Le 8 caratteristiche di una lettera formale (spiegata)

Normalmente, una lettera formale sarà indirizzata a una persona con autorità o con un certo grado di gerarchia, con la capacità di influenzare alcuni aspetti rilevanti della nostra vita. Per questo motivo è importante saper scrivere correttamente.

In questo articolo vedremo le caratteristiche più rilevanti della lettera formale che è necessario presentare questo tipo di scrittura, indicando le diverse parti che lo compongono, e infine citeremo alcuni esempi di tipi di lettera formale e quando utilizzarli.

• Articolo correlato: "I 6 tipi di comunicazione organizzativa"

Che cos'è una lettera formale?

La lettera formale è il tipo di comunicazione scritta che scriviamo con l'intenzione di essere inviata a un'autorità conosciuti o sconosciuti, ma sempre con la necessità di mantenere un atteggiamento di formalità. Affinché la lettera formale sia ben scritta, deve rispettare e rispettare standard minimi di qualità, struttura e linguaggio.

Normalmente, questi tipi di lettere sono quelli utilizzati per comunicare in ambito professionale e accademico

, presentando come esigenza che le idee in essa espresse siano chiare e comprensibili.

In generale, l'obiettivo o lo scopo della lettera formale sarà informativo, cioè trasmettere informazioni che vogliamo presentare come oggettive. Pertanto, sarà essenziale che le informazioni che presentiamo siano chiare e concise, facilitando la comunicazione. Vediamo come farlo.

• Potresti essere interessato a: "Come fare un curriculum di successo, in 8 passaggi"

Principali caratteristiche che la lettera formale deve soddisfare

Le caratteristiche che citeremo e spiegheremo di seguito non sono esclusive delle lettere formali, possono apparire in un altro tipo di scrittura purché presentino come scopo principale per dare un messaggio chiaro e conciso.

1. È a scopo informativo

Nella maggior parte dei casi l'obiettivo principale presentato dalle lettere formali è quello di informare, cioè, dare nuove informazioni testuali su qualche aspetto, noto o ignoto a chi lo riceve.

Come abbiamo sottolineato in precedenza, queste carte sono utilizzate principalmente in ambito professionale e didattico. Lo scopo sarà quindi quello di trasmettere le informazioni in modo formale e non con l'intenzione di stabilire un contatto personale con l'altro individuo, né con l'obiettivo di generare emozioni specifiche.

• Articolo correlato: "Psicologia emotiva: principali teorie dell'emozione"

2. Uso di un linguaggio formale e rispettoso

Le lettere formali, come abbiamo accennato in precedenza, sono normalmente indirizzate a una persona autorevole. Pertanto sarà essenziale utilizzare un linguaggio formale e rispettoso, seguendo una serie di norme culturalmente stabilite.

Indipendentemente dallo scopo della lettera, dovrebbe essere scritta in modo educato, usando buone forme, il cortesia e diplomazia, poiché in questo modo abbiamo maggiori probabilità di raggiungere l'obiettivo prefissato con la scrittura e l'invio questo.

Allo stesso modo, anche si raccomanda l'uso della terza persona per riferirsi al destinatario e quindi ottenere una formulazione più formale. Invece di usare “ti raccomando” sarebbe meglio usare l'espressione “ti raccomando”. Anche così, se non viene fatto un abuso della prima persona può essere utilizzato anche in alcune occasioni, il suo uso nelle lettere formali non è del tutto vietato.

Come dicevamo prima, la lettera formale può essere indirizzata a qualcuno che conosciamo, per esempio al nostro capo ufficio, o almeno contrariamente a qualcuno sconosciuto, come la persona che seleziona i lavoratori dell'azienda in cui vogliamo essere assunti. Ma indipendentemente dal fatto che il destinatario sia noto o meno o quanto siamo fiduciosi con lui, la lettera formale deve essere scritta utilizzando termini formali.

• Potresti essere interessato a: "Lo sviluppo dell'alfabetizzazione: teorie e intervento"

3. Il messaggio deve essere spiegato con precisione

Per rendere chiaro il messaggio è fondamentale trasmettere un'idea principale, selezionare un unico obiettivo che si intende raggiungere con l'invio della lettera. In questo modo e in relazione al punto precedente eviteremo frasi o contenuti inutili, riempitivi e che distolgono dall'idea principale.

Dato il caso in cui sia necessario trasmettere informazioni complesse o più estese, sarà meglio condensare e sintetizzare il contenuto, in modo che il messaggio sia accurato e soddisfi lo scopo pertinente.

• Potresti essere interessato a: "Le 10 abilità comunicative di base"

4. Le lettere formali sono brevi, brevi

Tenendo presente che lo scopo delle lettere formali è trasmettere un messaggio in modo chiaro e conciso, è necessario che sia la lettera che i paragrafi e le frasi utilizzati siano brevi e il più brevi possibile.

