppo o che ci distraiamo facilmente, prendiamoci del tempo, cambiando compito per un po' o riposandoci direttamente. Non è che stiamo abbandonando quello che stavamo facendo, è che dovevamo lasciarlo in stand-by per un po'.

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10. Evita il multitasking

Ma allo stesso modo in cui va bene lasciare un'attività a metà per un po', non dovremmo pensare che lavoreremo bene se saltiamo costantemente da un'attività all'altra. Concentrarsi è qualcosa che richiede tempo, quindi non possiamo dedicarci a fare due compiti alternativamente allo stesso tempo, poiché l'unica cosa che otterremo è stancarci molto velocemente e impiegare il doppio del tempo per farli. Il multitasking è il peggior nemico di una gestione efficiente tempo metereologico. Le prestazioni sono molto più elevate quando ci concentriamo su un singolo compito.

11. Non aver paura di dire di no

È fondamentale imparare a dire di no quando non possiamo fare qualcosa perché abbiamo già molto lavoro. A volte i nostri colleghi cercano di nascondere i loro obblighi nei nostri confronti, o anche il nostro capo abusa dei suoi situazione e ci affida compiti che oggi ci è impossibile portare a termine senza sacrificare parte del nostro tempo gratuito. A volte si può accettare, ma si esagera sempre. Se vediamo che ci chiedono troppo, non dobbiamo aver paura di dire di no.

12. Delega a terzi

A volte possiamo sentire che la situazione ci sta opprimendo, soprattutto se ci sono stati assegnati molti compiti, più di quanto ci aspettassimo. È importante evitare lo stress e delegare alcuni dei nostri compiti a un collega o subordinato, senza abusare della fiducia o esagerare o affidargli un compito per il quale non è stato assunto. La domanda non è mettere qualcun altro a fare la nostra parte, ma sì inviare attività che sono difficili per noi da fare completamente da soli.

Cosa ci toglie tempo: errori e distrazioni sul lavoro

Ora che abbiamo visto 12 consigli per imparare a gestire al meglio il tempo al lavoro, è arrivato il momento di vedere cosa ci toglie tempo. Ci sono diversi errori e distrazioni che ostacolano le nostre buone prestazioni sul posto di lavoro, ladri di tempo che, se scoperti, ci faranno gestire nel migliore dei modi la nostra giornata lavoro duro e faticoso.

1. interruzioni

È chiaro che le interruzioni sono ciò che più rovina la nostra organizzazione del tempo. Al minimo che qualcosa ci interrompe, la nostra concentrazione svanisce, costringendoci ad aver bisogno di alcuni minuti preziosi per concentrarci su ciò che stavamo facendo di nuovo. Più tempo impieghiamo per ritrovare la concentrazione, più tempo ci vorrà per essere di nuovo produttivi e, inoltre, corriamo alcuni rischi di commettere più errori.

2. Cellulare

Il telefono richiede tempo e molto. O per spettegolare sull'ultima cosa che qualcuno ha messo su Instagram, su cosa ci scrivono i nostri amici su WhatsApp o qualche telefonata di un parente, il cellulare ci distrae e ci impedisce di essere efficienti e ovviamente più tempo ci vuole per fare il cose.

Una buona idea è spegnere il cellulareTuttavia, dato che viviamo in una società iperconnessa e che dipendiamo molto da essa, la cosa migliore da fare è Non possiamo fare altro che spostarlo fuori dal nostro campo visivo in modo che, così, lo ricordiamo solo quando vediamo. È anche molto importante lasciarlo in silenzio e dire alla nostra famiglia e ai nostri amici molto chiaramente che se non è per avvisarci di una vera emergenza, non dovrebbero chiamarci.

3. Rimanda le attività

Rimandare compiti spiacevoli o complessi è la cosa peggiore che possiamo fare perché più passa il tempo, meno dovremo farli e più ci costerà farli bene quando decideremo di farlo. Il meglio che possiamo fare, come abbiamo commentato prima, è farli proprio al primo momento della giornata perché in questo modo ci sbarazziamo il prima possibile della cattiva bevanda.

Curriculum vitae

Se vogliamo gestire al meglio il tempo al lavoro, è fondamentale sapere cosa dobbiamo fare fare, strutturare i compiti in piccole attività facili e veloci da fare e almeno iniziare piacevole. È molto importante tenere conto delle ore del giorno in cui siamo più produttivi e mettere le attività più semplici e meno importante in quelli in cui è più difficile per noi concentrarci, come dopo aver mangiato o alla fine della giornata lavoro duro e faticoso.

Le distrazioni, in particolare le interruzioni e i telefoni cellulari, ti fanno più male alla nostra gestione del tempo perché più volte perdiamo la concentrazione, meno produttivi noi saremo. È essenziale lavorare in una stanza confortevole, dove siamo isolati da qualsiasi distrazione non urgente e siamo molto chiari quando è il momento più appropriato per usare il cellulare. I nostri cari dovrebbero sapere a che ora lavoriamo, dicendo loro che non dovrebbero chiamarci a meno che non sia per qualcosa di molto importante.

Riferimenti bibliografici:

• Allen, D. (2001). Fare le cose: l'arte della produttività senza stress. New York: vichingo. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Fiore, N.A. (2006). The Now Habit: un programma strategico per superare la procrastinazione e godersi il gioco senza sensi di colpa. New York: gruppo di pinguini. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Le Blanc, R. (2008). Raggiungere gli obiettivi diventa facile! Strumenti pratici per la definizione degli obiettivi e tecniche comprovate di gestione del tempo. Maarheeze: Coaching Cranendonck. ISBN 978-90-79397-03-7.