Si raccomandano quindi lettere con pochi e brevi paragrafi, onde evitare che il il destinatario si annoia, perde attenzione o interesse e in questo modo raggiungiamo l'obiettivo che siamo ricerca.

5. Le informazioni trasmesse devono essere chiare

Se vogliamo che il destinatario comprenda il messaggio scritto nella lettera sarà importante che le parole, i termini, le frasi e le idee espresse non siano confuse o inutilmente ambigue, ostacolando così la comprensione e lo scopo della lettera. In questo modo, il nostro scopo sarà quello di scrivere un testo chiaro in cui possa essere interpretata una sola idea o messaggio, senza dar luogo a molteplici interpretazioni.

Si devono ottenere due tipi di chiarezza. Da un lato, viene presentata una chiarezza visibile che si riferisce a una presentazione pulita della scrittura, con una buona calligrafia se scriviamo a mano e rispettando la struttura di scrittura appropriata.

D'altra parte, è necessario rispettare la chiarezza semantica: utilizzare frasi e idee sensate, evitando quelle che possono generare più di una possibile interpretazione o quelle ambigue.

6. Correzione adeguata

Un altro aspetto molto importante da tenere in considerazione quando scriviamo lettere formali, tenendo presente che sono indirizzate a una persona autorevole e qual è lo scopo del messaggio che inviamo, è la correttezza sia della grammatica che lessicale.

La correzione grammaticale è legata al non presentare errori grammaticali, intesi come l'insieme delle regole linguistiche che ne regolano l'uso, né a commettere errori di ortografia; dovremo essere particolarmente attenti e controllare prima di inviare la lettera.

Sarà necessario, d'altra parte, anche un buon uso del vocabolario, facendo un uso adeguato delle parole e del vocabolario rilevanti. senza che questo sia scortese o troppo colloquiale.

Allo stesso modo, è importante che il lessico sia adattato sia al tipo di messaggio che al destinatario, e che presenta consistenza e appropriatezza all'interno della stessa lettera (per esempio, assicurati che il verbo sia teso incontro).

Anche i segni di punteggiatura devono essere usati in modo appropriato, al fine di che da un lato la lettura sia più facile e piacevole, dall'altro che il messaggio sia compreso in modo chiaro.

• Potresti essere interessato a: "Psicologia del lavoro e delle organizzazioni: una professione con un futuro"

7. Espressione semplice

Non esprimersi in modo volgare non significa usare solo parole colte o eccessivamente tecniche se non è necessario poiché in questo modo si perde lo scopo di presentare un messaggio chiaro e comprensibile.

Quindi, possiamo usare parole e termini di uso quotidiano, ma senza perdere di vista a chi è indirizzata la lettera.

8. Struttura e parti della lettera formale

La lettera formale deve essere composta dalle seguenti parti: la carta intestata si trova sul lato sinistro e fa riferimento ai dati di chi ha inviato la lettera; il destinatario, si riferisce ai dati della persona a cui abbiamo inviato la lettera; il luogo e la data di scrittura compariranno in alto a destra, citando prima la città e poi la data; rubrica, ci rivolgeremo al destinatario in modo rispettoso utilizzando termini educati e formali come "caro sig. e il nome completo “sempre seguito da due punti.

Dopo il titolo, comparirà l'introduzione dove si farà un breve accenno allo scopo della lettera; il corpo, luogo in cui si svilupperà il messaggio principale della lettera, è la parte più estesa; l'addio o la chiusura, usando termini amichevoli e cortesi come "sinceramente" o "un cordiale saluto ”e infine la firma dove normalmente compariranno il nome e la posizione della persona che invia la lettera.

Normalmente, la struttura della lettera formale presenta elementi di protocollo. Con elementi di protocollo si intende, ad esempio, presentare, riferirsi alla posizione professionale che sia il mittente che il destinatario occupano o svolgono.

Tipi di lettere formali

In questa sezione faremo riferimento ad alcuni tipi di lettere formali a seconda dello scopo o degli obiettivi che con essa vogliamo raggiungere:

• Lettera formale di dimissioni: quando vogliamo lasciare il lavoro ci troviamo.
• Lettera formale di reclamo, al fine di comunicare eventuali reclami o disaccordi.
• Lettera formale di ringraziamento, per esprimere gratitudine.
• Lettera formale di richiesta, con lo scopo di richiedere qualcosa.
• Lettera di invito formale, come invito a un evento.
• Lettera di presentazione formale, normalmente presentata insieme al curriculum in cui vengono espresse competenze, studi ed esperienze, nonché perché siamo interessati al lavoro.